關于檔案形成幾個問題的探討

王茂躍

關鍵詞：檔案；檔案形成；檔案形成者；歸檔；文件；檔案前身；生命周期

我國檔案學界認為檔案形成屬于檔案學的基本理論問題。筆者曾撰寫《檔案形成若干提法異議——以<檔案學概論>為例》[1]一文，對檔案形成的提法提出質疑。文章刊發后，龐宇飛等發表了題為《“檔案形成”一說思考——對“檔案形成若干提法異議”一文的討論》[2]的商榷文章，認為我國2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）中有檔案形成的表述，檔案形成的提法是合理的。可見，檔案形成問題至今尚未達成共識，仍有進行研究的必要。歸檔是不是檔案形成的標志？檔案形成究竟指的是什么？如何理解我國2020年新《檔案法》中的檔案形成表述？本文擬對這幾個問題加以探討。

1 歸檔是檔案形成的標志嗎？

歸檔是我國的一個檔案專業術語，但檔案學界對歸檔的理解并不一致。

一種觀點認為，“文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案”。[3]“如果文件不（立卷）歸檔，它就始終只是文件。”“文件必經（立卷）歸檔而后成為檔案，或者說，檔案形成決定于歸檔工作制度。”[4]“歸檔工作是各種記錄向檔案轉化的分水嶺，歸檔之前屬于文書工作（或其他工作）的領域，而歸檔之后便進入了檔案工作領域。所以轉化為檔案的環節確實是歸檔。”[5]“歸檔是現行科技文件轉化為科技檔案的標志，這一命題自60年代始就已寫進了科技檔案管理學教材。”[6]也就是說，這一觀點認為歸檔是檔案形成的標志。

另一種觀點認為，歸檔與檔案的形成無關。“檔案不等于是‘歸檔的文件，檔案在‘歸檔前就是檔案了。”[7]“檔案并不是因為立卷歸檔才成為檔案的，立卷歸檔只是檔案管理工作的一項內容。……作為檔案來說，立卷歸檔與未立卷的沒有任何區別。但作為檔案管理工作來說，不立卷歸檔就不便于查找利用，立卷歸檔是檔案組織管理的要求，而不是檔案形成的必要條件。”[8]“一般認為立卷歸檔是現行文件轉化為檔案的標志，其實也不是絕對準確的。……因為立卷歸檔從根本上說，是人們為了維護檔案的完整與安全，便于保管和利用而采取的主觀措施。”[9]

應當說，歸檔是檔案形成標志之說在邏輯上是有問題的。因為檔案機構保管的檔案并不都是通過歸檔而來的，歸檔是機關、團體、企業事業單位檔案機構獲得檔案的主要途徑，但并不是唯一途徑，捐贈、寄存、代管、征集也是檔案的來源。未保存在法定保管處所的散存檔案、從原形成國家（地區）流失到國外的散失檔案是不可能通過歸檔獲得的，個人所有的檔案也不存在歸檔的問題。

有必要指出的是，1986年版《檔案管理學基礎》認為“歸檔和保存，既是文件向檔案轉化的程序和條件，又是文件轉化為檔案的一般標志和界限”。[10]而2021年版《檔案管理學基礎》則認為“‘歸檔并不是文件成為檔案的必要條件，而只是面向檔案管理部門或人員的一種控制文件有規律運動的手段或一種自覺的管理活動而已。所以，不能簡單地說‘歸檔之后的文件則被稱為檔案”。[11 ]筆者非常認同《檔案管理學基礎》從第一種觀點到第二種觀點的轉變。如果歸檔能夠成為檔案形成的標志，除了邏輯上有問題之外，還存在無法解釋的兩個問題——歸檔與檔案形成時間、檔案形成者無關。

1.1 歸檔時間不是檔案形成時間。歸檔時間，如文書檔案要求在第二年6月底以前歸檔。如果歸檔是檔案形成的標志，歸檔時間就是檔案形成時間，也就是文書部門、業務部門與檔案部門在檔案移交登記表上簽字蓋章的時間。問題是，檔案機構保管的檔案，有的并不是通過歸檔而來，這樣的檔案形成時間是什么時間呢？個人所有的檔案一般也沒有歸檔程序，檔案形成時間又如何確定呢？劉耿生教授認為“‘檔案形成時間的準確概念，系指檔案處于文件階段時的形成時間”。[12]法國《檔案館法》規定公共檔案在下述期限屆滿后應當完全公開：“25年，從文件產生之日起算，或從案卷中最新產生文件的產生之日起算。”[13]可見，歸檔時間不宜成為檔案形成時間，所謂檔案形成時間，就是文件（檔案前身）的形成時間。

1.2 歸檔者不是檔案形成者。如果歸檔是檔案形成的標志，那么歸檔者也應該是檔案形成者，即文書部門與業務部門的歸檔者是檔案形成者。其實，歸檔者不是檔案形成者。

國家檔案局原局長、中央檔案館原館長楊冬權認為：“檔案形成者，包括機關、團體、企業、事業單位、家庭、個人。”[14]也就是說，對機關單位而言，檔案形成者指的是機關單位，而不是機關單位文書部門與業務部門的歸檔者。

丁海斌教授主編的《檔案學概論（第二版）》指出：“檔案三主體，包括檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者。”[15]檔案三主體是三個并列概念，由此可見，檔案管理者與檔案利用者都不是檔案形成者。“嚴格說來，檔案形成者并不是檔案事物本身的形成者，而是檔案實體的形成者，即檔案的本源——原始符號記錄（包括文件與零次文獻）的形成者。檔案形成者只是它的簡稱或習慣用法。”[16]這里的檔案事物指的是檔案，檔案實體指的是文件（檔案前身）。也就是說，檔案形成者指的就是文件（檔案前身）的形成者。

既然歸檔時間不是檔案形成時間，歸檔者不是檔案形成者，那么歸檔是檔案形成標志之說就難以成立。如果非要說標志的話，歸檔只能是機關、團體、企業事業單位的檔案由分散走向集中的標志。

2 檔案形成究竟指的是什么？

在分析檔案形成究竟指的是什么之前，有必要先以公文為例來看一下公文的形成。

公文需要擬稿，初稿擬出后還要不斷修改完善，最終由機關單位的領導人簽發。領導人簽發后公文草稿即成為定稿。定稿是印制正式文件的依據，印制的正式文件加蓋機關單位印章后，文件正式形成，可對內對外發出。領導人的簽發時間一般就是公文的落款時間，也就是文件形成的時間。

收文機關收到文件后，該文件就是收文機關辦事的依據。文件處理程序完畢，有價值的就需要歸檔保存。到了歸檔這個環節，這就涉及歸檔是不是檔案形成標志的問題。

上一個問題已經得出結論：歸檔不是檔案形成的標志，那么檔案形成究竟指的是什么呢？

1961年，國家檔案局副局長張中在《我對檔案和檔案工作的認識》一文中指出：“文件的形成、運動和歸宿，是一個具有規律性的運動過程。文件從產生、辦理到立卷歸檔——結束了文書階段，它就轉化為檔案。”[17]張中認為文件從產生、辦理到立卷歸檔就轉化為檔案。

1962年12月，國家檔案局在北京召開全國檔案工作會議，中共中央辦公廳副主任、國家檔案局局長曾三在《1958年至1962年全國檔案工作的總結和今后的任務》的報告中指出：“各個機關在工作和生產活動中，為了工作和生產的需要，必然產生許多文書材料、技術文件等等，這些文件在處理完畢以后，其中有許多在日后工作、生產、科學研究中還要查考利用，需要經過立卷歸檔保存起來，這就形成了檔案。”[18]曾三認為辦理完畢的文件經過立卷歸檔保存起來就形成了檔案。

徐光生認為：“檔案是人們有意識地對文件材料進行挑選和保存的結果。”[19]美國檔案學者瑪格麗特·克羅斯·諾頓和菲利浦·布魯克斯認為：“文件最初由形成者產生、保管和頻繁利用；然后由于文件的偶爾作用或潛在價值送到機關外的文件中心保存一定時期；最后當文件的業務價值完全喪失后，具有檔案價值的文件就被‘挑選出來移交到檔案館，其他的一概銷毀。”[20]這里使用的是挑選的文件這一表述。

轉化為檔案、形成了檔案、挑選的文件，這些表述不一，但說明的都是同一問題——檔案是怎么來的。

轉化為檔案與挑選的文件這兩種表述都認同文件是檔案的前身，不存在形成檔案的問題。既然檔案是人們有意識地對已經形成了的文件材料進行挑選和保存的結果，無疑就沒有檔案的形成。既然具有檔案價值的文件被挑選出來移交到檔案館，這被挑選出來的文件就是檔案，也就不存在檔案形成的問題。我國檔案界有檔案形成規律、檔案自然形成規律的提法，有學者認為：“所謂‘檔案形成規律，其實都是針對文件材料而言，‘檔案自然形成規律實際上就是‘文件的自然形成規律。”“具有合理內涵的‘文件材料自然形成的命題被‘檔案自然形成命題取代，使對這一問題的研究走入誤區，而‘檔案自然形成規律在理論上是不能成立的”。[21]可見，文件（檔案前身）形成之后，就不應該再有檔案的形成。

丁海斌教授主編的《檔案學概論（第二版）》指出：“檔案實體是在人類實踐活動中直接形成的，是與人類實踐活動不可分割的組成部分。這種形成過程又被稱為‘自然形成。”[22]擔心對檔案實體概念理解有誤，又對檔案實體采用腳注方式進行了解釋：“‘檔案實體是指作為檔案的來源和基礎的那些事物，即檔案的前身——產生并使用于人類實踐活動中的文件和零次文獻。”換句話說，檔案實體指的是文件（檔案前身）。

可見，所謂檔案形成其實指的就是文件（檔案前身）的形成。

3 如何理解我國新修訂《檔案法》中的檔案形成表述？

龐宇飛等認為：“‘檔案形成一說不僅僅是一種約定俗成的表達，也是對檔案事物特定階段運動規律的客觀描述。這一表述在2020年新修訂的《檔案法》第二條、第十二條、第十三條、第二十二條、第二十七條、第三十條、第三十二條中也得到了具體體現。”[23]

下面就具體分析一下新修訂的《檔案法》這7條中的文字是不是檔案形成的具體體現。

第二條 從事檔案收集、整理、保護、利用及其監督管理活動，適用本法。

本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

這一條規定了《檔案法》的適用范圍和檔案定義。在檔案定義中雖出現了“直接形成”的文字，但說的并不是檔案形成。檔案定義文字較多，為了簡便起見，可以表述為：檔案是機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人直接形成的歷史記錄，甚至還可表述為：檔案是直接形成的歷史記錄，或者干脆表述為：檔案是歷史記錄。由于文件（檔案前身）是直接形成的記錄，文件（檔案前身）成為歷史記錄后，就決定了這種歷史記錄也是直接形成的。但如果理解為這是對檔案形成的表述，就有偷換概念的嫌疑。檔案是直接形成的指的并不是檔案的形成，而是文件（檔案前身）是直接形成的。

第十二條 按照國家規定應當形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。

這一條中的“應當形成檔案的”表述多余，因為機關、團體、企業事業單位和其他組織在工作活動中不可能不形成各種記錄，有的記錄就是文件（檔案前身），成為歷史記錄保存起來就是檔案。也就是說，機關、團體、企業事業單位和其他組織必然會不斷地積累檔案，而不是應當形成檔案。

另外，《檔案法》是國家檔案工作的根本大法，這一規定就是法律規定，無需提及根據國家規定。因此，“按照國家規定應當形成檔案的”這一限定語理應刪除。第十二條合理的表述應為：機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。

第十三條 直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應當納入歸檔范圍：……這里的“直接形成”指的是直接形成的有價值的應歸檔的材料，很顯然就是文件（檔案前身）。

第二十二條 非國有企業、社會服務機構等單位和個人形成的檔案，對國家和社會具有重要保存價值或者應當保密的，檔案所有者應當妥善保管。……

該條中的“形成的檔案”準確的表述應為：所有的檔案。因為這里談的是非國有檔案包括個人所有的檔案，檔案所有者應當妥善保管，因而將“形成的檔案”改為“所有的檔案”就更為合理。為了避免重復，也可刪除“所有”二字，即：非國有企業、社會服務機構等單位和個人（所有）的檔案，……檔案所有者應當妥善保管。

第二十七條 縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。……“自形成之日起”指的是自文件（檔案前身）形成之日起。

第三十條 館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交時附具意見。

檔案形成單位指的不是檔案形成。檔案形成單位也就是我們習慣所說的檔案形成者。檔案形成者指的是文件（檔案前身）的形成者。丁海斌教授等主編的《檔案學概論（第一版）》認為：“文件則是檔案的直接來源，是檔案的直接實體。”[24]可見，只有文件（檔案前身）的形成和形成者，而沒有檔案的形成和形成者。

第三十二條 屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布；未經檔案館或者有關機關同意，任何單位和個人無權公布。非國有企業、社會服務機構等單位和個人形成的檔案，檔案所有者有權公布。

“非國有企業、社會服務機構等單位和個人形成的檔案，檔案所有者有權公布。”這里的“形成的檔案”宜改為：所有的檔案。因為這一條前一句說的是屬于國家所有的檔案公布，與此相對應，后一句說的應是屬于非國家所有的檔案公布。

《檔案法》上述7條中的表述，看似與檔案形成有關，但表述的其實都不是檔案形成。

4 結語

關于檔案形成，我國檔案學界一直都有學者持有正確的認識。任漢中教授認為：“檔案是觀念的產物。從外觀上看，檔案并不是新產生的事物。”[25]“我們之所以稱‘形成，是因為檔案確實不是人們重新制造出來的，而是‘轉化出來的。”[26]李培清、張錫田指出：“文件的形成同時也意味著檔案物質形體的形成。”[27]吳品才教授認為，“沒有現行文件的形成便不可能有檔案的產生”，因為“檔案是文件運動至特定階段的異名詞，具體說，就是當文件經歷完現行期，成為形成活動真實的歷史記錄時，如仍有保存價值，則為檔案”。[28]這里使用的是“現行文件的形成”與“檔案的產生”，沒有使用“檔案的形成”是合理的，避免了“文件的形成”與“檔案的形成”是兩種形成的誤解。當然，嚴格說來，產生與形成并沒有本質區別，一事物的形成就是一事物的產生，沒有一事物的形成也就沒有一事物的產生。嚴謹的表述，可將“便不可能有檔案的產生”改為“便不可能有檔案”。吳品才教授最后表述的文件符合什么條件“則為檔案”，就非常準確。“則為檔案”意思極其直白：就是檔案。

與我國不同的是，國外很少有檔案形成的提法。法國《檔案館法》認為：“檔案是自然人和法人在其活動中產生或接收的，無論時間、保存地點、存在形式、載體形式的全部文件也包括數據的統稱。”[29]也就是說，法國從現行文件開始就看作檔案了，但法國將現行文件稱為現行檔案，“現行檔案。由機關、部門、機構產生或收到的仍有利用價值的文件為現行檔案”。[30]美國認為檔案是具有永久保存價值的非現行文件。這些不同的檔案觀無不說明沒有檔案的形成，只有何時將文件（檔案前身）稱為檔案的問題。歐美國家盛行文件生命周期理論，依據文件作用的不同將文件劃分為不同的階段，沒有檔案形成的問題，有的只是文件在不同階段的運動。文件生命周期理論傳入我國后，我國檔案學者對該理論進行中國化的研究，陳兆祦先生稱為文件運動周期理論，何嘉蓀和傅榮校先生稱為文件運動規律，劉東斌先生稱為檔案運動周期理論，王恩漢先生稱為文件生命理論。將文件比作生命并進行運動，正如人的生命不同階段一樣。無論從哪個階段將文件（檔案前身）看成檔案，只有文件（檔案前身）的形成，而不應有檔案的形成。

總之，文件（檔案前身）符合什么條件就是檔案、就成為檔案、就稱為檔案、就稱作檔案、就看作檔案、就看成檔案、就當作檔案、就視為檔案、就轉化為檔案，這些表述都是可行的。如果非要說文件（檔案前身）符合什么條件就是檔案的形成、就形成了檔案，反而令人費解。