從實(shí)務(wù)角度看信息化下企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的識(shí)別與應(yīng)對(duì)
——以A差旅報(bào)銷流程為例

李洪岳/航空工業(yè)特種所

內(nèi)部控制是企業(yè)管理的一種方式，通過(guò)識(shí)別和控制企業(yè)管理中的風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到防范損失的目的。內(nèi)部控制有自身的體系，實(shí)務(wù)中以內(nèi)控手冊(cè)或內(nèi)控制度形式存在，通過(guò)與企業(yè)管理過(guò)程對(duì)照，達(dá)到檢驗(yàn)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制管理效率的目的。

一、內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)對(duì)概述

企業(yè)建設(shè)內(nèi)部控制，是在梳理流程基礎(chǔ)上，對(duì)易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)加以關(guān)注，通過(guò)實(shí)施控制程序，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可控［1］。內(nèi)部控制梳理的流程是企業(yè)覆蓋面更廣的流程，比企業(yè)日常管理涉及流程更全面，因此通過(guò)內(nèi)控梳理流程識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)涵蓋了企業(yè)管理全部風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與應(yīng)對(duì)就是流程風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與應(yīng)對(duì)，并加以制度化。企業(yè)流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方式有如下兩方面：一方面從內(nèi)控角度，通過(guò)頭腦風(fēng)暴法識(shí)別內(nèi)控流程風(fēng)險(xiǎn)，從中選取企業(yè)流程所涉及的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面從企業(yè)管理角度，以日常工作經(jīng)驗(yàn)或第三人建議識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。兩方面共同作用，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不遺漏。企業(yè)流程風(fēng)險(xiǎn)被識(shí)別后，需對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，結(jié)合自身情況選擇應(yīng)對(duì)策略。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略有風(fēng)險(xiǎn)回避、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)降低和風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)等。流程風(fēng)險(xiǎn)得到識(shí)別，并通過(guò)分析確定應(yīng)對(duì)策略，為內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供風(fēng)險(xiǎn)管控方向。風(fēng)險(xiǎn)控制就是在上述基礎(chǔ)上，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)加以限制的措施，具體主要指不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批、信息化控制、實(shí)務(wù)控制、預(yù)算控制、考核控制等。最后將成熟控制措施予以規(guī)范化，形成制度性文件［2］。本文主要圍繞差旅報(bào)銷業(yè)務(wù)，討論信息化控制的應(yīng)用。

二、企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的識(shí)別與應(yīng)對(duì)

（一）企業(yè)簡(jiǎn)介

A 是國(guó)內(nèi)生產(chǎn)大型設(shè)備的制造企業(yè)，集預(yù)研、科研、生產(chǎn)于一身。其主要產(chǎn)品M 在國(guó)內(nèi)同類型市場(chǎng)占有率超80%。近年來(lái)，市場(chǎng)需求旺盛，對(duì)其產(chǎn)能提出了較高要求。為滿足市場(chǎng)需求，A除增加本地產(chǎn)能外，還持續(xù)擴(kuò)充異地產(chǎn)能。與相關(guān)單位聯(lián)系緊密，異地生產(chǎn)次數(shù)不斷增加。A采取從本地調(diào)有經(jīng)驗(yàn)員工異地完成任務(wù)策略，員工本外地間往來(lái)頻繁，差旅數(shù)量也隨之激增。此外，A售后服務(wù)區(qū)域覆蓋全國(guó)，售后服務(wù)從本地出發(fā)，使差旅發(fā)生數(shù)量增長(zhǎng)迅速，總量上呈逐年上升趨勢(shì)。A目前差旅報(bào)銷已基本實(shí)現(xiàn)信息化覆蓋，在提供工作便利的同時(shí)，也為內(nèi)控建設(shè)提出新的要求。因此，對(duì)A 差旅報(bào)銷通過(guò)內(nèi)控加以流程梳理，識(shí)別相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，提出應(yīng)對(duì)策略，對(duì)差旅報(bào)銷目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有指導(dǎo)意義。

根據(jù)上述分析，首先對(duì)A 差旅報(bào)銷流程風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和應(yīng)對(duì)。差旅報(bào)銷流程環(huán)節(jié)具體如圖1所示。

圖1 A差旅報(bào)銷流程

（二）A差旅報(bào)銷流程風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與應(yīng)對(duì)

差旅報(bào)銷內(nèi)部控制目標(biāo)是通過(guò)梳理流程確保連續(xù)及易錯(cuò)環(huán)節(jié)的管控實(shí)現(xiàn)報(bào)銷的完成。因此，識(shí)別流程風(fēng)險(xiǎn)就是識(shí)別流程連續(xù)性被妨礙的因素和識(shí)別影響易錯(cuò)環(huán)節(jié)被管控的因素。A差旅報(bào)銷自報(bào)銷人申請(qǐng)至報(bào)銷款發(fā)放的流程已初始至網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，通過(guò)初始前檢驗(yàn)和應(yīng)用后反饋，證明該流程前后銜接緊密，實(shí)現(xiàn)了流程連續(xù)的目的，流程風(fēng)險(xiǎn)得到識(shí)別防控。A差旅報(bào)銷易錯(cuò)環(huán)節(jié)主要指報(bào)銷人提交環(huán)節(jié)（包括提交出差申請(qǐng)單和差旅報(bào)銷單）和稽核會(huì)計(jì)復(fù)核環(huán)節(jié)。在報(bào)銷人提交環(huán)節(jié)，由于自身對(duì)差旅報(bào)銷辦法生疏，對(duì)可報(bào)銷單據(jù)和網(wǎng)上填寫標(biāo)準(zhǔn)理解有誤，或者自身報(bào)銷疏忽，造成網(wǎng)上提交的單據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響報(bào)銷目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。據(jù)此，此環(huán)節(jié)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)是報(bào)銷人對(duì)報(bào)銷理解有誤和自身填報(bào)差旅信息疏忽造成的錯(cuò)誤。應(yīng)對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)的策略是風(fēng)險(xiǎn)降低，即通過(guò)降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。該環(huán)節(jié)在流程中地位重要，該特點(diǎn)決定風(fēng)險(xiǎn)選擇策略為降低。通過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)看，此類風(fēng)險(xiǎn)不能通過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)和單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批防控，以報(bào)銷人為對(duì)象的防控是風(fēng)險(xiǎn)控制方向。在稽核會(huì)計(jì)復(fù)核環(huán)節(jié)，由于自身知識(shí)儲(chǔ)備、報(bào)銷新政策的啟用及業(yè)務(wù)量龐大的原因造成稽核會(huì)計(jì)不能發(fā)現(xiàn)報(bào)銷錯(cuò)誤，或稽核后形成錯(cuò)誤結(jié)論，如未發(fā)現(xiàn)加計(jì)錯(cuò)誤、補(bǔ)助計(jì)算錯(cuò)誤等。據(jù)此，此環(huán)節(jié)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)是稽核會(huì)計(jì)自身知識(shí)儲(chǔ)備等原因造成稽核錯(cuò)誤。應(yīng)對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)的策略是風(fēng)險(xiǎn)降低，采取該策略的原因與報(bào)銷人風(fēng)險(xiǎn)策略是一致的。由于該環(huán)節(jié)發(fā)生在報(bào)銷流程末段，此環(huán)節(jié)后續(xù)無(wú)其他審批，因此將稽核會(huì)計(jì)作為風(fēng)險(xiǎn)防控關(guān)鍵點(diǎn)是控制風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。通過(guò)上述討論可以看出，報(bào)銷人提交環(huán)節(jié)和稽核會(huì)計(jì)復(fù)核環(huán)節(jié)的共同特點(diǎn)是信息系統(tǒng)沒(méi)有覆蓋。在信息系統(tǒng)逐漸取代人工的情況下，信息系統(tǒng)未覆蓋的環(huán)節(jié)繼續(xù)需要人工控制，是風(fēng)險(xiǎn)防控的主要部分。

（三）A差旅報(bào)銷信息化風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和應(yīng)對(duì)

A 差旅報(bào)銷信息化系統(tǒng)作為風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)可進(jìn)一步分為初始化階段風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和運(yùn)行中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。信息系統(tǒng)在建設(shè)階段，將差旅報(bào)銷規(guī)則初始化，形成網(wǎng)上報(bào)銷流程。對(duì)原報(bào)銷流程理解是否到位，初始是否準(zhǔn)確在建設(shè)階段對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷正確與否影響重大。對(duì)差旅報(bào)銷規(guī)則確切的理解及初始時(shí)代碼準(zhǔn)確描述是使得差旅報(bào)銷信息化成功的關(guān)鍵。在運(yùn)行階段，原已初始至信息化系統(tǒng)的流程是否穩(wěn)定是影響差旅報(bào)銷能否完成的另一因素。根據(jù)對(duì)市場(chǎng)信息化軟件產(chǎn)品的了解，現(xiàn)有差旅報(bào)銷信息化軟件在穩(wěn)定性上還有待進(jìn)一步提高，這就造成信息化系統(tǒng)在運(yùn)行一段時(shí)間后會(huì)形成系統(tǒng)錯(cuò)誤，進(jìn)而造成差旅報(bào)銷錯(cuò)誤。在目前企業(yè)軟件普遍定制化的情況下，差旅報(bào)銷系統(tǒng)的運(yùn)行錯(cuò)誤不可避免。綜上可得，差旅信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是指初始階段報(bào)銷流程不準(zhǔn)確造成錯(cuò)誤和運(yùn)行階段系統(tǒng)錯(cuò)誤造成報(bào)銷錯(cuò)誤的可能。應(yīng)對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)的策略是風(fēng)險(xiǎn)降低，即報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行前的事前風(fēng)險(xiǎn)降低和運(yùn)行中的事中風(fēng)險(xiǎn)降低。事前降低是通過(guò)選擇成熟的信息化模塊實(shí)現(xiàn)，事中降低是通過(guò)信息化應(yīng)用反饋、改進(jìn)信息化實(shí)現(xiàn)的。需要進(jìn)一步指出，由于信息化自身的缺點(diǎn)，報(bào)銷系統(tǒng)錯(cuò)誤不可避免，但由于人工控制的介入，差旅報(bào)銷結(jié)果錯(cuò)誤可以避免，因此報(bào)銷系統(tǒng)事中風(fēng)險(xiǎn)策略是降低，避免了接受風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失。

（四）A差旅報(bào)銷內(nèi)控制度風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和應(yīng)對(duì)

內(nèi)控制度是對(duì)管理流程的約束性規(guī)定。針對(duì)制度對(duì)具體流程規(guī)定的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)已在上述討論過(guò)了，下面僅對(duì)制度本身進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和應(yīng)對(duì)。制度本身的風(fēng)險(xiǎn)是指制度內(nèi)容不完善，具體措施表述不明確，或滯后于業(yè)務(wù)變化形成的風(fēng)險(xiǎn)［3］。A差旅報(bào)銷隨著實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)大日益增加，報(bào)銷類型也日趨復(fù)雜，除常規(guī)異地普通差旅、排故差旅及生產(chǎn)差旅外，特殊情況下差旅的實(shí)質(zhì)內(nèi)容存在變化，形成了特殊差旅類型，需綜合適用各報(bào)銷政策，如2020 年新冠病毒感染下報(bào)銷政策的適用。制度表述不明在編制時(shí)不易發(fā)現(xiàn)，在實(shí)際報(bào)銷適用中會(huì)顯現(xiàn)，易形成報(bào)銷錯(cuò)誤。綜上，內(nèi)控制度風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是指，制度表述不明造成錯(cuò)誤和規(guī)定滯后于業(yè)務(wù)造成錯(cuò)誤。應(yīng)對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)的策略是風(fēng)險(xiǎn)降低，即對(duì)制度編制時(shí)風(fēng)險(xiǎn)的事前應(yīng)對(duì)和制度適用時(shí)的事中應(yīng)對(duì)。在制度編制時(shí)增加控制措施，防止制度表述不明的情況，在執(zhí)行時(shí)根據(jù)適用情況不斷改進(jìn)制度內(nèi)容，提高差旅報(bào)銷效率。

（五）A 內(nèi)控環(huán)境對(duì)差旅報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和應(yīng)對(duì)的影響

對(duì)企業(yè)而言，內(nèi)控環(huán)境包括很多方面，如董事會(huì)、審計(jì)委員會(huì)、監(jiān)事會(huì)等的設(shè)立規(guī)則和運(yùn)行機(jī)制，企業(yè)文化和制度，管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，人力資源及企業(yè)運(yùn)行模式等［4］。內(nèi)控環(huán)境對(duì)企業(yè)活動(dòng)具有廣泛性影響，控制活動(dòng)反映內(nèi)控環(huán)境的特點(diǎn)。A作為國(guó)資委全資國(guó)有企業(yè)，其形成了具有自身特點(diǎn)的企業(yè)文化，即差旅報(bào)銷作為支撐活動(dòng)，目的是服務(wù)企業(yè)科研生產(chǎn)，滿足員工對(duì)報(bào)銷及時(shí)性和可理解性的要求。在這種文化氛圍下，差旅會(huì)計(jì)需要擔(dān)負(fù)更多的發(fā)現(xiàn)和防控錯(cuò)誤的工作。在信息化條件下，完善人工控制措施，不斷提高信息化系統(tǒng)的質(zhì)量，滿足員工報(bào)銷需求。基于此，A差旅報(bào)銷內(nèi)控的重點(diǎn)在末端財(cái)務(wù)，這就需要加強(qiáng)關(guān)注，配套更多資源予以完成。

三、結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部控制在企業(yè)管理的應(yīng)用上，實(shí)務(wù)要求與理論要求有一定區(qū)別。實(shí)務(wù)從簡(jiǎn)易適用角度，將不涉及業(yè)務(wù)的部分忽略，適用部分又在實(shí)際情況下辯證性應(yīng)用［5］。信息化的應(yīng)用，將復(fù)雜的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和應(yīng)對(duì)方式標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)易操作，是理論運(yùn)用于實(shí)踐的真實(shí)寫照。內(nèi)控的研究和建設(shè)還應(yīng)關(guān)注內(nèi)控環(huán)境的影響。