淺談高職院校財務檔案管理常見問題及措施

范才紅

（江蘇工程職業技術學院財務處，南通 226007）

財務檔案管理是一門專業性很強的工作，主要包括財務檔案的整理、編號、調閱、借閱、信息挖掘、安全和保密，以及及時入庫與納入管理等內容。通過建立健全各項財務檔案管理制度，完善財務管理工作流程，實現財務管理的規范化、系統化和科學化，有利于提高財務檔案的管理水平和利用效率。

學校財務檔案及管理有著非常重要的作用。全面、連續、系統、有效的財務檔案管理及綜合分析利用能夠有效幫助學校領導全面了解、掌握和分析學校財務狀況，為學校各項工作部署提供財務支持，促進學校各項工作有序、有效、高質量展開，從而提高學校教學質量、社會服務質量及提升辦學特色，促進學校事業良性發展，也能在學校各項水平評估中起到至關重要的作用。所以，本文簡析了財務檔案管理中存在的部分問題，并給出了一些解決措施和建議以供參考。

一、現狀簡析

（一）學校財務檔案管理手段不全面，信息化程度有待進一步提高

隨著互聯網技術不斷地發展，信息化技術在財務檔案管理中得到了廣泛應用，不僅能夠為廣大師生員工的財務信息查詢和應用提供便利，而且也有利于財務檔案整理、歸檔、安全保密及保障等工作的展開，并且能夠及時發現財務檔案管理過程中存在的不合理問題，進而加以調整解決，從而建立更完善的現代財務檔案管理機制，提高財務檔案的管理和利用效率。因此，計算機技術、“互聯網+”及大數據等現代化信息技術在財務檔案管理中得到了越來越廣泛的關注和應用。但是，有些學校由于對財務檔案管理不夠重視，在資金等方面的投入不足，造成財務部門缺少必要的信息化設備（特別是財務檔案信息采集等相關設備）、先進的財務管理系統平臺，以及經常性的財務信息化技術培訓等相關內容。因此，在財務信息資源的收集、整理、檔案電子化和開發利用等方面存在不到位等問題，影響了財務檔案的管理質量和使用效率。

通過調研發現，雖然絕大部分學校的財務報賬是通過財務系統進行全面的信息處理，但是仍然有少部分院校采取不全面的信息化財務報賬方式。報賬人員僅提供紙質票據，經各部門領導簽字蓋章后再去財務部門進行報賬，財務檔案管理人員需要對紙質票據進行校對、分類編號、歸檔和電子化等處理工作，其過程費時費力。如果財務報賬系統在報賬過程中能夠提供紙質票據電子化處理通道，并由報賬人員通過該通道上傳相關電子票據，雖然這樣處理看似煩瑣，但能夠將紙質檔案與電子檔案進行有效的銜接，不斷加強兩者之間的整合管理，這不但有利于財務人員對票據的預審工作，而且也非常有利于后期的財務檔案處理。在對票據進行檢查、調閱等操作時，可以先在財務系統中查看各種原始票據的電子檔案，而不需要直接從財務檔案庫中查找原始紙質票據。當需要查看原始紙質票據時，根據電子檔案的檢索后，由財務檔案人員找出相應的紙質票據，這樣就能提高財務檔案的管理和利用效率，確保電子檔案與紙質檔案的實際利用價值得到最大限度的發揮。

（二）財務檔案管理意識薄弱，規章制度有待進一步完善

財務檔案管理水平是反映學校管理水平和質量的一個重要尺度，但是當前部分院校始終把教學質量、辦學特色、社會服務等方面放在首要位置，而對財務檔案管理工作的意識淡薄、重視不夠。其認為檔案管理就是對財務檔案進行簡單的整理、歸檔和查閱登記等工作，沒有深刻認識和了解到財務檔案管理在學校發展中的重要性。同時，也存在財務檔案管理規章制度和運行機制不夠健全的問題，監督制和責任制不夠完善，甚至個別學校還沒有完全形成以信息技術為基礎的規范化、標準化的財務檔案運行管理機制。這就造成財務檔案管理沒有完全按照現代信息化管理制度的規范和要求進行，使財務檔案在收集、管理等各個環節中都存在問題，從而沒有能夠充分利用財務檔案的內在價值。

（三）財務檔案管理人員不夠或其業務能力有待進一步提高

財務檔案管理人員要有較強的思維、組織和分析能力。規范化、標準化、現代化和信息化的財務檔案管理離不開高素質的財務檔案管理人員，培養和提高財務檔案管理人員的業務能力水平顯得尤為重要。但是，有些學校缺少專職的財務檔案管理人員，或者有專職檔案管理人員，但缺少必要的財務檔案業務能力培訓。這導致部分財務檔案管理人員的檔案管理意識較弱，對財務檔案管理重要性的認識不足，缺少主動管理意識，存在敷衍應付行為。這不但會降低財務檔案的管理質量和效率，而且也會忽視檔案管理過程可能出現的潛在漏洞等。

隨著學校高質量、快速地發展，財務檔案信息量也將不斷增加，并且種類繁多，所以財務檔案管理的工作量也隨之不斷增加，對檔案管理人員的能力要求也越來越高。在這種情況下，專職財務檔案管理人員對此也要高度重視，并具備扎實的業務能力。顯而易見，非專職檔案管理人員存在工作變動大、持續性差等問題，如果由他們管理，可能會導致財務檔案管理質量不高、利用率下降，不利于相關工作的有序展開。

二、解決措施

（一）加強財務檔案管理人員的思想政治工作

思想政治教育在任何領域、任何時期都不過時。思想政治工作是治黨治國的重要方式，加強學校思想政治教育工作也是建立學校思想政治體系的基本要求。由于財務檔案管理工作的特殊性和重要性，在財務檔案管理工作中更要不斷加強思想政治和安全保密等相關內容的教育，強化政治站位，提升思想政治水平。

學校在加強教師、學生和其他相關人員思想政治教育工作的同時，也要重視和加強對檔案管理人員的思想政治教育工作，提高他們的思想政治覺悟，完善檔案管理意識形態建設，發揮思想政治工作的先導作用，提高檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，實現檔案管理工作的規范化、科學化、現代化和安全化。要通過持續性的思想政治教育，不斷優化和轉變財務檔案管理人員的思想觀念和思維方式，做到勇于創新和敢于探索，根據實際工作情況，找出檔案管理工作中可能出現的問題并提出有效的解決方案，促進和優化檔案管理工作，提高安全意識和服務意識及業務能力。

（二）不斷健全和完善財務檔案管理規章制度并嚴格執行

現在，各院校正在不斷進行深入改革和高速發展，要想不斷提高財務檔案管理意識和業務水平，加強財務檔案管理工作，以及做好財務內部控制等工作，離不開完善的管理規章制度和對檔案管理工作的重視。建立健全規范化、現代化和信息化的財務檔案管理運行機制、管理制度及保障機制，是提高財務檔案管理和綜合利用效率的重要保障。同時，隨著現代化、信息化等技術在財務檔案管理工作過程中的不斷深入應用，各種新情況和新問題也在不斷出現。因此，需要不斷健全和完善財務檔案管理各項規章制度，對財務檔案的收集、整理、保管和安全保密等各環節的工作內容及要求要進一步明確和規范，以適應財務檔案管理發展和現代化信息技術手段的應用，從而進一步提升財務檔案管理工作的質量和利用效率。這不僅需要相關領導高度重視和統籌安排財務檔案管理工作，加強對財務檔案管理工作的監督和完善相關規章制度，明確財務檔案管理工作的職責、流程，還要通過建立現代化財務檔案管理運行機制，規避檔案管理運行過程中可能出現的不良問題。與此同時，也要建立完善、合理的財務檔案管理績效考核機制，充分調動財務檔案管理人員的工作熱情，激發管理人員的積極性和創新性。

由于各項財務檔案數據也是學校的核心信息，所以必須加強財務檔案安全及保密管理規范的制定和完善。財務檔案室要禁止非工作人員進入，要明確哪些信息是可以被查閱的，哪些是可以公開的，哪些是要保密的。特別是對于不能公開的或只能在允許范圍內部分查閱和應用的財務信息，更要制定嚴格的管理制度并加強管理。同時，也要在制定管理制度上考慮財務檔案信息安全防護工作，確保信息安全。

綜合考慮到財務檔案管理工作除了完成檢查、調閱等常規服務之外，也要為學校領導的決策提供有力的支持服務，因此財務檔案管理的規章制度既要能夠很好地體現服務意識，又要能夠促進財務檔案管理人員不斷提高自身的檔案管理能力、挖掘分析財務數據的能力、創新服務機制和化被動服務為主動服務的能力，以及拓展財務檔案服務范圍的能力等。

隨著疫情常態化管理出現，常規狀態下財務檔案管理規章制度有些地方可能顯得不合時宜。因此，考慮到“互聯網+”及大數據技術背景下的現代信息技術在財務檔案管理中不斷深入應用，財務檔案管理規章制度也要隨之做進一步完善和優化，需要重新規范財務檔案管理相關的操作流程、安全保密措施等內容，適應疫情防控常態化和信息技術不斷發展的需要。

（三）加大信息技術投入力度和提高財務檔案管理人員的職業素質、業務能力

財務檔案管理工作對學校良好、健康的可持續發展具有十分重要的作用。財務檔案的管理水平、質量和效率等能力的提高，離不開財務檔案管理人員不斷地提升自身業務能力、知識儲備，以及學校對財務檔案管理的現代信息技術設備的投入等方面。所以，學校財務部門要持續不斷地注重財務檔案管理人員的繼續教育工作，在嚴格按照財務檔案管理規章制度的情況下，加強檔案管理法律法規知識和信息技術能力等多方面的培訓，特別是要加強在大數據背景下的現代化、信息化技術在財務管理系統中的應用能力的培訓，實現財務檔案管理人員綜合能力的不斷提高。

同時，財務檔案管理人員也要在思想上重視業務能力培訓，積極主動參與和配合學習現代先進的財務檔案管理知識，掌握先進的檔案管理技術，從而不斷地更新和優化財務檔案管理理念，提高應用信息技術的能力及檔案的管理和利用效率，并結合學校及自身工作實際情況，找出符合本校財務檔案管理工作的新方法和新手段，不斷完善財務檔案管理規范，促進本單位財務檔案管理的進一步科學化、合理化、信息化。

財務檔案管理設備及平臺的建設既要結合學校發展狀態，也要根據網絡化、信息化等技術的發展情況進行合理優化，盡量減少學校財務壓力，提高資金利用效率。財務檔案管理人員的各種培訓也要根據學校實際情況和資金投入情況進行適當安排，可以采用靈活多樣的“走出去、請進來”等方式，開展進修和觀摩、交流學習及網課等各種形式的學習培訓，提高管理人員的業務和管理水平。同時，也可以考慮通過將培訓的效果與工資績效掛鉤等方式來激勵財務檔案管理人員積極參加培訓和提高培訓質量。通過不斷提高財務檔案管理人員的自身能力，可以促進學校財務檔案管理良性發展，為學校不斷發展壯大提供有力的財務保障和信息支持。

（四）創新財務檔案管理和服務模式

財務檔案管理的重要性在學校持續高質量發展的過程中越來越突出。在新時代、新形勢下，財務檔案管理也要在提高思想政治站位的情況下解放思想、實事求是，采取新思路和新模式推動財務及檔案管理工作向前發展。特別是在當前經濟發展和社會疫情防控常態化形勢下，財務管理工作也面臨著許多新問題和新情況，原先的財務及其檔案管理和服務模式顯得有點跟不上發展的節奏。當然，這也給財務檔案管理和服務帶來了新機遇和新挑戰。財務及其檔案管理人員要能夠及時改變管理思維模式，既要樹立大局意識，強化服務能力，做好財務管理和核算，也要考慮局部利益，做到事無巨細。在學校財務資源配置、管理和服務等方面樹立面向學校發展、保障服務及師生員工利益等廣大基層服務意識，勇于擔當，履行財務管理規章制度，提高工作效率。

此外，為了應對當前這種情況，在財務及其檔案管理中進一步加強利用現代化、信息化技術就顯得更為必要了。因此，財務檔案管理人員要能夠與時俱進，進一步加強學習并提高在財務檔案管理中利用信息技術的能力，掌握“互聯網+”及大數據技術背景下的財務數據的采集、處理、存儲、提取和分析等業務能力，自覺形成適應網絡互聯信息條件下的財務及其檔案管理思維模式，合理有效地整合各種財務信息資源，并能夠利用相關信息技術深入分析和深挖財務檔案自身隱含的信息價值。雖然，學校可以為財務檔案管理在信息技術及其設備的投入方面提供有力的資金技術等基礎保障，但這也離不開學校領導的重視，以及財務及其檔案管理人員的管理意識與模式的轉變。

結 語

財務檔案是一種非常重要的信息資源載體，在不斷健全完善現有的規章管理和監督等制度下利用現代信息技術實現財務檔案運行管理，顯得非常重要。而在實際工作過程中，有些單位的財務檔案管理存在管理意識薄弱、管理人員業務能力不強、管理規范不健全、管理流程較為復雜等問題，已經不能完全適應新時代下的財務檔案管理工作。因此，需要從思想政治、規章制度、管理手段和模式，以及管理人員的業務水平等多方面入手，強化財務檔案管理，提高管理水平和能力，深挖財務檔案包含的信息，促進學校高質量、健康、可持續發展。