抽水蓄能電廠工程檔案管理芻議

黃倩慧 鄭樹偉

摘 要：抽水蓄能電廠檔案見證了項目從前期準備、立項、建設到管理的全過程，是企業或項目管理、施工生產管理和技術管理的重要組成部分，抓好抽水蓄能電廠檔案管理，有利于施工質量全過程控制和工程項目竣工驗收、決算和后期的維修管理。本文首先探討了抽水蓄能電廠工程檔案管理的特點、內容，分析了工程檔案管理的現狀，基于此，提出做好抽水蓄能電廠工程檔案管理具體措施，具有一定的參考意義。

關鍵詞：抽水蓄能電廠；檔案管理；工程項目

引言

安徽績溪抽水蓄能有限公司成立于2010年7月。2012年9月，安徽績溪抽水蓄能電站項目經過核準，10月主體工程正式籌備開工，進廠公路全線貫通，征地、移民安置工作全面開展。2013年1月15日開工建設，核準工期84個月。2019年6月6日，績溪抽水蓄能電站上水庫順利通過安全鑒定、質量監督、環保驗收、移民驗收等各項驗收，9月下旬，1號機組啟動試運行，按期并網發電。抽水蓄能電廠長期建設過程中，產生了大量檔案。其中文書類檔案543卷8052件；生產調度類檔案61卷1025件；設備儀器類檔案1017卷122950件；科學技術與研究類22卷238件；工程項目13086卷291132件；照片檔案179卷8453張；實物檔案61件；招投標檔案54卷295件等。抽水蓄能電廠檔案見證了項目從立項、建設到管理的全過程，抓好抽水蓄能電廠檔案管理，不僅有利于施工質量全過程控制，也有利于工程竣工驗收、決算和后期的維修管理等。研究做好抽水蓄能電廠檔案管理具有積極的現實意義。

1 抽水蓄能電廠工程檔案管理特點

1.1 工程檔案管理的成套性

抽水蓄能電廠檔案無論是設備儀器檔案，還是工程檔案，都具有顯著的成套性特點。以工程檔案為例，納入歸檔范疇的文件資料包括抽水蓄能電廠項目立項文件（如項目建議書、預可行性研究報告、可行性研究報告、論證文件等）；招標投標、合同協議文件（如招標計劃、審批文件、招標書等）；勘察設計文件；項目管理文件；施工文件；設備文件；監理文件；科研項目文件；竣工驗收文件等。這些文件資料既有所不同，內部之間又是一個有機聯系的整體。

1.2 工程檔案管理的專業性

抽水蓄能電廠檔案資料有其行業領域的專業性特點，是抽水蓄能電廠建設、投產和運行管理的專業技術活動的真實記錄。從工程項目檔案看，有勘察設計檔案、建筑施工檔案、水文地質檔案、測繪檔案、設備檔案。從檔案類別看，有文書檔案、照片檔案、會計檔案、科研檔案，等等。都具有高度的專業性。

1.3 工程檔案管理的現實性

抽水蓄能電廠檔案是在項目建設、管理以及生產過程中產生的，具有很強的現實利用價值。以工程檔案為例，在抽水蓄能電廠項目竣工驗收、決算，以及后期的項目維護保養等環節，均離不開檔案資料的檢索利用。通過檔案信息查詢，可以及時找出工程項目的工藝選型及其內容，為維保提供信息支持。通過設備檔案的查詢檢索，可以為設備使用過程中的設備維修、零件更換等問題的解決提供第一手信息參考。

1.4 工程檔案管理工作的難度大

難度大是從抽水蓄電廠檔案的管理角度來看，由于其建設周期長，參建單位多。以安徽績溪蓄水電站項目建設為例，從項目開工建設到1號機組試運行，前后跨度達6年之久，工程建設最高峰達3000人同時進場施工，牽頭制定的相關管理文件就多達78項。在此期間，部分參建單位資料管理人員多次變動，相應的檔案管理規范、標準和要求也進行了調整變化。如《建設項目檔案管理規范》（2018年）實施后，之前的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（2002年）不再執行，工程檔案管理難度之大、復雜程度可見一斑。

2 抽水蓄能電廠工程檔案管理內容

工程檔案真實、完整地記錄工程建設的每個環節，也全面、客觀地反映項目建設內容及過程。檔案管理人員應該熟悉抽水蓄能電廠工程檔案管理內容，有利于有重點、有目的地做好檔案的收集、整理和歸檔工作。從抽水蓄能電廠建設周期來看，包括工程前期、工程建設和工程驗收三個環節產生的檔案資料。

2.1 工程前期

抽水蓄能電廠工程項目前期需要歸檔的資料包括：立項文件、招標投標/合同協議文件、勘察/設計文件、征地/拆遷/移民文件，以及其他設計該工程項目管理文件資料。工程前期檔案資料的收集、整理和歸檔由不同責任單位負責。例如，由勘察設計單位負責的有抽水蓄能電廠工程項目規劃報告、預可研報告、可行性研究報告、總體規劃論證/審批文件、施工圖設計審查文件、供圖計劃等；由業主單位負責的有抽水蓄能電廠立項文件、招標投標/合同協議文件，以及征地拆遷移民文件。工程前期檔案資料收集、整理歸檔前要有針對性地組織業務培訓，明確收集范圍，為項目順利開工打好基礎。

2.2 工程建設

抽水蓄能電廠工程建設環節的檔案資料眾多，也是檔案資料產生的主要階段。抽水蓄能電廠工程項目大，在取得立項并獲得開工批準后，項目業主與工程總承包單位簽訂項目設計、施工、采購等承包合同。其中總承包方負責與總承包相關的文件資料；項目公司負責具體收集整理歸檔項目公司有關的文件資料。其中項目業主負責收集、整理歸檔與該工程相關的業主活動檔案資料；總承包商按照簽訂的承包合同，重點負責施工文件、信息系統開發文件、設備文件、監理文件、科研項目文件，等等。完成承包工程項目建設后，總承包商按照合同約定將其收集、整理和歸檔的檔案資料移交項目檔案管理部門。

2.3 竣工驗收

工程檔案驗收工作是國家規定的抽水蓄能電廠工程項目專項驗收工作內容之一。按照《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28—2018）的規定和要求，對抽水蓄能電廠工程檔案整理、歸檔及專項驗收。竣工驗收環節的文件資料，主要包括工程項目各項管理工作總結、工程項目設計報告、工程項目監理報告、設備采購報告、階段驗收文件；驗收組織機構、會議文件、驗收意見及證書，等等。其中，項目業主牽頭負責驗收工程檔案，監理方、總承包方和其他各參建主體積極配合。

3 抽水蓄能電廠工程檔案管理現狀

抽水蓄能電廠工程采用總承包管理模式，其中，工程概算、設計、施工及監理由總承包方負責。在總承包方統一協調下，所有參建單位應按照《建設項目檔案管理規范》的具體規定，嚴格按照施工進度做好檔案資料收集、整理和歸檔。但由于項目建設周期長、歸檔資料雜、參建主體多等原因，在檔案管理方面存在一些現實問題。

3.1 檔案整體規劃不充分

抽水蓄能電廠檔案管理數量大、任務重，在項目開工建設之初就要實行“三同步”“三參加”原則，即：工程檔案管理工作與工程項目建設同步；工程建設過程與工程文件資料收集、整理、審定、整編工作同步；工程交工驗收與提交整套合格竣工檔案驗收同步。但從現實情況來看，總承包方重視工程建設、進度及質量前的謀劃、部署等；但在檔案工作方面往往缺乏較為周密的部署和安排，編制的檔案整理規劃與項目實際不相適應，專職檔案管理人員配備也較少，與工程項目檔案管理任務不相適應。

3.2 檔案收集存在滯后性

按照工程項目檔案管理的要求，工程檔案收集要與工程施工進程保持一致。但抽水蓄能電廠工程項目建設周期長，往往要歷經數年之久，加之檔案資料收集范圍廣，隨著工程進展會累積大量檔案資料，從現實情況來看，存在檔案收集整理工作滯后于工程項目施工進程的現象，容易導致資料收集不完整、缺失。其中尤其是重要的工程設備檔案，如重要設備的圖紙、使用說明等資料收集不及時，滯后于工程建設進度，不僅影響檔案資料收集整理的時效性，也影響檔案資料的真實性和完整性。

3.3 檔案管理機制不健全

蓄能抽水電廠工程項目是在總承包方與各參建方共同實施，各參加方的業務水平、管理經驗等各不相同。一些參建單位沒有配備專門的資料員，也未建立工程檔案管理組織機構，也往往缺乏健全的檔案管理體制機制。此外，部分參建單位將檔案管理置于所有工作末端，而沒有將檔案管理貫穿于工程建設全過程。

4 抽水蓄能電廠工程檔案管理對策

基于抽水蓄能電廠工程檔案管理的現實特點、內容及其現實中存在的一些問題，應堅持“一體化”理念，統籌做好抽水蓄能電廠工程檔案管理。

4.1 把握工程檔案管理主動

抽水蓄能電廠檔案管理是一項重要的基礎性工作，應建立專門的項目檔案管理機構，明確管理職責，把握檔案管理工作主導權。把項目檔案工作納入工程質量行政領導人責任，納入招投標管理、工程監理、合同管理及建設項目計劃管理和工作程序中。根據《中華人民共和國檔案法》和國家有關規定，建立健全電站建設檔案管理辦法，交各參建單位執行。同時將檔案管理工作有效地納入“四同步”管理的軌道，并認真堅持檔案人員的“三參加”制度。成立專門部門負責制定公司檔案管理制度，統籌規劃并負責項目準備階段形成的立項、項目管理等前期文件，工程管理文件、設備文件、工程竣工驗收文件的收集、整理、鑒定、保管及提供利用等工作。在與各參建單位簽訂合同、協議時，應設立專門條款，明確規定有關檔案的要求、考核標準、保證金額。對工程設計、監理、施工、調試等單位進行項目文件編制、整理和歸檔等工作的協調、指導、監督、檢查、驗收。

4.2 統一工程檔案管理標準

抽水蓄能電廠工程項目參建單位多，各個參建單位對工程檔案歸檔的范圍、標準和要求不完全一致，在工程檔案收集內容、整理方式等還存在一定差異。為此，在電站建設初期，結合各單項工程、單位工程、分部工程、單元工程的內容，應明確要求按事先制定好的統一標準進行分類管理。公司各職能部門應對參建單位提交的竣工檔案進行審核并簽署意見，對已經形成的竣工檔案的完整、準確、系統負責，并簽字確認。公司各部門應設兼職檔案員，負責本部門各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，自覺接受檔案部門的業務指導和督促檢查。公司負責機電設備開箱資料（裝箱單、合格證、開箱記錄表），隨箱資料等收集并歸檔。

4.3 加強工程檔案管理監督

為了確保工程檔案最后的整編歸檔質量，項目業主在所建立的統一的工程檔案管理標準基礎上，要積極做好工程檔案管理的日常監督檢查，重點要做好抽水蓄能電廠建設項目檔案專項驗收。具體來說，就是要做好自驗收、預驗收、專項驗收等每個環節的工程檔案驗收工作。不斷拓展工程檔案管理監督方式，既可以現場開展工程檔案監督檢查，也應積極探索工程檔案遠程在線項目檔案監督檢查。此外，還要通過跟蹤檢查、考核評價、培訓交流和檢查反饋等，嚴格把好工程檔案管理全過程的質量關。作為業主單位，要督促項目參建單位常態化開展工程檔案監督檢查，通過全方位、全周期、全過程的監督檢查，確保工程檔案質量滿足標準要求。

4.4 確保工程檔案管理安全

安全是抽水蓄能電廠工程檔案管理工作的底線。抽水蓄能電廠大多位于遠離城市的偏遠地區，特殊的溫度、濕度等氣象條件，使工程檔案實體面臨的安全威脅因素較多。因此，要牢牢守住檔案安全底線，從人防、物防、技防等方面全方位做好工程檔案安全工作。首先，要提升資料收集、整理歸檔從業者的安全防范意識，加強安全知識培訓，通過現實案例講解，從正面典型引導和反面警示教育兩個方面筑牢從業者安全思想防線，提升安全管理思想認識。此外，要有針對性地開展安全知識培訓，提升應對能力和水平。其次，要根據工程檔案管理的數量、規模及特點，改善工程檔案存放環境，按照“八防”的標準和要求，確保工程檔案實體安全。再次，要積極利用先進信息技術，織密工程檔案安全防線。例如，隨著電子工程檔案數量越來越多，要加大工程檔案安全防范技術應用，充分利用電子密鑰、數據備份、身份認證，以及可信時間戳技術等，不斷提升檔案管理整體安全。

5 結語

抽水蓄能電廠是國家重大基礎工程，抽水蓄能電廠檔案記錄了項目從前期準備、立項、建設到管理的全過程，是抽水蓄能發電企業加強日常管理的重要組成部分，要抓好抽水蓄能電廠工程檔案收集、整理和歸檔，助力工程項目質量全過程控制，確保工程項目竣工順利驗收、投入使用，發揮工程項目經濟效益和社會效益，造福于民。

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作者簡介：黃倩慧（1993— ），大學學歷，安徽績溪抽水蓄能有限公司館員；鄭樹偉（1990— ），大學學歷，安徽績溪抽水蓄能有限公司機電運維管理員。