檔案工作中大數據管理模式的構建與應用

摘 要：大數據時代的來臨，改變了各個行業的工作模式。信息總量的增加和數據種類的多元化，使得檔案管理工作難度極大提升，傳統檔案管理模式難以適應社會發展的需要。為更好地滿足新時代檔案管理要求，本文圍繞檔案大數據管理模式的特點和優勢、面臨的問題和未來發展路徑開展深入分析，為檔案管理部門單位提供參考。

關鍵詞：大數據；檔案管理；發展路徑

隨著信息化逐漸融入到各行各業，每時每刻都在產生海量的數據，不僅推動社會向大數據時代邁進，而且促進檔案管理工作依托大數據的快速增長受到社會各界的廣泛關注。有關部門面對社會發展，積極采取措施應對檔案管理工作提出的需求與挑戰，重視利用新的技術、設備、方法、手段，全方位提升檔案的收集整理、保管利用、開放鑒定等流程的管理效率和質量，從而實現檔案大數據管理模式的落實和推廣。

1 檔案大數據管理模式特點和優勢

1.1 外部發展環境優勢

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要推進檔案信息化建設，實施好“強基工程”，推動檔案信息化固本強基邁上新臺階。同時，針對檔案信息化建設目前存在的區域間發展不平衡，檔案信息資源共享不充分，電子檔案備份尚未形成體系的情況，提出解決方案和實施項目，為加快信息化與檔案工作融合發展和以信息化驅動檔案工作走向現代化指明了方向路徑。這是對全國檔案部門和廣大檔案工作者的極大鼓舞和鞭策，在頂層設計上為檔案信息化工作的發展、實現大數據管理模式營造了良好的政策環境。

1.2 增強檔案數據可用性

大數據時代的顯著特征是數據的幾何式增長，檔案信息總量也隨之增長迅速。面對如此海量的檔案資源，傳統的管理模式顯然無法滿足對檔案信息的全面整理、深入研究、高效利用、對外宣傳。對于利用率高的各類檔案，數十次數百次的手工查詢檢索，不僅需要大量的時間去翻閱尋找，而且在一定程度上會損害檔案本身。對于利用率低的檔案，其中可能夾雜有價值的檔案很難被發現，導致檔案的價值被湮沒。通過應用大數據相關技術于檔案管理工作，大量的數據清晰地展現在管理人員面前，可實現廣泛的收集篩選和深度加工；對于長時間存儲、不具備利用價值的“垃圾數據”也可實時清除。埋藏在深處有價值的檔案被發現，有效提升了檔案數據的參考價值。

1.3 提升檔案管理便捷性

在大數據背景下，傳統紙質檔案的管理模式逐漸被電子檔案的信息化管理模式所取代。在檔案收集過程中，固有的時間空間等限制因素問題逐漸弱化，檔案管理方式也隨之得到拓展。檔案工作者進行動態化的檔案收集、整理、保管，大大提升了工作效率，實現檔案的應收盡收和實時更新。例如人事檔案管理過程中，檔案中人物的入職、提拔、退休、婚姻、學歷等信息經常性改變，大數據管理可將其每一個階段的變動信息及時上傳給系統平臺完成更新工作，保證了檔案的真實性、完整性、準確性和可查性，為人事工作提供有力的信息基礎。同時，多元化的數據來源渠道擴充了檔案數據類型，檔案資源庫中增加了大量的結構和非結構化數據。

相比于傳統的紙質檔案管理，大數據檔案管理模式可利用數據轉換、云存儲、云計算等技術，對聲像檔案、紙質檔案、圖片檔案的類型進行針對性的統一轉換并高效存儲，系統平臺可在高度復雜的檔案分類中尋找共同點，實現信息種類的準確控制，避免信息庫出現內部不連貫、整體混亂的問題，大大降低了檔案的管理難度。

1.4 促進檔案資源共享性

傳統的檔案管理模式下，檔案的共享程度較低。隨著計算機網絡和云分享等科學技術的不斷發展，檔案行業也引入“互聯網+”的管理模式，實現信息技術和檔案管理相結合，為檔案資源的共享發展提供更多可能。根據共享對象的不同，檔案的共享主要分三個層次：一是內部共享。實現數據更新的同時，單位全部管理人員均可在辦公室了解到更新內容。二是單位共享。完善的檔案系統管理共享平臺，可將部分接口分配到各個單位中，工作人員可進行線上查檔、在線歸檔，有效提升相關部門的內部信息運轉效率以及資源利用水平。三是社會共享。人民精神生活水平不斷提升，對文化信息的需求也逐漸走向多樣化、多層次。大數據檔案管理模式讓檔案的獲取方式變得更為多樣化，人們可利用APP、微信公眾平臺、互聯網等隨時隨地獲取信息資源。不僅提升了檔案管理部門的服務質量，更拉近了檔案部門和使用者之間的關系，增強了人們在檔案工作中的獲得感、參與感、滿足感。

2 檔案大數據管理模式面臨的問題與挑戰

2.1 管理思路落后、管理方法不夠創新

雖然社會進入大數據時代，但是仍有部分單位的檔案管理工作尚未與信息化技術融合，導致部分流程仍然采用較為傳統的管理模式。例如在檔案收集方面，仍采用以人工收集為主的方式，收集效率低，而且容易在收集過程中因為外部環境、人為等因素對檔案造成遺失，為今后實現科學化、規范化管理產生一定的限制性影響。

2.2 管理平臺建設不完善

目前大多檔案部門領導者未能認識到大數據管理模式的優勢和帶來的巨大便利，嚴重影響了管理平臺的建設進程。一是對檔案信息化關注程度不高。未充分調研便開展檔案信息化工作；系統平臺建設方向不清晰，應用針對性不夠，未充分考慮系統實用性、與其他系統的兼容性等；盲目增加資金投入，部分信息系統未能真正發揮預期效用，存在重復建設、運行生命周期短，使用效用低、數據維護不到位，開發程序不合規、驗收流于形式等問題。二是信息系統建成后部分功能與實際業務脫節。外包公司未對檔案管理人員進行培訓，不能完全掌握系統各模塊的功能及用法。三是信息系統建設缺乏統一規劃、信息整合不足。部門只立足自身職能，獨立分散地建設信息系統，未嘗試對接其他部門已有數據，各軟件外包公司技術水平與開發平臺各不相同，各系統間缺乏接口聯系，無法實現數據的共享和傳輸，遠不能達到平臺數據共建共享的目的。四是系統未配置水平較高的安全設備，沒有對殺毒軟件病毒庫進行定期升級和更新，很容易受到黑客、病毒的攻擊，增加檔案文件泄露的風險。

2.3 人員素質低下、服務質量有待提升

在傳統管理模式下工作多年的老檔案員，紙質檔案的管理工作經驗較為豐富，庫房檔案管理水平很高。但由于年齡問題、知識儲備問題，導致其對新興技術的接受能力不強。新進年輕職工，學歷水平高，能夠熟練操作計算機，卻沒有豐富的檔案管理經驗。整體來講，在資源共享平臺建設過程中，工作經驗豐富、管理水平高、對計算機操作熟練的復合型人才十分缺乏。

3 檔案大數據管理模式未來發展路徑

3.1 轉變管理思路、優化管理方法

為了保證檔案管理工作能夠盡快適應大數據時代發展，需要做到以下幾點，一要升級檔案管理人員的管理意識，通過最新理論研學、外出交流借鑒等方式改變檔案管理思路，使其充分認可大數據對檔案管理工作的影響，形成大數據思維，進而樹立更高層次的工作目標，使自身管理工作方式方法能夠與大數據時代相適應，為大數據管理模式建設工作主動添磚加瓦。二是利用大數據技術自身優勢，將各單位現存檔案進行分類整理，開展集中數字化工作，對已形成的電子檔案進行全面檢查，保證其頁碼連貫、PDF圖像清晰。對未數字化的紙質檔案開展調查、摸排和歸集工作，全面摸清館藏全部檔案資料的數量門類、完整程度及開放審核等情況，確認是否應進行數字化，做到家底清、情況明，切實避免分散數字化、重復數字化。三是徹底解決檔案管理工作在標準化、規范化方面存在的不足，有針對性地對檔案的管理實現不斷優化、流程再造，保證在檔案存儲、數據安全等各個關鍵環節都能夠利用新興技術提高工作水準，切實推動檔案管理工作能夠向安全高效的路徑前行。

3.2 完善管理平臺、促進共建共享

檔案資源大數據管理模式的實現，必須依托于專業的大數據管理平臺。檔案部門領導要深入調研市場，尋求適合自身發展的外包公司和有效方案，積極與上級部門爭取政策、資金上的幫助，推動平臺快節奏、高水平建設。在實際建設過程中，負責同志要與外包公司工程師緊密溝通，保質保量完成系統檔案管理、分類、搜索、共享等功能的開發工作，為后期系統正常運行打下堅實基礎。在共建共享方面，一要在系統平臺的基礎上建立檔案遠程查詢共享機制，與其他城市的檔案館簽訂跨館查檔協議，實現多地域檔案跨館查詢全覆蓋和省市縣檔案資源共享，讓“數據多跑路，群眾少跑腿”，給群眾帶來實實在在的便利。二要在共享平臺建設過程中高度重視共享平臺數據資源的安全利用，不斷加強安全管控工作?？刹捎媚夸浖?、全文分散的方法，分級開放權限。例如：市民可到所在轄區的檔案館，通過全市檔案信息資源共享平臺進行館際間檔案資源的目錄查詢；如果想進行全文查詢，則需經原件所屬檔案館審核同意。三要積極探索應用前沿技術，將區塊鏈技術運用到共享平臺建設中，并且借助分布式存儲和共識機制等技術，有效地提高檔案查詢的公信力和容災能力。群眾可以就近在系統鏈條覆蓋的任一檔案館查詢檔案、申請出證，并在鏈上核驗檔案證明的真實性、可靠性，給群眾帶來更好的檔案服務體驗。

3.3 引進專業人員、強化人才培養

科技是第一生產力、人才是第一資源、創新是第一動力，為了推動檔案管理工作能夠迅速實現轉型升級，需要全方位加快推進檔案人才培養工作，打造一支政治素質過硬、專業能力過硬的檔案人才隊伍，為新時代檔案事業發展提供堅實的能力支撐。這就需要相關檔案部門單位緊跟檔案事業發展趨勢，超前謀劃部署，將檔案信息化人才培養作為大數據管理模式建設的重要內容，以信息化培養創新型人才，以人才驅動檔案工作實現現代化。一要根據自身發展需求與單位管理工作中的人才缺口，在社會和高校有針對性地招聘專業對口人才，為檔案事業的高質量發展提供基礎性、戰略性支撐。二要在業務工作中培養人才、鍛煉人才，鼓勵引導干部職工扎根本職崗位深入鉆研，著力培養檔案工匠。同時加強年輕干部的培養，主動壓擔子、搭臺子，讓他們更多地承擔主要業務工作，參與到重大項目、重點任務中，在業務工作一線熟悉掌握檔案的管理方法和技術，提升專業能力，成長為檔案業務骨干。三要豐富和創新人才培養方式。通過集中授課、經驗分享、觀摩講學、技能比賽、輪崗鍛煉等方式，加強檔案干部業務培訓。四要充分發揮檔案科技研究在人才培養上的引導作用，結合檔案科技研究新形勢和國家檔案局關于檔案科技研究的新要求，鼓勵檔案從業者積極申報國家檔案局和省檔案局檔案科技項目，在檔案項目研究過程中加深理論與實踐的結合，在更高層級的學術交流中提升自我，打造學術型、研究型檔案人才隊伍。

3.4 健全安全制度、強化安全措施

大數據背景下，各個地方檔案部門的管理模式參差不齊，衍生出大量的檔案保密和安全問題。作為檔案管理者，一要提高對安全工作的重視程度，時刻繃緊檔案安全這根弦，始終堅持把安全體系建設擺在檔案事業突出重要位置，扎實學習國家頒布的檔案保密制度條例和檔案安全工作細則，充分認識自然災害、館庫限制、新技術應用、服務外包、對外開放等給檔案安全帶來的隱患和風險。二要建立健全針對汛期、臺風、火災等突發事件的檔案安全預警和安全應急機制，提高應急處置執行能力，同時建立經常性的檔案安全監督檢查機制和檔案安全事故問責制度，抓好安全保密工作檢查和排查。三要提升系統平臺的安全水平，配置殺毒軟件、防火墻、漏洞掃描等安全設備，有效防止不法分子通過病毒侵入系統破壞檔案數據。四要做好檔案數據異地備份工作，確保在發生自然災害或人為因素造成的突發事件時，保證檔案資料的安全。

結語

綜上所述，大數據科技為檔案管理工作提供了便利。作為檔案管理的領導者和實際工作者，要樹立先進的檔案管理意識，建立健全安全高效、功能強大、制度嚴密的檔案管理體系與機制，打造協同辦公、共建共享的智慧型檔案管理平臺，把安全工作始終放在第一位并在工作的各個環節去切實提升風險防控水平，還要打造一支責任心強、敢于擔當、勇于創新的高素質專業化人才隊伍，全力抓緊抓實各項工作，落實“四個好”“兩個服務”目標任務，扎實推進“四個體系”建設，切實履行為黨管檔、為國守史、為民服務的神圣職責，用活用足用好檔案資源，充分發揮檔案工作在推進文化強國建設、促進地區經濟社會發展中的基礎性、保障性作用，為黨和國家事業高質量發展貢獻更多的“檔案智慧”和“檔案力量”。

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作者簡介：劉清熙，大學學歷，河南省政務大數據中心館員，研究方向：檔案管理。