商業智能在檔案信息資源開發利用中的應用

文/合肥師范學院 張成成

美國加特納集團（Gartner Group）在1996 年提出商業智能的概念。隨著大數據、人工智能的發展，商業智能近年來越來越受到人們的重視。檔案信息資源，作為信息資源的重要組成部分，具有資源豐富、形式多樣、分類科學的特點，基于檔案信息資源進行商業智能信息展現與利用，以作為信息資源開發利用的重要形式，有著很大的優勢，但目前少被人重視。

一、商業智能

(一)商業智能的定義。在工作中，我們每天會接觸大量的信息，但是接觸知識卻很少，大部分信息是沒有經過加工或者只經過初步加工的零散信息，這些信息對我們的作用很小，需要我們花費很多時間去計算和分析，最終才能轉化為知識。而商業智能是在信息利用的基礎上發展起來的更高級的信息利用形式，商業智能通過數據倉庫(Data Warehousing)、輔助決策分析的聯機分析處理（OLAP）工具和數據挖掘(Data Mining)等技術把數據轉化為直觀的知識，幫助利用者做出正確決策。這里所涉及的數據信息來源廣泛，包括各種活動中形成的檔案信息，既指各信息系統（CRM、SCM、ERP、HR）的信息，又指各種類型（訂單、庫存、交易賬目、客戶和供應商資料）的信息。通過對這些信息進行處理，把它轉化成為可以直接提供決策的圖表等直觀的知識。

通過對商業智能內涵的理解，我們可以將商業智能定義為：是用來處理組織中現有數據，并將其轉換成知識、分析和結論等，為決策者或利用者做出正確且明智的決定的工具。

（二）商業智能的特點。1.數據來源的廣泛性。從數據來源上來說，數據倉庫中的數據源不僅來源于組織內部的業務數據、辦公數據、歷史數據，還包括來源于組織外部一些數據，如互聯網上數據和其他一些數據結構的數據。2.信息技術的深度應用。從技術上來說，商業智能涉及的技術主要有大數據(Big Data)、聯機分析處理（OLAP）、圖形頁面交互（GUI）、多維數據模型（Multidimensional Data Model）、數據挖掘等。3.信息展現的多樣性。從展現形式來說，商業智能產生的信息展現形式多樣，包括統計圖和統計數據表等多種形式。以上這些特點，可以更好地滿足檔案利用者需求。檔案利用者在進行檔案信息資源開發利用時，更希望利用信息有更大的廣度，利用手段的便捷化，利用結果的多樣化。

（三）商業智能的四個核心功能。為了更好地將商業智能應用于檔案信息資源的開發和利用，必須先了解其功能，主要有以下四個核心功能：1.數據倉庫。商業智能發揮著數據存儲倉庫的功能，數據來源的廣泛性決定其存儲資源的豐富性。多種信息技術的支持，使得該數據倉庫能夠穩定和安全的運行。2.數據ETL。ETL（Extract Transform Load）是指從來源端將數據提取、加載和轉換至目的端的過程。數據ETL 支持多維數據庫、多格式數據文件、多數據源等多數據存儲格式和多平臺的數據組織，能根據規則和描述自動的查找數據。這樣就可以精簡大量、無序和復雜數據，提取支持決策所需信息。3.數據統計輸出（報表）。這類報表包括統計圖和統計數據表展示，其能夠快速高效完成設計和展示數據統計，也能更好地輸出給Html 形式或者其他應用程序展示和存儲。還能夠自動發布輸出內容，并能靈活的支持數據填報。4.分析功能。商業智能可以根據檔案利用者需求形成分析內容，這些分析內容，可以幫助管理者和決策者做出正確的決策和判斷。

二、商業智能在檔案信息資源開發利用中的必要性分析

（一）檔案信息資源開發利用的現狀。1.檔案信息資源開發利用信息化水平穩步提升。隨著信息技術不斷推進，大數據、人工智能廣泛運用，知識管理越來越被人們重視，信息化水平也在不斷提高，檔案信息資源開發利用隨之具備了一定的信息化水平，體現在以下兩點：一是建立了各種類型的信息系統。信息系統在各行各業中運用特別普遍，各種類型、各種廠商提供的信息系統琳瑯滿目，種類和功能各具特色，價格從幾千到幾十萬、幾百萬不等，如檔案管理系統、公文管理系統、門戶系統產品開發系統、項目管理系統、財務系統、客戶管理系統等。這些信息系統生成的檔案信息，為檔案信息資源開發利用提供了平臺基礎。二是檔案數字化穩步推進。存量檔案數字化和增量電子化，數字化檔案數量越來越多，為檔案信息資源開發利用提供了資源基礎。存量檔案數字化如以前形成的檔案，進行數字化，如現在的數字化博物館、圖書館、檔案館、各種財務憑證的數字化；增量檔案信息化，主要依托各種信息系統生成電子信息。各種類型信息系統的建立和檔案數字化的推進，為商業智能提供了數據資源，對商業智能的應用，提出了迫切需求及可行性。2.檔案信息資源處于被動式開發利用狀態。檔案信息資源開發利用目前仍是以檔案利用者需求為主，只有在檔案利用者有檔案需求的時候，才查詢利用檔案信息，檔案的信息資源才能發揮作用。檔案主管部門主動開發檔案信息資源，主動提供檔案信息資源利用少之又少。商業智能技術的應用，可以變被動為主動，變單一利用需求為多個預設需求方式，改變目前開發利用不良狀態。3.檔案信息資源的開發利用與發展規劃嚴重脫節。社會信息化水平越來越高，特別是近年來人工智能和大數據的發展應用取得了重大的進步，反觀其檔案信息管理，特別是檔案信息資源的開發利用，與目前的社會信息化水平嚴重不符，與信息化發展規劃也嚴重脫節。檔案信息資源的開發利用中可以運用商業智能技術，同社會各種信息化同步實施，發揮其在檔案信息化和社會信息化同步發展的橋梁作用。

（二）檔案利用者對檔案信息資源開發利用的需求。1.檔案利用者需要更智能的檔案信息資源。隨著信息化水平的不斷推進，大數據、人工智能取得了重大突破，與以往檔案利用者只查詢檔案個體不同，檔案利用者需要大量的信息；檔案信息系統中檔案數量越來越龐大，信息量越來越多，這就需要檔案信息系統篩選有用的信息；檔案利用者除了需要一次信息以外，更希望檔案信息資源提供二次信息和三次信息，更希望利用的檔案信息更加智能。2.檔案利用者需要更全面的檔案信息資源。檔案信息資源開發利用的最終目的是為檔案利用者提供有用的信息，或者說是知識。以往檔案利用者通過查詢單個的需求，能解決某一個、某一方面的問題，而隨著競爭越來越激烈，要在瞬息萬變的市場經濟中取得發展，必須全面的掌握各類信息，為其發展規劃提供決策。這就需要檔案信息資源能夠提供更全面的檔案信息。3.檔案利用者需要更直觀的檔案信息資源。檔案信息資源目前的展現形式有條目和原文，原文包括傳統介質的和數字化介質的。隨著信息化水平的提高，檔案利用者需要檔案信息系統能夠提供更直觀、更有效、更有針對性的檔案信息資源，如各種圖表、柱狀圖和分析報告。從而方便檔案利用者更直觀的了解和快捷利用檔案信息資源。

三、商業智能在檔案信息資源開發利用中的應用可行性分析

（一）檔案信息資源的豐富性是商業智能應用的數據基礎。商業智能挖掘海量檔案信息資源。商業智能應用前提是信息資源，如果沒有信息資源，商業智能成為無源之水、無本之木。檔案作為重要的信息資源，保管了大量的重要信息，這些信息存在于各類載體中，存在于各類信息系統中，具有一定的保存價值，而且它還被加工處理過，進行了科學分類，可以說它是最為重要的財富之一。

（二）檔案信息化水平是商業智能的技術基礎。檔案管理工作隨著信息技術的發展，都廣泛開展信息化建設，建立了檔案信息系統。商業智能正式在檔案信息系統的基礎上構建檔案利用方式。可以說，商業智能開創檔案信息資源開發利用新時代。商業智能把海量的碎片化的檔案信息資源變成了更智能的、更直觀的和更有用的圖表，由信息化時代檔案信息系統為檔案用戶提供一次信息，解決單個問題、一個方面的問題，發展成為在人工智能時代為決策提供全方位的解決方案。

（三）檔案信息資源開發利用者需求的多樣性是商業智能應用的價值基礎。商業智能提供了更高層次信息利用方式。檔案標準的分類方案和標準的著錄規則，為數據挖掘提供了有效的保障。滿足檔案利用者信息資源需求是檔案工作中需解決最重要的問題，檔案利用者對檔案信息資源的需求問題，歸根到底是需要檔案信息資源為其提供什么樣的信息。商業智能的應用正好可以滿足目前檔案信息資源開發利用者的多種需求。

四、商業智能在檔案信息資源開發利用中的應用路徑

（一）商業智能在檔案信息資源開發利用中的應用原則。商業智能在檔案信息資源開發利用中應用離不開檔案事業的發展，離不開服務組織決策，商業智能在檔案信息資源開發利用中應用應該堅持以下幾個原則：1.堅持服務組織發展原則。商業智能在檔案信息資源開發利用中應用，要有利于組織的發展，通過商業智能，挖掘更直觀和更有用的信息，發揮檔案信息資源的重要價值，促進組織的發展。2.堅持服務決策原則。決策信息支持是檔案信息資源開發利用的目的，商業智能的應用不能脫離決策。只有檔案信息資源能夠為發展規劃提供更多的決策信息，才能發揮檔案信息資源的作用。3.堅持服務檔案事業發展原則。商業智能在檔案信息資源開發利用中的應用不能離開國家對檔案信息資源的統計，生成的圖表要支持國家對檔案信息資源統計的需求。

（二）商業智能在檔案信息資源開發利用中應用的任務來源。1.來源于更高效的決策需求。隨著“大檔案”概念得到越來越多人的認可，各種信息系統中的數據都可以認為是檔案信息資源，而這些檔案信息資源為商業智能在檔案信息資源開發利用中的應用提供了大量的基礎數據，這些形成在各種系統中的數據，通過商業智能應用于檔案信息資源開發利用，能夠為決策者提供更有用和更直觀的決策信息。2.來源于檔案利用者的需求。商業智能在檔案信息資源開發利用中應用首先要符合檔案利用者的需求，根據檔案利用者最常見的查詢主題，生成常用的圖表，為利用者提供直觀的信息，滿足利用者的需求。3.來源于國家檔案統計工作的需求。每年國家檔案局都對檔案信息資源進行統計，在沒有運用商業智能創建前，需要檔案工作者大量的統計，最后形成報表，如果利用商業智能工具，可以輕松、快速、準確的形成報表。4.來源于檔案管理者決策的需求。檔案事業的發展，需要檔案管理者清楚的掌握館（室）藏數量、種類、載體類型、庫房余量、狀態等信息，以便檔案管理者提前布局檔案資源，如檔案的設備、裝具、人員、數字化、信息系統等。這就需要商業智能應用于檔案信息資源開發利用中來解決。

（三）商業智能在檔案信息資源開發利用中應用的展現形式。1.報表。形成便于直接開發利用的各種報表。以應用于檔案信息系統為例，可以形成館藏數量的報表、檔案年、月、日利用的報表、歸檔數量的報表、查詢主題的報表、保管期限的報表、電子檔案存儲內存的報表。2.分布圖。形成各種信息資源的分布圖，基于各類信息系統的商業智能應用，可以形成如文檔創建者的分布、利潤形成分布圖、資金占用分布圖、成本分布控制圖。3.趨勢圖。趨勢圖可以動態的反應在一段時間內的狀態，從而來預測未來的走勢，為決策提供有效的依據，如通過財務系統，運用商業智能工具，可以形成現金流的趨勢圖、存貨的趨勢圖、應收賬款的趨勢圖等。

五、結語

檔案信息資源開發和利用具有巨大的社會價值和經濟價值，數字化的浪潮給予其開發利用方法和途徑新的挑戰。為了發揮檔案信息資源的最大價值，尋求適應時代發展新的檔案信息資源開發利用方法和途徑，已經是目前檔案事業發展急需解決的首要難題。商業智能產生和發展，是適用現在這個“數據為王”的時代，商業智能的應用，使得我們更易管理、存儲和開發利用檔案信息資源。為此，我們必須開始重視商業智能的運用，在檔案信息資源開發利用過程中形成高效和先進的利用方法和途徑，以適應新形勢要求，提高檔案信息資源價值開發與利用的工作效率，增強檔案信息資源價值，促進檔案事業的發展。