新醫改背景下醫院檔案管理工作創新性研究

摘 要：進入數據化時代，醫院檔案管理進入了新的發展階段，質量和水平得到大幅度提升。面對新時代醫院事業發展要求，檔案管理還存在技術應用不足、安全性能較弱的問題，要持續強化數據化管理、加強安全性建設和檔案資源開發，提升醫院檔案治理效能，以轉型升級的新作為推動醫院事業高質量發展。

關鍵詞：醫院檔案管理；現實困境；創新

2009年新醫改政策實施以來，醫療事業進入了轉型升級的快車道，更多優質資源惠及人民群眾，醫療獲得感顯著提升。醫院檔案事業作為這一歷程的參與者、記錄者，要以提升群眾幸福為導向，加強管理創新，以新技術助推管理創新，更好地服務人民群眾。

1 新醫改背景下醫院檔案管理工作的新業態

1.1 檔案管理效率大幅度提升

伴隨醫療衛生事業的快速發展，檔案數據也呈幾何級數增長，檔案管理的難度越來越大。傳統的檔案管理方式已遠不能適應醫院管理的要求，以海量管理為基礎的大數據管理模式應運而生。該模式以新一代信息技術為依托，將檔案資源管理的空間拓展云端，以云計算技術為保障，突破傳統的檔案模式保管量有限、流程煩瑣、安全性差的束縛，實現了管理體量與效率的同步提升。目前，云技術已廣泛應用于現代檔案管理中，從根本上解決了管理難的問題，提升了檔案數據化管理的層次。

1.2 檔案共享效率大幅度提升

信息共享利用是大數據技術高速發展的新結果。對于醫院內部管理來講，文書檔案、病例檔案等應用率較高，涉及文書檔案涉及醫院管理決策、方針制定，病例檔案涉及患者醫療保障、醫院科研教學應用等。這就迫切需要建立共享利用平臺，打破介質壁壘，實現檔案數據的有序暢通。對于醫療事業發展來說，我國醫療事業發展不平衡的矛盾依然突出，將分散的優質醫療資源進行整合，服務于國家衛生事業發展全局成為現實所需。因此，建立檔案資源跨地區、跨部門的共享利用成為關鍵。在檔案信息化和數據化基礎上，建立檔案共享平臺，實現專業檔案的共享利用，推動醫學的事業發展，已在部分地區開展了先行先試，取得良好的效果。

1.3 檔案安全性能大幅度提升

以傳統的中心化檔案管理模式，檔案安全性能得不到有效保障，信息泄露事件不斷增多，安全隱患問題成為關鍵。目前，區塊鏈技術被大幅度應用于醫院檔案管理，該技術的去中心化、可塑性和不可篡改性，使得檔案數據穩定性提高，一旦檔案數據形成就會永久保存下來，即使信息錯誤需要修改，也需要經過煩瑣過的過程，而且不能在區塊鏈中進行操作。區塊鏈技術作為新型網絡技術的一種，所有數據的交換都不可能被修改，最大限度的保障了檔案安全。醫院檔案涉及眾多病人隱私，加強檔案安全性也是維護人民利益的根本要求。

1.4 檔案文化建設大幅度提升

推動醫院事業高質量發展，離不開文化的滋養和支撐，而醫院軟實力和內涵的發展來源于檔案的充分挖掘。檔案作為研究醫院歷史文化的第一手資料，通過展示老一輩的曲折、艱辛和新一代的開拓、創新，能夠激發全體人員的自豪感、榮譽感和歸屬感。協和醫院在抖音號定期刊播老教授訪談，以口述檔案和圖片的形式，講述協和精神和協和人不屈的奮斗故事，展現了醫院雄厚的人文精神。當前，醫院實力的競爭越來越激烈，充分挖掘醫院檔案資源內涵，展現醫者情懷，成為軟實力競爭新方向。

1.5 檔案管理精細化大幅度提升

精細化管理理念作為管理學的重要成果，在提高工作效率方面發揮重要作用。隨著醫院檔案門類的增多，實行精細化管理的要求也越來越高。對檔案資源建設來說，檔案收集源頭從中心化轉向了去中心化，數據實現了以人為中心的收集體系，檔案數據極大豐富、門類收集實現齊全完整。對檔案管理人員來講，醫院檔案不再是收管的問題，重點傾向于利用和共享，這就對檔案管理者提出了更高的知識性要求。從實踐維度來看，管理較為科學的醫院已經實現了團隊型治理模式，把檔案管理專門作為一項重點工程來推進。

2 新醫改背景下醫院檔案管理工作創新性面臨的現實困境

2.1 檔案數據化管理難度較大

數據化是檔案信息化的升級版。目前，各綜合醫院大多已完成存量數字化工作，但是數據化管理范圍較為狹窄。醫院的專業檔案量大、門類多，每天依然產生大量的紙質檔案。雖然目前能夠做到電子檔案的統一管理，但是二者的不同步性造成部分涉及患者的檔案資料無法進行統一管理，在醫療報銷、集中會診、事故糾紛等情況下無法提供較為全面的原始檔案。同時，數據化的共享機制不成熟，在實踐中出現兩種傾向，一種是共享力度過大，易造成數據泄露或者更改；另一種是共享有限，無法實現檔案資源本身價值。造成這些情況的原因主要是數據化模式未能真正落實，大多尚處于實驗階段，無法對傳統的檔案管理做到全方位重塑。

2.2 檔案安全性隱患較大

電子檔案信息安全在大數據時代比以往任何時候都顯得重要，也面臨著更多風險。大數據、物聯網等技術給醫院檔案管理帶來便利的同時，也帶來負面效應。有些醫院的病歷檔案系統防護措施不到位、防火墻形同虛設，黑客等網絡攻手可以輕而易舉地突破系統防護，造成諸多患者個人信息的外泄，造成了嚴重的負面影響。出現這種問題的主要是醫院管理人員網絡安全意識淡薄，未能真正認識網絡空間斗爭的復雜性、堅決性，忽視網絡安全的潛在威脅。

2.3 檔案軟實力建設差距較大

醫院檔案資源開發力度與新時代文化建設要求的矛盾成為醫院軟實力提升的結構性矛盾。醫院檔案資源開發主要存在以下幾個問題：一是檔案開發利用的范圍狹窄。主要的開發對象是文書檔案，對于照片檔案、音視頻檔案、新媒體檔案、口述檔案開發利用不足。在三年的疫情防控期間，許多白衣天使奮戰在一線。他們的口述材料形成的檔案對于記錄歷史、傳承精神具有重要史料價值，但在實踐中卻很少有醫院關注到這些點。二是檔案開發利用的手段落后。從目前的檔案事業發展趨勢來看，傳統與現代、線上與線下交相輝映，共同唱響檔案協奏曲成為發展方向，但是醫院檔案開發依然采取編寫書籍、舉辦展覽等傳統形式，新穎性和創新性不足，吸引力不足，受眾面狹窄，檔案文化的影響力未能得到充分提升。三是檔案開發利用人才不足。缺乏具有前沿性視野、歷史學背景的復合型人才，難以推出高質量的檔案產品，使得檔案開發利用工作難以取得創新性的成果。

3 新醫改背景下醫院檔案管理工作創新性的實踐路徑

3.1 以云平臺建設為引領，提升醫院檔案數據化水平

隨著移動互聯網、云計算、大數據、物聯網等技術的發展，遠程辦公、數據共享已經成為現代醫院檔案管理的主要模式。醫院檔案的云平臺是現代科學技術的最新成果，利用云端技術，依托數字化設備，將醫院各類檔案數據進行匯總、整合、審批、歸檔等操作，并最終形成一套可視、可管理、可追溯的檔案數據管理平臺。云平臺建設的基礎是檔案資料的數據化，包括存量檔案數據化和增量檔案電子化。數字化加工完成和電子文件管理流程化后，醫院可自主或者外包企業進行云平臺搭建服務。云平臺搭建過程中，要結合醫院工作實際，尤其是要以服務患者和提升診療能力為導向，合理構建模塊和服務權限。要搭建云平臺互聯互通機制，將電腦、服務器、儀器設備等通過網絡進行互聯，建立云端連接，使其能夠直接接入云端數據管理平臺，平臺要自動編寫與標準對應的管理文件、規程，建立組織、內容分類，并在云平臺上建立相應的主題文件夾。數據庫建設是云平臺的支撐性系統，分類整理醫院內部數據，包括Excel表格、數據文件、圖片、音頻、視頻等，將數字化數據集中存儲在云平臺上，形成可供檢索的數字化檔案庫。要合理設置查詢利用權限，建立用戶和角色體系，授權給不同的用戶不同的角色，實現數據訪問權限的設置和管理。云平臺建設對于醫院來說，是簡單、安全、快捷、高效的現代檔案管理模型，能夠為醫院決策提供精準、高效的服務，同時云技術為醫院檔案管理開拓了良好的發展空間，成為醫院數據化管理的重中之重。

3.2 以區塊鏈技術為依托，提升醫院檔案管理的安全性

對于醫院數字檔案來說，安全性保障是重中之重。在區塊鏈技術中的數據有一定的順序性，每個數據區塊都有一個“哈希值”代碼，在鏈狀數據結構中，任意區塊中的數據改變都會影響后續與之相關所有區塊的信息變化。這一技術確保區塊鏈上的每個區塊數據都不能隨意被篡改、刪除或破壞[1]。因此，區塊鏈技術在保證電子檔案完整、真實的基礎上還具有較強的追溯性，有關人員可以通過借助區塊鏈技術，對電子檔案原件進行追溯，實現電子文件生命周期的可信管理。區塊鏈技術的安全性應用能夠保證病例檔案資源信息的安全真實。

3.2.1重塑病例檔案管理平臺建設。傳統的病例檔案管理平臺以便捷、開放為依托，醫生通過二維碼等能夠掌握患者的所有相關資料，但是權限的泛擴大化使病例信息的修改簡單化。在病例檔案管理平臺中嵌入區塊鏈技術，將所有患者的信息統一納入存儲中心平臺，對就診過程中信息的查詢、病情的描述、診療過程等全過程地監控，特別是患者的信息，一經形成就無法篡改，查詢利用患者信息全程留痕，確?；颊邫n案信息的私密性。

3.2.2建立區塊鏈醫療檔案體系。醫療檔案與醫療保險相結合貫通已在部分醫院開始試行，依靠區塊鏈對醫療檔案安全性，確保醫療檔案不受經濟利益驅使而被篡改。同時，二者相互結合后能夠改善醫療保障系統報銷效率，提升患者的幸福感。區塊鏈技術作為新興安全保障技術，檔案管理人員特別是醫療人員，要加強學習，對患者診療檔案進行全過程跟蹤，一經發現有更改跡象，要及時回溯權限，確保檔案原始性、真實性。

3.3 以檔案文化建設為引擎，提升醫院檔案管理軟實力

醫院檔案資源開發和文化建設與數據化管理具有天然的耦合性。醫院數據化管理為醫院檔案文化建設、提升醫院軟實力開拓了廣闊的平臺和空間。檔案文化建設的要素主要包括檔案資源的開發、文化平臺的建設與宣傳推介。從檔案資源開發來講，要深入研究醫院檔案結構，打造醫院檔案特色，要特別重視影像、圖片、短視頻的收集與研究，以期能夠深度挖掘出有深度、有溫度、有力度的醫院文化內涵[2]。要創新資源開發方式，檔案管理人員要從編寫大事件、文件匯編等傳統的方式解脫出來，堅持以面向公眾為著力點，以公眾需求為導向開展編研開發。有的醫院開辟了抖音號，對公眾關心的病癥或者公共衛生事件，以簡短、通俗的語言講解知識，答疑解惑。類似這種形式就及時抓住了公眾的關心什么、喜愛什么，哪種方式最有效，真正地提升了醫院的影響力。從平臺建設來講，目前大多數醫院都有微信公眾號、抖音號等，做到新媒體的全覆蓋，但是平臺建設的內容卻參差不齊，有的醫院內容過于刻板單調，難以引起公眾興趣。從檔案角度展示醫院成就和內涵，能夠增強平臺的吸引力和興趣度，講述某份處方背后的故事、展示疫情戰書中的家國情懷等形式。這些形式能夠體現醫院厚重的人文情況，從檔案中汲取精神力量，起到影響人、激勵人的獨特作用。從宣傳推介來講，要積極走出去加強合作，通過電視媒體、黨報黨刊，開設檔案文化專欄、專題講座、線上展覽等形式，緊扣關鍵節點需求，以檔案的厚重感提升宣傳的層次感，既引人入勝又富含教育性，體現檔案的育人功效。

3.4 以高質量要素支撐為基礎，提升醫院檔案管理保障力

對于醫院專業化部門來說，檔案工作重視程度不夠、支撐力不足的問題嚴重阻礙檔案工作的高水平推進。新時代，檔案工作的重要性越來越凸顯，醫院管理層要以時不我待的緊迫感做好檔案工作。從領導機制來說，建立健全組織領導機構，統一領導協同檔案工作事宜，尤其是落實檔案工作長遠規劃、人才配備、資金支持等方面給予協調處理；堅持檔案工作與醫院業務工作有機結合，打破兩張皮現象，為檔案工作發揮作用提供更廣闊的平臺和空間。從人才配備上講，要配足配齊檔案管理人員，在數據化建設、信息維護等領域，要安排有相關知識背景的人員匹配。要打破人才晉升通道，多年來檔案工作人員處于領導不重視、晉升困難的尷尬地位，醫院領導層要及時轉變思維，在平臺建設、職稱晉升、培訓力度上給予保障，提升檔案人員職業榮譽感，激發工作熱情。從資金保障來講，檔案工作是一項高投入的工程，其效果是隱性長期的。管理者要從醫院文化建設的角度看待檔案工作的歷史性和現代價值，在智慧醫院搭建過程中同步開展檔案工作的數據化建設，充分挖掘檔案資源的內生潛力，用新技術展現檔案獨特魅力、時代價值和育人功能，以檔案的軟實力提升醫院的硬實力，推動醫院綜合實力的提升，更好地為人民群眾的健康服務。

參考文獻

[1]汪海英.區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用探討[J].中國管理信息化，2022（08）：15.

[2]孫大東，向曉旭.新《檔案法》實施背景下檔案文創產品價值共創策略探析[J].檔案與建設，2021（09）：16-20.

作者簡介：馬茂盛（1979— ），山東省單縣中心醫院檔案室主任、副研究館員，研究方向：檔案管理。