機關單位辦公室行政管理工作研究

文/吉林鐵路運輸檢察院 徐安然

隨著我國中央、地方政府部門工作職能逐漸分化，各機關單位內部改革工作也處于持續推進狀態，連帶社會管理體系隨之發生相應改變。此時，“機關單位辦公室”作為政府部門平穩運轉中重要支持部門，如何做好行政管理模式的轉型升級，讓管理與時俱進，順應時代發展進程，就成為重中之重。但是，結合現下部分機關單位辦公室的行政管理工作現狀來看，仍舊存在較多不足之處，影響行政部門管理工作效率及質量，有待后續地更新和完善。鑒于此，本次研究展開具有重要現實意義。

一、機關行政管理概述

機關單位辦公室行政管理工作內容，主要指代的是機關單位內部各項事務管理等工作。新時期，機關單位規模隨之擴大，導致辦公室行政管理工作構成越來越復雜，辦公室行政管理工作流程想要平穩運行，必須明確各工作人員職責，制定管理辦法時，也要求各項條款必須符合機關運作需求。因此，應該從多個方面去探討機關行政管理工作的重點。首先，按照不同部門工作需求，主動融合多個部門領導的工作任務，協助領導制定一系列更完善的規章機制。其次，處理機關單位內部公文或是各項電子政務時，還應該結合單位各項規章制度為任務執行流程設計提供指導。此外，機關單位需要舉辦各類會議時，需要積極做好會議統籌及安排，制定突發事件預警機制及保障措施，尤其應該針對機關單位重大事件做好監督，并在事后協助調查。

二、機關單位辦公室行政管理工作開展的意義

（一）利于提升信息傳遞高效性。辦公室行政管理部門運轉實際功能體現在上下級的信息傳遞，是機關單位平穩運行的重要樞紐，不僅能深刻解讀上級部門信息，還能夠精準傳達上級精神，為下級單位更好地執行任務提供指導。一方面，機關單位辦公室的設立，可以為機關領導班子做各項決策提供一定參考，確保命令下達后，順利執行到位。另一方面，作為辦公室行政管理人員，還應該監督基層人員任務執行期間各個階段工作情況，及時將各部門出現的問題向上級部門作出準確反饋，為任務完成效率提升帶來幫助。

（二）利于多個部門間關系協調。一個組織想要保障正常運行狀態，配置全面且具有統籌功能的辦公室作為組織運行的“潤滑劑”必不可少。辦公室行政管理人員日常工作中，需要為上級、下級之間建立起更加有效的溝通渠道，為部門內員工之間的矛盾化解提供思路，確保機關單位內上下級之間可以準確、高效地完成工作對接。此外，機關單位辦公室在傳遞信息時，也應該從信息傳遞的伊始階段，就把控好信息傳遞及時性，確保可以將各個部門之間存在的矛盾或沖突化解掉。例如，在機關單位上級下達命令后，各部門執行時可能會出現個別人，為了自身利益而做出錯誤決定，影響機關單位工作完成質量。此時，辦公室行政管理人員應該介入，做好協調和監督工作，達成“想領導所想、做好各程序超前服務”目標，為任務快速完成起到促進作用。

（三）利于助推機關單位實現高質量發展。機關單位是指行使國家權力、從事國家管理工作的相關部門，該類部門管理水平及能力，將直接與群眾切身利益產生關聯，甚至會關乎國家在國際上的名譽。因此，想要完善機關單位辦公室行政管理機制，就必須制定更為健全、完善的行政管理機制，培訓管理人員綜合素養，才能真正將機關單位辦公室行政工作開展作用及價值發揮出來，最終為機關單位實現高質量發展目標起到促進作用。

三、機關單位辦公室行政管理工作質量提升研究

2022 年，筆者所在檢察院辦公室，在院內黨組織領導下，全面就《最高人民檢察院關于加強新時代檢察機關辦公室工作的意見》做深入解讀，以此發揚文件精神，將辦公室的綜合管理價值與作用發揮出來，凸顯出辦公室督促檢查與綜合協調乃至政務保障等職能。為此，重點作出下述辦公室行政管理工作優化。

（一）突出政治引領，加強組織建設。院內黨支部自成立以來，一直堅持將學習貫徹落實習近平新時代中國特色社會主義思想及系列講話精神，并將其作為辦公室工作開展的首要政治任務。因此辦公室在組織建設方面，作出了如下改進：1.累計召開全體黨員大會8次，支委會5 次，主題黨日活動5 次，專題黨課1 次。2.規范e支部平臺建設，線上線下管理結合，對黨員信息、支部信息進行日常維護；11 月初，開展“檢社共建”活動，組織全體黨員深入社區，召開座談會，同社區工作者圍繞“檢企共建，為民服務”進行交流，走訪慰問貧困住戶，為進一步做好互建活動奠定了堅實基礎。3.支部堅持做好黨員日常管理工作，加強對入黨積極分子培養，嚴把發展黨員政治關，目前第一黨支部現有黨員6 人，預備黨員3人，發展對象1人，積極分子1人。

（二）狠抓素質提升，加強隊伍建設。辦公室結合“質量建設年”工作要求，積極開展本條線精細化崗位練兵，以提升整體工作水平為目，開展了以保密、檔案、計算機操作、報表填報、財務規范化等為主題的崗位練兵。在崗位練兵發展中，堅持將解決實際問題作為工作重點，培養辦公室干警在工作中第一時間發現、分析并解決問題。同時，還借助于崗位練兵活動的組織，進一步提升辦公室全體人員的責任意識、紀律規矩意識和自身能力水平，增強隊伍凝聚力，營造積極、健康的良好工作氛圍。

（三）抓好“質量建設年”落實，全面開展各項工作。1.做好信息簡報工作，加強公文審核。辦公室全年共起草文稿90 余份，報送工作簡報41 篇，其中3 篇工作簡報被分院轉發，1 篇被省院轉發。在公文處理方面，對業務部門上報簡報、院發文嚴格把關審查，縮短辦理時限，重視行文質量，日常發文重點圍繞檢察工作，仔細反復推敲審核，不斷提高公文審核水平及起草文稿質量。2.做好信息技術工作。吉林鐵路運輸檢察院今年共完成8件技術協助辦案和3件公益訴訟技術支持工作。按照省院和分院的要求，完成2.0系統后臺的配置工作，并在日常辦案中根據本院實際情況及時調整，解決業務部門在使用中遇到的困難，有效地滿足了辦案需求；在統一業務2.0 配套終端方面，采購并安裝完成15 臺國產化終端和國產打印機；按照省院工作部署開展網絡安全檢查，確保所有內網終端和檢察工作網終端都有安裝防病毒軟件并及時更新。3.做好財務工作，加大經費裝備保障力度。本院在財務管理方面，做到了財務制度健全，日常賬務處理及時，財務報銷憑證符合規定，報銷審批流程完善，結余結轉資金及時上繳。除完成日常財務工作，今年院內共接受3 次重大檢查，包括駐省院紀檢監察組聯合省院機關紀委、審計部開展糾治“四風”專項監督檢查、省院計劃財務裝備部聯合審計部進行的重大項目和法警津貼專項檢查以及鐵檢分院委托長春紅巖會計師事務所對院內開展的2021 年財政財務收支情況的審計檢查。檢查中，院內均積極支持與配合，能夠按照檢查組要求，將相關會計資料如實對外呈報，以此為檢查工作順利推進提供支持。檢查中指出的如驗收單應為雙方簽字、檢察文員及聘用人員工資表應有對方公司蓋章、食堂出入庫設置不科學、車輛加油本簽字不完整、應加強低值易耗品的管理、固定資產盤點不應流于形式、嚴格落實先審批后采購原則等幾點問題建議，院內均已認真整改并提交了書面報告。4.做好檔案管理工作。院內嚴格貫徹落實檢察檔案歸檔制度相關要求，及時收集、整理各門類檔案，完成檔案數字化工作，現已完成2021年歸檔工作。具體的辦公室檔案管理工作實務處理如下：（1）文書檔案共計歸檔329件，完成數字化掃描8191頁。其中永久歸檔89 件，完成數字化掃描1942 頁；定期30年歸檔160 件，完成數字化掃描5310 頁。（2）定期10 年歸檔80件，完成數字化掃描939頁;訴訟檔案共計歸檔44卷。其中：永久8卷、60年21卷、30年15卷；會計檔案共計歸檔43卷。其中永久1卷、30年42卷；音像檔案共計歸檔7 張，其中影像光盤1 張，公安光盤3 張，認罪認罰同步錄音錄像3 張。（3）照片歸檔共56 張；科技檔案共計歸檔4 件。其中科研歸檔4 件；實物檔案共計歸檔1件。（4）此外能夠做到充分完善服務，發揮檔案價值，今年共接待查檔18 人次，查閱卷宗210 余卷。5.落實機要保密責任，強化保密作用。按照省院、分院工作部署，院內多次開展保密培訓教育工作，對現有微信群進行統計備案，制定微信群內信息發布審查機制和《微信發布保密審查表》；全面排查清理院內互聯網涉密敏感信息，對院內微博、微信公眾號、抖音和今日頭條等互聯網賬號進行檢查，未發現有違規現象；召開全院大會學習保密知識1次、組織各部門自學密碼法和工作條例1次、以視頻形式參加省院保密培訓1 次；嚴格密碼裝備列裝、使用、報廢和安全保密管理，按照上級要求，對院內機要通道和機要終端將進行升級，目前已完成機要終端的軟硬件采購工作，后續等待省院統一組織培訓后進行安裝測試工作；規范機要通道系統的使用管理，本年度共計接收一級機要通道文件363份，二級機要通道文件325份，紙質機要18份，郵寄機要文件共35次、35件。6.開展綜合協調工作。院內辦公室在做綜合協調工作時，重點主要體現在下述幾個方面：（1）重點圍繞檢察政令和檢察長辦公會等重要會議的籌備組織，加強統籌協調，確保落實力度和效果，今年共計召開檢察長辦公會7次，完成各類會議保障40余次。（2）以“我管”促“都管”，提升督察督辦實效。對涉及全局、全院性的工作，主動牽頭，完善任務分解、跟蹤催辦落實。在推進院內“質量建設年”工作部署上，辦公室主動發揮協調履職作用，通過“五化工作法”等督辦方式推動各部門抓好落實。（3）建立應急報告機制，制定院內上報緊急重大信息流程，明確上報事項、報送實效、聯系人等，確保發生重大突發事件、涉檢網絡輿情、辦案安全事故等，第一時間向院領導做請示報告，提升處理方案的穩妥性。（4）扎實做好檢務保障工作，全年共計出車337次，其中市內出車263次，長途出車74 次，累計駕駛里程24028 公里,累計加油22175元，均做到了安全行駛，無違章，零事故。

四、機關單位辦公室行政管理工作亮點及未來發展

（一）工作亮點。今年辦公室在自身建設方面取得新突破，徐安然同志撰寫的《吉林鐵路運輸檢察院走進社區共同開展“檢社共建”主題黨日活動》在鳳凰網、中國吉林網發表。修博文同志的攝影作品在吉林省直機關工委組織開展的“喜迎二十大·建工新時代”省直機關職工微視頻、攝影比賽中榮獲攝影作品優秀獎。

（二）未來發展。一是進行檢察專網分級保護測評和風險評估工作，持續推進涉密網絡保密系統建設。二是完成機要通道和機要終端升級，按照省院安排統一進行安裝測試工作。三是進行2 樓電視電話會議室改造工作，將系統化更換終端設備。四是堅持以文輔政，加強綜合文稿起草工作，積極打造文稿起草骨干，不斷提升稿件質量水平。五是在財政持續縮減預算情況下，以節約、高效、規范的工作流程確保各項經費使用落實到位，充分利用預算一體化中各項經費數據，做好我院財務助手角色，提高資金使用率，為本院工作發展供給物質保障。

五、結語

綜上所述，機關單位辦公室運行過程中，想要進一步提升工作質量，首先應該突出政治層面的引領，以此針對組織建設加以強化，促進辦公室管理職能全面發揮作用。其次，圍繞“素質管理”為重點，注重機關單位辦公室隊伍內部建設，拔高辦公室團隊綜合素質水平。此外，還應該全面落實“質量建設年”方案，以此保障院內辦公室各項工作順利落到實處，為機關單位整體管理水平提升奠定基礎。