“互聯網+”背景下檔案數字化外包工作的風險防控研究

王穎

摘 要：檔案數字化外包過程中存在諸多潛在風險，如信息安全風險、技術風險、質量控制風險以及服務商穩定性風險。文章通過分析風險因素，提出防控策略：加強檔案數字化保密管理，選擇合適的外包服務商，建立風險管理機制；建立完善的數字檔案管理系統；選擇成熟、穩定的技術方案；建立嚴格的質量管理體系。

關鍵詞：互聯網+；檔案數字化；外包工作；風險防控；服務商穩定性

當今時代，檔案數字化已經成為檔案管理工作中不可或缺的一部分。[1]隨著“互聯網+”時代的到來，檔案數字化外包成為許多檔案機構的選擇。[2]然而，數字化外包在提高檔案數字化效率和質量的同時，也帶來了一系列風險和挑戰。為了更好地保障檔案安全和完整，有必要對數字化外包工作的風險進行防控研究。本文分析風險的來源和特點，以青島大學綜合檔案館為例，提出相應的防控措施，以期為檔案數字化外包工作提供參考和借鑒。

一、 檔案數字化外包工作風險分析

1. 信息安全風險

檔案數字化外包過程中，檔案數據常面臨泄露、篡改、丟失等風險。若外包服務商管理不善、系統存在漏洞、內部人員濫用職權等，就會帶來信息安全風險。例如，檔案數字化有時涉及大量的敏感信息，外包服務商在掃描、錄入、傳輸和存儲過程中，如未采取嚴格的安全措施，將導致數據泄露。由于外包服務商需要訪問和處理敏感數據，也為非法訪問者提供了機會。黑客或內部人員可能利用系統漏洞或者濫用權限等方式，非法獲取檔案數據，甚至惡意篡改檔案數據，影響數據的真實性和可靠性，導致嚴重的法律糾紛。檔案數字化后，數據的安全存儲和備份也至關重要。若外包服務商的數據存儲設施出現故障，或者備份不完善，將導致數字化檔案數據丟失，給檔案管理帶來困難。在檔案數字化過程中，病毒和惡意軟件可能通過掃描設備、存儲介質等途徑傳播，對檔案數據造成損害。

2. 技術風險

檔案數字化外包工作需要依賴先進的信息技術。然而，技術更新換代速度快，可能帶來數字化檔案格式或系統的兼容性問題。在檔案數字化過程中，若掃描設備性能不佳或存在故障，易導致掃描圖像不清晰、顏色失真、數據丟失等，進而影響數字檔案的可用性；圖像處理軟件、數據庫管理系統、檔案檢索系統等軟件和系統之間的兼容性問題易導致數據丟失、處理效率低或系統故障等；若外包服務商未采用通用、可長期保存的數據格式，易導致數字檔案在未來無法正常訪問和使用；如果存儲設施存在故障或存儲介質質量不佳，則易導致數據丟失或損壞。

3. 質量控制風險

在檔案數字化過程中，掃描質量直接影響數字檔案的可讀性和可用性。若對原始數據進行處理和轉換，如進行文字識別、圖像處理時出現錯誤，可能導致數字檔案與原始檔案數據不一致，影響數據準確性。若數據傳輸、存儲或處理過程中出現中斷、延遲或錯誤等問題，導致數據丟失或損壞，可能導致數字檔案的數據不完整，影響檔案的可用性。若操作人員未按照規定流程、標準進行操作，可能導致數字檔案出現質量問題。外包服務商在開展檔案數字化過程中，可能出現掃描質量不達標、數據錄入錯誤、文件損壞等問題，影響檔案數據的準確性和完整性。

4. 服務商穩定性風險

在檔案數字化外包工作中服務商的穩定性至關重要，服務商在掃描設備、圖像處理技術、數據安全等方面的技術能力對檔案數字化工作的質量具有重要影響。若服務商技術能力不足，可能導致數字化質量不達標、項目延期等問題；若服務商項目管理能力不足，可能導致檔案數字化工作出現進度延遲、成本超支、資源浪費等問題；若服務商財務狀況不穩定，可能導致其在項目實施過程中出現資金困難，進而影響檔案數字化工作的進度和質量。若服務商存在法律和合規風險，可能導致項目陷入糾紛，影響檔案數字化工作。若服務商人力資源不穩定，如員工流失率高、技術團隊不穩定等，可能導致項目實施過程中出現人才短缺問題，影響項目質量和進度。

二、檔案數字化外包工作風險防控策略

1. 加強檔案數字化保密管理，選擇合適的外包服務商，確保數據安全

首先，要加強檔案數字化的保密管理。以青島大學綜合檔案館為例，一是聯合學校保密行政管理部門下發《關于進一步加強檔案數字化保密管理的通知》，并配套印發《涉密檔案管理工作手冊》；二是組織全校所有檔案數字化單位建立清單臺賬，全面開展自查；三是組織對部分單位的檔案管理系統進行隨機抽查。其次，檔案數字化應該選擇具有豐富經驗和良好信譽的外包服務商。一是對其進行安全評估，了解其信息安全管理和安全保障措施，與外包服務商簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務，約定服務內容、價格、期限、保密及違約責任等條款，并對合同進行法律審核。二是設立相對獨立、專業的技術管理崗位，積極引進專業對口、高素質的電子檔案管理人才。在實際工作中，依據最新的政策和制度，充分運用諸如病毒查殺工具、木馬檢測工具、電子檔案“四性”檢測工具，全面提升電子檔案保密管理工作水平，實現物盡其用、人盡其才，構建安全有保障的檔案管理體系。三是對外包服務商的工作進行監督和驗收，定期檢查其工作進展和質量，確保按照合同約定進行工作，及時發現和解決問題。最后，要建立檔案數字化外包工作的風險管理機制，包括風險識別、評估、控制和應急處理，及時發現和解決可能出現的風險和問題。

2. 建立完善的數字檔案管理系統，推動數字檔案的全面普及和使用

建立數字檔案管理系統，可以更好地實現檔案館之間在檔案信息業務上的相互協調與銜接，構建網絡化檔案查詢服務體系。青島大學綜合檔案館注重數字檔案的宣傳和推廣，通過宣傳活動、專題講座等形式，向學校各部門宣傳檔案數字化管理的優勢和意義，增強大眾對檔案管理數字化的認識和支持。在廣泛宣傳的基礎上，經常組織相關人員參加檔案數字化管理的培訓和學習，提高其檔案數字化管理能力，推動數字檔案管理工作的順利進行。

3. 選擇成熟、穩定的技術方案，確保數字檔案的長期可用性

一是選擇經過市場驗證的成熟掃描設備和數字化技術，確保掃描過程中檔案數字化的圖像質量，從而保證數字檔案的質量和可用性。二是采用成熟、兼容性好的軟件和系統，確保檔案數字化過程中的各個環節順暢運行。三是選擇具有廣泛應用和兼容性的文件格式，如PDF、TIFF等，這些格式具有較高的穩定性和可靠性，能夠在多種操作系統和設備上順利打開，減少因格式問題導致檔案損壞或丟失等風險。四是采用穩定、安全的數據傳輸方式，如VPN等，降低數據傳輸過程中的風險。五是采用高質量的存儲設施和存儲介質，定期進行設備維護和數據備份，確保數字化檔案數據的安全存儲。

4. 建立嚴格的質量管理體系，確保檔案數字化的優質高效

應建立嚴格的質量管理體系，一是確定檔案數字化的標準和流程。標準應該明確檔案數字化的質量要求，包括清晰度、分辨率、格式、文件大小等。流程應該明確檔案數字化從采集到保存的各個環節，包括采集、處理、存儲、檢索等。二是應對掃描設備進行定期維護和校準，確保掃描過程中的圖像質量。要采用成熟、高精度的數據處理技術，如OCR文字識別、圖像處理算法等，提高數據準確性。三是建立完善的數據校驗和備份機制，確保數據的完整性。制定詳細的操作規程和質量標準，對操作人員進行培訓和考核，確保操作規范性。建立有效的質量管理體系，對數字化檔案的質量進行全程監控，及時發現和處理質量問題。與外包服務商建立良好的溝通和協作機制，明確質量要求和責任劃分，確保雙方在質量控制方面達成一致。

注釋與參考文獻

[1]徐擁軍，王興廣.治理視域下檔案服務外包安全監管研究[J].檔案學研究，2022（4）：116-122.

[2]金波，晏秦.從檔案管理走向檔案治理[J].檔案學研究，2019（1）：46-55.