機關檔案管理工作創新策略研究

摘 要：大數據、信息化為機關檔案管理帶來了新的管理方式，使檔案管理的各環節有了革命性的變革。同時，機關檔案管理也存在著硬件設施不達標、保障機制有所欠缺、存在安全漏洞等問題。需要要素層重構，打牢機關檔案管理創新的基礎；技術層賦能，以信息化建設引領檔案工作提檔升級；模式層更新，以檔案服務轉型推動機關檔案高質量發展。

關鍵詞：機關檔案管理；信息化；創新策略

機關檔案是政務發展的重要見證，在服務經濟社會發展和人民群眾生產生活方面發揮著重要作用。目前，檔案信息化建設已成為機關檔案管理的主流模式，經過20多年的發展，機關檔案管理已形成一系列可復制的管理經驗，但是也出現一些制約因素，需要按照現代檔案治理要求，加強管理創新，更好適應時代發展。

1 新時代機關檔案管理創新的重要性

1.1 治理模式創新，推動機關檔案管理的轉型

隨著信息技術的更新升級，大數據、“互聯網+”的新技術已加速融入檔案工作，改變了傳統的治理模式，檔案管理逐步從紙質管理的庫房模式向數據管理的信息化模式轉變。以現代技術的滲透為例，在機關檔案管理過程中，管理逐步以人為主向以信息管理為主轉變，通過電子掃描設備、數據管理系統、多媒體技術、數據庫等信息化管理硬軟件，實現了檔案管理的高效化、便捷化和智能化，改變了傳統模式的低效率、繁瑣化和失誤率。信息技術帶來了查檔效率的顯著提升，紙質檔案向電子檔案的跨越實現了檔案利用方式的革命性變革，利用搜索工具可以直接在數據庫中查詢所需的檔案，而不用通過人工再去庫房查找紙質檔案，實現了數據多跑路、一分鐘查檔，有效地降低了人工成本，提升了查檔的準確率。同時，信息化技術的也拓展了信息儲存的介質，以前檔案的固有形態是紙質、照片和實物，影像資料因存儲方式的特殊性很難長期保存，信息技術應用后可以存儲不同介質的檔案資料，比如音視頻、口述檔案影像、珍貴紙質檔案的復制等，都能夠進行長期安全保存，實現了檔案存儲的多樣性。

1.2 服務模式創新，拓展了機關檔案的服務半徑

隨著政務服務效率的提升和人民群眾新期待，對機關檔案的服務能力提出了更高要求。同時，伴隨著社會分工的日益精細化，機關檔案的數量呈幾何倍增長。傳統的檔案管理不僅占用大量的物理空間，而且查詢利用效率低，影響了工作整體流程。機關檔案信息化管理后，大量的檔案數據信息存儲在服務器中，有的單位同時借助大數據、云計算、互聯網+等技術，極大提高了檔案數據的存儲空間。信息技術的廣泛應用，使檔案利用突破了地域限制，檔案資料互聯互通速度加快。比如，不同部門間，通過政府內網或者檔案專用網絡能夠查詢其他單位共享數據，檔案的價值得到了更大發揮。同時，對于機關檔案工作人員來說，機關檔案查詢效率的提升，既提高了工作效率，也彰顯了檔案工作的重要性，提升了職業榮譽感。

1.3 業務融合創新，提升了機關工作的實效

在傳統管理模式中，檔案管理往往是由機關檔案室來完成，整個流程與其他業務部門關系不大，二者是相互隔離狀態，不論是檔案整理、還是查詢利用、互聯互通，都存在機關檔案管理與業務工作“兩張皮”的現象。信息技術強化了檔案管理和業務工作的有機融合，實現了從“單兵作戰”到“協同共治”的轉變，機關單位的無紙化辦公，推動了電子檔案的快速發展，電子檔案從產生就進入了存儲和歸檔的模式，實現了一鍵式檔案管理，每個業務人員既是檔案產生者，也是檔案歸檔者，極大方便了機關檔案的規范化管理。機關檔案信息化管理軟件的應用，使內部檔案查詢流程縮短，減少了審批環節，提升了查詢效率，推動了機關其他業務的開展。信息化也提高了檔案管理的實效性，延長了檔案存儲的時間，有利于更好地服務于機關單位的中心任務，持續發揮檔案的獨特價值。

2 新時代機關檔案管理創新的困境

2.1 要素制約，檔案管理創新的硬件設施不達標

機關檔案管理創新需要物質條件作為支撐。目前，機關檔案管理創新在基礎上還有差距，主要是兩個原因：一是思想觀念轉變不及時。對檔案信息化的認識不到位，對于信息化建設的重要作用缺乏正確的認知，重視程度不夠。有的對于檔案信息化建設接受程度較低，怕出現檔案泄密，影響檔案信息化建設的整體進程，進而影響檔案管理的創新發展。二是資金投入不足。目前在嚴控三公經費的環境下，機關事業單位辦公經費比較緊張，再拿出一部分資金購置檔案信息化設備，對于單位本身來說比較困難。同時，檔案信息化建設是投入效益回報率低、周期長，短時間內很難取得經濟效益或者作為單位的亮點工作，有的單位從自身建設角度來講也不愿意投入較大的資金進行信息化建設。

2.2 技術制約，機關檔案信息化存在安全漏洞

一是存儲介質存在隱患。目前，有條件的單位已建立數據服務器，但是大多數單位的信息化存儲還是依靠硬盤和光盤等。這類存儲介質攜帶方便，但是性能不夠穩定。如果存儲介質損壞，檔案信息遭受不可逆轉的損失。二是檔案信息化存在安全漏洞。隨著信息技術的不斷發展，信息競爭、黑客攻擊等人為惡意破壞因素的存在，檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面，使得檔案信息系統變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。從事黑客的人或組織可能會不斷地尋找檔案網絡系統上的漏洞，以潛入檔案信息系統。一旦網絡被人攻破，機密的數據、資料可能會被盜取，網絡可能會被損壞，給工作帶來難以預測的損失。

2.3 模式制約[1]，檔案信息化保障機制有所欠缺

一是專業化隊伍嚴重不足。檔案管理的專業人才不足、綜合素質不高已成為機關檔案信息化高質量發展重要制約因素。很多檔案管理人員沒有參加過檔案信息化知識的系統培訓，不能完全適應新時代對檔案工作的要求。二是機關內部檔案資源整理難度較大。機關大檔案管理的理念還未真正樹立起來，有的部門還是獨立作戰，缺乏合作意識和整體觀念，導致檔案管理的工作效率較低，檔案管理處于多頭管理模式。業務檔案納入綜合檔案管理的程度較低，很多單位的網上辦公系統與檔案管理系統不兼容，兩個系統操作軟件、文件格式、存儲方式都不盡相同，導致檔案收集、整理、歸檔需要兩套機制進行，資源無法得到有效的整合和利用。

3 新時代機關檔案管理創新路徑分析

3.1 要素層重構，打牢機關檔案管理創新的基礎

3.1.1轉變檔案管理理念。思想是行動的先導，沒有理念的轉變就沒有檔案管理機制的革新。新時代，以大數據為代表的新一代信息技術在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，改變了檔案管理的手段和面貌。但是，一些機關事業單位的主要負責同志依然停留在紙質檔案管理模式中，比如有的機關電子檔案推進力度緩慢，仍然采用紙質文件的批閱、收發、存檔；有的單位電子檔案管理和紙質檔案“雙套制”同步，造成了資源的嚴重浪費。因此，要把思想轉變作為推動檔案管理創新發展的重點，充分認識檔案數據化管理的重要性，順應檔案事業發展趨勢，提升現代化管理思維。

3.1.2加強資金扶持力度。切實提高政治站位，堅持把支持保障檔案工作發展作為促進經濟社會全面發展的有效途徑和舉措，全面增強做好檔案工作的責任感和使命感，嚴格按照新時代檔案工作發展的客觀需要，找準關鍵環節，優化支出結構，明確責任科室，強化協作配合，全面加強同檔案部門信息共享和溝通協調，科學測算檔案工作資金需求，確保把每年每卷不低于3元的檔案維護費落到實處。強化對檔案工作的支持保障，科學合理核定檔案工作經費。加強檔案專項資金全過程預算績效管理，強化事前、事中、事后監管力度。分項目編制績效目標，與年初預算一并提交人代會審核并向社會公開；對績效目標完成情況開展運行監控，全面掌握績效目標的實現程度、項目實施進度、支出執行進度；項目實施完成后，及時開展自評及財政重點評價，確保專款專用，提高資金使用效益。

3.1.3創新檔案人才培養方式。成立檔案人才工作領導小組，定期召開專題會議研究檔案人才工作，制定檔案人才工作責任制，出臺《年輕干部輪訓提升制度》《檔案培訓教育制度》等制度，構建“檔案工作者培養鏈”。將檔案人才工作納入科室綜合考核評價體系。開展培訓需求調研，制定年度專題培訓計劃，開辦知識講堂，實現檔案教育常態化。邀請專家圍繞檔案行政管理、檔案信息化建設等業務進行專題授課，逐步打造一批精品課程，全面提升檔案人才素質。

3.2 技術層賦能，以信息化建設引領檔案工作提檔升級

3.2.1建立信息化建設的體制機制。按照“科學規劃，持續投入，分步實施”的工作思路，統一思想、提高認識，增強檔案工作人員抓好檔案信息化工作的責任感和緊迫感。完善機房、網絡、數據、設施設備管理和檔案數字化管理等制度，明確主管領導，落實責任人，按“誰主管誰負責、誰使用誰負責”的原則，從制度上落實到人，責任到人。將檔案數字化工作列為每年重點工作來抓，形成了責任明確、分工協作、齊抓共管的良好格局。要根據檔案資源逐年穩步增長的趨勢，建設完善涵蓋文書檔案、民生檔案、專業檔案、重點建設項目檔案、聲像檔案等多個門類的檔案資源數據庫。

3.2.2大力實施檔案“存量數字化、增量電子化”。加快推進檔案數字化加工項目，嚴格按照相關要求對加工場地、項目配置、數字化加工流程及標準等進行優化，保證項目按規范程序執行。開展經常性電視新聞、網站信息等資源的采集工作，積極參與收集全市重大事件和重大活動檔案資料，作為數字檔案資源的重要補充。

3.2.3逐步提升管理信息化。以年度為時間節點，整理收文、發文及相關會議檔案資料，整理歸檔及移交至檔案室或者檔案部門的文件全部實現了信息化管理。同時，以實名制數據庫為基礎，結合機構業務日常辦理情況，加強機關單位業務工作信息化管理，及時更新數據，切實做到數據采集信息實、底數清、情況明。進一步方便了機構業務辦理，有效推進了業務檔案信息化建設，充分發揮了信息化系統在服務機關大局工作中的積極作用。

3.3 模式層更新，以檔案服務轉型推動機關檔案高質量發展

3.3.1加強數據共享利用，更好服務人民群眾。聚焦群眾查檔需求，與重點涉民單位建立聯動機制，部門共享，專業檔案下沉一線，以“部門并聯”+“一站服務”的模式，不斷擴大民生檔案接收范圍，深化推進館室協同利用和在線出證，不斷加快民生檔案“一站查”步伐，著力破解群眾“到處查”煩惱。同時以高數字化率的館藏資源為基礎，依托協同辦公系統，建立在線取檔互認互信機制，促進“多件事”向“一件事”靠攏、“分頭辦”向“協同辦”發展，打通部門壁壘。從市級機關層面上來看，要建立檔案共建共享利用平臺，推出查檔直通車應用場景，簡化館室借閱、跨全宗借閱手續，打好數據遠程利用組合拳。通過該平臺開放共享館藏檔案資源、返還進館檔案數據，打造百姓“家門口的檔案館”，就近受理群眾婚姻、土地承包等檔案查詢申請，推動民生檔案資源實現實時共享、協同利用、在線出證，真正做到了群眾查檔不出戶。

3.3.2織密檔案數據安全保障網，確保檔案資料絕對安全。安全是機關檔案工作的底線。伴隨信息化帶來的變化，檔案安全風險也與日俱增。要把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環節。利用現代化手段全方位做好檔案安全保密防護，加強檔案數字化外包服務企業管理，建立檔案數字化外包保密制度和檔案數字化外包流程操作規程；落實技防措施，嚴格計算機設備、網絡、數據光盤等載體管理。利用入侵防御系統實時檢測并防御局域網可能存在的網絡危險；利用數據庫監測和跟蹤系統數據動向，利用防火墻在互聯網入口增加一道安全屏障，全方位保障檔案數據和計算機的安全。每日做好機房設備運行情況登記，為機房重點部位安裝滅火盾，進一步筑牢機房防火安全防線；將機房電線設為專線，確保機房用電安全。根據工作職能調整，建立完善檔案信息安全工作管理機制，制定《網絡與信息系統安全應急預案》等規章制度，全體人員簽訂《在崗人員保密承諾書》[2]，嚴格落實檔案信息安全責任制，確保檔案信息安全工作落實。要召開專題學習會對單位人員進行檔案信息安全教育培訓，重點講述檔案信息與保密工作的重要關系、檔案信息在保密工作中存在的突出問題、檔案信息保密的重要性和泄密的危害、泄密發生后違法違紀責任追究等有關內容，進一步增強干部職工的檔案信息安全意識。

參考文獻

[1]劉輝.檔案信息安全保障工作中的問題與對策[J].蘭臺世界，2013（10）：25.

[2]李靜波.淺析檔案安全體系建立的幾個問題[J].才智，2012（08）：30.

作者簡介：姜珊珊（1983— ），大學學歷，德州市平原縣衛生健康局中級專業技術人員，研究方向：檔案管理。