新時代人才交流服務中心檔案社會化管理策略探究

孫麗

摘 要：隨著社會信息資源不斷走向多元化多樣化，促進信息高效管理，提升信息流通速度，進而推動檔案資源社會化，是未來各行各業需要面臨的難題。在此背景下，人才交流服務中心檔案管理部門需要轉變傳統的被動服務方式，通過業務轉型、管理升級、流程再造、宣傳推廣等方式，將人才管理工作主動、深度融入社會發展各方面，推動其他領域人才工作發生正向改變，提高人才中心在各項事業發展中的參與度和貢獻力，進而實現人才檔案信息化管理、社會化服務。本文從人才中心檔案社會化管理必要性、現狀及存在問題、未來優化路徑為出發點，提出系列發展建議。

關鍵詞：人才工作；信息化管理；社會化服務

檔案工作社會化是指檔案工作與社會發展相互作用，通過檔案資源匯集化、檔案管理信息化、檔案人員專業化和檔案服務社會化等多種優化升級策略融入社會[1]，進一步推動各行各業良性發展。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，要“深入推進檔案利用體系建設，充分實現檔案對國家和社會的價值”，強調檔案工作對社會發展所具有的積極促進作用。人才中心依托檔案社會化、信息化管理，實現對部門單位、社會團體、行業協會、知名院校等地人才的全方位、多層次、高效率管理，并將其作為黨委政府相關工作決策的重要依據，從而能夠在今后干部調整、人才引進、崗位匹配、職稱考核等方面提供精準數據支持，有效改革人才管理制度，快速建設專業性強、匹配度高的人才隊伍，使人員管理變得更加科學化、有序化。

1 人才中心檔案社會化管理必要性

1.1 充分發揮單位職能，為社會化管理提供保障

檔案是對個人過去學習成果、工作經歷、政治思想、社會關系的記載，也是各行各業面向社會選拔人才的關鍵依據[2]。在新時代背景下，工作理念、目標、形式和內容都發生變化，對人才的需求也在不斷上升，實現檔案社會化、信息化管理，是為推進各項工作未來發展戰略、推動經濟高質量發展、建設多元化人才搭建平臺的關鍵舉措，也是人才中心積極服務人才工作大局的重要手段。

1.2 提升人才管理效率，優化人才服務水平

在傳統模式下，人才中心檔案管理大多采用以紙質檔案、人工查詢的方式進行，效率低，甚至會對檔案實體造成不可逆的損壞。隨著社會的不斷發展和檔案社會化、信息化管理體系的不斷健全，產生的人才數據及相關工作文件數量也隨之呈幾何級增長，員工在工作時面臨較大的負擔，在管理過程中需要耗費大量的人力物力財力，且工作效果不明顯，無法保證信息的完整性、準確性、真實性，檔案價值無從體現。在新時代背景下，大數據、人工智能、計算機網絡等新興技術的出現，檔案管理實現社會化和信息化逐漸取代傳統的人工管理模式。管理系統平臺使得大量的人才數據信息得以低成本安全存儲，讓用戶通過方便快捷的信息數據查詢界面進行多元化管理，在數據查詢過程中依托搜索引擎，檢索速度得到質的飛躍，且準確性、可靠性較強，為高效開展人才管理工作打下扎實基礎。

2 人才中心檔案社會化管理現狀及存在問題

2.1 檔案管理重視程度不夠

一是領導者對人才檔案社會化、信息化管理沒有進行充分的認知，接受程度較低，工作推進力度較小，制約了人才交流管理事業健康快速發展。二是沒有設置專門人事檔案管理機構。責任內容界定不夠清晰，責任內容不細化、任務分解不到位，管理制度不完善，個別崗位負責人落實不到位，崗位責任制流于形式，缺乏專門管理辦法，檔案管理標準和工作流程還不明確，激勵機制和監督機制還不完善，導致信息管理工作的時效性明顯較低。三是檔案工作服務主動性較低。人才中心對外服務的方式大多是被動地提供信息參考，面向社會的主動性服務不夠，服務質量有待提升，導致檔案信息資源整合能力差，遠遠達不到社會對人才的需求，無法充分發揮檔案價值。

2.2 檔案信息資源管理平臺建設不完善

一是系統平臺研發投入不夠大，在建設初期尚未向有關部門申請足夠的資金保障，使得硬件設施匹配度較低。二是對外包公司了解不深入，尚未開展全面的行業內部調研，導致系統平臺開發與實際工作需求結合不完整，軟件開發功能性較差，總體性能存在很多缺陷，對于數據的查詢、調用、保管存在一定阻礙，無法高效應用到工作中，跟不上日常管理的節奏。三是系統安全性工作開展水平較低，尚未開展應急突發事項演練等安全工作，沒有配備較強的安全管理設備、防火墻、殺毒軟件，病毒庫沒有做到實時更新，容易對系統內數據產生泄密、丟失、損壞的風險。

2.3 管理人員綜合素質有待加強

檔案工作是人才中心工作流程中的關鍵環節，其工作性質、特點要求檔案管理人才隊伍必須具有相對穩定性和工作連續性。當前階段，檔案事業在人才管理系統體制改革、實現高質量發展方面大有可為，但由于政策支持、領導重視程度、培養方式單一等各方面原因，整體呈現出的綜合型人才缺乏現象仍十分明顯，尤其在一些基層人才交流平臺，檔案工作人員流動性較大，崗位調動頻繁，有些甚至未參加信息化、檔案管理專業培訓直接上崗，整體專業素質有待加強。現有工作人員普遍年齡較大，學歷較低，學習能力較差，專業知識不夠扎實。檔案人才隊伍建設方面的問題日益突出，嚴重制約了新時代人才交流部門檔案事業的可持續發展。

3 人才中心檔案社會化管理未來優化路徑

3.1 加強檔案組織領導，建立健全管理體系

人才檔案工作是加強各部門單位組織建設的重要組成部分，是教育培養、選拔任用、管理監督干部的重要依據。人才中心領導要進一步提高對檔案工作重要性的認識，牢固樹立大局觀念和服務理念，多措并舉完善檔案管理體系。一要成立以一把手為組長、分管領導為副組長、人才中心檔案管理科室全體成員為組員的檔案工作領導小組。進一步加強和改進新時期檔案管理工作，組織協調檔案管理過程中遇到的實際問題。要求內設其他機構要嚴格落實領導小組及檔案業務科室關于人才檔案相關工作的安排部署，定期組織開展本部門人才檔案收集、整理、保管工作，形成明確職責，分工合理的工作機制。二要持續強化檔案規范管理的意識。嚴格落實《檔案法》，對收集到的每一卷檔案進行科學整理，從嚴落實檔案建立、接收、保管、轉遞、信息化、統計和保密等各項制度，按時間節點和具體要求做好檔案收集、鑒別、整理和歸檔工作，確保檔案完整齊全，全面記錄人才成長經歷，真正實現檔案資源管理社會化。

3.2 加大檔案宣傳力度，不斷豐富數據資源

檔案工作服務大眾、服務民生、服務經濟社會發展是時代賦予檔案部門新時期的重要任務。人才中心作為社會各類人才信息資源的集聚地，要進一步提升信息資源整合水平，著力加強覆蓋當地全域的檔案資源體系建設，把社會服務轉型發展作為檔案工作的新坐標，進一步彰顯檔案服務的新魅力。一是靈活運用檔案展覽、現場宣傳、專題講座、體驗活動等方式扎實開展豐富多樣的檔案宣傳活動，以布置展板、發放宣傳單和宣傳手冊、設立咨詢臺、工作人員現場講解等多種途徑，對檔案法、人才檔案查詢利用服務指南、政府招聘信息公開指南等知識向人民群眾進行宣傳講解，提升社會公眾檔案意識，發揮檔案存史資政的重要作用。二是實施宏觀調控，研究制定歸檔管理制度，做好各部門單位日常工作中形成的各種人力資源文件材料的收集整理， 立卷和歸檔等方面的監督、檢查、指導工作，使之符合檔案管理的規定與要求，并按照相關規定定期開展集中歸檔工作，不斷充實人才信息資源庫。三是充分利用計算機網絡等先進技術，要求檔案部門密切和有關單位、部門簽訂數據傳輸協議，推動緊密聯系，相互配合，實現人才檔案資源數據化、安全化在線傳輸，提升歸檔效率，人才中心檔案管理者要在數據整理編目的基礎上，根據人才需求，有針對性地組織信息，進行深度編纂加工并主動向社會發布，使其內在價值得到提升，彰顯資源整合作用，為將來人才檔案信息資源共建共享機制建設的發展與完善奠定堅實的信息基礎。

3.3 運用現代科學技術，著力強化設施建設

科技是第一生產力。隨著社會各行各業進入信息化管理時代，在“互聯網+政務服務”潮流的推動下，人才中心檔案管理也應充分借助人工智能、數據挖掘、計算機網絡、物聯網、操作系統等先進技術，不斷加快硬件投入和管理平臺功能開發，實現檔案社會化、信息化管理與人才需求之間的聯動機制。根據各部門單位、企業、院校對人力資源的需求開展快速便捷的數據檢索，切實提高人才中心自身服務效率和檔案信息資源的真實性、完整性、有效性。一是檔案部門領導要強化數字化、信息化、智慧化意識。深入探索檔案高效管理的新路子、新途徑，要深入市場調研，結合當地人才資源工作發展需求，探索適合自身發展的系統平臺和可行性方案，同時要積極與人力資源上級分管部門爭取財政支持，推動平臺保質保量完成建設。二是要及時了解現代新興科學技術的內涵。將大數據、云計算、數據挖掘等技術與綜合檔案管理平臺相結合，持續優化檔案數字資源建設，努力為各部門單位及廣大群眾提供新興智慧化服務[3]。三是要建立健全檔案信息資源收集整合、管理利用、存儲共享工作機制。進一步完善人力資源檔案信息化管理工作的監督和績效化評價制度，實現對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工走向制度化、科學化、合理化，促進人才資源有序流動，從而保證檔案管理規范化建設的順利進行。四是加大經費投入。申請專項運維資金，完善檔案信息資源管理設備，保證庫房、機房基礎設施可維持正常工作，定期檢查檔案密集架、服務器、存儲器、光盤庫、安全設備、消防設備、精密空調等硬件運轉情況，發現問題及時更改，如遇突發事件采取應急預案，確保機房設備系統正常運行，讓庫房、機房環境更加安全、智能、環保，為進一步優化網絡運行環境、筑牢網絡安全籬笆提供強有力硬件支撐和堅強保障[4]。

3.4 豐富理論學習實踐，優化隊伍整體水平

人才是第一資源。人才中心未來要實現可持續發展，必須打造一支政治覺悟過硬、業務能力較強、工作作風扎實的高素質人才隊伍。檔案管理隊伍也應如此，人才中心要創新學習載體豐富學習形式，堅持在檔案業務理論知識上用心、集中學上發力、廣泛學上創新，通過線上線下同步學、研討交流深化學、撰寫心得感悟學，使檔案管理人員綜合水平提升實現制度化、規范化。一是健全組織領導機制。將理論學習作為年度工作重點持續推進，單位部門負責人要制定學習方案，抓好督促落實，不斷創新學習方式，豐富學習形式，推動理論學習、業務學習往實里走、往深里走、往心里走，實現常態化長效化發展，同時要引導全體檔案管理人員堅持在崗位中加強練兵，邊學邊干、學干結合，努力營造人人愛學習，事事爭先進的熱烈氛圍。二是多措并舉開辦活動。采取“線上+線下”“引進來+走出去”相結合的方式，通過邀請教授開展宣講、舉辦讀書班、技能實操大比拼等形式開展業務提升活動。同時領導者或管理者要時常帶隊外出考察，以探索行業最先進工作模板為目標，調查研究和能力提升齊頭并進，進一步拓寬自身視野，結合自身發展實際，創新工作思路，對標先進，比學趕超，聽取先進單位意見建議，科學客觀分析人才交流中心在檔案管理工作中的特點優勢和短板弱項，為今后工作開展明確方向[5]。三是健全學習考勤檔案機制。要始終高度重視理論學習的考勤檔案建設，注重集中學習和個人自學相結合，提升學習效果和質量，始終堅持學習前制定活動方案做好準備工作、學習中嚴格考勤做好學習記錄、學習后收集整理歸檔資料建好學習檔案的全流程工作機制，按照時間節點和要求嚴格執行，確保每位工作人員學習內容、時間、人員、質量落到實處，切實把理論學習轉化為工作的實際成效。

結語

人才中心對我國人力資源分配起著重要的作用，是發揮政府在市場經濟中的選人用人引導服務作用的主陣地，也是為就業者和需求單位提供交流的平臺。在新時代發展背景下，人才中心對于檔案高效社會化、信息化管理的重視程度與日俱增，作為行業內各單位領導者和檔案管理人員，必須要順應時代潮流，采取多樣化、多種類、多層次的工作方式，不斷提升檔案管理工作效率，進一步挖掘人才檔案的潛在價值，努力打造一支數量充足、素質優良、結構合理、堪當重任的中青年干部隊伍，切實增強適應新時代體制改革發展要求的本領能力，在人才培訓、人才評選、人才推薦、人力資源數據收集、人才信息發布以及提供人力資源服務等方面，推動部門單位、社會團體、行業協會、知名院校人才選拔工作不斷朝著更高質量、更有效率、更加公平、更可持續的方向前進，為繪制新時代推進社會現代化強國建設的宏偉藍圖貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]潘雙艷.人才交流中心畢業生檔案信息服務與管理策略[J].蘭臺內外，2022（33）：77-78+74.

[2]李春強.探析教育系統干部人事檔案管理質量提升策略[J].蘭臺內外，2022（34）：31-33.

[3]潘德花.新時代檔案管理工作的思考[J].文化產業，2021（21）：78-79.

[4]白云波.人才交流服務中心檔案管理現狀及對策探析[J].人才資源開發，2018（08）：21-22.

[5]包太敏.人才交流中心對干部人事檔案信息化的對策[J].黑龍江史志，2014（03）：128-129.

（作者單位：梅河口市人才交流服務中心）