財務信息化下的企業內部控制探討

文/王振禮 （河南華豐網業科技股份有限公司）

財務信息化作為財務管理發展的方向，也是當前大部分企業在發展過程中所重視的工作。通過財務信息化有助于讓企業財務管理機制更加高效，但是財務信息化下內部控制的問題較為普遍，主要體現在信息技術的安全性等方面存在一定風險。同時在財務信息化的模式下，各項工作流程由線下轉移到線上，管理不當將影響企業財務工作正常開展，因此有必要對財務信息化下內部控制工作進行研究，以提高企業的管理水平。

一、財務信息化下企業內部控制的問題

第一，內部控制環境不完善。財務信息化下的內部控制建設要求建立健全內部控制環境，但是部分企業的人員不了解財務信息化下內部控制要求，未形成良好的思想意識，也不主動參與到管理流程中。同時部分企業未對組織架構進行完善。財務信息化的模式下很多崗位都被信息技術替代，財務人員需求量大幅減少，但是部分企業的組織架構未適應財務信息化的要求。

第二，風險控制不當。在財務信息化的模式下，各項財務數據都儲存于信息系統中，部分企業不重視風險控制。例如沒有通過備份機制對各類數據及時進行備份，當企業的財務信息被黑客攻擊時，很可能導致數據丟失，影響企業的經營。同時部分企業未嚴格落實授權審批工作要求，各項經濟業務事項未通過系統開展管理，容易產生越權審批的風險。

第三，業務流程不完善。業務流程作為內部控制工作中最為核心的部分，包括供產銷各環節的具體工作流程。但是部分企業在業務流程控制中未借助信息系統對關鍵控制點進行優化，財務信息化的優勢沒有充分發揮，相關流程管理效率還較為低下。

第四，數據質量不高。在財務信息化模式下，各項數據質量直接決定了財務信息化建設效果。但是部分企業不重視數據質量管理，數據質量較低，影響了企業內部控制工作開展。

第五，內部審計工作滯后。部分企業在信息化時代，內部審計還通過人員手工審計的方式開展，沒有充分借助信息系統自動匯總與比對各項數據，導致審計工作效率低下。

二、財務信息化下企業內部控制的建議

（一）完善內部控制環境

第一，提高全體成員對財務信息化下內部控制工作的認識。在財務信息化下企業的全體成員工作流程都發生較大轉變，為了確保企業內部控制流程能夠有序執行，企業要強化全體成員對內部控制的認識，讓全員都配合到財務信息化下內部控制工作建設過程中。首先，企業管理層要形成良好的內部控制意識。企業的管理層要在工作中了解財務信息化內部控制工作的影響，認識到財務信息化對企業工作流程的重要性以及對企業產生的積極性作用，從思想上提高對內部控制工作的重視，以此讓財務信息化在內部控制建設過程中建立更規范的管理制度，讓企業全體員工主動落實內部控制的要求[1]。其次，企業的基層員工要提高對財務信息化管理工作的重視，形成良好的管理機制，對內部控制有準確認知。基層人員要能夠站在企業管理工作的各環節認識自身在內部控制工作中的作用，按照發展的眼光站在企業整體視角提高人員的工作能力，確保企業的效益得到改善。

第二，建立完善的組織架構。企業要建立分工明確、權責清晰的組織架構，確保企業的各項工作有序開展。在建立財務信息化之后，企業各環節工作都發生較大轉變，企業的組織架構要適應信息化的管理要求，對企業財務人員職責進行合理管控，以確保財務人員職責清晰。在落實不相容職務相分離的基礎上，確保組織機構簡潔高效，讓各項業務流程有序推進。

（二）控制風險

第一，重視信息系統的安全管理。企業在財務信息化的模式下為有效防范風險，要重視對網絡系統的安全管理，針對信息系統建立監督檢查機制，確保各類信息安全穩定。首先，定期對數據進行備份。企業的所有財務信息都要定期進行備份，對重要的財務信息還要采用雙備份的方式，避免相關信息遭受黑客攻擊之后導致企業財務工作受到嚴重影響的可能性。其次，規范人員的登錄流程。為避免人員隨意登錄系統給企業帶來的風險，要提高系統的穩定。企業可以對系統設置登錄日志的方式，確保登錄系統的用戶操作能夠被監控、記錄，并保障信息安全、人員操作謹慎。再次，重視防火墻建設。企業要落實防火墻的管理，定期更新防火墻，并加強軟件建設。對于企業人員安裝軟件必須經過審核，避免隨意安裝軟件的問題。

第二，嚴格落實授權審批工作要求。為確保企業的各項工作都落實授權審批工作的要求，避免相關數據在管理流程中產生的風險，企業要由信息系統開展對授權審批環節的控制，對于未經過審批的流程不得予以處理[2]。在信息系統的模式下，日常工作業務事項都應該通過信息系統開展授權審批，例如在開展預算報銷的事項時，要通過信息系統自動比對相關支出是否符合預算范圍，在范圍內的事項才能予以報銷。經過系統的審核還要由系統進一步將相關事項提交給企業的歸口人員審批，包括部門負責人、財務部費用崗等人員對相關支出進一步進行審批，審批通過才可予以支付。通過這一方式，有助于實現系統對相關事項的事前控制，自動篩選出一部分不符合預算范圍的事項，提高預算工作的嚴肅性。

（三）改進業務流程

第一，優化生產管理流程。在信息化的模式下，能夠基于信息系統對流程關鍵控制點進行完善，并指定人員在信息系統中錄入物料及產品流轉情況。企業要確保車間的生產情況能夠被企業掌握，提高內部控制效率，保障企業的財務信息準確。企業要指定專人在信息系統中更新物料情況，結合半成品、產成品的情況編制計工單，經過生產部門負責人審核之后，財務人員以此開展相應的成本核算，以確保成本核算相關數據準確且真實。在生產環節可能會存在人員工作能力低下導致錄入的數據不準確的問題，通過提高對生產部門數據錄入人員專業知識的培訓，提高其數據處理能力，確保錄入的相關數據準確。其次，在信息系統中設置質檢流程。企業在生產過程中，要明確產品的質量管理要求，通過信息技術實現對產品質量的檢驗。對于半成品、產成品要通過質檢之后才辦理相應的入庫手續。如果產品質量不合格，要查明原因落實責任，并明確整改要求。企業的產成品和半成品入庫單由企業生產部門在信息系統確定之后，由倉儲部門確認，在這一過程中要重視對企業產品質檢。生產部門在生產完畢發往倉庫之后，要在系統中制作入戶通知單，入戶通知單同時發給倉儲部門和質檢部門，質檢部門收到通知單之后進行質檢并形成質檢報告。同時倉儲部門在收到質檢報告之后，根據入庫通知單在系統中形成入庫單，確保入庫商品質量符合要求。再次，優化信息系統對盤點工作的管理。財務部門為了確保賬實相符，要嚴格落實盤點工作的規定，借助信息系統開展盤點。財務部門要制定詳細的盤點計劃，并制定科學的盤點方法，在信息系統中選擇盤點的相關數據，分析是否存在賬實相符等信息。如果在盤點過程中發現了賬實不符要明確成因并落實責任，若是人為原因還要向相關人員追責。同時企業的財務部門要定期編制相應的盤點報告，確保盤點報告經過財務人員審核。審核完成之后，審計部門要對盤點情況進行監督，分析盤點報告的信息是否完整且真實。

第二，優化采購付款流程。在采購付款流程中，企業要借助信息系統優化關鍵控制點，以確保企業的管理流程合理，讓管理工作要求落實到位，避免漏洞發生給企業帶來的影響。首先，借助信息系統完善供應商管理。企業要優化供應商管理流程，落實供應商數據維護和財務人員職責分離的要求，針對供應商管理的流程建立信息化管控方案，在維護供應商數據時要由專人錄入。同時為避免供應商管理中由于選擇供應商不當給企業造成的存貨質量等方面風險，企業要優化供應商評估機制，由企業的生產部、質檢部、采購部共同組成供應商評價小組，對與供應商合作中提供的質量合格率、供應商信譽等方面情況進行評價。在對供應商進行評分之后，選擇入圍的供應商，并在信息系統中更新相關數據。審計部門在這一過程中要對供應商選擇進行審計監督，確保所選擇的供應商符合要求。在供應商的數據登記完畢之后，企業要定期更新供應商的信息，包括開展評估、考察等方式，了解供應商的最新狀態，更新供應商的評價報告。對于新開發的供應商，要經過審核以及評分之后才能予以合作，確保企業開展采購時，采購商品質量能夠符合企業要求。其次，更新材料價格。企業材料成本占企業成本比重較高，企業要定期關注企業市場風險，收集原材料價格波動的情況，并在信息系統中更新材料數據相應信息，確保企業人員能夠掌握數據訪問權限以及相關材料價格。通過對材料價格進行監督的方式，結合不相容職務相分離原則對采購的環節進行監控。再次，通過預算對采購環節進行控制。企業在采購中要嚴格按照預算開展，在預算范圍內形成請購單，并結合企業庫存情況統籌安排企業采購計劃。企業應該在信息系統中編制采購計劃，并由信息系統將采購計劃和年度預算進行對比，判斷是否存在差異。信息系統能夠實現對采購環節的控制，避免盲目采購產生的問題。如果在采購過程中存在特殊事項，例如存在超預算采購事項，要經過總經理審核之后才可開展，以此對采購流程進行有效控制。

第三，優化銷售與收款流程控制。借助信息系統有助于對銷售收款中的關鍵控制點進行管理，以防范內部控制缺陷帶來的風險，提高企業的財務管理水平。首先，對客戶信息進行管理。客戶信息管理是傳統管理模式下銷售管理環節重點，企業的財務部門要對客戶相關信息進行分析和整理。在信息系統模式下，對新開發客戶要由銷售部門編制新開發客戶登記表，經過負責人審核之后將新開發客戶信息錄入信息系統。銷售人員要收集客戶的相關信息，包括信譽情況、經營能力、償債能力等方面信息，由財務部門結合相關信息判斷是否能夠開展賒銷，能夠開展賒銷的制定相應的信用賬期以及信用額度，經過企業總經理審批之后才可開展賒銷。在銷售過程中確保所有的賒銷工作都控制在設定額度之內，對于超過額度的信息系統不能通過，以確保賒銷流程嚴格。其次，借助信息系統完善合同管理機制。企業要健全信息系統管理流程，建立規范的合同管理程序，明確合同控制的權責。企業由信息系統提供合同模板及明確合同簽訂規則，銷售部門在簽訂合同時要確保合同符合要求且內容完整。同時企業的法務部門要參與到合同審核工作中，檢查合同相關內容是否準確并符合合同法。在簽訂合同之后，要錄入信息系統中并由信息系統跟進合同情況，包括合同中客戶回款情況等信息。若未按合同要求執行的，則由信息系統給出預警。

（四）重視數據管理

第一，明確數據管理規劃。企業在財務信息化的背景下，要確保內部控制流程有序開展離不開對各項數據的管理。企業只有確保數據真實、可靠、準確，才能確保財務信息符合要求，因此企業要重視對數據的管理。首先，健全數據規劃。企業要結合數據的來源對數據進行分類，明確不同數據對應的責任人，形成對各類數據統一的協調規劃。同時，企業要明確數據責任歸屬。企業的所有信息都應該落實具體的責任人，對責任人明確其工作原則。若后續發現數據存在問題，要求對相關人員進行追責。其次，明確數據期限。在財務信息化的模式下，任何數據都有使用的期限以及錄入期限。例如在形成了客戶銷售合同之后，要求銷售部門及時將客戶合同錄入系統，規定具體的錄入時間。對于超過時間未錄入的應該對相關人員予以懲罰，避免相關業務事項脫離信息系統控制產生的風險。

第二，建立規范的數據管理標準。在財務信息化的模式下，企業要建立健全數據管理標準，明確數據信息架構與信息管理要素，確保所有的經濟業務事項數據都符合要求。在數據的建設、維護、管理等環節都要明確數據的具體要求，以提高數據管理的合格率以及可靠性，確保所有數據都符合要求，以提高數據的準確性、時效性、完整性。同時，企業要站在管理者的視角分析數據使用要求。管理者只有獲得真實、準確、及時的數據，才能確保提供更為科學的決策。因此企業在確定數據管理方式時，要從管理者的需求開展分析，結合管理者的要求提供符合相關決策，確保數據具有可執行性、準確性，并確保企業所有數據都要符合業務實際，確保各環節的數據準確無誤。

（五）完善內部審計

第一，建立審計決策系統。為了在信息化模式下提高企業審計工作的規范性、科學性，企業要建立完善的審計系統，讓企業審計系統能夠和企業財務系統密切關聯，以此提高企業內部審計工作的規范性和效率。首先，企業要對內部業務流程進行全面分析，判斷企業可能存在風險的業務環節，并結合關鍵控制點由信息系統自動調取數據開展審計。企業要對重點環節以及風險點較高的關鍵業務流程進行審計，讓企業審計效率更高[3]。其次，在開展審計時要合理規劃審計人員的安排。信息系統在獲取信息之后，人員還要對相關信息進行進一步分析。企業要對內部審計人員進行安排，例如對于熟悉采購業務流程的人員，要重點對采購環節的工作進行審計，通過這一方式有助于讓審計工作更加高效。

第二，借助信息化工具提高審計效率。在信息化的審計模式中，不僅能夠調取數據，還能夠通過系統對數據比對。企業人員通過嵌入相關分析規則之后，通過信息系統能夠自動比對相關信息，判斷各環節數據是否存在異常，并將異常數據提交給企業的審計人員，讓審計人員根據自身經驗分析是否存在管理問題。

第三，借助信息系統優化審計結果展現形式。企業開展審計之后，要通過信息系統展現審計結果，并針對所存在的問題建立整改機制，幫助企業發現存在的風險。企業可以通過折線圖、餅圖等方式形成更直觀的審計結果，簡化審計報告的展現形式，將發現的審計問題進行分類匯總，提出審計問題解決方法，以便日后出現相同問題時讓問題得到妥善解決。同時企業在形成審計結果之后，要形成問題庫，并對問題庫進行整理，制定完善的應對規劃，確保企業風險點得到嚴格控制。

三、結語

本文以財務信息化為背景，探討了內部控制的相關要點，指出財務信息化模式下對內部控制提出了更高的要求。企業要分析內部控制中的問題，結合企業內部控制工作的要點制定規范的管理流程。總體而言企業的財務信息化建設還處于初級階段，在未來開展內部控制的過程中還要進一步結合信息化發展，建立健全管理流程，以確保財務信息化下內部控制能夠順應時代發展的要求。