管理培訓(xùn)機構(gòu)服務(wù)保障部門內(nèi)控管理問題與對策淺析

摘要：服務(wù)支撐部門是事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)支撐供給能有效保障事業(yè)單位平穩(wěn)健康運行，為單位職工提供良好的工作環(huán)境，減少各類風險隱患的發(fā)生。而做好服務(wù)支撐工作有賴于嚴謹有效的內(nèi)部控制體系。本文從服務(wù)支撐部門的職責職能和內(nèi)部控制的內(nèi)涵及重要意義出發(fā)，梳理總結(jié)事業(yè)單位服務(wù)支撐部門內(nèi)控管理工作現(xiàn)狀和存在的相關(guān)問題，并提出相關(guān)解決對策。

關(guān)鍵詞：服務(wù)支撐；內(nèi)控制度；內(nèi)控管理

隨著全社會對事業(yè)單位服務(wù)水平的要求越來越高，事業(yè)單位職能職責和發(fā)展理念也不斷更新拓展，更加需要其內(nèi)部各部門不斷提高效率，形成良好合作與互補。然而，事業(yè)單位服務(wù)支撐部門的內(nèi)控管理問題已成為制約其健康發(fā)展的瓶頸之一。事業(yè)單位服務(wù)支撐部門的內(nèi)控管理問題涉及多個方面，直接影響事業(yè)單位發(fā)展，通過深入研究事業(yè)單位服務(wù)支撐部門的內(nèi)控管理問題，對事業(yè)單位內(nèi)控管理和服務(wù)模式進行探討，提出相應(yīng)的對策和建議，進一步為事業(yè)單位提供改進運營管理的指導(dǎo)，有助于提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和影響力。還可以為管理者提供建議和對策，推動事業(yè)單位更好地適應(yīng)社會需求，不斷總結(jié)經(jīng)驗、推陳出新，改進自身運營理念，為整個國家的經(jīng)濟社會運行做出更大貢獻。[1]

一、服務(wù)支撐部門內(nèi)控管理的含義

服務(wù)支撐部門的職責涵蓋日常物資采購、場地管理、設(shè)備維護與管理、供應(yīng)鏈管理、食宿行安排等多個方面，具體包括確保各類設(shè)備正常運作、場地環(huán)境整潔、物資供應(yīng)充足等。[2]事業(yè)單位服務(wù)支撐部門的工作是各項業(yè)務(wù)開展的基本保障，良好的服務(wù)支撐管理可以提高工作效率，促進單位職工在各自崗位上更好開展工作，還可以有效降低各種風險隱患，為各項業(yè)務(wù)的平穩(wěn)運行提供有力保障；良好的服務(wù)支撐工作可以更好建立和宣傳本單位形象。

內(nèi)部控制是指組織在經(jīng)營活動中建立并運行的一系列控制措施和程序，旨在確保組織的資產(chǎn)安全、業(yè)務(wù)運作的有效性和合規(guī)性。[3]內(nèi)部控制的主要目標是防止錯誤、欺詐行為和資源浪費，保護企業(yè)利益以及確保各項工作的準確性和可靠性。內(nèi)部控制的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：1.保護資產(chǎn)。確保組織資產(chǎn)的安全，通過建立適當?shù)目刂拼胧┖统绦颍梢苑乐官Y產(chǎn)被盜竊、損壞或濫用，從而保護企業(yè)財產(chǎn)。2.提高經(jīng)營效率。通過合理的控制措施和程序，可以規(guī)范操作流程，提高業(yè)務(wù)運作的效率和效果，減少資源的浪費和低效率的行為。3.防止欺詐行為。通過建立審計機制、分工制度和監(jiān)管措施等，可以減少內(nèi)部和外部的欺詐風險，并及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的違規(guī)行為。4.促進合規(guī)管理。通過建立適當?shù)膶徍藱C制、控制程序和監(jiān)管體系，可以確保企業(yè)的經(jīng)營活動符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，降低法律風險。總之，內(nèi)部控制對于企業(yè)的經(jīng)營和管理具有重要的作用，可以提高企業(yè)的效益和競爭力，降低風險，保護利益。[4]

二、當前事業(yè)單位內(nèi)控工作中存在的問題

（一）內(nèi)部控制意識不足

事業(yè)單位的服務(wù)支撐部門對內(nèi)控管理的重視程度不高、內(nèi)部控制意識不足成為當前工作中的主要問題之一。一些服務(wù)支撐部門比較重視完成上級布置的工作和任務(wù)，在推進工作的同時對強化內(nèi)控管理的重視程度不夠，由于內(nèi)部控制的重要性未得到足夠的認識，許多員工在工作中缺乏對內(nèi)控的自覺性和主動性，缺乏嚴格的內(nèi)控意識，對各項內(nèi)控管理制度缺乏學習，執(zhí)行缺乏力度，執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)忽略或走形變樣的情況，從而導(dǎo)致工作中的失誤和漏洞，給本單位的安全運行帶來了潛在的風險。[5]

（二）內(nèi)部控制制度不健全

當前，一些事業(yè)單位服務(wù)支撐部門的內(nèi)部控制制度存在不健全的問題。一是在制度建設(shè)方面存在缺失，缺乏科學有效的內(nèi)控制度框架，導(dǎo)致內(nèi)控措施的規(guī)范性和可操作性不足；二是內(nèi)部控制制度的具體操作細則未能完全覆蓋所有流程環(huán)節(jié)，容易造成工作中的漏洞和紕漏。例如，未能建立完善的采購管理制度，導(dǎo)致采購流程不透明，容易出現(xiàn)采購資金的浪費和挪用。

（三）內(nèi)部控制風險評估不足

當前工作中還存在著對內(nèi)控風險評估不足的問題。一些事業(yè)單位服務(wù)支撐部門對內(nèi)部控制風險的識別和評估能力較弱，無法及時發(fā)現(xiàn)并糾正內(nèi)部控制工作中存在的問題和潛在風險，缺乏對內(nèi)控風險的科學評估，容易造成內(nèi)部控制措施的不合理安排和投入的浪費。例如，未經(jīng)過充分風險評估的情況下，就盲目地采用外包服務(wù)，可能導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量的下降和安全風險的增加。

（四）內(nèi)部控制監(jiān)督不到位

一些事業(yè)單位服務(wù)支撐部門對內(nèi)控措施的監(jiān)督和互相制約不夠，缺乏有效的內(nèi)控監(jiān)督機制和手段，導(dǎo)致內(nèi)部控制措施的執(zhí)行存在偏差并抱有僥幸心理，無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正工作中的違規(guī)問題。例如，缺乏有效的內(nèi)部審計機制，導(dǎo)致對內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督不力，容易造成財務(wù)管理方面的違規(guī)行為。

（五）內(nèi)部控制信息安全管理和技術(shù)設(shè)備落后

服務(wù)支撐部門內(nèi)部控制信息安全管理和技術(shù)設(shè)備落后表現(xiàn)為以下幾個方面：安防水平低，辦公場所的門禁系統(tǒng)不完善，沒有有效的監(jiān)控設(shè)備，未設(shè)立合適的訪客管理系統(tǒng)等，容易導(dǎo)致未經(jīng)授權(quán)的人員進入企業(yè)內(nèi)部區(qū)域，增加安全風險。設(shè)備維護不及時，企業(yè)使用的技術(shù)設(shè)備長時間沒有進行維護和升級，硬件故障頻繁發(fā)生，無法提供穩(wěn)定可靠的服務(wù)；軟件系統(tǒng)也未及時更新和修復(fù)漏洞，存在安全隱患。數(shù)據(jù)備份不完善，企業(yè)沒有建立健全的數(shù)據(jù)備份機制，導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)丟失的風險增加，在發(fā)生數(shù)據(jù)故障時，無法及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，給企業(yè)的運營和業(yè)務(wù)帶來重大影響。綜上所述，事業(yè)單位服務(wù)支撐部門在內(nèi)控管理方面存在問題，主要表現(xiàn)在內(nèi)部控制意識不足、內(nèi)部控制制度不健全、內(nèi)部控制風險評估不足、內(nèi)部控制監(jiān)督不到位及信息安全管理和設(shè)備落后等方面。為了有效解決這些問題，事業(yè)單位應(yīng)提高內(nèi)部控制意識，加強內(nèi)部控制制度建設(shè)，加強內(nèi)部控制風險評估，加強內(nèi)部控制監(jiān)督機制的建立，及時更新優(yōu)化信息安全防護措施，以確保機構(gòu)的安全運行和健康發(fā)展。

三、相關(guān)建議

（一）加強內(nèi)部控制意識教育培訓(xùn)

通過加強內(nèi)部控制意識教育培訓(xùn)，可以提高員工對內(nèi)部控制的理解和應(yīng)用能力，增強內(nèi)部控制意識，有效提高風險防范能力和管理水平；同時，也能幫助提升執(zhí)行內(nèi)控制度的力度和有效性，促進內(nèi)控體系高效運行。因此，事業(yè)單位服務(wù)支撐部門應(yīng)該不斷加強對員工的內(nèi)控意識教育培訓(xùn)，制定全面有效的內(nèi)控專業(yè)知識教育培訓(xùn)計劃，根據(jù)不同單位和部門的需求和目標，確定教育培訓(xùn)的內(nèi)容、形式和時間安排，邀請專業(yè)機構(gòu)講授內(nèi)控知識以及組織員工參加相關(guān)學習交流活動等方式，提高員工對內(nèi)部控制的認識和重視程度；設(shè)計教育培訓(xùn)課程，根據(jù)內(nèi)部控制的相關(guān)知識和技能要求，設(shè)計相應(yīng)的培訓(xùn)課程，包括內(nèi)部控制的基本原理、制度和規(guī)定、內(nèi)部控制工具和方法等；通過實際案例和場景分析，幫助員工理解內(nèi)部控制的重要性和應(yīng)用情景，提高他們的實際操作能力；強化管理者的角色，培訓(xùn)中應(yīng)注重強化管理者的內(nèi)部控制意識和責任，使其能夠充分理解和推動內(nèi)部控制的實施和持續(xù)改進；強化激勵和獎勵，通過激勵機制和獎勵制度，鼓勵員工積極參與內(nèi)部控制培訓(xùn)和實踐，增強其學習主動性和積極性。同時，內(nèi)部控制意識教育培訓(xùn)應(yīng)該成為員工持續(xù)性發(fā)展的一部分，幫助員工不斷更新知識，適應(yīng)不斷變化的內(nèi)控管理需求。

（二）建立健全的內(nèi)部控制制度

事業(yè)單位服務(wù)支撐部門應(yīng)當建立健全的內(nèi)部控制制度，制度應(yīng)包括明確的內(nèi)控目標、責任分工、行為準則、審批流程、風險防控措施等方面的內(nèi)容。如確定內(nèi)部控制目標，包括保護資產(chǎn)安全、提高經(jīng)營效率、提升服務(wù)水平等方面可量化、易執(zhí)行的執(zhí)行標準；設(shè)計控制措施，根據(jù)實際情況設(shè)計適當?shù)目刂拼胧﹣頊p輕風險的影響，包括制定內(nèi)部控制制度、流程和程序，明確職責和權(quán)限，設(shè)置適當?shù)膶徟捅O(jiān)管機制等；強化控制措施的實施，將設(shè)計好的控制措施堅決付諸實施，確保各個控制環(huán)節(jié)的有效執(zhí)行，包括建立相關(guān)的溝通和協(xié)作機制，確保各個崗位人員都了解并能夠執(zhí)行相關(guān)的控制措施；對制度落實情況持續(xù)改進，內(nèi)部控制制度需要不斷地進行改進和優(yōu)化，隨著各單位各部門主責主業(yè)的發(fā)展和變化，不斷適應(yīng)新的風險和挑戰(zhàn)，就需要進行持續(xù)的評估和改進，確保內(nèi)部控制制度的有效性和適應(yīng)性。通過以上步驟，可以有效建立健全符合自身發(fā)展需要的內(nèi)部控制制度，確保風險的有效管理和組織目標的實現(xiàn)，這將提高組織的運營效率、減少風險損失，并增強競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。同時，為了保障制度的可行性和有效性，需要考慮實際情況，充分調(diào)研和借鑒其他同類單位的經(jīng)驗，確保內(nèi)控制度的科學性和前瞻性。

（三）加強內(nèi)部監(jiān)督及風險評估

事業(yè)單位服務(wù)支撐部門應(yīng)加強對內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和風險評估。如建立獨立的內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)，通過設(shè)立獨立的內(nèi)部審計或風險管理部門，或依托已有的審計監(jiān)督部門，負責對組織的內(nèi)部控制制度和運行情況進行監(jiān)督和評估，提供獨立的意見和建議；定期進行內(nèi)部審計，通過全面的內(nèi)部審計檢查內(nèi)部控制的有效性和遵守情況，發(fā)現(xiàn)潛在的風險和問題，并提出相應(yīng)的改進措施；強化風險評估，通過有效的風險評估機制，全面識別和評估各種風險隱患，可建立由專業(yè)部門人員組成的評估小組開展跨部門評估工作，包括定期進行風險評估、開展風險識別和分析工作等，確保各級管理人員對風險的認識和掌握；有條件的可設(shè)立風險管理委員會，負責協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織的風險管理工作，委員會應(yīng)包括一定級別的管理人員和業(yè)務(wù)部門代表，共同商定和實施管理策略和措施；注重加強內(nèi)部報告和反饋機制并建立暢通的內(nèi)部報告渠道，鼓勵員工主動報告內(nèi)部違規(guī)行為、風險和問題，并同時對報告的問題和風險進行及時的調(diào)查和處理，充分發(fā)揮群眾監(jiān)督作用；強化外部監(jiān)督與合規(guī)性，與外部監(jiān)管機構(gòu)進行合作，接受外部審計和監(jiān)督，不斷加強對相關(guān)法規(guī)和政策的理解和遵守。通過上述措施加強內(nèi)部監(jiān)督和風險評估，能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風險和問題，提高內(nèi)控的有效性和合規(guī)性，降低業(yè)務(wù)風險和損失，確保所在的單位穩(wěn)定健康運行。

（四）強化信息安全管理和技術(shù)設(shè)備維護更新

強化服務(wù)支撐部門的信息安全管理和技術(shù)設(shè)備更新是確保本單位合規(guī)進行內(nèi)控管理的重要步驟，事業(yè)單位服務(wù)支撐部門要不斷提高重視并逐步采取行動。信息安全管理方面，如制定信息安全策略，通過制定明確的信息安全策略，明確保護數(shù)據(jù)的重要性和措施，包括數(shù)據(jù)分類、訪問控制、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等；強化內(nèi)部權(quán)限管理，建立詳細的權(quán)限管理制度，確保員工只能訪問他們需要的信息，限制對敏感信息的訪問；加密保護敏感數(shù)據(jù)，專門針對敏感數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)進行保護，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全；建立安全意識教育和培訓(xùn)計劃，加強員工的信息安全意識和培訓(xùn)，提醒員工保護信息資產(chǎn)的重要性，并教育他們識別和應(yīng)對安全威脅；實施安全審計和監(jiān)控，建立安全審計和監(jiān)控系統(tǒng)，跟蹤和記錄對信息資產(chǎn)的訪問、操作和活動，及時檢測和應(yīng)對安全事件。技術(shù)設(shè)備維護更新方面，如保持技術(shù)設(shè)備更新，建立設(shè)備更新計劃，包括評估現(xiàn)有設(shè)備的狀況、確定更新時機和選取適當?shù)奶娲O(shè)備；定期進行維護和保養(yǎng)，確保其正常運行和安全性能；遵守技術(shù)標準和規(guī)范，確保設(shè)備的兼容性和安全性；考慮云服務(wù)和外部供應(yīng)商，及時獲取最新的技術(shù)設(shè)備和服務(wù)，減輕服務(wù)支撐部門的負擔；定期評估設(shè)備性能，了解設(shè)備是否能滿足業(yè)務(wù)需求和信息安全要求，及時更新設(shè)備。

四、結(jié)束語

本文從事業(yè)單位服務(wù)支撐部門的職責職能以及服務(wù)支撐部門內(nèi)控管理的現(xiàn)狀出發(fā)，梳理了當前存在的突出問題，并提出了相應(yīng)的解決方案，這些解決方案有些已經(jīng)在實際操作中予以實施和磨合，有些還處于設(shè)想階段，還要結(jié)合相關(guān)工作的實際情況進行論證和試點，使解決方案充分體現(xiàn)其針對性、有效性，從多角度多維度不斷改進事業(yè)單位服務(wù)支撐部門內(nèi)控管理工作的質(zhì)效，為事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展提供堅強保障。

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作者簡介： 施佳蕓，女，漢族，上海人，本科，服務(wù)保障部員工，研究方向：服務(wù)保障能力提升、后勤保障工作內(nèi)控合規(guī)。