檔案數字化建設與企業檔案管理研究

李華

摘 要：作為企業發展過程中的重要工作類型，企業檔案管理工作的重要性毋庸置疑。而在信息時代背景下，伴隨企業規模的持續擴大，其日常所產生的數據量同樣極為龐大，給檔案信息管理工作帶來了諸多挑戰。為此，需針對檔案展開數字化建設工作，進而在提高工作效率的同時，滿足新時代對于企業的發展要求。文章簡述了檔案管理與數字化建設重要性，基于對檔案數字化建設要點的分析探討了其建設優勢，提出了幾點數字化建設與有效管理建議，希望能夠為同行業工作者提供一些幫助。

關鍵詞：檔案；數字化建設；企業；管理；建議

互聯網信息技術的優勢已經融入各行業，并進一步提高工作效率。企業檔案管理工作融入互聯網信息技術，可助力企業實現檔案數字化建設，并為龐大的檔案信息提供全面管理的方便條件。因此，部門和領導要重視檔案數字化建設，加大推動互聯網信息技術的應用力度，奠定企業持續發展的重要基礎。

1 企業檔案管理與數字化建設的重要性

1.1 有助于提高檔案管理質量

企業檔案數字化建設在信息時代背景下已經成為匹配時代發展規律、提高檔案管理工作效率的整體趨勢，可起到進一步優化檔案管理工作的作用。原本的紙質檔案信息通過上傳至云端，可實現原始信息的數字化轉換，打破以往紙質檔案利用方面的空間與時間限制，確保檔案信息在有需求利用的情況下被更多利用者及時調閱與分析，解決以往的檔案封閉化管理所帶來的一系列問題，達到服務型工作狀態的轉化目的[1]。信息化技術手段的使用，促進整個檔案保存流程表現出永久性特征，解決以往紙質檔案易丟失、易破損等問題，保證檔案信息資源的配置合理性，為企業在決策與長期發展過程中提供更為優質的服務條件。

1.2 匹配新時代發展需求

信息時代背景下要求企業的發展將檔案管理作為優先考慮的工作類型，明確其在企業發展過程中的戰略地位。為此，建議組建檔案信息職能部門，負責紙質檔案的數字化轉換與新產生檔案數據的上傳、管理、分析等工作，實現信息資源高效共享與應用目標[2]。各個部門的員工同樣需要根據其自身職位分配包含不同權限的檔案提取賬號，將檔案信息在技術、管理等層面的應用優勢予以充分發揮，為員工提供更多的信息使用方便條件。還需加大對檔案信息的篩選力度，做好對應的信息整理與服務工作，確保篩選獲得檔案信息的真實性與完整性，奠定后續企業科學決策的參考保障基礎。

2 檔案數字化建設要點分析

2.1 文書電子檔案整理

對于企業來說，在其日常經營管理過程中，各類的文書檔案產生量極為龐大， 保證檔案信息的管理效果較為關鍵。首先是內部文件。依照不同部門、不同保存年限、不同保密等級等進行分類整理、保管，同時做好數據備份工作。這樣，即使一個服務器出現問題，仍有備用服務器與云端服務器保存了相應檔案信息[3]。為此，建議組建相應的檔案管理系統，做好分類整理工作，提供更多的服務條件，確保文書檔案文件目錄及時更新，為后續查找與應用提供方便。其次是外來文件。檔案管理人員需定期對外來文件進行收集與整理，并做好相應的數字化掃描工作，確保檔案信息可完整上傳至云端。此外，需做好網絡辦公系統的配套工作，各類公文的審批、傳遞、蓋章等流程均能夠在網絡層面操作，進而將工作效率與質量進一步提升，確保整個工作流程的透明性與清晰性[4]。無論哪個環節出現問題，均可依照對應的網絡足跡進行問題溯源，及時定位第一責任人，避免出現責任推諉現象。針對已經整理完畢的文件類型，要求檔案管理部門展開相應工作，確保存檔的統一性，明確各類檔案信息的保密等級與具體的保管期限，確定分類號與檔案號，以方便后續工作人員的信息查閱與隨時調用。

2.2 科技電子檔案整理

對于某些生產型與研發型企業來說，在其日常運營環節涉及的技術類文件數量較多，例如設備圖紙、組織方案等，需依照科技檔案的種類做好分類與歸檔工作。對于較為重要的設備、技術方案等應及時展開檔案存儲，完整掃描相應檔案信息，例如購置合同、設備配置清單、保修細則等，將多種信息上傳至云端平臺[5]。為進一步保證檔案資料的安全性，建議以U盤存儲、光盤刻錄等方式同步展開備份工作，進而起到雙重的檔案信息保護作用。

2.3 會計電子檔案整理

對于企業來說，其財務信息需及時展開數字化檔案建設工作。首先是工資單。需確保所有員工信息完整記錄于檔案，并應進行實時更新，明確每個員工的部門、職責、工資、保險等[6]。員工對工資產生疑問，需確保檔案查找的及時性，確保能夠在第一時間獲取到合理解釋，確保整個工資發放環節的透明與公平。其次是在企業運營環節包含了諸多資金出納內容。需及時將賬本信息存儲于云端，保證數據化操作效果。所有的資金流通行為均應進行及時記錄與整理，對應的每一筆資金流動均能夠在第一時間找到對應部門與審核人員，并同步開展電子簽名上傳等工作，確保賬本數據的真實性與有效性。

3 企業檔案數字化建設優勢

3.1 高效的檔案信息處理

企業日常運營過程中所產生的數據量極為龐大，其中包含了組織各類活動的時間、內容、手段以及文件資料等，若依舊選擇使用紙質文件對內熱用進行來記錄，則在難以保證保存長久性的同時，也極容易由于填寫不規范等原因導致后續使用較為困難。而在對紙質檔案進行數字化轉換后，將進一步提高檔案信息的使用有效性，在短時間內即可將檔案信息高效傳遞給各個部門，充分發揮其信息價值。以企業需要針對設備展開更新與技術改造為例，過程中往往會產生較多圖紙，在對圖紙進行CAD數字化轉換后，可確保每一項變動記錄的及時性，并可根據日期進行分類存儲，方便工作人員隨時進行調用[7]。從實際情況來看，相較紙質圖紙，數字化圖紙的靈活性更強且生命力更為旺盛，全面提高了企業的工作效率，并基于數字化信息提供給了企業更高的檔案使用價值。

3.2 檔案分類科學合理

從以往的實際檔案管理情況來看，由于工作人員不具備科學整理檔案信息的意識，工作過程中強制性的規范制度始終處于缺失狀態，使得即使有該部分工作人員根據標準進行了紙質檔案整理，檔案可用性仍較弱。而在展開檔案數字化建設工作后，可以使用計算機中的軟件自動對檔案進行分類整理，簡單操作下就可對大量數據進行批量轉移與統一命名，為后續檔案信息的使用提供方便條件，所有展示的檔案信息更為透明與清晰。若工作人員有查閱需求，只需要輸入關鍵詞即可進行檔案檢索，高效化的檔案獲取更有利于企業維持高質量生產與經營狀態。

3.3 及時更新業務知識

檔案數字化建設工作的展開，促使檔案管理人員能夠主動學習更多的計算機云端管理技術，持續夯實自身的知識基礎并提高信息化處理、檔案維護管理水平，確保檔案信息能夠在有效的管理流程中維持實時更新狀態，進而確保收納檔案數據的真實性與可靠性。對于企業來說，不斷學習先進管理內容并及時對自身的知識儲備進行更新的檔案管理人員，是維持企業高質量發展狀態的重要后備力量之一。

4 企業檔案數字化建設與管理建議

4.1 建設檔案目錄數據庫

依照國家檔案局有關檔案數據庫的建設標準，建設并持續完善檔案目錄數據庫極為關鍵。檔案管理人員首先對檔案進行分類，依據檔案的名稱與具體內容，將關鍵數據輸入計算機進而形成相應目錄數據庫。員工可基于此類數據庫進行快速的資料檢索，并提供給管理人員更多的便利條件[8]。檔案目錄數據庫的建立對于企業來說同樣十分重要，可借助網絡傳輸模式將企業的狀態變化記錄于數據庫，進而起到信息資料實時更新的作用。企業檔案管理人員可確保所查閱數據的更新及時，保證其使用方面的有效性，整個管理流程也更為有序。

4.2 建立檔案專題數據庫

為滿足部分特殊的檢索需求，一般需要建立檔案專題數據庫。以館藏檔案為例，僅僅憑借目錄無法確保所有檢索問題的定位及時性。伴隨客觀需求的持續變化，集中利用檔案的情況時有發生，因此建立檔案專題數據庫可保證檔案數據利用的全面性與有效性。建議針對館藏內容預先確定對所有專題數據的具體布局，基于需求分批展開專題數據庫的建立，并依據具體內容與檢索需要持續完善數據結構。

4.3 打造數字化檔案服務工程

局域網、互聯網是數字化檔案利用服務工作打造的關鍵平臺類型。因此，需基于安全管理制度、數字加工技術以及網絡運行機制聯合處理數字化檔案信息。通常情況下，數字化檔案服務工程需要使用數字水印或防火墻技術，在技術層面保證數據使用的安全性，并充分利用網絡確保檔案可發揮其法律效應，以遠程的方式提供給使用者更多的數字化檔案便利使用條件。

首先是局域網層面的數字化檔案使用。依照《干部人事檔案工作條例》第四章第二十三條的相關標準，所有用戶在局域網環境下均享有檔案信息檢索權限，可借助于目錄數字化檔案進行全文掃描，基于計算機軟硬件配合實現數字化檔案轉化。由于當下已經逐步完善了對數字化檔案信息使用層面的法律法規支持，進而保證了在檔案管理過程中實際融入到電子政務供應的新方法。其次是互聯網層面的數字化檔案使用。基于檔案網站，可使用CA認證等方法，為領導提供遠程數據審批的條件，并可根據實際需要對檔案進行遠程查閱與打印等[9]。以CA證書發送給相關單位或立檔單位為例，可為CA用戶提供遠程的法律證明文件，其也是數字化自身法律效應予以展現的主要過程，可減少由于異地因素而帶來的現場查閱不便，繼而真正將數字化檔案管理與電腦政務相結合，使其變為現實應用場景。

4.4 培養檔案管理人員互聯網思維

對于檔案資源管理來說，在信息時代背景下多為利用網絡平臺與信息技術，因此需提高對培養更多檔案管理人才的重視，并強調協助管理人員樹立互聯網思維，其也是打造高素質檔案管理團隊的重要基礎[10]。由于檔案管理工作在保密性方面的特殊性，對于檔案管理人員來說，在新時代發展背景下，安全維護、網絡運營、軟件開發等應作為其必需的工作素質。這就要求單位定期組織開展檔案管理人員在工作技能方面的培訓工作。此外，需持續引進更多網絡技術水平較高的高素質人才，使其融入到實際檔案工作中，促使檔案數字化建設工作，明確其創新與實效的發展方向。

4.5 統一檔案管理系統

對于當下的檔案管理工作來說，所使用的管理軟件需要將其適應性進一步提升，維持系統軟件在研發與檔案信息化建設發展層面的一致性。此外，需確保對檔案業務跟蹤了解的全面性，跟隨檔案信息化標準的創新步伐，做好相應的工作，且需基于企業當下的生產經營模式與實際的工作流程，用以建立對應的檔案數據庫。如此，方可構建出具有統一性特點的管理系統，相應地，提供給數字化檔案運轉過程統一的標準平臺。

4.6 加大業務監管力度

從當下的企業業務部門實際工作情況來看，企業多數部門并未提高對電子歸檔環節的重視，因此需強調檔案資源數字化建設的重要性，解決在增量檔案數字化發展層面的限制問題，進而提高基層信息化工作質量。為此，要求需加大對企業整個檔案信息化業務的監管力度，確保增量電子化標準制定與執行的嚴謹性，并需全面推進檔案信息管理系統的定期升級與維護工作，為實現數字化建設在督導與考查方面的常規化目標奠定基礎。在檔案數字化工作已經初步完成的背景下，針對檔案展開數字化建設的要點，應逐步轉移至基層單位與基層部門的檔案數字化建設層面，要求企業加大科研力度，盡快實現增量與存量檔案信息的電子化，達到全面建設數字化企業的最終目的。

結語

綜上所述，檔案數字化建設與管理在企業運營過程中所起到的重要作用毋庸置疑。從實際情況來看，紙質檔案至數字檔案的轉換，可將檔案利用效率與質量進一步提升，進而幫助企業提升自身的市場競爭力。為此，需切實落實相應的檔案數字化建設與管理措施，進而為企業的可持續性發展奠定堅實基礎。

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（作者單位：陜西省延安市延長油田股份有限公司杏子川采油廠）