對現代企業提高行政管理效率的思考

文/國家電光源質量監督檢驗中心（北京） 王學穎

隨著信息化時代的到來和社會經濟的飛速發展，目前我國企業已基本實現了自動化管理。因此，現代化企業行政管理工作同樣出現了智能化發展趨勢，不僅能夠有效提高工作人員工作效率，同時也為單位節省了大量的物力和財力。行政管理部門在企業管理中起著至關重要的作用，是企業智能化管理水平和管理效率的直接體現。所以，強化企業行政管理工作，提高行政管理信息化和智能化水平是十分必要的，現代化企業行政管理工作的創新與改革能夠為企業各個部門建立起統一集成化的管理系統平臺，從而能夠充分發揮出員工價值，大大提高企業運營效率。

一、提升現代企業行政管理的重要性

首先，基于信息化發展背景下的現代化企業行政管理工作需要做出新的轉變，其中涵蓋多個方面，如：轉變管理模式、拓寬管理領域、增強管理內容、增強風險管理意識、提高管理水平、合理利用各項資源、構建管理信息系統等，通過分析當前現代化企業現行行政管理狀況，明確其中制約與影響發展的相關問題及成因，并以此提出對應的優化措施及改進建議。其次，企業經濟屬于社會經濟的重要部分，而企業行政管理工作的發展與創新，能夠進一步促進社會經濟的可持續發展。因此，現代企業需要順應時代發展，樹立創新改革意識，在高質量發展中對企業上下實行信息化、智能化管理。再者，針對企業各個部門人員也要實行信息化管理，如財務人員、人事專員以及崗位員工，通過先進的信息化技術手段，加強財務管理、人事管理等相關工作，從而確保能夠滿足現代企業發展需要，保證企業行政管理工作能夠有序進行。最后，當前現代企業管理正朝著信息集成化與信息網絡化的趨勢發展，因此使得企業信息化管理水平得到進一步提升。企業信息化管理在企業內部搭建了一個完整的信息網絡體系，能夠使企業內外部信息資源實現實時共享，從而使企業整體運營效率得到極大程度上地提升。

二、現代化企業行政管理存在的問題

（一）創新管理觀念淡薄。縱觀當前我國現代企業行政管理現狀來看，絕大部分企業依然采用過去傳統的管理理念，缺乏創新管理意識，導致其未能深入了解現代信息技術衍生出的企業信息化管理系統及運作模式帶給企業的好處，從而使得企業的行政管理創新改革工作受到嚴重制約。因此，轉變企業陳舊落后的管理理念是邁向企業信息化管理發展的重要一步。

（二）管理模式較為落后。企業管理模式是體現企業管理水平的關鍵因素，管理手段在一定程度上能夠彰顯企業的管理理念和思維。就當前實際情況來看，我國大部分企業的行政管理模式仍然采用的是過去傳統的管理方法，所以管理模式僅僅停留在流于管理形式上，卻忽略了管理模式的創新與改革的重要性。再加上大多數企業認為生產是第一要義，企業的主要目標是經濟效益，主要管理工作是財務管理，所以只是將行政管理認定為是一種簡單的“形式部門”，而這種情況下會導致企業和各個部門管理混亂，缺乏紐帶關系，致使企業管理效率大打折扣。由此可見，針對企業現有的行政管理模式來看，在創新方法上沒有任何進步可言，難以滿足當今信息化時代發展需要，最終導致的結果將會使得企業管理模式混亂，影響企業的生產水平和經濟效率。

（三）缺乏信息化管理體系。目前我國正處于信息化技術發展的重要階段，因此絕大部分企業已將計算機、大數據、物聯網等技術應用在企業信息化管理中，但企業行政管理與信息化技術的發展仍存在一定差距，從而導致行政管理人員無法得到相關的技術支持。究其原因，主要是因為企業缺乏完整的信息化管理系統，導致信息化管理無法與現代行政管理工作結合在一起。此外，還有一個客觀的原因是企業缺乏信息化管理體系方面的人才，進而導致企業信息化系統的搭建與維護工作缺乏專業人員著手處理。

（四）缺乏信息化技術人才。企業信息化管理是其邁向創新改革發展的重要方向，由于有部分企業缺乏信息化領域的人才，再加上有部分人員的信息化技術無法滿足當前時代發展需要。因此嚴重制約了企業信息化管理的發展。所以我國高校應當積極培養信息化人才以及企業信息化管理方面的人才，而相關企業應當主動與院校保持溝通聯系，加強實施人才培養計劃，建立起人才交流橋梁，進而能夠實現未來就業市場的發展需求，彌補企業信息化管理人才的缺位。

三、某企業行政管理現狀分析

（一）基本情況。Y 企業成立于2020 年5 月，是我國金融行業的先驅，該企業自成立起便提供專業、優質的金融服務、理財產品等，同年成功入選當地第三產業發展的優秀企業名單內，承擔著多項當地重點金融服務項目，同時也在國內金融領域中有著一定的影響力。

（二）基礎設施。該企業行政管理體系以星型結構為例，經過路由器、防火墻、交換機。服務器直接連接核心交換機，終端設備與交換機和核心服務器連接。網絡拓撲圖如圖1所示。

圖1 網絡結構拓撲圖

（三）應用系統。目前該企業行政管理采用的是信息化管理系統，但在具體的實施過程中仍存在諸多問題，表現在該系統運行一段時間后，經常會處于停滯狀態。再加上該系統是單獨的系統，所以目前系統的應用人數很少，僅包括行政部門。其次，該企業的財務部門以及其他崗位部門也有單獨的系統，用戶僅限于對應的部門，因此無法實現統一化管理。除開上述系統以外，還有一些行政管理工作處于“相互交叉，難以匯聚”的狀態，如：公司郵箱系統、數據庫系統等，這些行政管理工作無法實現數據資源訪問與共享。

（四）硬件資源。隨著我國信息化技術的不斷發展，對于系統硬件方面的技術也在更新換代，Y企業行政管理系統的硬件資源方面采用的性能要求中上程度的硬件設備，已經超過了絕大部分傳統企業使用的信息化管理硬件標準。

（五）管理平臺。基于當前計算機技術和數字化發展背景下，Y 企業緊跟現代化發展需要，在企業創立初期就已經著手開展建設企業行政管理信息化系統。當前，Y 企業現行的行政管理信息化系統主要有以下兩方面：1.財務管理系統。Y 企業對于行政信息化管理系統的創建，借鑒成功企業的做法和經驗，主要體現在財務計算與管理方面，其中的財務軟件能夠滿足現代化技術發展，及時對現行的財務管理系統進行優化更新。目前，Y 企業使用的財務管理系統能夠將企業日常業務產生的發票進行電子化統一管理，并代替傳統紙質發票，極大程度上節約了成本支出。2.OA辦公系統。OA辦公系統在Y企業創建初期便投入使用，屬于企業行政管理中的核心部分，主要作用是為Y 企業創建企業員工信息，除此之外還負責員工日常考勤記錄、發布企業通知以及處理工作郵件等多個方面。該系統的應用能夠有效解決企業煩瑣的日常行政工作，從而提升員工工作效率與企業運營效率。

四、提升現代企業行政管理效率的措施

（一）轉變行政管理理念。基于現代信息化發展背景下，企業行政管理人員首先需要從管理思想上進行革新，轉變行政管理理念，將創新改革理念落實到日常的行政管理工作中，確保管理工作能夠滿足企業管理新標準，從而促進企業的長遠穩健發展。因此，針對企業現行的管理模式而言，作為行政管理層領導需要高度重視行政管理革新的重要性，明確認識其對于企業未來發展的重要性，只有這樣才能在今后的管理工作中實現創新優化，最終使企業實現可持續發展戰略目標。

（二）采用多元化管理模式。提升企業行政信息化管理模式方法是多元化的，一般情況下可以分為：自主研發、整體引進以及多元開發等。具體需要根據企業的實際情況來看，選擇適合的信息化管理模式。以本研究企業為例，根據實際情況可選擇多元引進開發模式，該模式是一種混合式模式，在現有的技術基礎上與企業管理需求進行結合，再引入當前市場環境中成熟的信息化系統，進而實現系統的二次開發。此外，多元化引進開發模式的重要性在于其能夠按照企業的管理需求，進行科學化制定，從而能夠匹配出最佳的信息化管理系統以及核心技術，避免在自主研發的過程中出現技術不過關或者功能不匹配等情況。

（三）建立健全企業規章制度。建立健全以及認真執行行政部門的各項管理制度，明確崗位責任制度，通過各項工作秩序的協同合作，從而能夠建立起行政部門的法治秩序。因此，在企業發展的過程中，要想提高行政管理效率，就需要不斷加強行政管理建設工作，建立健全相應的規章制度，使其成為企業行政管理過程中的有力保障。

（四）構建科學企業管理部門。構建科學合理的企業管理機構是促進企業行政管理效率有效提升的途徑之一。當前有部分現代企業存在行政決策、部署重復現象，從而導致決策執行效率低下，最終導致企業行政管理效率受到嚴重影響。因此，建立相應行政管理部門時，應當將具有重復功能部門進行整合，避免出現資源浪費現象，同時還需要確保企業行政管理工作的運行暢通，才能使得管理效率得以提高。

（五）提高信息化管理融合度。第一，企業在建立行政信息化管理系統的過程中，需要根據企業的實際情況以及管理需求，明確企業本身在整個行業發展中的規模及地位；第二，需要結合現狀，重點把控企業信息化資金的投入方向；第三，根據企業整體發展水平對整個行政管理系統的后期維護工作也需要有一定的了解，要依照自身實際情況對各個部門的協同管理目標進行有效融合調整，從而提高信息化管理更加滿足企業發展。

（六）創新行政管理領導體制。根據當前現代企業的發展特點來看，其中的行政管理工作主要由行政領導者負責，通過組件相應的行政管理監督部門，以此來強化企業行政管理工作的質量與效率。因此，對于行政領導層相關人員而言，需要根據企業各個部門的生產經營情況，科學合理化地制定出相應的業務指標。由此可見，行政管理工作的創新與改革還需要從制度上不斷強化企業內部各部門的分工協調性和良性溝通能力，明確行政領導人的崗位職責和具體工作內容，才能夠最大程度上發揮企業員工的潛在能力及價值，從而能夠切實有效地保障企業管理質量與行政管理效率。

（七）提升管理人員綜合素質。針對企業的整體績效評價也是行政管理工作的一項重點內容，而最終的評估結果會直接影響到員工的自身利益。當前，我國大部分企業由于長期缺乏統一化的企業績效評估體系，所以需要不斷加強企業績效評估體系的建設，通過采用部門與部門之間形成有效的監督橋梁的方式，逐步消除存在的人為干擾因素，然后再引入信息化技術來消除存在的技術缺陷，最后融合多元化的技術手段，對企業員工的工作做出科學、客觀地評價，從而能夠選出業績優異的行政管理人才。由此可見，加強企業行政管理工作建設力度，勢必要不斷提升行政管理人員的自身專業水平和個人綜合素質能力，這樣做的目的是鞭策管理人員具備行政管理創新改革意識，能夠及時有效地對現有行政管理各項工作執行落實到位，從而為企業管理與發展提供助力。因此，作為企業的行政管理人員而言，應當時刻明確自身責任意識和崗位定位，積極與企業其他部門員工進行溝通互動，建立起良好的協同關系和溝通機制，保障企業管理和行政服務效率效果，促進企業穩健發展。

五、結語

綜上所述，行政管理部門在企業管理中起著至關重要的作用，是企業智能化管理水平和管理效率的直接體現。現代企業行政管理工作的發展需要行政管理領導人員在明確自身職責的同時，不斷地對現行管理工作進行創新與完善。此外，企業行政管理工作發展還需要不斷地強化其內部信息化管理工作，通過建立信息化管理平臺，能夠有效實現企業各個部門資源共享和溝通協調，最終滿足現代企業管理的創新與發展。