信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

◎汪明

在信息化時(shí)代背景下，檔案這一信息資源有著極高的應(yīng)用價(jià)值，并且也逐漸受到了各行各業(yè)越來越多的關(guān)注。因此，應(yīng)對(duì)信息化技術(shù)加以充分的應(yīng)用，使檔案管理模式得到優(yōu)化創(chuàng)新的同時(shí)，也使管理效率得到進(jìn)一步的提升。通過科學(xué)合理的運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)科技手段對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的規(guī)劃，從而使檔案管理能夠符合新時(shí)代的發(fā)展要求，為發(fā)展革新提供強(qiáng)勁動(dòng)力。然而，檔案管理要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新并非易事，首先應(yīng)對(duì)檔案管理信息化創(chuàng)新的真正價(jià)值有深刻的認(rèn)知，以此全面提升管理成效，從而推動(dòng)檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

一、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

（一）推動(dòng)檔案管理規(guī)范化發(fā)展，檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級(jí)

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了電子化和數(shù)字化，無論是內(nèi)容還是數(shù)量都在與日俱增。面對(duì)此種情況，通過信息化技術(shù)手段使得檔案管理工作得到有效創(chuàng)新便顯得極為重要，不僅能夠使檔案得到科學(xué)高效的管理，還能夠摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，使管理效率明顯提升。在以往的檔案管理工作流程中，要想找到所需的檔案，需要耗費(fèi)較長的時(shí)間和大量的人力，這勢(shì)必會(huì)影響后續(xù)工作的開展。而檔案管理的信息化發(fā)展，則可以提供高質(zhì)量的檔案支持，使檔案管理內(nèi)容更為精細(xì)化，檔案的利用率也得到進(jìn)一步提升。另外，隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理數(shù)據(jù)庫得以快速創(chuàng)建起來，這樣在推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的同時(shí)，也能夠使服務(wù)品質(zhì)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

（二）檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，滿足時(shí)代發(fā)展所需

檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，不僅是記錄各方面工作實(shí)際開展情況的內(nèi)部資料，也是運(yùn)營發(fā)展中一個(gè)不可忽視的參考依據(jù)。通過信息化、數(shù)字化對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，充分體現(xiàn)了時(shí)代發(fā)展的需求，并且可以推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。另外，還可以將檔案信息從原始的載體上分離出來，使得相關(guān)工作人員無論身處何時(shí)何地都能及時(shí)獲取資源信息，這樣檔案信息也可以得到更加廣泛、有效的利用。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)應(yīng)用等信息化技術(shù)日益成熟，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，即需要相關(guān)工作人員能夠及時(shí)掌握當(dāng)前檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，在管理理念上進(jìn)行更新，立足于長遠(yuǎn)的發(fā)展角度來應(yīng)對(duì)創(chuàng)新所帶來的改變，以此提升檔案管理成效。

（三）充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)，以便于實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展

隨著信息化程度的加深，檔案管理工作也隨之發(fā)生了許多新的變化，呈現(xiàn)出高效性、全面化等特點(diǎn)的同時(shí)，也對(duì)信息進(jìn)行更為及時(shí)的管控。也就是說，在對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新的過程中，重新整合現(xiàn)有的信息資源，使檔案資源能夠處于安全狀態(tài)下被管控，從而使其在服務(wù)、利用方面更加高效。另外，隨著信息資源的與日俱增，也就意味著信息的獲取數(shù)量也在不斷增多，為了能夠獲取資源并使其價(jià)值充分發(fā)揮出來，則需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，挖掘信息資源的深層次價(jià)值內(nèi)涵，以免由于數(shù)據(jù)不全面而使管理決策有所偏差。

二、信息時(shí)代檔案管理工作當(dāng)中的不足

（一）標(biāo)準(zhǔn)化程度低，未能意識(shí)到創(chuàng)新的重要性

規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)的管理可以為檔案管理的創(chuàng)新指明發(fā)展方向，使其更加具有實(shí)效性。然而從目前情況來看，有些檔案管理工作由于缺少可供參考的標(biāo)準(zhǔn)，大多是在實(shí)踐中逐步地摸索并積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，得以開創(chuàng)新的發(fā)展路徑，而這也就使得人們很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化管理工作中的不足，以至于必須返工或是另尋他法予以彌補(bǔ)，浪費(fèi)人力和時(shí)間不說，還影響人們工作的積極性，使人產(chǎn)生消極懈怠的情緒，進(jìn)而致使檔案管理工作很難在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，并難以為發(fā)展提供有效的參考。此外，未針對(duì)檔案管理成立單獨(dú)的部門，在管理創(chuàng)新實(shí)踐中通常是憑借以往的經(jīng)驗(yàn)來操作，致使工作信息化程度低，且內(nèi)容雜亂無章，檔案的真正價(jià)值未能發(fā)揮出來的同時(shí)，也限制了創(chuàng)新發(fā)展的步伐。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，創(chuàng)新發(fā)展缺少有效動(dòng)力

要想使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更好的信息化發(fā)展，就需要管理人員擁有與之相匹配的專業(yè)技能和知識(shí)儲(chǔ)備，這樣才能使檔案管理工作的創(chuàng)新事半功倍，進(jìn)而切實(shí)提升服務(wù)品質(zhì)。但在當(dāng)前，個(gè)別負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，并不具備該項(xiàng)專業(yè)能力，在知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)素養(yǎng)等方面都無法滿足信息管理的需求，因此也使得檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新。另外，相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)較為單一，這也是導(dǎo)致工作人員專業(yè)素養(yǎng)偏低的一個(gè)重要因素。由于對(duì)信息化技術(shù)缺少深入地了解，因此無法將其更好地融入檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息的深層次價(jià)值難以挖掘出來，這樣勢(shì)必會(huì)影響檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

（三）缺少完善的信息化設(shè)備，技術(shù)和資金存在不足

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作在創(chuàng)新過程中，還面臨著信息安全這一極大的挑戰(zhàn)，并成為其創(chuàng)新發(fā)展的一個(gè)制約因素。首先，信息安全。以往的檔案管理提取手續(xù)極為煩瑣，相對(duì)來說也增加了檔案保管的安全性。然而當(dāng)檔案以信息化、數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，想要提取則并不難，一旦重要的檔案信息被泄露出去，則會(huì)產(chǎn)生難以想象的后果。其次，檔案管理軟件存在安全隱患。通常情況下，企業(yè)應(yīng)用的檔案管理軟件都是從正規(guī)渠道采購，但在技術(shù)水平方面難免存在差異，并且在實(shí)際操作過程中由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化流程的約束，因此難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。最后，自我防護(hù)意識(shí)不到位。檔案信息化管理往往會(huì)受到來自網(wǎng)絡(luò)開放性的侵?jǐn)_，由于不夠了解信息安全軟件，導(dǎo)致采用的軟件未必能夠?qū)λ胁《具M(jìn)行有效攔截，這就使得信息安全存在隱患。檔案管理要想實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)新，就必須在前期投入充足的資金和人力支撐，但由于相關(guān)經(jīng)費(fèi)不足，也使得管理創(chuàng)新工作難以施展開，導(dǎo)致創(chuàng)新步伐緩慢。

三、信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）提升員工對(duì)檔案管理創(chuàng)新的重視度

當(dāng)前，檔案管理工作要想更好地實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)新發(fā)展，就必須將其作為重點(diǎn)來抓，讓所有工作人員都對(duì)其重要性有清楚的認(rèn)知。制定科學(xué)合理的規(guī)劃方案，為創(chuàng)新指明發(fā)展方向的同時(shí)，也要充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極主動(dòng)性，高度重視創(chuàng)新工作。另外，在制定規(guī)劃之前，應(yīng)事先做好調(diào)研工作，結(jié)合實(shí)際情況，制定針對(duì)性的解決方案，推動(dòng)檔案管理工作能夠順利實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。例如，在檔案管理信息化建設(shè)工作中，凡是涉及數(shù)字化、管理流程標(biāo)準(zhǔn)化等類型的問題，作為管理人員應(yīng)明確規(guī)劃目標(biāo)，在調(diào)研的基礎(chǔ)上考量行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，以此保證規(guī)劃切實(shí)可行，且更為科學(xué)化。此外，檔案管理創(chuàng)新工作并非短期就可以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)對(duì)總體目標(biāo)予以進(jìn)一步細(xì)化，在各階段設(shè)置小目標(biāo)以便工作人員能夠穩(wěn)步落實(shí)各項(xiàng)創(chuàng)新工作。通過學(xué)習(xí)和借鑒其他單位的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)自身的資源建設(shè)能力，不斷完善檔案管理工作流程，以此推動(dòng)創(chuàng)新發(fā)展更加高效地進(jìn)行。

（二）與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

在開展檔案管理工作的過程中，只有具備創(chuàng)新意識(shí)，才能推動(dòng)創(chuàng)新工作順利進(jìn)行。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，檔案管理工作要想更好地實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，就必須要對(duì)其進(jìn)行大力的宣傳推廣，引導(dǎo)相關(guān)工作人員摒棄陳舊思想，樹立新的檔案管理理念，全身心地投入創(chuàng)新工作當(dāng)中。在這一過程中，還應(yīng)充分掌握檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、技能水平等綜合條件，以便于知人善任，讓相關(guān)工作人員清楚地知道檔案管理創(chuàng)新并不意味著檔案資料的簡單整理歸檔，而是充分借助信息化技術(shù)科學(xué)合理地優(yōu)化整合信息資源，以此提高管理效率。另外，還要與時(shí)俱進(jìn)，充分考慮社會(huì)大眾的真實(shí)需求，采取多種方式提升工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，例如通過微信公眾號(hào)、微博等平臺(tái)進(jìn)行宣傳推廣，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)運(yùn)用信息化技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，充實(shí)自身知識(shí)儲(chǔ)備，為檔案資源利用率提升和高效共享提供助力。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和能力

在信息化時(shí)代，檔案管理的創(chuàng)新離不開高素質(zhì)人才的有力支撐，其不僅可以提升創(chuàng)新的實(shí)效性，還可以將檔案管理信息化的真正價(jià)值發(fā)揮出來。在探索創(chuàng)新路徑的過程中，應(yīng)就檔案管理人員的專業(yè)技能、信息化技術(shù)應(yīng)用能力等素養(yǎng)提出相應(yīng)的要求，確保相關(guān)人員能夠更好地勝任本職工作，符合數(shù)字化檔案管理的發(fā)展需求，使檔案管理更加專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，就人才角度來說，既要加大人員的培養(yǎng)力度，又要從外部引入優(yōu)秀人才，使企業(yè)能夠煥發(fā)出新的生機(jī)和活力，從而更好地朝著創(chuàng)新方向發(fā)展。具體措施為：首先，組織開展針對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓工作人員可以深入地理解檔案管理工作的重要性，并充分掌握與之相關(guān)的法律法規(guī)，從而為創(chuàng)新工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。其次，組織相關(guān)工作人員去其他單位參觀學(xué)習(xí)，在增長見識(shí)的同時(shí)，也要產(chǎn)生危機(jī)意識(shí)，養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣，真正做到順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。最后，應(yīng)大力引進(jìn)優(yōu)秀人才，并予以相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，吸引更多綜合素養(yǎng)高的人才來充實(shí)人員建設(shè)，拓寬創(chuàng)新思路，為創(chuàng)新發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（四）大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)步伐

隨著信息化時(shí)代的到來，應(yīng)立足于市場(chǎng)的實(shí)際發(fā)展情況，采用先進(jìn)的信息化科技手段來推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。一方面，應(yīng)針對(duì)檔案管理部門投入相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以此構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，并在實(shí)際操作過程中有相應(yīng)的設(shè)備作為物質(zhì)保障。另一方面，檔案管理部門應(yīng)立足于整體戰(zhàn)略發(fā)展，創(chuàng)建適合自身發(fā)展需求的檔案管理信息化系統(tǒng)。相關(guān)工作人員應(yīng)充分借助物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等技術(shù)方面優(yōu)勢(shì)，將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊问剑⑼ㄟ^互聯(lián)互通等方式創(chuàng)建檔案智能服務(wù)體系，以便人們獲取信息和提升信息的利用率，進(jìn)而使檔案管理效率得到進(jìn)一步提升。此外，創(chuàng)建統(tǒng)一化的檔案管理系統(tǒng)，以此實(shí)施規(guī)范化的管理和應(yīng)用，另外，還可以在檔案管理總系統(tǒng)之下設(shè)置分系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，以便工作人員對(duì)信息資料進(jìn)行查詢、提交等，從而進(jìn)一步提升檔案管理的信息化水平。

（五）不斷完善檔案管理制度

身處于信息化這一時(shí)代環(huán)境下，檔案管理人員需要處理的信息資料與日俱增，難度也隨之增大。作為檔案管理部門的管理者應(yīng)對(duì)管理制度進(jìn)行積極的創(chuàng)新，在提高管理成效的同時(shí)，也讓創(chuàng)新更具實(shí)效性。一方面，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理制度，以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制，使檔案管理工作更具安全性。另外，檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)對(duì)創(chuàng)新目標(biāo)和任務(wù)進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，讓工作人員各司其職，將自身才能充分發(fā)揮出來，以此使創(chuàng)新管理成效得以有效提升。另一方面，應(yīng)對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作進(jìn)度予以實(shí)時(shí)關(guān)注，高度重視信息的儲(chǔ)存和保管的安全性，采用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段來推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，這樣既可以節(jié)省人力和時(shí)間，又可以切實(shí)提高信息資源的利用率。同時(shí)，還應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性；定期組織業(yè)務(wù)考核，不斷完善崗位晉升機(jī)制，從而讓工作人員能夠看到自身職業(yè)的良好發(fā)展前景。此外，應(yīng)對(duì)檔案管理部門加大監(jiān)管力度，進(jìn)而使工作人員的行為得到有效約束，營造一個(gè)積極進(jìn)取的工作氛圍，激發(fā)員工工作熱情，從而積極地投身檔案管理的創(chuàng)新工作當(dāng)中，以踏實(shí)肯干的態(tài)度為部門的創(chuàng)新發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

四、結(jié)語

總之，在信息時(shí)代檔案管理工作朝著創(chuàng)新方向發(fā)展是一種必然趨勢(shì)，其不僅可以提升檔案管理工作的效率，節(jié)省人力和時(shí)間，還可以使檔案管理流程更加規(guī)范化，信息資源的利用價(jià)值得到充分的發(fā)揮，為人們提供更加便捷高效的信息服務(wù)。同時(shí)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，應(yīng)立足于多層面、全方位地探索檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展策略，使其能夠緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，進(jìn)而滿足人們的信息化需求，在確保檔案管理工作安全性的同時(shí)，使其信息化管理水平得到有效提升，從而提供更為科學(xué)精準(zhǔn)的信息服務(wù)。