新醫改下檔案管理工作中的問題及解決對策

李太平

一、前言

新醫改以來，各醫院均將提升服務水平作為重要工作目標，醫院檔案管理的工作創新也越來越被重視。醫院檔案管理是醫院文職工作的重要組成，檔案管理有助于理順醫院各類關系，如醫患關系、人與醫療資產關系、職工間關系等。檔案將醫院內的重要事宜尤其是醫療過程以文件形式長久保存，讓事實發生后便有信息可查詢、可追溯，從而為醫院長期發展奠定基礎。

二、新醫改以來有關檔案工作相關政策

深化醫療改革是政府長期以來一直強力推動的事宜之一。2015年，政府推行分級診療試點改革，在100個地級以上城市開展了醫療體系改革試點，主要重心在加強縣級公立醫院的建設。其中，醫療檔案管理也是改革的內容之一。鑒于此前醫院管理者對檔案管理工作的輕視，新醫改政策明確要求推進建立現代化的醫院管理制度。新醫改在檔案管理現代化上的切入口是公立醫院運行信息的公開化，其中以經濟運行信息公開化為重點改革方向。旨在通過信息公開，推動醫院檔案管理的規范化、科學化、人性化。2020年以來，醫院管理現代化改革繼續深化，工作重心根據每年醫院管理中的多發問題而偏重方向不同，如近年來加強檔案管理人才培養是醫院改革方向之一。包括檔案學科建設，檔案后備人才培養等。新政策要求醫改試點省份加強相關人員的考核評價、激勵機制等制度的探索。新醫改各項宏觀政策中，雖鮮有提及醫院檔案管理工作，但醫院管理的現代化離不開檔案管理的現代化，醫院信息的公開化也與檔案管理密切相關。其他的人員管理，人員激勵自然也包括檔案管理人員在內。因此，新醫改的宏觀政策對醫院具體的檔案管理工作有重要指導作用。

新醫改檔案類政策目的是通過文件制度建設，推動醫院管理現代化。醫院檔案管理同一般單位的檔案管理相比，重要特點是涵蓋病歷檔案管理，這就表明其具備專業性。另外，醫院檔案也是重要財富，在加速信息公開化的政策指引下，醫院也應致力于挖掘歷史檔案的價值。此外，廣大醫院“重臨床、輕檔案”的工作理念也常導致醫院檔案管理滯后于醫院現代化建設水平。因此，現階段及一定時期內，醫院檔案管理的指導政策仍將以加強檔案管理軟硬件建設，探究醫院檔案管理標準化規范以及加強檔案信息利用等為主要內容。

三、醫院檔案管理工作中普遍問題

（一）檔案管理專業人員不足

新醫改以來，各類醫院加強對醫院檔案管理上的投入。在檔案管理硬件投入上，專業的綜合檔案管理中心、病歷室等是很多三甲醫院標配。一些醫院檔案管理及儲存工具也日益高科技化，如標準的檔案館、高端的局域網服務器、華為OceanStor存儲、藍光介質存儲等。在管理理念上，很多醫院引入檔案全生命周期管理、檔案信息化管理等概念。硬件投入的增加，使得各醫院建檔檔案的信息總量提升，檔案存儲安全性以及提取的便捷性都大大提升。但是硬件投入達到一定程度后，醫院的檔案管理往往會進入一個瓶頸期，即硬件投入回報比降低，新增檔案管理硬件投入不能帶動檔案管理效率或工作成效的提升。造成這種現象的原因主要是檔案管理專業人員投入不足。很多醫院在硬件升級后，人才升級沒有跟上。不少檔案管理人員多由醫院職工家屬擔任，缺乏現代檔案管理科學知識儲備，專業性不夠。同時，檔案管理是交叉學科，能熟練運用各類檔案管理軟硬件工具以及優化檔案信息結構，提高檔案利用率的人才也比較稀缺。非專業的檔案管理人員首先是對檔桿管理的本職工作理解不深，工作積極性不高。其次是不能扎根在檔案工作崗位上，常常會因為各種原因調崗，導致在工作交接中發生差錯。專業的檔案人員對各類檔案管理軟件使用更熟練，而非專業人員往往要較長時間才能熟練掌握各類檔案管理軟件。專業檔案管理人員的缺失總體上影響了醫院檔案管理工作的發展。

（二）檔案管理缺乏規范性

檔案管理需要遵循檔案學基本規律，它主要是一項針對靜止的文件信息的管理工作。在管理行為上具備被動性，即檔案管理是在檔案信息產生后才開始進入管理周期。對于這類管理工作，遵循一定的規范十分重要，過于靈活反而引發矛盾。比如重要文件的加密程序，資料的建檔標準，檔案存檔期限等等。醫院檔案雖然大多密級級別較低，不過在建檔、移交、歸檔等事宜上也需要遵循一套規章制度。很多醫院要么缺乏規則制度，要么規則制度落實不嚴格，導致檔案管理工作常常出現建檔資料遺漏，資料調用難，檔案到期清冊困難等現象。新醫改以來，《醫院檔案歸檔大綱》《檔案分類編號標準》等制度成為指導各類醫院檔案管理工作的重要準則，這些制度可增加檔案管理的科學性。不過一些醫院檔案管理人員專業知識不足，對此類檔案管理的規則、方法不了解，常在工作中發生文件管理程序錯誤問題。對文件建檔、編號、分類等不熟悉，則易導致檔案保存混亂，給后續的查找、搜索等帶來麻煩。部分醫院檔案管理缺乏規范還體現在多頭管理上。即檔案的收集、鑒定、編目、入庫歸檔等環節上責任人不清。人事部門、病歷管理部門和檔案管理中心等權責不等，最終造成檔案管理的混亂。

（三） 電子檔案管理的技術缺失

新醫改以來，檔案電子化趨勢明顯，不僅病歷，發票電子化，各類檢查結果、X光等拍片、影像資料、藥方等也逐漸電子化。病人可以遠程網絡預約、掛號、咨詢，就診等。電子化的推動下，很多醫院逐步實現了無紙化辦公，這種新的辦公模式也需要檔案管理與時俱進。電子化下，各醫院引入了較多的醫院專用辦公軟件，這些軟件可以處理不同的工作事宜。通過不同辦公軟件，各類文件、合同文書、影像資料等，都以電子文件形式在各部門間流通。無紙化辦公大大提升了醫院的辦公效率，精簡了 人員，節約了成本。不過，在利用各類軟件無紙化辦公時，相應的檔案生成、管理流程卻并不清晰。有些過程性的信息或即時信息往往丟失，一些結果信息也以非讀寫文件的形式留在一個軟件，卻不能形成容易保存的格式文件。總體而言，無紙化辦公的軟件偏多，而專業的檔案管理軟件卻偏少。這些會造成過程信息丟失、病歷信息不全、信息難建檔等問題。另外，由于各科室專業軟件不一樣，不同的軟件生成的文件格式多而雜，這些電子檔案在歸集入庫后新的數據庫軟件不能識別，或者歸集文件的數據庫類型太多，造成不同部門間的檔案信息流通不暢，電子文件傳輸困難。電子檔案的大量生成不僅給檔案收集、歸檔等環節造成技術挑戰，還在分類、鑒定、利用、電子檔案管理操作權限等方面帶來技術麻煩。不少醫院檔案管理人員對電子文件格式的識別、文件內容的鑒定、文件搜索和提取等操作不熟悉，沒能因醫療檔案電子化而降低工作量。由于技術跟不上時代發展，很多有重要價值的醫療檔案的利用率較低。

四、檔案管理問題的解決對策

（一） 思路創新，利用數據做好服務

新醫改背景下，檔案電子化、無紙化辦公已經實現，檔案電子化不僅方便了檔案的轉移、入庫等，也為新的檔案管理理念的落實鋪就了路徑。當前各醫院對檔案的理解還停留在紙質辦公時代，認為檔案就是一堆難以搬運，難以利用的文檔。檔案雖然是過時的信息，或者是已經利用過一次的信息。不過新的檔案管理理念認為檔案潛在價值巨大，尤其是醫院病歷檔案等。在大數據技術下，醫院檔案不僅不是負擔，而且是巨大財富。電子辦公時代，醫院領導層必須重新認識檔案的重要性，以及檔案潛在的服務價值，從而保存財富，利用財富。

大數據時代，醫院檔案中最大的一筆財富是病例的醫學研究價值。通過大數據歸集、分類、深度挖掘、比對和再分析，一些看似單一的患者病癥很可能找到同類病例。這些病例可能來自不同的診斷醫生、同一醫院的不同分部以及不同歷史時期。類似病例有利于發現和總結病癥規律、患病率、診療方法等，從而得出有價值的藥物學和臨床經驗。在紙質檔案時期，醫學研究專家同樣重視病例分析，不過要實現跨時空的病例比對，操作起來十分困難。大數據時期，只要數據收集歸檔工作做好，專業軟件可以很快就挖掘出同類病例。因此，新醫改背景下，檔案信息的潛在價值因技術的發展而進一步凸顯，一些舊時期難以實施的檔案類服務工作得以順利開展。同時，大數據下，檔案的收集、整理、查找等工作也更簡便快捷，利用軟件工具提供檔案類服務更加方便。大數據時代，信息共享，信息透明，尊重患者，構建和諧社會等社會理念更是深入人心，這些社會思潮無疑會倒逼醫院檔案管理改變理念，改善方法，與時俱進[1]。因此，新形勢下，各級醫院管理人員及檔案管理人員，必須改變檔案管理理念，思考檔案信息能優化醫院工作的服務點，思考檔案管理能為醫院職工以及患者等提供更好服務的工作方式，從而逐步提升檔案管理水平，實現檔案管理的現代化。

（二） 規范化，標準化

檔案工作既需要創新，又需要按規律辦事。目前各類醫院在檔案管理的硬件投入上均達到較高水平，但檔案管理的服務能力提升到一定程度后，往往停滯。表現為檔案的信息公開度不夠，檔案信息傳達不到共享對象，檔案瀏覽權限管理繁復等。一些有心利用檔案信息開展科研或調研的專業人員在共享信息碰壁后，知難而退，檔案價值不能實現。這其中主要原因就在于檔案管理機制不透明，管理規范未落實，關門管理檔案。當前國家出臺了一些有關醫院檔案管理機制的指導標準，包括《國家衛生信息標準基礎框架》《元數據描述框架》等，這對醫院檔案的編目、分類等工作有指導意義。而在信息公開上，目前患者病歷、病例影像資料等檔案受個人隱私權保護，一般難以實現回顧性隊列研究價值。不過，其他一些有關醫藥價格、采購招標，機構的服務內容、重點學科及醫療技術準入等信息是需要公開的。檔案管理人員應根據2022年國家衛健委發布的《醫療衛生機構信息公開管理辦法》，落實相關工作[2]。

除開外部標準，醫院內部應基于醫院發展的需求，在遵循國家相關規定的基礎上，將檔案管理規范化、標準化。規范化和標準化的目的是提升檔案服務能力，讓檔案發揮價值，讓檔案管理更好促進醫院發展。規范化中，首先不同科室的管理權責要分明，要打破檔案管理部門多且分散的格局，建立統一領導、分類收集、集中歸檔的管理機制。文書檔案、人事檔案、經濟檔案、醫療影像檔案、宣傳檔案等可在各科室初步建檔，最終歸集到檔案管理中心。建檔辦法、鑒定方案以及入庫周期等需要流程化、標準化。同時，電子文檔的保存和傳輸格式需要有統一的標準，影像文件大小需要有相應規范。要規范不同存儲途徑下的文件格式，讓文件可以在不同操作系統環境下可讀寫編輯。尤其是影像文件格式，對不同用途的影像文件的分辨率也要有相應的規范要求。在統一標準下，將這些電子資料歸集到數據庫，建立統一的大型檔案信息數據庫，從而提升檔案的服務潛能。

（三） 技術化

新醫改背景下，檔案管理技術化重要性日益凸顯。由于各醫院均無紙化辦公，因此在檔案的各個生命周期中，必須依賴高效便捷的辦公軟件。三甲醫院每天會生產海量的電子信息，這些信息只有部分具備入庫歸檔價值。在鑒定歸檔之前，可利用云數據庫技術將所有電子信息暫存入云端，這樣就可以避免信息丟失。在信息鑒定流程，可運用檔案自動編目系統，對鑒定合格的數據自動編目，提升辦公效率。在冗余信息管理環節，云端存儲降低了本地空間不足焦慮。數據庫云共享技術不僅可以方便檔案管理，而且可以降低醫院檔案管理硬件投入。共享技術為檔案的轉移、入庫提供了最便捷的通道。云端數據庫方便誤刪信息找回，可簡便本地硬盤管理，加速數據檢索。云技術同時提升了檔案安全，第三方公司對數據的保護更專業更科學。

除開云數據庫，數據存儲技術、網絡安全技術、網絡通訊技術等，都是現代檔案管理中可積極引入的。一款好的壓縮軟件可方便內容管理，一款 IP權限自動分配管理軟件可有效解決檔案管理安全問題，5G傳輸技術可加快數據傳輸速度，好的搜索引擎可精準化查詢目標檔案。根據檔案管理的標準和規范，采用高效便捷的辦公軟件，不僅讓檔案管理更容易，服務更便捷，而且流程更順暢。檔案管理軟件在設計之初便包含有檔案管理的理念，這一理念是否符合現代醫院檔案管理的需求，決定了軟件是否好用。選用好的辦公軟件自然可以理順檔案管理流程，明確權責關系，從而提升檔案管理效率。同樣，利用技術化解決檔案安全也事半功倍。網絡防火墻、自動IP登陸權限管理技術可自動分配檔案全生命周期管理權限，減少泄密、誤刪、篡改信息等檔案管理事故。隨著國產軟件公司的實力不斷增長，能凸顯現代醫院檔案管理理念的軟件將越來越多。醫院要積極引入這些新理念指導檔案管理軟件，從而實現檔案管理的技術升級。

五、結語

新醫改背景下，醫院必須提升服務意識，秉持為人民服務初心，為患者、為社會貢獻更多正能量。在檔案管理上，也需以服務患者和醫院職工為理念，提升檔案管理水平，實現檔案管理現代化。當前各醫院紛紛提升了檔案管理上的硬件投入，不過在檔案管理方面，還需要引入更多專業人才。只有積極引入對檔案學知識理解更深刻，對軟件技術運用更熟練的人才，醫院檔案管理水平才會更上一層樓。大數據時代，各醫院要積極與專業軟件開發企業合作，引入針對性強、流程邏輯合理的檔案管理軟件，通過軟件技術更新，規范檔案管理流程和提升管理水平。醫院檔案價值亟待重新認識，而新軟件技術是挖掘這些價值的有力工具。總之，新的電子技術層出不窮，各級醫院應緊跟時代變化，積極引入現代化的醫院檔案管理理念，提升檔案管理的電子化軟硬件標準。只有落實服務本心，與時俱進，才能加速提升醫院服務、醫療、科研和管理水平。

引用

[1]何瑩.大數據條件下醫院電子檔案管理研究[D].燕山大學，2015，05.

[2]朱穎慧.新醫改背景下加強醫院檔案管理工作的途徑探究[J].蘭臺內外，2020（05）：32-33.

[3]趙小茗.淺析檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].蘭臺內外，2020，2020（13）：17-18.

作者單位：恩施土家族苗族自治州中心醫院