高?？蒲袡n案管理問題分析與優(yōu)化策略
——基于《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》頒布背景下

文/首都醫(yī)科大學(xué)檔案館 張亞倫

科學(xué)技術(shù)是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要推動力，高校作為科學(xué)技術(shù)研究的重要載體，承擔(dān)著大量的科研任務(wù)。科學(xué)技術(shù)研究檔案（簡稱科研檔案），是高?？茖W(xué)研究工作的信息支柱，是科學(xué)研究全過程的歷史記錄和原始憑證，是高?？蒲泄ぷ鞯幕A(chǔ)保障，對于保護(hù)科研成果、促進(jìn)科學(xué)技術(shù)研究、維護(hù)國家利益和社會公共利益具有重要意義。2020 年10 月，國家頒布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（簡稱新規(guī)定），它對這一領(lǐng)域的工作提出了更高的要求和規(guī)范。然而，在實際工作中，高?？蒲袡n案管理還存在一些問題。本文以新規(guī)定的頒布為背景，著重探討高?？蒲袡n案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期為高?？蒲袡n案管理工作提供參考和借鑒。

一、新規(guī)定頒布背景和主要內(nèi)容

（一）新規(guī)定的頒布背景。1987 年，國家頒布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，但隨著我國科研事業(yè)的迅速發(fā)展，如何更好地保護(hù)和管理這些成果的知識產(chǎn)權(quán)，有效的推動科技成果轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，規(guī)范和完善科研檔案管理，確?？茖W(xué)研究數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，從而增強科研結(jié)果的可信度、公信力和科學(xué)研究的合規(guī)性管理，已經(jīng)成為當(dāng)前科研檔案工作中突出的矛盾和焦點問題。這也是新形勢下對科研檔案工作新的需求。在此背景下，國家科委和檔案局聯(lián)合發(fā)布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，新規(guī)定的頒布旨在指導(dǎo)、規(guī)范科研檔案管理，保護(hù)科研成果知識產(chǎn)權(quán)，對于促進(jìn)科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展具有重要意義。新規(guī)定還明確了科研檔案管理的管理程序、管理要求、基本原則和管理責(zé)任等內(nèi)容，為科研檔案管理提供了更高的規(guī)范和指導(dǎo)。

（二）新規(guī)定的主要內(nèi)容和解讀。新規(guī)定全文共3500 余字，首次明確了檔案工作要以“服務(wù)大局，圍繞中心”為核心。此次修訂內(nèi)容涵蓋了科研檔案管理以下內(nèi)容和領(lǐng)域：定義、歸檔范圍、管理責(zé)任、驗收制度、電子檔案的管理要求、檔案信息的共享利用。前者較之后者更具體和精準(zhǔn)，針對電子檔案和科研數(shù)據(jù)的管理提出了更為具體的要求和措施，以適應(yīng)信息化和數(shù)字化時代的科研檔案管理需要。1.完善了科研檔案的定義。新規(guī)定第三條指出：“科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物。”而《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的第二條：科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)，聲相等各種形式載體的文件材料。新規(guī)定較之以往進(jìn)一步完善科研檔案的定義，把科研項目的全過程和一些新的數(shù)據(jù)載體都納入科研檔案的范疇之中。2.擴(kuò)大了科研檔案歸檔范圍。新規(guī)定明確指出，科研檔案不僅包括科學(xué)家或研究人員的筆記、實驗數(shù)據(jù)、研究成果和相關(guān)文獻(xiàn)等物理檔案，還包括電子檔案、數(shù)字化內(nèi)容和科研數(shù)據(jù)等其他形式的科研資料。這較之舊的規(guī)定中僅限于科研過程中在工作中產(chǎn)生數(shù)據(jù)和相關(guān)的物理檔案，內(nèi)容更為豐富和貼合實際。3.規(guī)范了歸檔流程，明確了權(quán)責(zé)關(guān)系。新規(guī)定對科研檔案工作的全過程進(jìn)行梳理和規(guī)范：包含從前端檔案的收集到最后的開放利用的各個環(huán)節(jié)。此外，規(guī)定還明確了科研檔案工作中各個線條、各工作主體之間的權(quán)利和責(zé)任。而舊規(guī)定中對于權(quán)責(zé)的表述和各個責(zé)任主體之間的闡述不清晰，邊界模糊。4.對跨機構(gòu)、跨領(lǐng)域和跨學(xué)科開展的科研項目檔案提出了明確要求。新規(guī)定對跨機構(gòu)、跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的科研項目的檔案管理也提出了明確的要求：項目牽頭單位對科研檔案負(fù)總責(zé)，并且對參與項目的其他單位進(jìn)行統(tǒng)一管理，明晰了檔案收集和整理的線條和歸屬，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行項目檔案驗收和審核。新規(guī)定填補了這方面的管理空缺。5.新增科研電子文檔單套制管理。新規(guī)定中新增加了科研電子文檔單套制管理要求，要求以統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化方式對檔案資料進(jìn)行編號、分類、數(shù)字化、備份和共享，以保障科研電子文檔的全面管理、安全使用和開放共享。6.鼓勵了科研檔案的開放和共享，細(xì)分了科研檔案信息利用的范疇。新規(guī)定中第二十二條中明確提出了提倡科研檔案的開放共享，鼓勵科技機構(gòu)和科研人員通過多種途徑和方式開放科研檔案，這不僅有利于促進(jìn)科技創(chuàng)新、推動科學(xué)研究體系的協(xié)同發(fā)展，同時也有助于提高科研成果的可見性和引用率、促進(jìn)科學(xué)知識的共享和科研資源的合理利用。較之舊規(guī)定，新規(guī)定加強了對于科研檔案在開放、利用和共享方面的政策支持。

二、高?？蒲袡n案管理存在的主要問題

筆者所在單位為市屬重點醫(yī)學(xué)類大學(xué)，學(xué)校高度重視科研創(chuàng)新工作，每年都有大量的科研項目處于申報、立項和課題實施、結(jié)題階段，產(chǎn)生了大量的科研項目相關(guān)材料，且由于課題多需要進(jìn)行問卷調(diào)研和實驗數(shù)據(jù)，除了紙質(zhì)文件材料以外，還有各種格式的電子數(shù)據(jù)文件。針對科研項目中產(chǎn)生的不同類型、不同介質(zhì)的文件資料，如何收集、整理和歸檔，并保證資料的完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性？如何在保證科研知識產(chǎn)權(quán)安全的前提下，實現(xiàn)科研檔案的共享和利用？等諸多方面面臨著許多亟須解決的問題。

（一）科研檔案管理制度不完善，管理效率有待提升。在高校的科研檔案管理工作中，存在著管理制度不健全，責(zé)任不明確，管理職能邊界不清晰的問題，這就容易導(dǎo)致在實際的檔案工作中出現(xiàn)漏洞和短板?？蒲许椖繌牧㈨椀浇Y(jié)題會產(chǎn)生大量文件和數(shù)據(jù)，特別是跨學(xué)科、跨專業(yè)和跨機構(gòu)的課題，涉及多學(xué)科、多部門、多單位合作，這在管理上就容易出現(xiàn)多頭管理，從而造成管理上的真空地帶，加大了檔案的歸集的難度。究其主要原因：一方面，高校科研檔案管理部門設(shè)置不夠合理，管理職責(zé)不夠明確，工作職責(zé)重疊、缺乏協(xié)調(diào)，導(dǎo)致管理效率低下；另一方面，高校缺乏對科研檔案管理者的績效考核機制，導(dǎo)致管理人員缺乏工作動力和主動性。

（二）科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低。在科研檔案收集的過程中，存在標(biāo)準(zhǔn)化程度較低的問題。一是由于高?？蒲袡n案的種類繁多、數(shù)量龐大，且涉及到多個學(xué)科領(lǐng)域，缺乏統(tǒng)一的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。二是科研檔案的歸檔工作沒有與科研工作實際相結(jié)合，根據(jù)科研項目的需要和科研項目的實際情況，有針對性地進(jìn)行檔案的收集和整理。

（三）科研檔案管理者對最新的檔案政策掌握不及時。科研項目檔案員往往是兼職檔案員，一方面他們的專業(yè)知識和對檔案政策的掌握本就有所欠缺；另一方面由于其還有本職工作，他們對于檔案最新的政策法規(guī)的了解、掌握具有滯后性。新規(guī)定雖然出臺一段時間，但相當(dāng)部分檔案管理者缺乏對新規(guī)定的學(xué)習(xí)和掌握，導(dǎo)致在檔案收集和整理過程中出現(xiàn)了不規(guī)范、不及時等問題，最終體現(xiàn)為歸檔檔案的不規(guī)范和不完整。

（四）科研檔案利用價值挖掘不充分。高校科研檔案管理中的另一個問題是檔案利用價值沒有被充分的挖掘。一些高校的科研檔案管理工作將主要精力放在檔案工作的收集和存放上，卻忽視了檔案自身價值的重要性，其主要原因是：科研檔案的利用方式和服務(wù)保障不到位，這直接導(dǎo)致了科研檔案在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和共享利用等方面的滯后。

三、高?？蒲袡n案管理的優(yōu)化策略

針對目前存在的主要問題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下優(yōu)化策略：

（一）建立與本單位工作實際相適應(yīng)的科研檔案管理制度。高校應(yīng)該在新規(guī)定的指導(dǎo)下，結(jié)合本單位科研工作實際，建立起與之相適合的科研檔案管理制度。制度應(yīng)該明確檔案工作全流程的各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)關(guān)系、工作標(biāo)準(zhǔn)和具體工作環(huán)節(jié)的要求。從政策制度層面入手建立起符合工作實際的頂層設(shè)計，才能不斷的指導(dǎo)實踐、固化實效。

（二）加強檔案材料收集、整理工作。高校應(yīng)該加強科研檔案材料收集、整理工作。目前，科研檔案的收集只側(cè)重在課題立項、申請、結(jié)題、驗收材料方面，忽視了在項目過程中產(chǎn)生的關(guān)鍵數(shù)據(jù)資料，如實驗過程中產(chǎn)生核心數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)匯總分析相關(guān)材料歸檔。這就要求管理者要關(guān)注科研檔案材料的歸檔的全流程，針對項目中產(chǎn)生的一些非常規(guī)性資料，如電子實驗數(shù)據(jù)、各種形式調(diào)查問卷，有針對性的采用相應(yīng)的技術(shù)手段和工具，以提高工作效率和質(zhì)量，避免疏漏。同時，還要在前端加強對歸檔材料的質(zhì)量控制，確保材料的完整性。

（三）提升檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)。高校應(yīng)注重提升檔案管理者的綜合職業(yè)素養(yǎng)，建立科研檔案管理專業(yè)培養(yǎng)體系。這里要著重提升檔案管理者的檔案意識。在科研檔案的收集過程中，項目檔案員一般都是兼職，不能全身心于檔案工作，這就導(dǎo)致有的檔案員在工作中會出現(xiàn)檔案資料遺漏和將檔案資料占為己有的現(xiàn)象。因此，檔案管理部門要有針對性定期對科研項目檔案員開展檔案政策、法規(guī)和制度的培訓(xùn)，提升其檔案意識和職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理的規(guī)范化。

（四）建立檔案管理質(zhì)量評估機制。高校要從本單位實際工作出發(fā)，建立起科學(xué)、有效和可操作的評估體系，把科研檔案工作的全流程都納入其中。同時，還要建立與之相適應(yīng)科研檔案工作評估小組，科研項目往往橫跨學(xué)校多個部門：學(xué)?？蒲兄鞴懿块T、項目負(fù)責(zé)人所在學(xué)院和檔案管理等部門，做想切實做好科研檔案工作，要聯(lián)合、協(xié)同項目所涉及的部門，共同對科研檔案的內(nèi)容和范圍進(jìn)行評估，以確保最終歸檔材料的質(zhì)量。

（五）加強檔案管理與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的銜接。高校還應(yīng)加強檔案管理與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的銜接，建立科研成果與科研檔案的關(guān)聯(lián)機制。一方面，檔案管理過程中做好科研成果知識產(chǎn)權(quán)在形成過程中產(chǎn)生的文件材料的歸集工作。另一方面，知識產(chǎn)權(quán)文件在歸檔過程中要遵循知識產(chǎn)權(quán)形成的規(guī)律和特點，以科學(xué)、規(guī)范和方便利用為基本原則進(jìn)行分類管理。這樣從知識產(chǎn)權(quán)形成的全過程入手開展工作，不僅能夠有效地對科研成果進(jìn)行保護(hù)，也為科研檔案的共享和利用奠定了基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

科研檔案管理工作是衡量高?？茖W(xué)研究管理水平和研究質(zhì)量的重要指標(biāo)。科研檔案管理工作的優(yōu)化需要從制度層面入手，具體措施落實在具體工作實踐層面，多層次、多維度的完善檔案制度建設(shè)，最終實現(xiàn)科研檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有效提高科研檔案規(guī)范性和利用價值，促進(jìn)科技創(chuàng)新的良性循環(huán)。