淺談人事檔案管理工作

李鑫烔

（河北省優撫醫院 河北 石家莊 050062）

人事檔案管理是對人事檔案進行管理的一項活動，它涉及到每一個工作人員，與員工的切身利益息息相關。檔案資料主要包括工作人員的經歷、學歷和業務能力，是反映其工作狀況、思想動態等方面的原始資料。因而，人事檔案管理具有真實性、可靠性、專一性和參考性的特點。人事檔案管理工作隨著市場經濟的發展也在不斷的發展變化，其內容和要求也與時俱進，呈現出新的特征，在人事管理工作中發揮出越來越重要的作用。

1 人事檔案管理工作內容

人事檔案資料是記錄人事工作情況的歷史資料，一般是以文字、表格及其它各種形式在單位中集中保存的原始資料。我國的人事檔案分4 種類型，有學生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案，是在人事管理活動中形成的有關的文字資料，一般包括干部履歷表、職工登記表、考核表、調資表等具有參考價值的數據資料，是全面考查和正確使用干部的重要依據。人事檔案資料也是國家檔案的重要組成部分，是以個人姓名為特征，按照一定規范組成的專卷或專冊，個人檔案具有專一性的特征，它的內容和成分只能是同一個人的有關資料，是反映一個人的工作學習經歷，涵蓋其思想品德、專業能力、業務水平、愛好特長等基本情況的原始記錄。一個人的工作經歷很多，而人事檔案資料是具有保存價值和使用價值的文字資料，是按照歸檔程序要求、規范管理進行歸檔的有查考價值的資料的總合。

2 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理主要包括工作人員的學歷情況、工作能力、工作經歷和政治身份等內容，在檔案資料中能夠概括反映一個人的工作能力和思想狀況，其中比較重要的是專業技術知識水平和工作人員的升遷，對于人才的選拔和任用具有重要的參考價值。因此，對人事檔案進行科學的規范化管理具有十分重要的意義，不僅可以使工作人員了解自己的工作情況，從而有針對性地進行改進，不斷提升自己的工作水平和能力；同時，用人單位也可依據檔案資料來對工作人員進行評價，為工作人員的后續發展創造條件。科學規范化的檔案管理工作可以激發工作人員的積極性，調動工作人員的工作熱情，為人才的可持續發展奠定基礎。做好人事檔案管理工作不僅有利于工作人員的發展，也能不斷提高工作效率，更好地發揮人才的作用。

3 加強人事檔案管理的措施

3.1 重視人事檔案管理工作。檔案管理工作是一個單位的一項重要的工作，檔案精細化管理體現了單位的管理水平，為單位的員工考核、職位升遷提供了重要的參考，為此，單位領導要從思想上重視人事檔案管理工作，改善檔案管理的硬件條件并提升檔案管理的軟件水平，使檔案管理工作能夠真正發揮出其作用。例如，在選拔檔案管理人員時要選擇工作態度認真、工作能力較強的專業化檔案管理人才，同時，要加強宣傳力度，使人們意識到檔案管理工作的重要性，促使檔案管理工作能夠持續、協調、健康發展。

3.2 加強人事檔案管理的信息化建設。在當前信息化技術發展的大趨勢下，利用信息化技術進行檔案管理已成為必然。檔案管理工作的信息化建設能夠實現人事檔案的科學有效管理，節約大量的人力、物力，極大的提高工作效率。檔案信息化管理能實現全網工作人員信息的查閱，大大方便了用戶。不過，在檔案信息化管理過程中檔案信息的安全性和準確性是一個重要問題，需要檔案管理人員具有嚴肅認真的工作態度，體現專業化的工作特點，以更好的推進檔案管理工作的發展。

3.3 嚴格規范檔案管理工作。檔案管理工作具有保密性特點，要加強制度的執行力度，規范檔案資料管理。作為一名檔案管理員要做到“五不查閱、四不借出、三不轉遞”，使檔案的查閱、借出、轉遞工作規范有序，尤其是在檔案的轉入、轉出、接收時要規范操作，有記錄，能提供準確可靠的依據，以避免檔案資料的丟失、涂改、偽造等，使檔案管理規范有序。