多元主體協同下高校檔案數據治理的體系構建

尚守攀

摘 要：當前，高校檔案數據治理的短板主要表現在高校檔案資源共建共享能力不足、高校檔案服務互聯互通能力不足以及數據自身特點導致檔案數據資源分散等方面。為了解決這些問題，多元主體協同在高校檔案數據治理中發揮著重要作用。多元主體協同下高校檔案數據治理的邏輯是構建一個多部門協調的聯動機制，聯合探索檔案數據治理技術，并構建檔案數據協同治理平臺。在此基礎上，高校檔案數據治理的體系構建可分為校際層面、校內層面和微觀層面，具體包括高校聯盟數據治理、統籌規劃學校檔案工作以及檔案管理部門與各職能部門協同共治等。通過多元主體協同的方式，可以有效整合高校檔案數據資源，提升檔案數據的治理能力，促進高校檔案工作健康發展。

關鍵詞：多元主體；協同；高校檔案；檔案數據治理

引言

隨著信息技術的飛速發展和數據化浪潮的到來，檔案信息的記錄、讀取、存儲和傳播方式也發生了源頭性的改變。此外，新《檔案法》中明確提出“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用”，檔案信息資源共享服務平臺的建設也成為國家的重要戰略。根據《數字中國發展報告（2021年）》，2017年到2021年我國數據產量從2.3ZB增長至6.6ZB，在全球占比9.9%，位居世界第二。然而，在這個過程中，高校檔案數據治理面臨著一系列挑戰。具體來說，高校檔案資源共建共享能力不足、高校檔案服務互聯互通能力不足、數據自身特點導致檔案數據資源分散等問題亟須解決。《檔案法》對檔案數字化、信息共享等方面的要求也給高校檔案工作帶來新的機遇和挑戰。在這個背景下，高校檔案數據的管理和共享變得愈發重要。本文將從校際層面、校內層面和微觀層面三個角度，闡述多元主體協同下高校檔案數據治理的體系構建，并探討如何解決當前高校檔案數據治理中存在的短板，以期推動高校檔案數據治理的持續發展。

一、高校檔案數據治理的短板

1.高校檔案資源共建共享能力不足

高校檔案數據治理是高校信息化建設的重要組成部分，也是高校信息化發展的關鍵環節。然而，在高校檔案數據治理中，檔案資源共建共享能力不足成了一個短板，阻礙了高校檔案數據治理的進一步發展。

在校內層面，檔案管理部門和各業務部門協同合作不足是導致高校檔案資源共建共享能力不足的一個重要原因。各業務部門的原始電子檔案分散于各個業務系統中，無法實現向檔案管理系統匯集歸檔。同時，由于數據結構不匹配、安全管控限制、系統不對接等原因，這些原始電子檔案很難與檔案管理部門的數字化檔案資源共享。此外，檔案管理部門形成的數字化檔案資源也不積極向業務部門共享，造成了校內應該統一保存和共享共用的“檔案資源”分散存儲，各為己用的局面。

在校際層面，由于各個高校的資源建設標準不同、分類各異，缺少宏觀層面的系統規劃，沒有校際間的檔案資源共享平臺，校際檔案資源共建共享更難推進。缺乏標準化的檔案資源分類體系和規范化的檔案管理流程，高校之間的檔案資源共享難以實現，導致各高校的檔案資源互相孤立，無法形成檔案資源共建共享的良好局面。同時，缺乏宏觀層面的系統規劃，高校之間的檔案資源共享平臺無法建立，增加了高校檔案資源共建共享的難度。

2.高校檔案服務互聯互通能力不足

檔案服務互聯互通是高校檔案數據治理的重要方面之一，但當前，高校檔案服務存在互聯互通能力不足的現象。高校內部各個檔案管理部門雖然開展了在線服務，但僅僅局限于提供本校檔案資源，存在跨校服務互通不暢的情況。同時，由于各高校檔案資源建設標準不同，檔案分類標準不一致，各高校之間沒有共同的檔案資源交換和共享平臺，導致跨校間的檔案服務互聯互通能力極為有限。這種情況下，跨校間查檔需求不能一次滿足，需要耗費大量時間和人力、物力成本，降低了檔案查詢效率。隨著高校之間合作的增多，跨校間檔案資源的互換共享已成為一種重要的需求。在這種情況下，若不能實現高校檔案服務的互聯互通，不僅會造成資源浪費，還會影響高校之間的合作交流。

例如，學生在一所高校完成本科學業后進入另一所高校攻讀研究生學位，需要查詢其之前所在學校的檔案記錄，但由于高校檔案服務互聯互通能力不足，無法進行跨校服務，需要研究生本人到之前所在學校查詢，這不僅增加了學生的查詢和時間成本，也給檔案管理部門帶來額外的查詢工作量和人力成本。如果高校之間能夠實現檔案服務互聯互通，這些問題都可以得到有效解決。

3.數據自身特點——檔案數據資源分散

高校檔案數據治理的短板之一是數據自身特點——檔案數據資源分散。大量的檔案數據分散在各業務管理系統中，而這些系統之間并不完全共享數據，也沒有將數據歸檔至檔案部門進行集中統一管理，導致數據被分割成多個部分，難以形成完整的數據集合。而這樣的數據分散現象又導致不同的數據難以整合，很難形成有效的數據挖掘和分析。此外，這也會導致數據的安全性受到威脅，因為，數據分散在不同的系統中，難以實現全面的安全管控。同時，由于檔案數據資源分散，部分檔案資料可能因存儲介質老化、備份不及時等原因導致丟失或毀損。

二、多元主體協同下高校檔案數據治理的邏輯

1.構建檔案數據協同治理平臺

高校檔案數據治理是高校信息化建設中的重要環節，對于高校的管理、學術、服務等方面具有重要的支撐作用。多元主體協同下，構建檔案數據協同治理平臺是高校檔案數據治理的必然邏輯。檔案數據協同治理平臺是一個集中處理、存儲、分析和應用檔案數據的平臺，可實現高校內部與外部機構的數據交換和共享，使各部門間的數據協同治理成為可能。

檔案數據協同治理平臺應當具備以下特征：首先，平臺要具有高可靠性和可擴展性，保障高校檔案數據的安全、穩定、可靠的存儲和處理；其次，平臺要具備高效性，快速響應各種業務需求，支持多種數據格式的處理和應用，提高高校數據的利用效率；再次，平臺要具備協同性，實現高校內部及與外部機構的數據交換和共享，加強高校間檔案數據的協同治理；最后，平臺應具備靈活性，隨時根據高校業務需求變化進行調整和升級。

在構建檔案數據協同治理平臺時，需要考慮多方面因素，如數據標準化、數據共享和交換、數據管理和治理、數據安全等。同時，還需要考慮到平臺的建設和維護成本以及數據安全等問題。高校需要與各種技術供應商、安全機構、政府監管機構等多方進行合作，共同推進高校檔案數據治理體系的構建和完善。

2.聯合探索檔案數據治理技術

當前，大數據、云計算、人工智能等技術迅猛發展，檔案數據治理技術也得到前所未有的重視。高校檔案數據治理需要聯合探索數據治理技術，將高校檔案數據治理與數據治理技術相融合，實現高校檔案數據的精準治理和有效利用。

檔案數據治理技術是一項高度復雜的工作，需要充分發揮高校檔案館（室）專業團隊的作用，以及致力于檔案數據治理的技術團隊的配合。通過專業團隊和技術團隊的聯合，可以研究出更適合高校檔案數據治理的技術路線，從而更好地掌握檔案數據質量和安全，為檔案管理工作提供有力保障。

在聯合探索檔案數據治理技術的過程中，技術團隊應充分運用大數據和人工智能技術，進行數據挖掘和數據分析，以便更好地發現檔案數據中的價值信息，并規范檔案數據的格式和處理流程。同時，專業團隊建立科學、合理的檔案分類和編號制度，對檔案材料進行詳細的記錄和描述，對重要數據進行備份和存儲，及時更新和維護檔案數據，確保數據的完整性、真實性和可靠性。

除了專業團隊和技術團隊的聯合，高校還可以與相關企業、組織進行合作，共同探索檔案數據治理技術。例如，高校可以與大型科技企業合作，共同研究高校檔案數據的智能化處理技術。高校也可以與政府部門、其他高校等組織聯合開展檔案數據治理標準的制定和實施。

3.構建多部門協調的聯動機制

高校檔案工作需要建立一個多部門協調的聯動機制，以確保檔案數據的治理。在這個機制中，學校檔案管理部門和其他部門應該建立起緊密的聯系和協作關系，并與同級相關組織機構和社會各界、服務對象進行合作。

學校層面，應從學校角度統籌規劃，為建立聯動機制提供堅強的組織保障。具體而言，學校應該將檔案工作列入學校年度工作計劃，為高校檔案管理提供必要的資金和人力支持。此外，學校還應該加強對檔案管理工作的監督和評估，及時發現并解決問題，確保檔案工作的質量和效率。檔案管理部門，如檔案館（室）作為高校檔案管理的核心機構，應該擔負起檔案數據治理的主要責任。

首先，檔案館（室）應該建立完善的檔案管理制度和規范操作流程，確保檔案數據的準確性、完整性和安全性。其次，檔案館（室）應該加強檔案數字化和信息化建設，優化檔案數據的存儲和管理，實現檔案數據的共享和利用。同時，檔案館（室）還應該加強對檔案管理人員的技能培訓，提高他們的專業水平和服務質量。學校各部門應積極配合學校和檔案管理部門的管理，落實檔案管理制度和操作流程。在數據移交時應該保證數據的準確、完整。此外，學校各部門還應與檔案館（室）建立聯系和協作機制，及時與檔案館（室）溝通檔案工作，確保檔案數據及時更新和完整性。

同時，應該加強檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案數據治理能力和應對危機事件的能力。只有建立起這樣一個聯動機制，才能更好地保護高校檔案數據的安全性和完整性，提高檔案管理工作的水平和質量。

三、多元主體協同下高校檔案數據治理的體系

1.校際層面：校際層高校聯盟數據治理

高校聯盟是在國內外高校合作交流的基礎上逐漸形成的一種組織形式。高校聯盟通過資源整合、信息共享、人才培養、科學研究等方面的合作，加強高校之間的聯系與合作，從而實現共同發展的目標。在高校檔案數據治理方面，聯盟也可以起到非常重要的作用。一方面，聯盟可以借助高校之間的協作機制，共同推進高校檔案數據的治理工作。聯盟成員可以通過制定統一的檔案數據治理標準，共享檔案資源，實現高效的數據管理和利用，提升高校檔案數據的整體水平。另一方面，聯盟也可以通過共同利用現代信息技術，如大數據和人工智能技術等，對檔案數據進行深度挖掘和利用，為高校創新發展、教育教學等方面提供有力的支持。例如，德國精英大學聯盟通過共同利用大數據和人工智能技術，將不同高校的課程資源整合起來，形成了一套通用的教育教學資源庫，為學生提供更為全面和個性化的學習體驗。

國內各地區高校聯盟也在檔案數據治理方面發揮著重要的作用。例如，成渝地區雙城經濟圈高校聯盟的成員單位，共同建設了雙城經濟圈高校檔案資源共享平臺，實現了檔案資源共建共享，推進檔案數據的整合和共享。北京高科大學聯盟成員單位也通過資源共享和信息交流，共同解決檔案資源分散、數據孤島等問題，提升了高校檔案數據治理的整體效能。

2.校內層面：統籌規劃學校檔案工作

學校檔案是學校的歷史記憶，也是學術研究和社會公共服務的重要資源。在多元主體協同的背景下，高校需要加強檔案數據治理體系的構建，其中之一就是統籌規劃學校檔案工作。

學校需要建立檔案管理委員會等機構，統籌規劃學校檔案工作。同時，學校需要與數據治理相關機構建立協同共治機制，將檔案數據治理工作納入學校數據治理范疇，確保檔案數據的有效利用和保護。這樣的頂層設計有利于促進檔案數據的全面整合和利用，避免數據孤島和重復建設，提高數據的共享和開放度。

學校層面的統籌規劃還需要考慮到檔案數據的不同類型和特征，如電子檔案、紙質檔案、檔案數字化等。對于不同類型的檔案數據，需要建立相應的存儲、管理、保護和利用機制，確保檔案數據的完整性、可靠性和安全性。同時，需要建立檔案數據標準和元數據管理機制，以便不同部門和用戶獲取和使用檔案數據。

此外，學校層面的統籌規劃還需要考慮到檔案數據利用的需求和目標。學校檔案數據治理的目的不僅僅是為了保護檔案數據，更重要的是為了提供高質量的服務，滿足學術研究和社會公共服務的需求。因此，學校需要建立檔案數據利用機制和服務體系，如數字化檔案資源庫、檔案數據分析和挖掘平臺等，提供便捷、高效、優質的服務，推動檔案數據的廣泛應用和價值發揮。

3.微觀層面：檔案館與各職能部門協同共治

高校檔案數據治理是一個涉及多個主體的復雜系統，實現高效、規范的數據治理需要各方的協同共治。在微觀層面上，檔案館應與各職能部門建立協同共治機制。檔案館作為學校檔案工作的執行機構，應當與各職能機構建立聯系，尤其是與學校信息技術部門。通過協同共治機制的建立，檔案館可以將檔案數據治理標準和規范納入業務工作流程，從源頭上控制歸檔數據的質量和數量，實現對數據的統一規劃和管理。

檔案館與各職能部門協同共治的好處，不僅在于數據治理標準和規范的制定，還在于提高數據的質量和準確性。通過與職能部門合作，檔案館可以了解各部門的數據需求和數據處理流程，更好地理解數據的含義和價值，從而更好地保障檔案數據的完整性和準確性。同時，檔案館還可以利用職能部門的專業技術和工具，提高檔案數據的處理和分析能力，實現更加精準和高效的數據治理。

四、結語

綜上所述，多元主體協同是高校檔案數據治理的核心邏輯，通過構建多部門協調的聯動機制、聯合探索檔案數據治理技術、構建檔案數據協同治理平臺，實現校際層面、校內層面和微觀層面的檔案數據治理體系構建。這種協同治理機制可以提高檔案數據的規范化、標準化管理水平，實現檔案數據的共享和交流，從而進一步提高高校的信息化建設水平和服務質量，更好地服務于教學、科研和管理等方面。相信通過多元主體協同下的檔案數據治理體系構建，將為高校信息化建設和發展提供堅實的基礎和支撐。

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（作者單位：南寧師范大學）