基于科技創新助推檔案工作高質量發展

文/海口市人民醫院 符仙民

檔案作為大眾存儲、記錄信息的一項有效途徑，能夠分門別類地管理具有價值的信息，檔案信息通常分成顯性、隱性這兩類，可為大眾的生產生活提供數據支撐，所以保障檔案工作質量也逐漸受到了重視。但在具體檔案工作中相關工作人員并未樹立合理的管理認識，出現了信息化設施不健全等各種問題，降低了檔案工作的質量，難以發揮檔案中的真正價值。現階段人工智能、大數據等信息技術得到了大范圍的普及，這為檔案工作提供了技術驅動。

一、檔案管理工作概述

檔案管理工作指的是企業應將生產經營過程中的各種活動所形成的材料實施歸類管理，因而自上而下的全體工作與整個企業均被納入檔案管理工作范圍內。保障檔案完整、嚴守檔案信息，這是檔案管理工作者應遵循的重要原則。然而在當下實際管理檔案時，很多檔案管理員忽視檔案管理的關鍵性，經常出現不盡責、不認真等問題，進而致使檔案經常遺失、丟失和泄露。所以，為提升檔案工作的質量，應盡可能開展好保密工作。這就要求檔案管理員要結合檔案的具體特征、多種工作性質來實施保密工作，應盡可能保持使用與保密間的平衡關系，要保持公平公正、不偏不倚的態度，這樣才能做好檔案管理工作。

二、利用科技創新促進檔案工作高質量發展基本原則

（一）可行性原則。要想創新、改革檔案工作方式，就要以信息技術為前提，并且也需要各部門協同合作并優化檔案資源，也應安排計算機專業人才。所以，在應用多種科技時，單位一定要確保自己可以適應建設創新工作方式的要求，保障科技創新具備較高的可行性。單位在創新科技改革時，應對檔案工作展開研究與評判，尋找當下現有的優缺點，使其更好地利用檔案資料，并配齊專門的電腦人員。所以，各部門在運用各種科技手段時，首先要確保自己的能力，從而設計出建設數字化檔案系統的方案，確保系統建設的科學性與可行性。

（二）安全性原則。各單位保存的檔案信息都與其自身的運營、發展存在密切關系，比如單位人力資源材料、重要會議材料等，假如上述檔案材料產生損壞、遺失等問題，會在一定程度上影響單位內部各部門井然有序地運作，尤其是當下處在科技創新的環境下，盡管互聯網可以當作保存檔案材料的有效手段，然而也存在大量的安全風險，例如病毒襲擊、黑客入侵等，上述問題會對檔案材料完整性帶來一定的威脅。因此，在應用科技創新觀點時要自覺遵循安全性準則，把保障檔案材料安全當作檔案工作的重中之重。在利用電子化方式處理檔案材料后，要創建安全防范機制，通過防火墻來抵御外部木馬病毒的侵入，利用病毒監控技術第一時間探知到系統內存在的病毒。要設定登錄密碼，利用密碼來規范獲得檔案材料的用戶種類，從而避免他人竊取材料。

（三）標準性原則。標準性原則指的是在引入科技時，應確保各個環節都達到標準化，并根據有關標準與需求進行建設工作。唯有標準數字化檔案管理系統，才可以對檔案工作的成功開展創造有利條件、確保數據信息的保存品質，增強工作效能，保障檔案材料安全。不標準的行為會導致在傳送信息時出現錯誤、建設安全防范系統時會產生多項問題，會對檔案工作帶來影響。所以，單位在開展檔案工作時要提前制定標準化的實操程序，同時制定與程序相匹配的規范，在建設中應審查、評價系統質量，要第一時間掌握建設中出現的問題，同時進行整改。另外，單位應保障信息化檔案管理系統能夠滿足有關法律法規與行業要求，反之若觸及法律底線則會嚴重影響單位長久發展。隨著信息化迅速普及開來，互聯網盡管為大眾提供了一定的便捷性，但同時也為違法犯罪人員創造了竊取信息的條件，因而一定要確保檔案管理工作標準化，避免檔案工作在實施過程中發生不標準的現象。

三、基于科技創新助推檔案工作高質量發展的措施

（一）提高檔案管理員信息化管理能力。檔案管理員作為直接決定檔案管理工作能否成功開展的核心因素，想要有效運用科技手段來創新發展檔案工作，則一定要強化檔案管理員自身的信息化認知、利用科技的認知，如此才會促進管理員在現實工作中有目的地運用新科技，從而完成提升檔案工作質量的預期目標。首先，要為檔案管理員創造教育培訓的契機，從而增強其專業技能、業務能力、綜合素質，確保管理員增強思想意識，擺正態度，將精力集中到工作上。在教育培訓中通過“一對一”新員工與老員工組對的形式實施有目的性的技術技能實訓，而老員工要虛心向新員工請教如何應用信息化系統。管理員應推廣宣傳新科技運用到檔案工作中的方法，單位要建立教育培訓小組保證每個員工均可以熟練使用信息化技術進行工作。其次，要主動招聘復合型專業管理人才，改變工作方法、工作模式，科技創新以往的檔案管理方式，自覺朝著信息化、數字化的方向發展。現階段人才是推動社會、經濟發展的重要因素，想要進一步提高檔案工作質量，一定要積極招聘熟練運用各種科技的復合型人才，通過這種方式來提高人才團隊的整體素質，為科技創新的推廣普及奠定堅實的人才支撐。另外，要建立健全相關的績效考核機制。要定時、不定時的組織管理員參與考核，確保每個檔案工作崗位人員均擁有非常強的專業素質。此外，單位應將技術培訓與晉升機制有效融合在一起，在聘用人才時應優先選用專業技能符合標準、可滿足檔案工作要求的人員，也要具有認真負責的職業素養，在符合單位有關政策標準的前提下，確定具體的崗位職責。檔案管理員應分工有序，確保責任能夠落實到個人、崗位，應定時測試現有工作人員必備的檔案知識，使其具有較高的管理能力。

（二）建立數字化檔案管理系統。數字化管理系統具有在線閱覽、遠程搜查檔案信息的性能，僅需通過管理員的授權就能利用檔案管理系統展開一系列操作。總體來講，要想實現檔案工作質量的總體提升，就要創建分享式檔案管理系統，這樣能夠加快檔案工作信息化的實施進度。而單位通常在以往的發展中保存了很多的數據信息，所以要想利用最少的時間來完成數字化檔案的建設存在著非常大的困難，這就要求單位要按照檔案自身的價值對其展開數字化處理。立足于理論方面而言，單位可選擇的最優方案是把全部的檔案內容利用數字化技術進行處理，然而因數據信息數量非常大，同時一些檔案內容出現了不完整的狀況，應提前選定價值較高的材料展開數字化處理。首先，單位選定對自身具有較高價值的檔案實施數字化。比如記錄重大項目、活動的檔案、人力資源檔案等，能夠為當下單位進行工作創作有利條件。其次，選用利用頻率次數相對較高的檔案展開數字化，增強工作質量，把工作過程中利用率較低、價值低、無價值的檔案去掉。在創建建設數字化系統過程中要傳送大批的數據信息，通過評估檔案信息自身價值，能夠緩解檔案管理員的工作壓力，增強工作質量。

（三）創建檔案管理云計算信息處理平臺。云計算技術在新時期在檔案工作中發揮著不可替代的作用。現階段檔案管理工作應充分利用數字化技術的明顯優勢，結合目前檔案工作所處的環境與實際工作要求。要自覺創建檔案管理云計算信息處理平臺。按照使用者的實操命令，利用互聯網技術的搜索功能來收集更多的材料與信息，通過虛擬化語言的方式向使用者推薦檔案材料信息，進而達成共享檔案材料的目的。創建云平臺能夠迅速更新信息，完成材料的迅速分享與傳播，提升搜索、管理檔案的便捷性。

（四）保障科技創新檔案管理化進程。在城市現代化發展進程中，沿用以往紙質化檔案管理方式已難以適應社會發展的要求，而應利用科技創新來提高檔案工作的質量與效果。管理員能創建健全的管理檔案的平臺與機制，利用規范化管理打造較為高效的管理檔案資源的網絡體系，進而促使檔案管理工作向著網絡化、現代化、智能化的方向發展。此外，還應自覺創建檔案管理信息數據庫、多媒體管理系統，利用計算機技術確保檔案管理中心的成立，再增加運用、抽檢科技檔案的頻率。另外，搜集規整科技檔案的過程中應嚴格執行落實有關制度的標準與規范，確保檔案管理的安全性，持續提升檔案管理的質量。

（五）創新檔案管理方式。要想利用大數據技術來完善檔案工作，則要立足于具體的檔案管理工作，要創新整改管理方式、管理內容、管理措施。借助于信息技術的持續創新與發展，從以往檔案管理系統的技術層面出發，要把以大數據為代表的多種信息技術有效運用到檔案管理的具體工作中，應當把信息技術運用到檔案管理的實際工作中，尤其要從檔案的管理方式、管理內容、管理措施等方面入手進行深層次的分析探究，利用工作學習、工作溝通乃至大數據被應用到其他領域并與現實工作相融合的成功經驗的參考，從而增強檔案工作的質量與效率，符合新時期現代化社會高效發展的要求，能夠為各行各業制定決策并提供大量的有益數據信息。能夠進一步體現出檔案的借鑒意義、參照價值，推動各行各業利用檔案管理的有力支撐形成更高、更多的社會收益、經濟收益。科技創新越來越需要升級優化檔案管理體系，這是科技創新大形勢下開展好檔案工作亟待解決的問題。當下應重點傾向于健全檔案管理工作的搜索制度、保存制度、電子端口銜接制度，應建立電子式統計臺賬，制定信息化檔案工作規則。利用檔案信息搜索系統，以云計算、大數據為技術支撐，收集規整檔案使用的難點、工作盲區，進而進一步優化檔案管理的常態化機制。

（六）健全檔案法律法規機制建設。檔案信息公開法制建設應認真調查、分析、探究國內外有關檔案管理的法律法規，健全國內關于檔案法制管理所涉及的法律法規，推動檔案的一切法律法規具有較強的可行性，更加能夠符合中國國情。信息公開能夠保障公民享有知情權，能夠與公民的自身權益有效結合起來，公民能自覺向檔案法制的建設提出自身的建議、意見。另外，還應修改與優化檔案所涉及的法律法規的內容。對檔案工作中的違法、違規、犯罪現象應該重新展開界定，明確在檔案使用過程中公民的主要地位。確定能借閱檔案的對象、使用檔案的時間與范圍。針對某些用詞不夠精準的語句要展開重新編制。結合現實工作中產生的各類問題，有指向性地實施分析，對細則的使用規范要重新展開界定，避免落實過程中發生錯誤，進而帶來一系列的問題。

（七）通過科技創新提高檔案工作質量要有序開展。伴隨檔案工作的持續進行，以往的檔案管理方式已不再符合現階段檔案工作的實際需求，因此應該利用前沿的科技手段，創新改革檔案工作的管理方式，然而這是一個循序漸進的過程，不會一蹴而就。要想利用科技創新來提高檔案工作質量則應該提前調查、了解檔案工作的真實情況，結合具體狀況、根據單位制定的檔案工作發展規劃，制訂檔案工作進行科技創新的計劃。比如，將數字化技術應用到檔案工作中時應配置計算機、局域網、掃描儀等多種必備的設備，這樣不僅為檔案工作預留出今后發展的空間，還為當下檔案工作提供了真實可靠的便捷性，在確保科技創新可大幅度提升工作質量時，也不會干擾單位其他工作的正常進行，應在實踐過程中持續摸索、持續整改、有序開展，唯有如此，才能促使科技創新能夠真正在檔案工作中發揮自身應有的價值與作用。

（八）建立健全的信息化管理制度。要想創建完善的信息化檔案管理制度，則應分門別類的整理信息化管理的程序、內容、崗位等一系列內容，要對各類細化的內容創建相應的制度政策，并統一管理上述內容，同時把有關工作人員的崗位職責與工作環節等方面貫徹執行到實際的工作過程中，保障檔案管理工作人員能夠按照標準進行實操，防止由于人為原因導致出現各式各樣的工作錯誤。經過明晰上述工作細節，能夠使每個管理工作人員了解到自己對科技創新助推檔案管理工作所肩負的使命，并基于此來提高管理工作人員的職責認知。當創建政策制度時，應充分思考實施獎懲相結合的手段，不僅應思考要在一定程度上對管理工作人員進行約束與規范，還應思考促使管理工作人員在獎勵中實現創新。

四、結語

綜上所述，在當今信息化快速發展的時代，發掘、運用檔案資源也應持續加大重點關注、分析的力度，進而利用前沿的管理觀點、舉措來增強檔案管理員自身的工作質量，保障檔案資源能夠得到合理、有效地應用。同時，也應利用最新的信息互聯網技術，實現對檔案工作的高質量管理。創建健全的管理機制與系統，提升總體利用、管理檔案信息的效率，為加快檔案管理的現代化進程創造有利的支撐，促使國內經濟的總體發展水平持續提升。