基于一體化政務服務平臺的檔案管理問題研究

文/廣西民族大學 羅雨晗 李彩麗 邱夢夢 阮寧洪

一、一體化政務服務平臺概述

（一）一體化政務服務平臺概念。一體化政務服務平臺是指在政府信息化建設的基礎上，將政府各部門、事業單位、企事業單位和社會組織的服務功能整合起來，提供便捷高效、一站式的行政服務。其主要作用是整合政府服務資源，提高政府服務效率，方便群眾辦事，推進政府數字化轉型。有助于檔案工作充分融入社會信息工作之中，打破檔案信息系統與其他信息系統之間的隔離現象，充分發揮檔案工作在信息時代的價值。一體化政務服務平臺的主要特點是整合性、開放性、互聯互通性和安全性。整合性指整合政府各部門的信息系統和數據資源，實現各部門之間的數據共享和信息交流。開放性指平臺向公眾開放，提供便捷的在線申辦、查詢和辦理服務。互聯互通性指平臺與其他政務服務平臺、公共服務平臺和企業服務平臺之間實現互聯互通，形成全面覆蓋的服務網絡。安全性指平臺采用先進的信息安全技術，確保政務數據的安全性和可靠性。一體化政務服務平臺主要包括政務服務中心、數據中心、安全中心和運營中心。政務服務中心是平臺的核心，提供政務服務的前端接口，包括在線申辦、查詢和辦理服務等。數據中心是平臺的數據管理中心，負責整合政府各部門的信息系統和數據資源，實現數據共享和信息交流。安全中心是平臺的安全管理中心，負責平臺的安全保障和數據安全管理。運營中心是平臺的運營管理中心，負責平臺的運營和管理。一體化政務服務平臺的優勢在于提高政府效率、降低行政成本、提升公眾滿意度。政府部門可以通過平臺實現信息共享和業務協同，提高工作效率和質量，降低行政成本。公眾可以通過平臺實現便捷的在線申辦、查詢和辦理服務。

（二）一體化政務服務平臺發展歷程。一體化政務服務平臺的發展歷程可以追溯到20世紀90年代初期，當時國際上已經開始探索以信息技術為基礎的政府服務模式。我國政府在2000 年開始推動政務服務一體化改革，旨在整合政府各部門的信息系統和數據資源，提高政府效率和服務水平。以下是一體化政務服務平臺的發展歷程：2000—2005年：政務服務一體化改革初步探索階段。當時各地政府開始建設政務服務中心，推出一些基礎性的政務服務系統，如公安信息管理系統、社保信息管理系統等。2006—2010 年：政務服務一體化改革加速發展階段。國家開始出臺一系列政策文件，推動政務服務一體化改革。各地政府進一步加強政務服務中心建設，推出了一些綜合性的政務服務平臺，如北京市政務服務網、上海市政務服務網等。2011—2015 年：政務服務一體化改革深入推進階段。國家開始大力推動政務服務一體化改革，提出了“互聯網+政務服務”等新理念。各地政府進一步加強政務服務平臺建設，推出了一些具有創新性的政務服務平臺，如廣東省政務服務網、江蘇省政務服務網等。2016 年—至今：政務服務一體化改革全面推進階段。國家出臺了《政務服務一體化改革實施方案》，提出了一系列政策措施，推動政務服務一體化改革全面推進。各地政府進一步加強政務服務平臺建設，推出了一些具有前瞻性和創新性的政務服務平臺，如浙江省政務服務網、深圳市政務服務網等。總體來說，一體化政務服務平臺的發展歷程可以概括為從初步探索到加速發展再到深入推進的過程。未來，隨著新技術的不斷發展和政府服務模式的不斷創新，一體化政務服務平臺將會進一步完善和發展。

隨著數字技術的發展，政府服務的形式也在不斷變化。一體化政務服務平臺正在向數字化轉型，越來越多的政務服務正在實現在線化和自助化。例如，在線申請身份證、駕駛證等各種證件，網上辦理繳費、報稅等行政服務。同時，政務服務也在向手機App、微信公眾號等移動平臺擴展，提高政務服務的便捷性和覆蓋面。最新的一體化政務服務平臺，包括國家級的“政務服務平臺”和省市級的“數字政務服務平臺”。政務服務平臺提供了豐富的政務服務，包括辦事指南、在線申請、辦理進度查詢、在線咨詢、公共服務等多項服務內容，涵蓋了民生、經濟、環保、教育、醫療等各個領域。例如，可以通過政務服務平臺查詢交通違法罰款信息、申請失業保險金、在線辦理營業執照等。數字政務服務平臺則更加注重移動化、智能化，通過推出App、微信公眾號等平臺，方便群眾隨時隨地辦理政務服務。

二、一體化政務服務平臺中的檔案管理

（一）檔案管理。檔案管理是指對機關、企事業單位、個人及其他組織的各類檔案進行收集、整理、保管、利用和銷毀的一系列活動。檔案管理是一項重要的行政管理工作，對于保障國家、社會和個人的合法權益具有重要意義。檔案管理的意義主要體現在以下幾個方面：1.保障國家和社會的合法權益。檔案是國家和社會的重要財產，是維護國家和社會合法權益的重要保障。通過檔案管理，可以保障國家和社會的合法權益，維護社會穩定和發展。2.促進政府決策的科學化和規范化。檔案是政府決策的重要依據，通過檔案管理，可以保證政府決策的科學化和規范化，提高政府決策的準確性和有效性。3.促進社會文化的發展。檔案是社會文化遺產的重要組成部分，通過檔案管理，可以保護和傳承社會文化遺產，促進社會文化的發展和繁榮。4.保障個人權益和社會公正。檔案是個人權益的重要保障，通過檔案管理，可以保障個人合法權益，維護社會公正和公平。總之，檔案管理是一項重要的行政管理工作，對于保障國家、社會和個人的合法權益具有重要意義。通過檔案管理，可以促進政府決策的科學化和規范化，促進社會文化的發展，保障個人權益和社會公正。

（二）一體化政務服務平臺中檔案管理的優勢。一體化政務服務平臺中的檔案管理具有以下優勢：整合多個部門的檔案管理：政府機構、行政機關、公共服務機構等都需要對重要的文件、合同、協議等進行管理，而互不關聯的檔案管理系統會導致管理混亂。一體化政務服務平臺能夠整合多個部門和機構的檔案管理，減少重復工作和資源浪費。方便快捷的查詢與使用：一體化政務服務平臺實現了在線可查找的檔案管理，使得政府部門和公眾都可以方便快捷地獲取所需的信息，從而減少了人力成本和時間成本。提高辦事效率：傳統的檔案管理方式需要人工分類、歸檔、備份等操作，耗費大量時間和人力資源。而一體化政務服務平臺中，檔案的保存、分類、檢索等操作都可以通過自動化流程來完成，大大提高了辦事效率。提高安全性：政務檔案是非常重要的資料，一旦丟失或泄露會對政府機構和社會產生非常大的影響。一體化政務服務平臺中的檔案管理可以實現檔案的安全存儲和傳輸，確保檔案的完整性和安全性。提供數據支持：政府部門可以通過一體化政務服務平臺中的檔案管理工具，獲取大量公共數據和底層數據，用于政府部門的政策制定和決策。總之，一體化政務服務平臺中的檔案管理可以突破原有的工作模式，積極主動地與社會外部構建聯系，提高政府機構和公眾的辦事效率，減少檔案管理的工作量，保證檔案的安全性，并為政府決策提供數據支持。

三、一體化政務服務平臺中檔案管理存在的問題

政務服務平臺是以數字化和信息化手段為支撐，為公民和企業提供全面、便利、高效的服務的重要手段之一。其中，檔案管理作為信息化建設的核心內容之一，在實現平臺功能完善和提高服務水平方面具有重要作用。然而，一體化政務服務平臺中的檔案管理還存在著一些問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）信息安全問題。由于政務服務平臺中存儲的信息涉及到大量的個人隱私、公司商業機密等重要信息，因此信息安全問題是最為關鍵的問題。當前的政務服務平臺管理缺乏對于檔案信息的完整性保護、訪問控制等安全機制，并且檔案的長期保存和備份也存在著不足。

（二）檔案檢索和利用問題。政務服務平臺中的檔案管理常常無法滿足用戶對于檔案信息的及時、準確、全面的要求。主要原因是政府機構的檔案管理部門不夠專業化，缺乏信息檢索和利用的效率和技巧，導致用戶獲取檔案信息受限。

（三）檔案數字化轉化問題。政務服務平臺中大量的檔案信息還停留在傳統的紙質檔案上，數字化轉化缺乏整體規劃和系統實施，并且涉及的技術問題也比較復雜，需要將傳統的紙質檔案資料轉化成數字化的形式以便于管理和利用，這也是傳統政務服務平臺需要提高的方面。

綜上所述，政務服務平臺中的檔案管理還有一些問題需要進一步完善。政府機構需要加大投入和改進管理方式，保證檔案信息的安全性、完整性和準確性，提高檔案信息的數字化水平，并且加強用戶服務，提高公民和企業的滿意度。

四、一體化政務服務平臺中檔案管理問題解決對策

一體化政務服務平臺的檔案管理問題是涉及機構、人員、技術和條例等多方面的問題。為解決這些問題，以下是一些對策：

（一）改進技術設施。技術設施可以幫助解決人工處理檔案的不足和數據歸檔過程中的錯誤問題。政府可以引進更先進和智能化的檔案管理系統，采用人工智能技術，充分利用數字化技術，以提高檔案管理的效率和精確度。

（二）建立規范的檔案管理制度。政府需要建立一套完整的，標準化和科學化的檔案管理制度，使政務服務平臺的數據存儲、歸檔、訪問和處理都能夠符合法律法規要求，規避檔案管理中的風險和問題。

（三）加強人才培養。該平臺需要具備專業的檔案管理人員，確保檔案的組織、歸檔和利用。因此，政府應該注重檔案管理人員的招聘和培養，使其了解政府的文件處理，并掌握相關法律和法規。

（四）重視數據備份和安全。針對資料消失、檔案遺失等情況，政府應該建立起完善的檔案備份機制。另外，政府也需要加強對數據的保密和安全性，建立保密機制，限制非授權人員或機構的數據查詢等行為，避免機密泄露。

（五）主動收集信息。政府應該鼓勵并支持信息收集和數據歸檔工作。要加強對各部門、機構和團體的聯系和協調，為市民提供更全面、深入、準確的信息服務，這樣才能提供更優質的政務服務。

這些對策可以協助政府解決優化一體化政務服務平臺的檔案管理問題。它們旨在管理政務服務平臺基礎文件、優化設施等方面提高政府與市民的信任和溝通能力。

五、一體化政務服平臺中檔案管理未來發展趨勢

一體化政務服務平臺是政府以信息化為手段，將不同部門、不同領域的政務服務有機整合在一起，以提高政府服務效率、降低服務成本，實現政府與公民、企業間信息資源的共享和互動。檔案管理是一體化平臺的重要組成部分，其未來發展趨勢包括以下幾個方面：

（一）數字化轉型。如今，數字化技術快速發展，多數的政府服務逐漸數字化，檔案管理也不例外。政府需逐步實現檔案數字化轉型，推行數字檔案轉換、數字化存儲、數字檔案檢索和數字檔案公開等高效運作，提高服務效率，為公民和企業提供更加簡便的服務。

（二）智能化應用。利用人工智能、機器學習等技術，實現檔案信息自動分類、篩選和生成，大幅減少人力工作，提升效率；同時，智能化應用可以最大化利用檔案數據，為政府、企業和個人提供更好的信息資源。

（三）信息共享。政府不同部門間的信息共享是未來發展的趨勢之一。目前，政府在辦理各種業務中，部門間信息不互通，信息孤島現象突出，導致增加政府和企業的辦事成本。而技術和平臺的支持下，檔案共享可以提高政府部門之間信息交流和協同，提高檔案管理效率。

（四）安全可靠。隨著信息安全意識的增強，政府在檔案管理中必須保障數據的安全。政府機構需要建立完善的數據安全機制，及時發現并處理數據安全問題，確保檔案管理的可靠性，避免個人信息泄露及數據丟失。

綜上，檔案管理的未來發展要求政府不斷創新、轉型升級，以數字化、智能化、信息共享和可靠性為導向，提高政務服務的效率、方便性和質量，減少不必要的紙質業務，實現電子政務的高效運作和全面推廣。

六、結語

通過以上研究可以明確，檔案管理依托于一體化政務服務平臺，不僅可以充分發揮一體化政務服務平臺的智能化、數字化、信息共享能力，還能滿足檔案管理的信息安全、檢索利用和數字化轉型的要求。但仍然存在一些問題，比如信息安全保護機制不足、檔案檢索利用率低、檔案資源不能共享等。本文為將來在實際工作中一體化政務服務平臺中的檔案管理提供了明確的方向，有助于提高政府服務效率，降低服務成本，進一步提高一體化政務服務平臺的工作效率。