現(xiàn)代企業(yè)智能化辦公管理的創(chuàng)新發(fā)展

盧孟茜

（北京圣琪文化發(fā)展有限公司，北京 100000）

0 引言

傳統(tǒng)的辦公需要布線、投影、設(shè)備接口，再加上麥克風(fēng)、音箱等輔助設(shè)備，調(diào)試起來非常麻煩。此外，會議辦公所需的硬件和軟件種類繁多，質(zhì)量也不統(tǒng)一，即使做了充分的準(zhǔn)備，也難免出現(xiàn)各種問題。其次，傳統(tǒng)的會議管理平臺有很多限制，不僅不能提供高清視頻會議，還不能在 PC 和手機兩個操作系統(tǒng)上進行交互，智能程度低，用戶體驗也有很大的差別。這不但會降低員工的工作效率，還會妨礙公司的轉(zhuǎn)型升級。在數(shù)字化的加速轉(zhuǎn)型下，企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，傳統(tǒng)的辦公場所已成為制約企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素，提高企業(yè)的辦公效率和員工的工作體驗尤為重要，這不再是擺在企業(yè)面前的一道選擇題，而是一道必答題。

1 智能化辦公管理的定義與特征

1.1 智能化辦公的定義

智能化辦公是指利用智能化科學(xué)技術(shù)和設(shè)備提升工作效率、提高工作質(zhì)量、改善工作環(huán)境以及降低員工的辦公強度，從而使企業(yè)的運營管理變得更加科學(xué)合理，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。智能化辦公管理是以行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機工程學(xué)等為理論基礎(chǔ)，與計算機、通信、自動化等技術(shù)結(jié)合，將人的辦公業(yè)務(wù)活動具體到人以外的各種設(shè)備中，并通過這些設(shè)備與辦公人員組成一個服務(wù)于特定目的的人機信息系統(tǒng)[1]。在日常辦公中，先進的辦公設(shè)備代替了繁雜的手工操作，隨時隨地管理各種信息，有效輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決定。

1.2 企業(yè)智能化辦公管理的特征

（1）現(xiàn)代的管理方法。辦公管理技術(shù)是推動企業(yè)發(fā)展的重要力量，隨著計算機科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，智能化信息技術(shù)對人類的工作、生活都產(chǎn)生了很大的影響。辦公管理方式的現(xiàn)代化、智能化，可以減少公司的經(jīng)營成本，優(yōu)化辦公室管理方式。觀念上的轉(zhuǎn)變、硬件設(shè)施的更新、工作場所的擴大、人員素質(zhì)的提高、軟件的升級等都是智能化辦公管理的體現(xiàn)。

（2）對專業(yè)人員的嚴格要求。要達到智能化辦公的目標(biāo)，就需要有一支專業(yè)化的團隊。智能化設(shè)備的自動化水平很高，對員工的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。員工應(yīng)具有相應(yīng)的職業(yè)資格，熟練掌握智能裝備的基本組成及工作原理，熟練地運用電腦，具有較強的組織能力和較強的責(zé)任感。

（3）辦公方式靈活化。數(shù)字時代使公司的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，固定的辦公環(huán)境變成移動的辦公環(huán)境，公司不再要求員工在一個特定的地方工作，只需要按時完成工作任務(wù)即可，這樣既可以增加辦公時間的彈性，又可以大大提高空間的利用率和管理的效率。

2 智能化辦公管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

智能化辦公管理系統(tǒng)涉及日常工作、生活的方方面面，主要對以下9 個方面進行分析。

2.1 智能綜合管理

智能化綜合管理系統(tǒng)提供了最基礎(chǔ)的智能終端一鍵控制功能，可以一鍵控制多個辦公場景。例如投影模式、視頻會議模式、討論模式等，并與燈光、幕布、音響系統(tǒng)、投影系統(tǒng)等聯(lián)動，達到集中控制、一體化管理的目的，使企業(yè)的生產(chǎn)效率得到極大的提高[2]。

2.2 智能會議

智能會議系統(tǒng)的應(yīng)用，極大地提升了會議的組織效率，降低了預(yù)定和服務(wù)的交付誤差，使會議室的資源利用率達到最大化，實現(xiàn)了會議室的簽入、簽出、延時等精細化管理，使管理更加智能、高效；通過對會議室資源的統(tǒng)計與分析，可以更好地為企業(yè)提供合理的資源規(guī)劃和管理。

2.3 移動工位

在有限的辦公環(huán)境內(nèi)，通過靈活的計劃可以充分利用已有的資源，并能根據(jù)企業(yè)的具體情況，實現(xiàn)工位的靈活移動，增強工作的動態(tài)管理，將照明、空調(diào)、門禁等硬件設(shè)備進行連接與集成，實現(xiàn)對辦公資源的精細化管理與使用。

2.4 智慧考勤

人臉識別系統(tǒng)采用了動態(tài)管理技術(shù)，能夠使員工考勤更加方便、簡潔。非協(xié)作的人臉驗證方式比傳統(tǒng)的刷卡方式更加高效，并且由于臉部的特殊性和獨一無二性，可以避免訪客忘記帶證件、冒用他人證件等行為。

2.5 訪客管理

智能化管理平臺可以將訪客的預(yù)約、通知、簽入、簽出等功能與門禁、無線、導(dǎo)航等應(yīng)用軟件結(jié)合起來，使訪客的服務(wù)變得更加信息化、自動化、智能化。通過該平臺可以有效地減少前臺、經(jīng)理的工作量，降低員工的勞動強度，還可以在無形中提高公司的品牌形象。

2.6 環(huán)境管理

環(huán)境感應(yīng)器檢測到周圍的溫度超過標(biāo)準(zhǔn)，就會向管理者發(fā)送數(shù)據(jù)，并激活設(shè)備，讓新的空調(diào)系統(tǒng)自動運作，創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境。讓工人擺脫了以往繁重、繁雜的工作模式，為公司創(chuàng)造更多的利益。辦公環(huán)境的設(shè)計，不單單是為了創(chuàng)造一個健康的辦公室，更要把辦公室打造成一個利于員工生活和學(xué)習(xí)的辦公場所。

2.7 能耗管理

通過對整個建筑的燈光、空調(diào)、窗戶、門禁等進行控制，根據(jù)周圍的環(huán)境自動調(diào)整設(shè)備的開、關(guān)頻率，有效地降低了能耗，減少了運行費用。利用智能大屏幕，實時反饋空間使用、設(shè)備運行、環(huán)境安全等數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)進行有效的控制，有利于實現(xiàn)信息的及時傳遞。

2.8 學(xué)習(xí)培訓(xùn)

智能辦公采用“慕課”等平臺，通過網(wǎng)絡(luò)直播、錄播等形式進行員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使員工可以在任何時間、任何地點參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。在線培訓(xùn)也方便了教師與學(xué)員的信息交流，極大地提升了培訓(xùn)的效果；通過雙向鏡頭和話筒，教師可以隨時查看學(xué)生的狀況，確保教學(xué)的質(zhì)量。隨著5G 通信、VR/AR、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的不斷深入，智能辦公將越來越多地被用于培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

2.9 安全管家

門禁系統(tǒng)、會議室、領(lǐng)導(dǎo)層管理權(quán)限系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，保證了辦公室的隱私性和安全性；運用智能化辦公平臺，公司可以隨時對辦公場所的辦公軟件、硬件進行檢測，對存在的安全風(fēng)險進行預(yù)警，并迅速采取防范措施。

在智能化辦公管理平臺強大的功能吸引下，我國越來越多的企業(yè)紛紛采用該系統(tǒng)。經(jīng)調(diào)查，中國智能辦公行業(yè)市場規(guī)模如圖1 所示。

圖1 2015-2022年中國智能辦公行業(yè)市場規(guī)模

3 現(xiàn)代企業(yè)智能化辦公創(chuàng)新發(fā)展的意義

3.1 創(chuàng)造更好的工作環(huán)境

智能辦公涵蓋智能照明、智能環(huán)境、智能窗簾等控制整體辦公環(huán)境的系統(tǒng)。通過控制建筑物內(nèi)的供暖、照明、通風(fēng)等事項，員工可以便捷地享受舒適的辦公環(huán)境。根據(jù)Tech Pro Research 的調(diào)查，大多數(shù)受訪者表示智能辦公技術(shù)使他們的工作和生活變得更加便捷和高效[3-4]。

智能辦公具有智能照明、智能供暖、智能通風(fēng)等功能，對整個辦公環(huán)境進行全面的控制。通過對建筑內(nèi)部的加熱、照明、通風(fēng)、供水等方面的管理，使員工能夠在工作中享受舒適愉悅的工作氛圍。據(jù)科技研究公司的一項調(diào)查顯示，大部分的被調(diào)查者認為智能辦公技術(shù)讓他們的工作和生活更輕松、生活幸福感得到提升。

3.2 提高生產(chǎn)力

通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)，提高了企業(yè)的工作效率，改變了以往的線下辦公模式，通過網(wǎng)絡(luò)搭建辦公平臺，實現(xiàn)實時、高效、靈活的辦公。隨著5G、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的不斷推進，企業(yè)迎來劃時代的發(fā)展和變化。智能辦公室能夠?qū)k公室中的所有資料進行處理、監(jiān)測、管理。管理人員可以根據(jù)資料制定策略規(guī)劃，方便在辦公室內(nèi)互聯(lián)互動。智能辦公管理平臺能為員工提供一個良好的工作環(huán)境，提高員工的榮譽感和歸屬感。與傳統(tǒng)辦公室相比，采用智能辦公室的企業(yè)在日常運作中表現(xiàn)更好。智能辦公室能夠更好地激勵員工創(chuàng)新，提升企業(yè)的創(chuàng)造力，具有較強創(chuàng)新驅(qū)動的企業(yè)經(jīng)營起來就會更加高效[5]。

3.3 節(jié)約經(jīng)濟成本

智能化管理系統(tǒng)能夠捕捉到智能辦公環(huán)境中的實時數(shù)據(jù)。管理者可以利用這些數(shù)據(jù)，衡量并提高智能辦公系統(tǒng)的工作效率，從而達到節(jié)約成本的目標(biāo)。同時，智能化管理系統(tǒng)包括智能辦公的空間優(yōu)化與故障探測系統(tǒng)。目前，大部分的公司都可以通過一個可視化的接口實現(xiàn)對所有智能辦公系統(tǒng)的管理。企業(yè)智能化辦公管理模式可以實現(xiàn)各種文件（包括各種文件、知識、信息）的存儲、共享和使用，具有便捷、高速的查詢功能。電子表格替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)表格，取消長途電話、傳真、復(fù)印、打印等環(huán)節(jié)，真正做到無紙化辦公。無紙化是企業(yè)實現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。

3.4 節(jié)約時間成本

智能辦公平臺能夠在不耗費大量時間的情況下，實現(xiàn)信息系統(tǒng)的實時追蹤，便于企業(yè)進行管理。智能化的設(shè)備和自動化的系統(tǒng)可以更準(zhǔn)確地對工作人員的時間表進行計算，使繁重的工作變得輕松、簡單，提高其工作效率，使員工能夠?qū)⒕Ψ旁诟匾⒏幸饬x的工作中。

3.5 提升人才吸引力

智能化辦公平臺可以提供個性化、靈活化的工作環(huán)境，更能滿足員工的精神追求，有利于形成和諧的員工關(guān)系。良好的工作環(huán)境、和諧的員工關(guān)系可以吸引優(yōu)秀人才的加入，優(yōu)秀人才的加入可以為企業(yè)發(fā)展注入新動力[6]。

4 加快發(fā)展智能化辦公的措施

4.1 政府創(chuàng)造良好的智能發(fā)展環(huán)境

政府部門加強對信息化建設(shè)的組織和協(xié)調(diào)，增強地方政府的協(xié)同與聯(lián)動，定期召開相關(guān)部門聯(lián)席會議，共同推動信息化建設(shè)；加強智能發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃的研究，并根據(jù)社會發(fā)展?fàn)顩r，制定智能發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃和方案，強化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，及時建立健全相關(guān)政策法規(guī)，為智能化發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

4.2 建立智能辦公發(fā)展專項基金

持續(xù)加大資金投入用于智能化科學(xué)技術(shù)的研究，為各種智能公共服務(wù)平臺的開發(fā)與應(yīng)用提供資金支持。建立智能化辦公系統(tǒng)研發(fā)專項經(jīng)費，重點扶持關(guān)鍵技術(shù)研發(fā)、重點產(chǎn)品研發(fā)，建立以企業(yè)為中心的智能化辦公技術(shù)創(chuàng)新體系，孵化、培育各種先進典型案例，并以此作為智能化辦公管理的標(biāo)桿，不斷進行宣傳推廣。

4.3 建立健全智慧辦公應(yīng)用的技術(shù)服務(wù)體系

智能辦公是一個具有很強專業(yè)性和靈活性的體系，因此必須建立和完善信息化、智能化的技術(shù)服務(wù)系統(tǒng)[7]。鼓勵科研機構(gòu)、高校、信息服務(wù)企業(yè)，研發(fā)面向不同行業(yè)、不同企業(yè)、不同等級、不同層次的智慧辦公技術(shù)方案，為各行業(yè)的大、中、小企業(yè)智慧辦公提供技術(shù)服務(wù)。

4.4 培養(yǎng)智能化人才

企業(yè)應(yīng)從多種途徑建立和完善智能化辦公管理培訓(xùn)體系，不斷提升員工的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)技能，使員工的綜合能力得到不斷提升。通過校企合作的方式，加強對智能化管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)的研發(fā)，同時根據(jù)企業(yè)的實際情況制定有針對性的人才培養(yǎng)方案，滿足企業(yè)對專業(yè)性人才的需求，還可以使高校畢業(yè)生能夠快速融入企業(yè)，為企業(yè)的快速發(fā)展提供人才支持。

5 結(jié)語

智能化管理平臺可以有效地促進企業(yè)信息資源的共享，為企業(yè)減少大量的運營成本，使企業(yè)員工的工作變得更簡單、更高效、更便捷，使企業(yè)能夠在大數(shù)據(jù)時代更健康、持久的發(fā)展，在激烈的競爭環(huán)境中更具備發(fā)展優(yōu)勢。