汽車租賃企業內部控制現狀探討

文/楊慶萍 （大昌行汽車服務 （安徽）有限公司）

1989 年，我國第一家汽車租賃公司成立。經過多年的發展，汽車租賃行業市場規模不斷擴大，配套征信體系日益完善，在互聯網產業的影響下，逐漸從傳統租賃向互聯網租賃轉變。目前其行業市場呈現高度分散化特點，大多企業往往規模較小，信用體系有待健全，管理手段也十分有限，也缺少相關法律法規來支持行業企業發展。對于汽車租賃企業而言，應當順應時代發展形勢，不斷加強內部控制，優化現行管理模式，推動自身高質量發展。

一、汽車租賃企業內部控制現狀

（一）公司治理體現內部控制五要素

根據COSO 內部框架理論及《企業內部控制基本規范》，內部控制體系包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督等五個要素。已形成一定規模的汽車租賃企業認識到了內部控制的重要性，并在公司治理過程中對各要素進行了體現。例如，某汽車租賃企業以經營性汽車租賃為主營業務，其發展還算健康。該企業在控制環境方面根據企業發展需要制定各項規范化的規章制度，如客戶資質審查制度、不相容崗位相分離制度、報價審批制度等，同時對組織架構作出了進一步的優化。控制活動方面，遵循企業規章制度對租賃業務實施從業務洽談到還車結算的流程管理，并對業務審批關進行了嚴格把控。

（二）內部控制不足導致企業出現經濟損失

汽車租賃行業發展起步較晚，由于實踐經驗匱乏再加上管理制度體系的不完善，內部控制不足的情況普遍存在，常因此使企業出現經濟損失。現圍繞上述案例企業租賃業務加以說明。該企業某分公司與一家私營企業B 簽訂租期兩年的經營性租賃合同，租賃物為12 臺MPV，B 企業繳納一萬元保證金后直接提走全部車輛。分公司在租金逾期三年后進行租金催繳與收車，但最終僅收回6 輛車，一共損失近120 萬元。從內部控制角度來看，發現分公司業務前期缺乏對B 企業的嚴格調查，雖然有法務科人員進駐現場做了調查工作，但未形成完整的調查報告，也未作出必要的風險提示。特別是缺乏對B 企業財務報表的審查，B 企業財務報表顯示其收入遠不足以支付租金，分公司法務科、財務部門卻對此未提出異議。而且，已經發生違約風險，分公司在三年后來進行收車，收車時間較長造成損失的進一步擴大。

（三）汽車租賃企業內部控制中的問題

1．內部控制環境薄弱

內部控制環境包括思想、組織、制度等，就目前汽車租賃企業內部控制而言，思想認知浮于表面、組織架構有待完善、制度更新不及時等情況充分反映了企業內部控制環境薄弱的問題。部分企業管理者并未認識到內部控制與企業高質量發展間的內在聯系，缺乏對“應建立什么樣的控制環境”“如何保證控制環境與企業的適應性”“如何營造良好內部控制氛圍”“如何在內部控制中發揮全員協同作用”等關鍵問題的必要認知[1]。而企業員工普遍將內部控制定義為管理層或某個部門的工作職責，不具有主動參與意識。組織架構方面，缺少專門的內部控制管理組織，如風險管理委員會、預算管理辦公室等，“內部人”控制現象較為嚴重。制度建設過程中，仍然沿用過去陳舊的管理制度，沒有及時根據企業內外環境變化對制度內容進行更新。

2．風險評估與管理有所欠缺

汽車租賃企業風險評估與管理有所欠缺的問題具體表現在以下幾個方面：一是企業內部缺少風險管理的文化氛圍，其管理重點往往在業績上，對風險并不重視；二是沒有專業的風險管理人員，風險、識別評估過多依賴主觀經驗及判斷，缺乏對內外環境變化的理性研究與分析；三是風險全流程管理機制尚未完全形成，并未全面收集、匯總風險信息，往往關注已發生的風險事件，對事前管理重視不足[2]。

3．控制活動成效低

受內部控制執行不力的影響，汽車租賃企業控制活動成效較低。應收賬款管理方面，對于其他應收賬款沒有作詳細說明，且未對其進行及時處理，從而形成壞賬、呆賬、掛賬，給財務工作帶來了巨大困難。合同管理方面，合同簽訂前對合同條款及合同方提供資料的審查并不嚴謹，缺少對合同履約過程的動態追蹤，導致企業遭遇履約風險[3]。就如同上述案例中的某企業分公司，對B 企業合同履約過程的動態監督不足，最終面臨上百萬的經濟損失。資產管理方面，對于汽車這一固定資產的管理并不到位，由于租賃業務中汽車收回周期較長，往往無法如約收回，造成嚴重的資產損失。

4．信息與溝通機制尚未健全

信息與溝通是汽車租賃企業有效實施內部控制的必備條件，倘若信息傳遞滯后、溝通不足，容易出現“信息不對稱”“信息孤島”現象，從而降低內部控制質量效率。然而，多數汽車租賃企業信息與溝通機制尚未健全。主要表現為：一是同級之間溝通不足，尤其是財務與各業務部門各自為政，無法及時發現并處理內部控制中的風險及問題；二是信息化溝通平臺建設與應用水平較低，僅在財務、銷售、庫存等板塊建立了信息化系統，沒有建設內部溝通平臺，而且也缺少與外部利益相關方的溝通交流；三是投訴舉報渠道不暢，或缺少舉報路徑，或設置繁復的舉報程序，或未及時處理舉報問題[4]。

5．內部監督不力

內部監督對汽車租賃企業構建內部管理閉環具有重要意義。企業能夠通過內部監督了解到當前內部控制制度的有效性、制衡性以及其體系建設中的缺陷與不足，并通過缺陷整改使內部控制體系得到更進一步的完善。但內部監督不力的問題普遍存在于多個汽車租賃企業當中。比如，內部審計部門建設滯后，其職能獨立性不強，容易受企業領導控制，無法體現出審計的公平性；審計職能與財務存在交叉，其職能定位并不清晰；審計檢查形式化嚴重，未能及時對違法違規行為進行有效處理。

二、汽車租賃企業加強內部控制的有效策略

（一）持續完善內部控制環境

汽車租賃企業有必要從思想、組織架構、制度等方面入手持續完善內部控制環境。

思想上，從上到下深化全員的內部控制認知。企業領導者要將樹立與鞏固內部控制意識作為其體系建設的關鍵任務來抓，通過加強培訓宣貫或下發內部控制建設重要性通知等提升各管理者與各部門員工對于內部控制的認知水平，引導全員參與到內部控制建設當中[5]。

組織架構上，以“不相容崗位相分離”以及制衡性原則為指引，對現行組織架構進行優化調整，構建權責制衡、相互監督、協同配合的組織關系，消除“內部人”控制現象，并增設風險管理委員會、預算管理辦公室等內部控制相關組織機構，滿足不同的內部控制需要。

制度建設上，將企業各項內部控制規則、流程等匯總制定成內部控制制度手冊，保持其內容的持續更迭，以適應不斷變化的內外環境。比如，電子發票的推廣與應用為企業簡化發票管理流程、降低管理成本、提升管理效率等產生了巨大的推動作用。但電子發票以數字化的形式呈現，天然具有數據可更改、可復制等特點，給了不法分子以可乘之機。而在電子發票的推廣與應用過程中，普通紙質發票依然在使用，出現了“紙電混合”的管理情況。由于合規風險較大，再加上多種開票模式及系統共同運行，企業發票內控管理、風險管理難度加大，這就要求企業根據電子發票相關政策指引，更新陳舊發票管理制度，推進電子發票與傳統發票雙軌制管理。

（二）切實落實風險評估與管理工作

根據《企業內部控制基本規范》及其配套指引要求，建立專業的風險評估小組負責組織開展風險評估工作，或是委托有資質的第三方機構基于對企業內外風險因素的綜合分析形成風險評估報告。為提升風險評估的全面性與客觀性，按照需要引入風險清單、風險矩陣等管理會計工具，并建立風險數據庫，依據風險的可控性及影響程度劃分風險等級，如分為一般風險、較大風險、重大風險及特大風險等。同時，對已經識別的高風險業務與經營活動常見風險構建常態化申報及動態監測機制，制定針對性、差異化的應對方案。

除此之外，為滲透風險意識，形成風險管理文化氛圍，避免偶發性風險事件對企業經營管理產生重大影響，建立健全風險防范化解體系。第一，建立風險管理領導小組，并針對投融資、資金管理、資產管理、合規法務、社會責任、主營業務、網絡安全等風險多發領域建立專項工作小組，健全風險工作領導機制。第二，健全風險分析與研判機制。由專項工作小組負責完成風險信息收集、風險識別與評判、風險原因分析、風險預測等工作，并進行階段性的風險梳理與評估，著重強調對重大風險、特大風險“弱信號”的捕捉，及時處理苗頭性問題，將風險扼殺在搖籃里。如果發現重大、特大風險事項，甚至涉及“三重一大”項目，及時組織召開研討會，匯總多方意見和建議制定風險應對與方法措施，并形成專項報告。風險管理領導小組同樣進行階段性的風險分析與研判，集中研究探討重要管控領域及重大風險業務，做出具有方向性、全局性、系統性特征的謀劃。第三，健全風險隱患監測排查機制，由專項工作小組對其分管業務進行定期或不定期的風險隱患監測排查，建立相關工作臺賬，對風險監測排查情況及其應對措施有效性等進行明確記錄。重點抽查關鍵流程環節的風險隱患，對其應對情況進行追蹤復查。

（三）提升控制活動成效

根據實際管理與控制需要，加大各項控制活動中的內部控制執行力度，提升其成效。

應收賬款管理方面，汽車租賃企業應收賬款中汽車租賃資金占據較大比例，其內部控制目標主要在于租金的如約收回，需要企業構建從租車到收款的動態管理機制。比如，在租車階段，深入了解客戶資信情況，對其進行慎重選擇。收款階段，對于資信較好的客戶，適當調高賒銷額度。

合同管理方面，遵循國家相關法律規定進行合同簽訂，切實落實合同審查工作，確保合同條款對雙方責任義務的描述清晰，保證其內容符合汽車租賃市場規則，就威脅到自身合法權益的條款與合同方進行重新商議，爭取雙方利益公平合理。合同履約階段，對客戶進行定期或不定期地回訪，了解其經營管理情況與財務狀況，跟進并核對當月發票開具情況，實現對履約風險的有效把控，并對不符合企業規定的付款方式進行上報，降低資金收取風險。

資產管理方面，構建資產全流程管理機制，尤其是要做好車輛從出庫到售后及回收的全流程管理。出庫環節驗證車輛信息，具體包括車輛型號、數量、客戶名稱、交接人等，保持交接車輛信息與合同信息的一致性，確認客戶身份后進行交車，形成車輛交接單。售后服務環節，了解車輛的使用情況，并調查客戶租后滿意度。回收環節，對照車輛交接單進行驗收，依據企業車輛交接管理規定及合同界定車輛損壞責任問題，并查驗車輛是否存在違法違章情況，與客戶進行確認。驗收完成后，開展入庫登記工作，財務部作車輛資產的會計處理。

（四）健全信息與溝通機制

按照部門溝通協調及對外溝通需要，合理設置信息管理部門及崗位，保障各方信息溝通具有時效性，具體包括同級溝通、上下級溝通、與外部客戶溝通、與外部供應商溝通等。同時，注重拓展信息傳播渠道，如實施會議溝通、調研溝通等。倘若溝通次數過多，反思部門及崗位設置的合理性，深入挖掘當前是否存在職責混亂、溝通形式及流程是否滿足溝通需要等問題。

信息化發展背景下，依托信息化系統進行溝通交流已成為常態。汽車租賃企業應當加強租賃、合同、采購、庫存、發票、客戶等各管理系統的有機對接，打破“系統壁壘”，讓基礎數據、交易數據在各系統間實現共享互通，并建立大數據平臺，分類分級儲存企業各類信息，尤其是要做好系統平臺的安全防護工作，定期對系統平臺進行維護升級，彌補系統漏洞，避免企業重要、機密信息泄露。另外，通過監督管理系統對各項業務管理流程進行動態監督與管控，謹防財務舞弊，同時建立信息化系統相關內部控制制度，如信息化系統運行與管理制度、信息安全保障制度、信息風險預警與防范制度等，逐漸形成信息安全治理體系。

投訴舉報是一種上下級間的溝通方式，一般最能反映企業的經營管理問題。汽車租賃企業應暢通投訴舉報渠道。比如，設置保密性強的投訴舉報路徑，簡化其流程，并建立專門的調查小組對投訴舉報問題進行調查與核實，若發現問題屬實，則依據相關法律規定實施必要的懲處措施。

（五）加大內部監督力度

內部審計承擔著主要的內部監督責任，汽車租賃企業應當加強內部審計建設，以加大內部監督力度。

組織關系上，保持內部審計部門的獨立性，由企業最高權力機構直接管控，對于審計監督中所發現的內部控制缺陷問題，董事會、監事會等督促相關責任部門及人員進行及時整改，并對其整改情況予以公示[6]。

權責劃分上，確定審計監督與財務監督的邊界，明確內部審計部門在事前、事中、事后不同階段的審計權責。事前強調對預算、預測、決策等內容的審計，重點關注經營決策與計劃的經濟性，以及經濟合同的完備性，事中及時審查監督收支的合法合規性與合同執行的有效性，事后審計評價經濟業務中內部控制工作成效，對內部控制的改進提出優化建議。

監督隊伍建設上，不斷提升現有監督干部隊伍的履職能力，深化其思想認知，消除其不敢、不愿監督的畏難心理，同時采取公開招聘、內部競聘以及推薦等措施選拔企業審計、法務、財務等崗位人員走上監督崗位，及時提拔任用表現突出的干部及關鍵崗位人員，同時將難以勝任監督職責的干部及人員調出監督隊伍，確保內部監督的有效運行。

三、結束語

汽車租賃企業內部控制尚未形成體系，目前其內部控制各要素建設過程中還存在諸多問題有待解決。為完善內部控制體系，提升內部控制水平，汽車租賃企業應當從內部控制各要素入手結合行業特性與企業實際，加強思想、組織、制度等方面的控制環境建設，切實落實風險評估與管理工作，增強應收賬款管理、合同管理、資產管理等控制活動成效，同時健全信息與溝通機制，加大內部監督力度，有效解決當前內部控制工作中的問題。