醫藥企業內部控制問題研究

郭欣元

(北京佳誠醫藥有限公司，北京 100101)

1 醫藥行業背景

我國經濟的穩定發展，帶動了人均可支配收入不斷提高，人們健康保健意識將不斷提升，未來診療總人次和人均診療費用將穩定增長。醫藥行業2022年在藥店零售醫藥的基礎上，通過致力于線上問診、健康監測等服務，把線上與線下的醫藥市場相結合。

在國家多項政策驅動下，整個醫藥行業發生了較大變化，風險與機遇并存，國內醫藥企業也逐漸向創新驅動型轉變。

在我國整體基數下，醫藥行業市場發展潛力很大，隨著醫藥市場的持續發展和完善，市場應該順應經濟增長的需求，為群眾身體健康和經濟發展做出貢獻。

2 醫藥企業內部控制現狀

2.1 企業規模小，部門設置簡單

醫藥企業除具有相關資質的大型生產制造企業以外，大多醫藥銷售以及醫藥研發企業規模普遍低于100人。通過表1的企業平均參保人數統計可以看出，無論是受制于人力成本的考慮，還是由于企業自身業務體量所限制，較小規模的醫藥企業在行業內更加常見。規模小的公司部門設置相對簡單，對于員工更傾向于扁平化管理，此類公司具有信息傳遞速度快、做出決策更加快速的優勢。扁平化管理的企業也一定程度上導致了部門負責人在團隊管理方面概念較弱的情況，企業的戰略方向和決策重心往往由企業負責人進行領導決策。

表1 2022年全國各地區醫藥企業平均參保人數

較小規模的醫藥銷售以及研發企業，員工人數構成中占比較高的人員一般為主要經營業務中的銷售或研發類崗位。根據不同企業特點，存在銷售人員遍布全國各地的情況，研發人員則根據特定的環境需求集中在專設的實驗室工作。

財務團隊中，通常涉及財務管理崗位的人員穩定性較強，而基礎的財務人員存在不同程度的流動性。受企業業務復雜性程度影響，與其他行業相比，醫藥銷售類企業的財務部整體核算及管理水平相對簡單，基礎財務人員工作熟練程度不高的現象較為常見。

醫藥研發類企業的業務核算也不算復雜，主營業務一般包括外包研發服務以及自研等情況。后臺部門中除財務部外，醫療銷售類企業會有支撐企業發貨以及庫存管理的商務部，醫藥銷售以及醫藥研發類企業還會包括常規企業均會設置的人力資源部及行政部。

較小的企業規模決定了除主營業務人員以外，后臺職能部門人員數量不會太多，經常會出現部門只有1～2人甚至1個人監管多種職能的情況。

數據來源：愛企查數據導出后，經整理得出。

2.2 公司內部流程意識較弱，信息化程度較弱

常規來講，對于公司內部各部門設置，不同部門的職責范圍，不同的事項的流程節點以及負責人，企業都會有明確的安排。醫藥企業限制于公司整體規模，員工內占比多數為能為企業形成收入的主營業務人員，這就決定了企業的后臺部門的設置不會非常復雜，相關事項流程的制定、公布、執行，往往只有涉及的幾個人有所了解，甚至有些時候連流程都沒有很明確。相對規范的企業，會在新員工入職環節定期舉辦員工培訓，提供內部相關流程指引。而員工培訓沒有提及的內容，或者近期內有新增、變更流程、變更聯系人等情況，員工就只能在遇到問題時再進行詢問，這都將導致工作效率降低。

銷售人員在公司流程、法律及稅務意識方面理解相對簡單，由于銷售人員有各自負責的區域，導致其對于常年在辦公室的人員的崗位設置、人員等情況不了解，對不同工作應有的流程規范和需提供的材料也不了解。這樣的情況就避免不了會導致銷售人員準備的相關合同單據等材料時，簽署或出具錯誤，或填寫實際情況與公司資質等情況不符，而這種差異往往等到實際付款環節，有了了解情況的人核對時才能被發現。至此則又需要涉及將整個流程回到最初環節去修改相關材料的問題，對公司形象、工作效率、付款回款周期等事項均會造成影響。而如果錯誤信息未被發現，則順利完成簽約以及付款發貨，將來若涉及差異以及糾紛，所提供的證據材料將產生較大隱患，公司存在潛在風險較大。研發人員對于企業收入成本的理解更是相對單純，基本都是在涉及自己所負責的業務需要申請付款，或者申請報銷的環節才來了解相關流程，對于企業里有什么政策和規定的關注度較低。

在醫藥企業中信息化程度與大公司相比相對較弱，只有在經營環節完全必要時才會考慮使用信息化，例如財務軟件、發貨管理系統等。企業內部的相關流程一般不會挪至線上，原因有三點：一是流程本就沒有人梳理，多數情況流程還不明確，所以更談不上信息化；二是不愿為信息化額外付出成本，免費軟件又不一定適用等；三是后臺設置無專人維護，且沒有人愿意接新增的工作內容。以上原因，導致醫藥企業存在信息化程度較弱的情況。

規模較小的醫藥企業往往存在由企業領導人一人決策的情況，根據現有經驗，醫藥企業的領導人平均年齡較大，在企業沒有什么新的契機或者業務變革時，一般不會在企業現有的流程中做出大的修改。所以基于執行人員的遠程業務需要，即使有實際操作環節流程通過遠程操作審批，到最終企業負責人簽字時根據領導的習慣，仍然會變為紙質單據審批，這也是企業內部信息化程度較弱的一個現實因素。

2.3 后臺部門工作節奏慢，流程周期長

制藥企業日常主要涉及生產及發貨，發貨環節需要倉儲部門與財務部門、物流配送公司相銜接，票隨貨走。所以制藥企業常規朝九晚五的工作時間，意味著超出這個時間范圍一般無法發貨，也就不再處理付款發貨等相關操作。醫院門診的常規工作時間一般為早8點到晚5點，與醫院相關的推廣、學術討論和臨床研究自然也要在醫院工作時間之內。種種因素決定了醫藥銷售、研發、推廣等企業的普遍工作時長基本固定，因為超出了這個時間也做不了什么了，所以就很少出現像互聯網企業普遍加班甚至通宵工作的情況。

由于長期處于此種循環往復的工作流程中，制藥企業經常通知截至年前、節前某日何時不能發貨，需要企業自行安排好庫存情況。醫院經常通知由于某些原因導致會議需要延后等客觀情況，加上缺少部門經理的有效監管，對于普通后臺員工來說同樣的工作今天做和明天做區別不大，就造成了流程在某一環節積壓，月末統一再處理的情況。此種現象一般不會帶來什么質疑的聲音，除非真的造成了惡劣后果和影響，一般情況下部門負責人此時也會為了解決問題而積極協調，而像此種情況通常等真產生什么問題時，基本已經積壓了1～2個月甚至更久，只要最后沒真正給企業帶來什么實際的經濟損失，就不會有領導問責方面的問題，也就不會對員工產生任何緊迫感，企業內部的流程積壓延誤等現象也就不會有所緩解。

3 完善醫藥企業內部控制的有效措施

3.1 出具企業層面內控流程，設置內控制度

針對以上醫藥行業企業存在的問題，建議企業從領導層面重視后臺工作效率，設置專人針對企業實際情況設計適用的內部控制流程，并根據執行情況隨時對流程進行管理、協調和優化，形成對各個部門的工作監督。梳理的同時明確企業的工作流程，有助于企業各部門在日常的工作中提高工作效率。明確內部控制制度可以規范審批處理節點以及常規的審批時效，明確審批環節需提供的各種材料，各個處理節點需審批的內容、傳遞方式等，來達到權責分離、流程清晰、職責明確的效果，使得企業可以將所擁有的資產進行優化配置，同時提高資產和人員的使用和管理效率。

設置內控制度首先需要從企業領導人出發，只有領導人認識到企業內部控制的重要性，并予以支持，才有更多的員工認同并對公司政策予以執行，從而實現企業內部控制。無論是增加崗位專門進行流程管理，還是在企業現有的員工中進行專門的工作安排，都需要企業領導人的認可并進行推進，從而為整個內部控制管理過程保駕護航。企業在短期內還會增加公司成本，因為需要投入一定的時間和精力去梳理協調流程中現有各個部門的工作習慣，進行權衡決策。如果在協調過程中遇到阻力，出現部門負責人有情緒不配合的情況，則更需要企業的領導人進行溝通推進，只有讓部門負責人認識到企業領導人的決策，才會積極配合并執行，做到企業內部從上到下的融會貫通。只有基層員工實際貫徹執行了企業制定的內部控制流程，相關的控制才能有效，對于企業制定的各個流程的時間節點才能被執行，從而切實有效地提高企業的業務處理效率。

在企業執行內部控制流程的過程中，還需要經常根據業務特點進行優化，省去基本不會用到的環節，免去低效的工作內容，使現有流程簡潔而有用，才能使員工認同流程制度，企業的管理水平也會因此得到提升。內部控制制定人員應根據流程優化情況定期出具更新版控制制度，并及時發布，同步流程至相關的執行部門，使流程更新得以完成。

在較小規模的企業中，尤其是存在一人兼顧多個崗位職能的情況時，在設置企業內部控制制度時應格外注意職責分離，多人審批的情況。應避免在流程中出現多個控制節點均由一人操作的現象，否則不僅起不到控制作用，還會出現事項審批中有審批錯誤無法被發現的情況，甚至存在舞弊的相關風險。在遇到此類問題時，企業可以考慮調整相關人員工作職責，或者在造成一人審批多個流程控制節點時額外增設其他人進行復核的控制行為。

3.2 對員工進行定期培訓，提高從業水平

公司應對常規的審批流程出具相關管理制度，并由對口的管理部門對員工進行定期培訓。根據培訓目的的不同，培訓的對象可以分為新入職員工培訓、新制度頒發或者調整后的全員培訓等。制定定期培訓可以及時更新各個審批流程對接人聯系方式，提供材料新增以及修改，以及員工對于流程疑問的解決，從而提高員工對于公司流程的了解，更好地執行相關工作職責。

公司制度層面的定期培訓，限于對口的管理部門舉辦，由各個部門負責人進行部門內部的定期培訓，效果會比企業層面的定期培訓效果更好。部門的負責人可以根據團隊的日常工作內容進行評估，并根據部門內部的工作職責安排將講解進行優化，使部門內部的員工能從日常工作流程中提出執行層面的問題時，并由部門負責人予以解答。這樣在執行過程中面臨真正需要優化的問題時，部門負責人再向對口管理部門進行反饋，在此基礎上進行的流程優化往往更符合企業實際情況，優化的效率會更加高效，對于部門內的員工也會更加適用。

定期的員工培訓可以時常提醒員工們自己所負責的工作內容以及時效，讓員工了解自己處理工作的時間節點會給后面的公司流程帶來什么樣的效果，會影響哪些部門的哪些人員，從而增加對于自己工作內容的更深層次的理解，讓員工清楚自己的崗位在企業中所處的位置，明白工作中自己所負責的工作內容的重要程度，在哪些方面能力需要進行提升，從而找到自己工作能力提升的路徑等。定期培訓還可以在工作內容方面對員工進行技能方面的提升，在辦公軟件的使用、數據的審核、文件的查閱等方面對員工進行相關的指導，從而提升員工辦公技能和工作技巧。

培訓相關的電子或紙質版材料可以上傳至企業公盤、局域網中進行共享。在培訓之后，員工可以隨時對于需要了解的內容進行查閱，及時了解公司最新版的相關聯系人、對接材料及流程，對未能參加定期培訓的員工需要了解的信息進行補充。

3.3 內控流程信息化，透明高效

醫藥行業銷售企業和推廣企業的特點，決定了公司內部銷售和市場部人員占絕大多數的情況，所以大批人員長期不在辦公室，甚至長期扎根在全國各地，對于公司流程無法面對面提交，在這樣的企業環境下，信息化要求就顯得格外迫切。

信息化不僅解決了紙質單據傳遞的困擾，更解決了遠程提交、遠程審批的問題，切實提高了工作效率，在線上流程中可以顯示流程審批節點、正在進行的節點、待審批節點等信息，使得提交人員可以隨時監控流程處理的順暢程度，從而能夠及時高效地完成需要處理的事項，能夠解決流程中所遇到的問題。

企業現有的常見問題中，例如，提交了材料不知道到哪里的情況；本可以一周完成的流程生生被拉長1～2周，耽誤資金周轉，延誤業務完成；遇到不經常操作的公司流程、付款、簽合同等，相關信息不知道從何處獲取；蓋章還需要申請；發票的信息獲取，以及是否需要領導簽字，簽到哪些人才可以等。以上相關的問題，在內部控制流程信息化后，都能得到不同程度的解決。

內部控制流程信息化，前后所有流程都在線上顯示，需要誰審批、批到誰了，也都非常透明，對于流程后面還有誰等待審批的問題也可以輕松解決，以便流程提交人員對于整個流程的完成時效進行把握，遇到問題也可以及時解決。

企業將內控流程信息化，可以利用現有市場上已經較為成熟的企業級辦公軟件。以釘釘為例，現有釘釘軟件可以免費為企業提供固定企業規模以下的企業郵箱、日常上下班打卡、企業群公告、云盤共享、OA流程審批設置等功能，對于醫藥行業企業平均規模來說完全夠用，僅需要簡單的維護設置，即可帶來較為穩定的功能輸出，從而解決了較為常見的“凡事都等我回辦公室再說”的情況，極大地提高了企業的工作效率。

不僅是企業內部，信息化軟件還可以覆蓋企業以外的客戶群體。企業微信可以添加公司以外的普通微信客戶，這對于客戶群體來說，無疑是增加了一層保護網，因為在溝通的過程中，對方的身份明確的增加了企業的標簽。銷售與客戶溝通不是個人行為，有企業背書的溝通協調也將更讓客戶踏實放心。

對于企業來說，通過企業微信添加了客戶聯系方式，可以有效地進行客戶管理，避免由于銷售人員的離職等原因導致丟失客戶的情況，也避免因為公司內部的人員職責變化導致客戶的相關問題沒有及時得到反饋和解決的現象。

如果出現人員變動的情況，則由下一個接替的人員繼續對客戶資源進行管理即可，以前的聊天記錄也將一直在頁面進行留存，企業對于客戶訴求和相關行為習慣的研究和分析也將有很大幫助。

4 結論

在經濟環境整體處于不確定性較大的情況下，醫藥行業企業內部控制更加規范，內部流程運行效率更高，內控流程信息化，可以解決醫藥企業內部控制方面存在的問題，使后臺部門能將更多的時間精力投入到支持業務中，并協助業務進展更加順利，從而助推企業邁向新的發展。