信息化背景下集團企業內部控制的優化研究

王琳

（奧園集團有限公司，廣東 廣州 511442）

信息化技術的出現對于我國集團企業來說，一方面屬于發展過程中的全新挑戰，另一方面也是企業發展過程中的關鍵機遇與重要工作方向。在管理的過程中使用信息化管理技術，將會更加有效地提升集團企業對內部的控制能力。隨著集團企業開始使用信息化技術對于自身的工作進行管理，相關工作人員必須要更加準確地了解集團內部控制可能會出現的各種問題，這樣才能夠針對性地提出解決方案與處理措施，幫助集團企業進一步提高內部管理水平。

一、內部控制對信息技術需求的主要原因

（一）國家發展需求

2016年以來，我國國務院針對集團企業內部控制以及中央企業內部控制的相關工作內容提出了一系列管理意見，在眾多文件與管理意見當中，都清晰表明在未來發展期間國家將會針對集團企業內部控制管理工作提供支持。同時報告和文件當中也明確提出，未來中央企業以及其他企業在發展的過程中必須要重視信息化技術發揮出的重要意義和關鍵作用，建立工作流程信息化的基本工作體系，從而有效改善工作水平[1]。集團企業的信息化改革，已經成為我國經濟發展過程中的一項重要工作內容，關系著我國的經濟發展速度與發展質量。

（二）技術水平優化需求

在現如今5G網絡時代，大數據、云計算、人工智能等技術正在快速地發展與建設，企業比較常用的信息化辦公系統主要包括ERP、EAP、OA等多項信息系統，同時也包括NC財務處理系統等。一些中小型企業在發展的過程中開始了對這些信息技術的積極創新，而未來集團企業勢必也將會被更多的信息技術氛圍所渲染。

在這種情況下，如果一味守舊，始終堅持傳統的內部控制，集團企業將難以對全部業務活動開展進行管控，部分經濟活動游離于監管之外，加大了集團企業財務風險，這對企業的未來發展將會造成嚴重影響。因此，未來集團企業必須要積極進行分析，將信息技術與內部控制方案結合在一起，從而取得更好的管控效果[2]。

（三）企業經營模式創新需求

對于企業來說，即便是超大型的集團型企業，也依舊會面臨運營過程中的各種風險，而這些風險源自一些不確定因素造成的影響。傳統內部控制方式下，決策者獲取信息的速度較慢，這已經嚴重影響了企業的內部控制水平。而使用信息化內部控制手段之后，可以提高各層級信息傳輸效率，使得內部控制能夠延伸到不同管理組織和業務活動中，達到人力資源合理配置于不同業務環節的目的，充分發揮內部控制在組織協調、經營模式創新等方面的功能作用[3]。

二、信息化對集團企業內部控制工作產生的影響

（一）內部控制工作模式的變化

內部控制工作對于現如今我國企業來說屬于一項關鍵的工作內容，可以幫助企業規劃發展方向、實現戰略目標。對于集團企業來說，內部控制環境包括權責分配、工作審計、機構設置、企業文化影響幾方面，使用信息化技術之后，可以在一定程度上優化企業現如今的內部控制模式[4]。

以權責分配為例，借助信息技術可以限定各層級、各部門人員的權責范圍，包括信息獲取權限。企業各人員必須在驗證身份信息以后才能夠進入共享平臺，獲取本職工作所需的信息數據，有效避免了信息篡改、信息泄露等風險，為企業創造了良好的內部管理環境。

（二）風險評估措施的變化

集團企業的運營管理與信息化手段彼此之間具有緊密的聯系，使用信息化手段，意味著短時間內信息傳遞速度將會提升，這對運營管理工作可以提供更加全面的參考，有效避免各類風險的出現。

具體來說，在信息化背景下，企業可以建立風險預警機制，由預警機制自動采集風險因子進行智能分析。當風險程度超過設定閾值時，則自動向相關部門發出警報，以此來體現信息技術在風險預測和評估等方面的優勢作用；同時，信息技術的優勢作用不單單體現在信息采集與分析環節，集團企業可以借助信息技術手段搭建共享平臺，用于會計處理、財務核算等工作，可以降低手工操作風險，提高會計信息的安全性和真實性[5]。

（三）內部控制采取措施的變化

首先，這一技術的使用可以保證自動化控制水平達標。其次，則是需要控制信息系統，使用合理的方式進行管控。自動化控制技術的核心目標在于將整個集團的運行內容納入考慮范圍當中，將控制對象轉變成為整個集團。在集團企業運行期間，使用計算機程序可以保證控制業務的獨立性，以類似第三方的角度對集團的整個運行模式進行監督。在集團開展信息化內部控制的過程中，管理人員對集團內部各類信息的獲取渠道以及針對各種問題的處理方案也將會發生變化，最終導致整個內部控制工作方案發生變化。

三、現如今集團企業內部控制存在的問題

（一）內部控制組織結構較為傳統

很多集團企業都是從中小企業發展而來，而這類集團企業在成立的前期整體規模組織比較小，并且呈現出金字塔狀的組織架構，即層級管理模式。

對于一些中小集團而言，這種層級管理模式可以更好地集中權力，完成從上到下的快速管理。同時，這種管理模式也可以將高層領導的戰略順利在整個集團當中完成落實，具有較強的執行能力。但是隨著集團規模逐漸增大，這種金字塔管理模式也將會越發龐大，從上層到基層需要經過多個層級才能夠完成工作要求傳遞，因此這種組織結構對于大集團公司來說過于僵化。

同時，由于組織結構較為臃腫，因此對員工的管理成本也將會直線上升，決定權依舊歸屬給高層，基層員工難以參與到決策與管理當中，這對于內部管理來說造成一定的阻礙與影響。

（二）風險管理工作不夠全面

在現如今網絡時代以及大數據技術的要求，行業與行業之間的競爭越發激烈，這種狀態可能會導致集團的經營水平受到影響。

簡單來說，集團公司并未針對集團所有業務范圍以及工作內容設置風險管理工作體系，因此集團的內控風險比較高，很容易出現各種問題。在這樣的工作狀態下，集團企業對于風險的辨別能力以及處理能力都有所不足，將會導致集團風險管控工作面臨較大的問題與影響，不利于集團未來的進一步發展。

（三）財務管理水平不達標

在實際工作的過程中，很多集團企業從小發展到大，并未建立大數據分析系統以及賬單管理系統，雖然也使用計算技術完成工作處理，但是賬務依舊是交給財務部門進行人工處理。

這種相對較為傳統的財務管理方式存在一些問題與影響：首先，集團企業規模越來越大，僅僅依靠一個部門的人工方式進行財務工作處理，往往難以承擔起對應的工作要求。其次，集團企業工作過程中各個項目的運行將會產生大量的數據等，如果使用人工的方式來進行核算，往往工作效率比較低，同時容易出現錯誤。再次，這種人工核算的方式無法獲取交易背后蘊含的數據價值，也就無法幫助集團發現商機，同時也無法提升集團的運轉效率。最后，這種財務管理模式下，集團的預算控制工作主要由財務部門負責，難以保證預算控制的精確性，很容易導致集團發生財務損失。

（四）信息傳遞效率較慢

現如今大數據技術快速發展與建設，產生的數據呈現指數速度增長，不同集團企業之間的競爭也越發激烈，同時競爭方向也越發明顯，那就是建設信息系統。一旦集團企業的信息收集和整理速度難以跟上大數據信息技術的更新速度，意味著集團的信息收集與處理方式必須要進行更新換代，此時工作模式已經影響集團的未來運轉。如果集團企業的信息數據識別不夠完善與全面，將會使得信息的收集環節也不夠及時與全面，信息數據收集效率必然也會降低，進而影響集團企業做出各種決策，導致決策不夠準確。

（五）內部監督工作并未落實

雖然我國一些集團企業已經開始使用內部監督管理模式，但是現如今集團企業運行過程中，最大的一個問題在于很多集團企業內部監督管理模式不夠完善，同時工作過于形式化。

現如今公司運行期間，工作越發復雜，這不僅對相關人員的綜合能力提出了更高的要求，同時其他的服務也隨之開展，這不僅需要專業人才的支撐與幫助，同時更需要工作人員可以對各項知識技能產生了解與認知。例如，集團在于運行的過程中，需要擁有物流管理、產品規劃、網絡營銷等綜合能力，但是現如今集團企業的人力資源明確不夠完善與全面，因此各項業務缺乏專業的人才進行監督管理。

四、信息化背景下集團企業內部控制優化策略

（一）調整企業組織架構

集團企業未來發展的過程中，首先必須要明確自己在市場當中的準確定位，從而結合現如今的市場發展模式與發展方向進行全面分析，梳理出合理的組織機構架構，構建合理的組織運行模式。

其次集團企業在發展期間，必須要積極提升綜合競爭能力，以利益最大化作為集團企業發展的主要目標，將一些臃腫的組織架構及時剔除，在保證工作能力達標的情況下，盡量精簡工作隊伍。

最后集團企業需要結合市場工作環境以及未來發展方向，與時俱進進行分析，結合市場的狀態，分析現如今集團員工工作存在的不足，從而不斷進行糾正與改進，讓集團充分發揮出員工的工作能力與工作水平。以往的金字塔型管理結構將不再適用于未來的集團企業，通過信息技術的幫助，可以構建出扁平化管理模式，從而起到更好的管理效果和管理質量。

（二）依托于大數據實施全面風險控制

由于風險管理對于集團企業來說，屬于運行過程中的關鍵基礎與重要幫助，也是數據導向的一項基本原則，因此必須要結合大數據技術來建立起針對集團企業獨有的風險管控措施，重點在于建設出管理制度。

集團企業首先需要要求各個業務部門在過程中重視風險管控工作，例如各類采購部門的應收賬款管理工作，需要設置專門的應收賬款處理小組，利用大數據技術對應收賬款管理工作進行分析，對每月、每季度、每年的應收賬款進行整理，比對應收賬款變化，設立適宜的應收賬款控制指標，一旦超過，及時向管理人員預警。針對逾期時間較長的呆賬，及時提出訴訟，要求欠款方歸還應收賬款，盡量避免壞賬。

其次則是需要設立風險管理部門，這一部門主要負責對集團現如今運行方向過程中存在的各種風險進行評估預測。

最后則是建立審計監察部門，這一部門需要對其他部門的運行模式進行監督管理，認真進行審核、評估，推動集團企業管理實現閉環。

（三）構建多層級預算管理體系

在大數據時代下，集團企業將會面臨海量信息數據的沖擊和影響，集團企業必須要積極進行利用，建立起信息管控平臺，通過日常工作過程中產生的各項數據與信息來進行分析，確定預算執行效率，以此為依據優化預算編制工作，保證預算目標的準確性。

而多層級預算管理可以有效對集團現有資源進行配置，將集團業務作為關鍵基礎，站在集團戰略的角度上進行優化與改善，從而將集團的戰略導向落實到工作的基本單元方面，這對集團發展來說具有重要的作用和意義。

（四）逐步優化信息系統

集團企業應對現有系統軟件進行更新，建設內控管理系統，將關鍵業務流程、業務環節全流程信息化、系統化，通過固定程序，實現對各業務開展情況的客觀監督、控制，逐步整改當前集團企業內控管理漏洞，減少經濟活動開展中因人為干預而產生的誤差。

同時，以風險為導向，統籌內部審計、風險管理、大數據分析預警等模塊構建風控合規平臺，全面識別集團企業經營中存在的問題，有效評估風險，及時預警，提升內控監督評價的效率，讓集團企業內部出現的違規、舞弊等情況無所遁形，有利于整改、追責工作的開展。

（五）健全內部控制監督機制

在大數據技術背景下，未來集團企業必須要在保證數據安全的基礎上，使用信息數據技術來進行內控監督管理。同時也可以使用信息技術來對各項行為進行評估，從而提前制定出對應的管理規章制度與監督管理方式，對員工以及領導的行為展開持續性的日常監督。這種監督工作往往在后臺開展，因此可以減少員工和領導對監督的抵觸感。

具體來說，內控監督工作分為日常監督與專項監督兩種，日常監督主要用于日常員工與領導的工作行為、工作準確度、工作積極性、工作方向進行監督，保證工作效率的同時，避免出現錯漏。而專項監督則是針對某些較為重要的項目來進行重點監督，避免影響集團的未來發展與進步。

五、結束語

隨著全球化、信息化的發展步伐逐漸到來，集團企業未來開展內部控制工作的過程中，必須要積極使用信息化技術來對企業內部進行管理。無論是大數據技術還是計算機網絡技術，只要對集團未來發展存在好處，都需要積極利用并且嘗試。集團企業未來依舊需要面臨諸多風險的影響，而使用信息化技術開展內部控制之后，可以有效控制風險數量以及風險覆蓋范圍，從而維護集團的健康穩定發展。