新形勢下創新新疆科技檔案管理模式對策研究

田 雯 王 偉

（新疆維吾爾自治區科技發展戰略研究院，新疆烏魯木齊 830011）

0 引言

隨著國家檔案信息化建設的發展，科技檔案管理模式也發生較大的改變，科技檔案信息化建設成為當今國內科技檔案管理部門的主要任務。為適應檔案信息化建設和檔案事業發展需要，提高科技檔案管理水平，新疆應盡快探索檔案管理創新機制，開發和利用現有科技檔案資源，為新疆科技創新驅動發展提供有力支撐。本文從館藏建設、檔案信息化建設、檔案開發與利用3 個方面對國內科技檔案管理機構進行了調研分析，在此基礎上總結目前新疆科技檔案管理的現狀和存在的問題，提出創新科技檔案管理模式的可行性建議和對策。

1 國內科技檔案管理工作現狀

1.1 館藏資源建設

目前，國內大部分省區科技檔案館館藏資源豐富，各省科技檔案館或科技檔案管理部門均不同程度的承擔所在省區各類科技計劃項目檔案、科技成果檔案、機關文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建等檔案的管理與利用。

安徽省科學技術情報研究所（安徽省科學技術檔案館）現存有1988 年至今文書檔案5 萬多件，科技獎勵類檔案近10500 項。科技成果鑒定檔案存有從2018 年至今7000 多件。科技成果登記存有從1991 年到2017 年16000 卷，省科技廳下達的重大專項14000 項，會計檔案6000 多卷，每年新增科技成果檔案320 項，科技計劃項目檔案1200 項左右，文書檔案3000 卷（件）。為全省科技創新及科技管理提供基礎信息支撐[1]。

福建省科技檔案館館藏內容已較為豐富，科技成果檔案從2015 年開始至今已達6200 項，科技計劃項目檔案從2015 年起至今達9500 項左右。四川省科技成果檔案館2021 年給予成果登記2338 項，軟科學類成果31 項；在四川省科技管理信息系統中驗收的成果登記1814 項；在四川政務服務網在線成果登記32 項；在四川省科學技術研究成果檔案館成果登記室線下通過成果登記492 項。

江蘇省科技情報所科技檔案與成果服務中心館藏面積450m2，2021 年立項擴建1000m2檔案保管庫房，主要管理江蘇省科技廳各類科技計劃項目檔案、科技成果獎勵檔案以及科技成果登記檔案共計32000 多件。陜西省科技情報研究院科技檔案管理中心現存省科技廳各類科技計劃項目檔案、科技成果登記項目、科技獎勵項目、文書檔案、會計檔案、基建檔案等檔案近25000 卷（件）。

1.2 檔案信息化系統建設

據統計，全國大部分省區科技檔案管理部門積極開展并加大檔案信息化建設。安徽省檔案館數字檔案室建設被納入省科技廳信息化建設總體方案，是省科技廳數字檔案室。文書檔案方面：2015 年該館聯合科易公司定制開發數字檔案信息管理系統，實現了數字檔案室系統與省科技廳OA 系統無縫對接，完成電子文件歸檔與利用；科技檔案方面實行存量數字化、增量電子化處理。2021 年該館爭取到省科技廳資配處科技服務能力建設專項經費60 萬對2020 年以前科技成果獎勵檔案以及部分文書檔案交給專業外包服務機構進行全文數字化加工掃描，提高了科技檔案的利用率，也提升了檔案人員工作效率。

四川省科技成果檔案館聯合四川省計算機研究院進行檔案館數字化管理軟件開發，對現有紙質檔案進行掃描，目前掃描科技成果檔案1730 項。福建省科技檔案館于2019 年創建“全國示范數字檔案室”，全面提高電子檔案管理水平。2021 年，該館近3 萬卷（件）文書檔案及部分科技檔案經省科技廳項目資助140 萬元外包給專業機構進行全文數字化掃描。江蘇省科技情報所科技檔案與成果服務中心于2016 年爭取省科技廳科技成果轉化資金400萬元用于檔案館建設以及科技計劃項目數字化外包。目前已實現全文數字化掃描50 萬頁。陜西省科技情報研究院科技檔案管理中心加快推進檔案數字化建設，對文書檔案采用數字化外包模式進行全文掃描，2021 年該中心將1970 年至2020 年共50 年文書檔案進行了規范化整理和數字化加工，共計1592 卷和53360 件，60 余萬頁。

1.3 檔案開發與利用

各地科技檔案館除面向科技主管部門和科研人員進行調檔、查詢利用外，還持續開展檔案編研工作，以館藏各類檔案信息資源為基礎，針對不同服務對象進行服務。如安徽省科技檔案館對檔案進行科學分類，按年度分別編纂出版內部參考資料，主要包括《安徽省科學技術廳工作年報》《科技工作文件匯編》《安徽省軟科學計劃研究成果選編》。四川省科技成果檔案館對科技成果數據進行統計并向科技部報送《四川省科技成果登記統計報告》以及《四川省科技成果統計分析報告》。完成四川省檔案統計年報工作。福建省科技檔案館積極探索科技檔案的開發與利用模式，2021 年開始，面向省科技廳及科研人員，利用文書檔案、聲像檔案等二三十年的檔案材料為每名當年退休的職工編撰發行了《公務紀念冊》，得到了廳領導與職工的一致好評。江蘇省科技情報所科技檔案與成果服務中心開展科技成果目錄匯編、面向企業提供定題服務等。

2 新疆科技檔案管理工作現狀及存在的問題

新疆科技檔案種類豐富、數量龐大，為科技檔案的開發利用打下了良好的基礎，也為科技創新發展提供了一定的支撐。然而，在檔案的信息化管理和檔案的開發利用等方面仍存在需要完善和亟待解決的問題[2]。

2.1 科技檔案管理制度不夠完善，不能適應當前形勢下科技檔案管理工作發展需要

（1）現有科技檔案管理仍依照2008 年《新疆科技檔案數字化管理規化方案》《新疆科技檔案歸檔范圍及保管期限表》等規章制度開展科技檔案的收集整理加工，而隨著近年來我國創新驅動發展戰略的實施和科技體制改革步伐不斷加快，科技檔案管理要求也發生了較大的變化。國家檔案局、科技部于2020 年11 月發布的第15 號令《科學技術研究檔案管理規定》中，明確科研文件材料的歸檔內容，提出增加科研電子檔案的管理要求。現執行的科技檔案管理制度沒有明確將電子文件按要求進行歸檔。（2）雖然現新疆科技計劃項目管理系統從2019 年開始逐步實現了科技計劃項目的電子申報、受理、評審、立項、任務書簽訂、中期評估、驗收等各個環節的網絡管理功能[3]。但該科技計劃項目管理系統與科技檔案管理系統沒有實現融合，項目的電子文件未實現歸檔，造成完整的項目檔案僅部分內容數字化，不能體現科技項目檔案數字化的完整性、成套性。

2.2 科技檔案數字化、信息化建設需進一步加強

目前，新疆雖然完成了文書檔案和部分科技檔案的數字化工作，充實了本地檔案數據庫，但受人力、設備因素影響仍有大量科技檔案以及未在歸檔范圍內的科技項目檔案沒有實現全文電子掃描，現使用的科技檔案管理系統仍沿用2008 年研發的系統，因多種因素影響未能更新升級。該科技檔案系統設計不夠合理，不能對科技檔案資源進行統計分析，不能開展深度挖掘利用，急需升級完善現在系統，不斷開發利用功能模塊以適應新形勢下科技檔案信息化新要求。

2.3 科技檔案資源的研究開發水平較低，檔案的利用意識薄弱

因科技檔案強調保密性，現有檔案資源僅以文獻的形式進行收集存檔，開放服務也僅面向于上級科技主管部門及科研人員調閱查檔，檔案資源的開發與利用明顯不足。

2.4 科技檔案管理工作經費不足，制約檔案信息化建設工作的正常開展

新疆科技檔案管理部門既有科技檔案管理服務功能，也兼具科技報告審核改寫以及科技文獻服務等責任，任務較繁雜。自治區科技廳每年移交檔案種類繁多、數量巨大，科技檔案管理任務艱巨，科技檔案信息化建設緩慢。科技檔案管理尤其是檔案信息化建設無論從整理、管理、利用等各個方面都需要爭取更多的經費支持以及人力、物力支撐。

3 創新科技檔案管理模式的對策與建議

新疆檔案管理部門如何在科技創新、適應檔案信息化建設需求中生存發展，如何實現檔案管理現代化，是科技檔案工作者需要認真思考的問題。在信息化建設不斷加強的今天，新疆科技檔案管理模式不僅要適應檔案數字化、信息化建設的需要，還要對館藏科技檔案資源做進一步的開發和利用，為自治區科技創新驅動發展提供有力的支撐。

3.1 完善并規范現有科技計劃項目檔案管理制度

隨著國家《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《管理規定》）的公布，原執行的科技檔案管理規定中部分內容已不能適應當前科研檔案工作發展需要，應盡快修改完善現在規章制度，依照國家《管理規定》的要求，完善并細化科技檔案定義、管理責任、科研文件材料的歸檔內容、科研電子檔案的管理要求，優化科技檔案開發和利用制度，推進科技檔案信息的共享利用。研究探索科技計劃項目電子檔案歸檔管理與實踐，積極開展課題研究，以研究帶動實踐科技計劃項目檔案管理的科學化、規范化[4]。

3.2 加快推進科技檔案信息系統和檔案信息化建設

（1）明確檔案系統設計方案，升級現有檔案管理系統軟件，使科技檔案系統與OA 系統數據對接，促進檔案便捷利用，推進科技檔案信息化建設向數字檔案室建設目標邁進。（2）研究探索科技計劃項目電子檔案歸檔管理與實踐，著力解決電子文件接收和電子檔案保管問題。現使用的科技檔案管理系統無法實現科技計劃項目電子文件歸檔的技術要求，應進行改造升級[5]，同時增加統計分析模塊，方便檔案管理者與決策者利用檔案資源開展統計分析、決策參考。（3）逐步創建科技數字檔案室，一方面探索將部分存量科技檔案以數字化外包模式進行管理。當前，各省根據當地實際陸續開展了數字化外包工作，數字化外包管理比較成熟，已成為各地檔案館比較普遍的一種檔案管理模式。新疆各類科技計劃項目檔案、科技成果檔案等大部分仍處于待數字化加工狀態。除此之外，還包括大量文書檔案、會計檔案、基建檔案等，需要數字化的檔案量巨大，僅靠科技檔案部門獨自承擔，時間長、見效慢、利用率低。依靠專業外包服務機構提供服務，可加快檔案數字化和信息化的工作進程，解決人員緊缺、檔案信息化建設進程緩慢等問題，數字化外包后檔案管理人員還可集中精力完成科技檔案的開發利用工作，提升檔案館的服務能力[6]。另一方面，對于增量科技檔案，依靠開發科技計劃項目管理系統與科技檔案管理系統的對接，將電子文件從項目管理系統歸檔到科技檔案管理系統，補充現科技檔案管理系統中未實現數字化加工的檔案，從而實現科技檔案傳統紙質文件與電子文件存儲相結合的“雙套制”管理，推動檔案信息化建設。

3.3 創新科技檔案開發利用模式

檔案工作的最終目的是提供利用，科技檔案編研就是對科技檔案內容進行分析研究，對相關的科技檔案信息進行摘編，加工編輯成各種形式的科技檔案參考資料。科技檔案管理部門應加大科技檔案開發利用力度，不局限于檔案的調閱與查詢等利用方式，文書檔案方面可根據需要對科技廳收發文件進行編研[7]。例如選擇重點有參考價值的文件形成科技工作年報，或對每年產生的收發文以目錄形式匯編形成科技工作文件匯編。科技項目檔案方面可根據內容及服務對象需要，將科技成果相關內容進行專題匯編或形成科技成果簡介、科技史等材料。

3.4 積極爭取科技廳對科技檔案信息化建設的經費支持

2018 年，國家檔案局發布第13 號令《機關檔案管理規定》中，明確將檔案信息化建設經費列入機關年度財政預算。新疆科技管理部門可根據當前檔案信息化建設工作實際，爭取自治區科技廳對建設工作的支持，將檔案信息化建設資金列入單位預算，以課題或立項形式積極爭取專項資金，推動新疆科技檔案信息化建設再上新的臺階。

4 結語

新疆科技檔案管理部門應盡快適應國家對檔案信息化建設的要求，落實科技部《科學技術研究檔案管理規定》，根據新疆科技管理工作實際，完善制定符合本行業本部門的新疆科技檔案管理辦法，在科技檔案資源建設、科技檔案工作機制、科技檔案信息化建設、科技檔案人才隊伍建設等方面取得實質性進展，從而形成與新時代中國特色社會主義事業相適應的科技檔案事業發展新局面。