基于移動(dòng)終端下的高校檔案移動(dòng)服務(wù)探究

摘 要：我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)普及率和網(wǎng)民數(shù)持續(xù)攀升，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)智能終端設(shè)備的改進(jìn)，高校紛紛通過建立檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)，為廣大師生提供移動(dòng)、互動(dòng)和個(gè)性化檔案服務(wù)。本文首先分析了高校檔案移動(dòng)服務(wù)的主要特點(diǎn)，從宏觀上講解移動(dòng)終端視角下的高校檔案移動(dòng)服務(wù)。進(jìn)而以廣東石油化工學(xué)院為例，進(jìn)一步探討了高校檔案移動(dòng)服務(wù)主要模式及存在的現(xiàn)實(shí)問題，針對(duì)存在的問題逐一提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案移動(dòng)服務(wù)；移動(dòng)終端；高校

引言

2023年3月，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心發(fā)布了《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》（第51次）。該報(bào)告數(shù)據(jù)顯示，截至2022年12月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)10.67億，較2021年增長(zhǎng)了3549萬，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)75.6%，較2021年上升了2.6個(gè)百分點(diǎn)。網(wǎng)民使用手機(jī)上網(wǎng)的比例達(dá)99.8%，使用電腦上網(wǎng)的比例為95.5%。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)接入流量達(dá)2618億Gb，同比增長(zhǎng)18.1%。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用背景下，為滿足廣大師生對(duì)檔案服務(wù)需求，高校根據(jù)《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》（DA/T73-2019）紛紛加快了具備移動(dòng)性、互動(dòng)性和個(gè)性化特點(diǎn)的檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，形成師生廣泛參與的檔案業(yè)務(wù)新模式，拓寬了高校檔案服務(wù)新渠道，提升了高校檔案信息資源的共享利用。

廣東石油化工學(xué)院于1954年創(chuàng)校，是廣東省人民政府與中國(guó)石油化工集團(tuán)公司、中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司、中國(guó)海洋石油集團(tuán)有限公司共建的公辦普通本科高校。在校全日制學(xué)生2萬多人，畢業(yè)生校友約18萬。為了為全校師生和校友提供更加優(yōu)質(zhì)的高校檔案服務(wù)，在學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳定制了檔案利用流程，還開設(shè)了開放檔案目錄查詢端口；在學(xué)校官微開設(shè)檔案利用預(yù)約服務(wù)。滿足用戶日益增長(zhǎng)的求職、升學(xué)、落戶、職稱評(píng)定及出國(guó)留學(xué)等方面需求，拓寬檔案移動(dòng)服務(wù)渠道，提升檔案移動(dòng)服務(wù)質(zhì)量。贏得了廣大師生、用人單位等社會(huì)各界的一致好評(píng)。

1 高校檔案移動(dòng)服務(wù)特點(diǎn)

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展及智能手機(jī)的普及，深刻改變了高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)服務(wù)模式，為實(shí)現(xiàn)檔案移動(dòng)服務(wù)提供了良好契機(jī)。與傳統(tǒng)高校檔案服務(wù)不同，檔案移動(dòng)服務(wù)突出特點(diǎn)表現(xiàn)在四個(gè)方面：

1.1 服務(wù)交流交互性[1]

傳統(tǒng)高校檔案服務(wù)，主要是由高校檔案館提供，檔案利用者需要在檔案館規(guī)定的時(shí)限里咨詢或享受檔案服務(wù)，受限于時(shí)空。檔案移動(dòng)服務(wù)模式則打破了這一限制，高校師生廣大用戶可直接利用移動(dòng)終端設(shè)備，通過高校檔案管理部門的身份審核認(rèn)證，登錄檔案管理系統(tǒng)，自行查詢需要的檔案資料。無論是WAP服務(wù)，還是微信公眾號(hào)服務(wù)，大多設(shè)置有24h智能客服或電子郵箱、人工客服，提供在線留言和預(yù)約等功能，交流渠道更加暢通，互動(dòng)沒有了時(shí)空的限制。廣大師生不僅可以享受檔案咨詢、查檔服務(wù)，還可通過相關(guān)渠道提出其對(duì)改進(jìn)檔案工作的意見建議。高校檔案管理部門將平臺(tái)留言匯總，有針對(duì)性地回復(fù)或采納。

1.2 服務(wù)獲取及時(shí)性

傳統(tǒng)高校檔案服務(wù)模式受空間及時(shí)間限制，需要廣大師生在檔案館工作時(shí)間入館查詢、咨詢檔案業(yè)務(wù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，以及智能移動(dòng)終端的廣泛應(yīng)用，通過手機(jī)、平板電腦可隨時(shí)享受檔案移動(dòng)服務(wù)。高校檔案管理部門將相關(guān)的檔案服務(wù)信息公布于網(wǎng)站上或微信公眾號(hào)，用戶通過移動(dòng)智能終端設(shè)備在無線網(wǎng)絡(luò)協(xié)助下隨時(shí)隨地獲取信息，不再受時(shí)間、空間及人工限制。

1.3 服務(wù)方式便捷性

檔案移動(dòng)服務(wù)模式下，師生無需親臨檔案館，通過移動(dòng)智能終端設(shè)備，經(jīng)身份審核認(rèn)證便可選擇高校檔案管理部門為其提供的各項(xiàng)檔案服務(wù)。例如，可通過檔案微信公眾號(hào)及時(shí)掌握最新的檔案活動(dòng)動(dòng)態(tài)；可下載安裝檔案館開發(fā)的APP，隨時(shí)查看高校檔案編研成果；也可通過WAP服務(wù)，登錄檔案館網(wǎng)站，獲取全媒體形式的檔案信息服務(wù)。

1.4 服務(wù)利用泛在化

“泛在”是指“無處不在”。移動(dòng)新媒體又被形象地稱為“影子”媒體。移動(dòng)終端設(shè)備攜帶方便，用戶可隨時(shí)隨地享受檔案服務(wù)。從高校檔案館視角看，其提供檔案利用服務(wù)不再被特定地域范圍及物理意義上的檔案館、檔案網(wǎng)站服務(wù)器限制，可利用移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)將館藏檔案?jìng)髦寥魏蔚胤健母咝n案利用者角度看，可利用碎片時(shí)間自助完成檔案利用服務(wù)。基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及，利用移動(dòng)技術(shù)及智能終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)利用泛在化，這也是高校檔案移動(dòng)服務(wù)利用需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，檔案不再僅僅為高校師生群體服務(wù)，其他社會(huì)機(jī)構(gòu)或個(gè)人均可在其推送的檔案信息中獲取利用價(jià)值。

2 高校檔案移動(dòng)服務(wù)模式

《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》中將“檔案移動(dòng)服務(wù)”定義為“檔案部門通過檔案移動(dòng)應(yīng)用系統(tǒng)提供的檔案信息服務(wù)”。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為高校檔案服務(wù)提供了全新方式，越來越多的高校檔案管理部門依托移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極建設(shè)微信公眾號(hào)、APP、WAP服務(wù)等。下面，以廣東石油化工學(xué)院為例，其提供的移動(dòng)服務(wù)模式主要有：

2.1 WAP服務(wù)

WAP（Wireless Application Protocol）是一種無線應(yīng)用協(xié)議，是一項(xiàng)全球性網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議。WAP使移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)有了通行標(biāo)準(zhǔn)，將網(wǎng)絡(luò)豐富信息及先進(jìn)業(yè)務(wù)引入到移動(dòng)手機(jī)等無線終端之中。WAP定義可通用特定平臺(tái)，將網(wǎng)絡(luò)上的HTML語言信息轉(zhuǎn)換成WML（Wireless Markup Language）描述信息，顯示在移動(dòng)手機(jī)顯示屏。WAP服務(wù)需要移動(dòng)手機(jī)、WAP代理服務(wù)器，沒有改動(dòng)現(xiàn)有移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)協(xié)議[2]。廣東石油化工學(xué)院檔案館在學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳定制檔案利用審批流程，其設(shè)置清晰、簡(jiǎn)潔、明了，內(nèi)容貼合師生用戶的移動(dòng)終端利用習(xí)慣，可通過電腦端和手機(jī)端操作。自2021年上線以來，共計(jì)300多人次使用該流程完成了檔案利用審批流程，實(shí)現(xiàn)了教職員工查檔只跑一次的效果。

2.2 微信公眾平臺(tái)服務(wù)

微信公眾平臺(tái)，簡(jiǎn)稱公眾號(hào)。利用微信公眾賬號(hào)平臺(tái)進(jìn)行一對(duì)多的媒體行為活動(dòng)，能夠給不特定對(duì)象提供業(yè)務(wù)服務(wù)。這已經(jīng)形成了一種主流的線上線下微信互動(dòng)服務(wù)方式。截至2022年，已經(jīng)有超過1000萬個(gè)公眾號(hào)注冊(cè)并上線，涵蓋教育、醫(yī)療、交通等各行各業(yè)。微信公眾號(hào)通過微信公眾平臺(tái)申請(qǐng)獲得相應(yīng)賬戶，賬號(hào)所有者利用該公眾號(hào)向外界發(fā)布信息，并可設(shè)置導(dǎo)航欄進(jìn)行功能性服務(wù)[3]，也可在線智能回復(fù)。廣東石油化工學(xué)院檔案館在學(xué)校官微開設(shè)了檔案利用預(yù)約服務(wù)，為全國(guó)各地的校友提供了便捷的查檔咨詢和預(yù)約平臺(tái)。此外，還有APP（應(yīng)用程序）服務(wù)，利用智能手機(jī)的第三方應(yīng)用程序，通過掃描二維碼或進(jìn)入“應(yīng)用市場(chǎng)”下載安裝。目前比較常見的檔案類APP有：建筑檔案APP、檔管家APP、族記（家族檔案記錄）APP、浦東檔案APP、浙江檔案APP，等等。但高校開通專門檔案APP的則較少。

3 高校檔案移動(dòng)服務(wù)問題分析

本研究通過分析高校檔案移動(dòng)服務(wù)模式現(xiàn)狀，并與其他行業(yè)檔案移動(dòng)服務(wù)，以及先進(jìn)國(guó)家或地區(qū)的檔案移動(dòng)服務(wù)進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)目前高校檔案移動(dòng)服務(wù)還存在著一些亟待改進(jìn)的問題。

3.1 WAP服務(wù)開發(fā)深度還需加強(qiáng)

目前，廣東石油化工學(xué)院圖書館（檔案館）WAP網(wǎng)站提供的檔案查詢服務(wù)，主要有：通過“館藏布局”了解官渡校區(qū)、西城校區(qū)館藏分布樓層、服務(wù)內(nèi)容及聯(lián)系方式；通過“圖書館（檔案館）機(jī)構(gòu)設(shè)置”了解部門設(shè)置及其崗位職責(zé)、聯(lián)系方式；通過“讀者圖文”提供“座位預(yù)約”；通過“電子資源”提供“超星匯雅電子書”“CNKI中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文”等，合計(jì)16項(xiàng)。并沒有完全實(shí)現(xiàn)全文信息預(yù)覽，也沒有提供線上查檔服務(wù)、查檔詳細(xì)流程介紹，檔號(hào)、目錄號(hào)查詢也未開通。廣東石油化工學(xué)院豐富的編研成果展覽內(nèi)容有限，深度不夠。

3.2 微信公眾平臺(tái)服務(wù)不夠全面

高校微信公眾平臺(tái)沒有提供實(shí)時(shí)互動(dòng)交流服務(wù)，智能在線服務(wù)或人工在線服務(wù)均未開通。目前師生主要通過郵件留言或在線留言進(jìn)行信息交流，存在服務(wù)滯后性。廣東石油化工學(xué)院圖書館（檔案館）微信公眾平臺(tái)提供的主要是圖書服務(wù)，檔案服務(wù)仍未開通，檔案利用、在線查詢、在線預(yù)約、互動(dòng)咨詢、檔案展廳等功能缺失。

除此以外，高校檔案移動(dòng)服務(wù)還普遍存在著APP開發(fā)力度不夠的問題，大多數(shù)高校均沒有開通屬于自己的檔案APP。檔案資訊更新不及時(shí)，提供的檔案移動(dòng)服務(wù)內(nèi)容不夠豐富，用戶的獲得感、體驗(yàn)感不強(qiáng)。

4 高校檔案移動(dòng)服務(wù)對(duì)策建議

高校提供檔案移動(dòng)服務(wù)是新時(shí)代移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)發(fā)展，以及智能終端設(shè)備廣泛應(yīng)用背景下的形勢(shì)發(fā)展需要。要按照《檔案法》《保密法》《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》等法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合高校實(shí)際，有序推進(jìn)檔案移動(dòng)服務(wù)，為高校教育教學(xué)和日常管理提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。

4.1 建設(shè)智能服務(wù)平臺(tái)

高校提供檔案移動(dòng)服務(wù)，首先需要搭建一個(gè)具有高校特色，功能完備、智能化的服務(wù)平臺(tái)[4]。按照《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》的規(guī)定，移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)中應(yīng)有檔案查詢、檔案展廳、檔案資訊和我要參與等基本功能布局。既要滿足高校師生查檔需要，還要使其能通過展廳瀏覽豐富的館藏資源，通過檔案資訊了解高校檔案領(lǐng)域的新聞動(dòng)態(tài)。并通過我要參與渠道，廣泛收集用戶的意見建議，不斷更新和完善平臺(tái)及檔案移動(dòng)服務(wù)內(nèi)容及渠道等。

搭建高校檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性且十分重要的工作，建設(shè)過程中要注重檔案資源共享，打通館際資源共享通道，縮小“檔案數(shù)字鴻溝”[5]。此外，還要制定檔案移動(dòng)服務(wù)相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)日常維護(hù)和管理。積極宣傳檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)，增進(jìn)用戶對(duì)平臺(tái)的了解，發(fā)揮平臺(tái)的應(yīng)有價(jià)值和功能。

4.2 提供多元服務(wù)方式

高校檔案服務(wù)要將傳統(tǒng)的檔案辦事服務(wù)窗口向移動(dòng)終端轉(zhuǎn)移，根據(jù)各個(gè)時(shí)期的檔案服務(wù)需求，提供多元服務(wù)方式，為用戶提供更加便捷的服務(wù)，讓用戶享受不同于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)體驗(yàn)[6]。如，用校園網(wǎng)與在校師生身份綁定，提升服務(wù)效率；校外人員可通過注冊(cè)，審核通過后享受相應(yīng)的檔案服務(wù)。積極拓展泛在性的無針對(duì)性的服務(wù)模式，根據(jù)不同用戶需求，進(jìn)行用戶種類的劃分，打造個(gè)性化的服務(wù)模式[7]。如，針對(duì)在校師生、全國(guó)各地的校友、社會(huì)群眾等不同的群體提供相應(yīng)的檔案移動(dòng)服務(wù)。積極培育檔案移動(dòng)服務(wù)用戶社群，根據(jù)用戶種類進(jìn)行劃分，并在此基礎(chǔ)上建立認(rèn)同度相對(duì)高的交流空間，將利用目的相同或相似的用戶聚集在一個(gè)認(rèn)同度較高的虛擬空間，提升用戶認(rèn)同感，為檔案移動(dòng)服務(wù)構(gòu)建共性認(rèn)知基礎(chǔ)。

4.3 提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)體驗(yàn)

2021和2022年廣東石油化工學(xué)院綜合檔案室接待現(xiàn)場(chǎng)、來電、委托他人辦理等各種形式查檔約1300多人次，郵寄檔案約1500余份，檔案服務(wù)需求較大。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案部門通過優(yōu)化自身的館藏，要始終以需求為導(dǎo)向，加快檔案信息化建設(shè)，對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行深層次開發(fā)和整合。利用移動(dòng)終端設(shè)備提供高校檔案查詢、檢索、推送、咨詢、展覽及編研等服務(wù)，不斷提升檔案移動(dòng)服務(wù)內(nèi)容的多樣化、服務(wù)模式的多元化，提高用戶的服務(wù)體驗(yàn)。

4.4 注重保障服務(wù)安全

檔案信息安全一直是移動(dòng)檔案服務(wù)重點(diǎn)需要關(guān)注的問題之一[8]。《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》也明確將“安全引領(lǐng)”作為其平臺(tái)建設(shè)的一項(xiàng)基本原則。針對(duì)檔案移動(dòng)服務(wù)載體及信息安全現(xiàn)狀，一是要積極利用“HTTP+SSL”協(xié)議，通過SSL證書驗(yàn)證服務(wù)器身份，并在瀏覽器與服務(wù)器間進(jìn)行通信加密。二是要加強(qiáng)日常維護(hù)。借助高校信息技術(shù)專員，提供數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全和軟件、平臺(tái)管理安全專業(yè)服務(wù)，及時(shí)更新系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)備份，制訂應(yīng)急預(yù)案并做好日常演練。三是要做好定期培訓(xùn)。組織檔案人員定期開展安全知識(shí)培訓(xùn)，及時(shí)掌握問題動(dòng)向以及一定的檔案信息安全管理常識(shí)，始終為高校檔案移動(dòng)服務(wù)提供安全運(yùn)營(yíng)環(huán)境。

4.5 打造過硬服務(wù)隊(duì)伍

高校檔案為教師職稱評(píng)定、工資調(diào)整、業(yè)績(jī)考核、選拔任用提供參考依據(jù)，也收錄了學(xué)生學(xué)籍、入黨、獎(jiǎng)懲等資料，為學(xué)生深造、就業(yè)等提供參考依據(jù)。在搭建高校檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)基礎(chǔ)上，需要廣大檔案工作者提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。一方面，檔案工作者要具有過硬的政治素質(zhì)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，嚴(yán)守檔案保密規(guī)定，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，做到干一行愛一行精一行。另一方面，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，熟練運(yùn)用檔案移動(dòng)服務(wù)中的新技術(shù)，滿足廣大師生個(gè)性化檔案服務(wù)需求。

結(jié)語

檔案移動(dòng)服務(wù)是一個(gè)新生事物，國(guó)內(nèi)外眾多學(xué)者專家在理論和技術(shù)方面開展了相關(guān)研究。在高校實(shí)務(wù)界也有積極探索和實(shí)踐，取得了良好效果。檔案移動(dòng)服務(wù)具有鮮明的個(gè)性化特征，下一步還需要改變研究思路，更多探討用戶關(guān)注的核心業(yè)務(wù)，為檔案利用者定制個(gè)性化服務(wù)打好基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：李巧蘭（1975— ），大學(xué)學(xué)歷，廣東石油化工學(xué)院圖書館（檔案館）館員，主要從事檔案管理工作和研究。