電網建設項目電子文件歸檔難點及措施分析

文/宋莤 黃華

電網建設項目電子文件的形成來源途徑多樣、內容格式繁雜、收集歸檔意識薄弱的現狀，在一定程度上造成并加劇了電子文件法律效力難以保證、管理系統建設難度大、缺乏項目檔案人員和專業管理知識的歸檔難點，可以從試點歸檔推廣、頂層設計管理系統、提升檔案人員電子文件歸檔意識和技能等方面應對解決

隨著信息技術的飛速發展，建設項目信息技術從以前的計算機輔助設計的單一內容，逐步發展到項目申報、招標投標、3D 建模、物資采購、施工管理、工程監理、工程監測等涵蓋工程建設全流程的信息化管理，產生了大量的原生電子文件。2016 年11 月4 日，國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合印發了《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，標志著我國建設項目文件歸檔與檔案管理進入了一個新的歷史發展階段。2018年4 月，修訂后的《建設項目檔案管理辦法》出臺，對工程管理信息系統產生的電子文件的形成和收集、整理、檢測、歸檔等環節，以及電子文件和電子檔案信息管理系統的功能提出了要求。這對電網建設項目檔案管理來說也是新的挑戰和要求，然而當前電網建設項目電子文件歸檔還存在各種各樣的問題和難點，需要從多個方面思考對策，才能做好電子文件的歸檔和管理。

一、電網建設項目電子文件管理現狀

1.項目電子文件來源途徑多樣。電網建設項目一般建設周期較長，從立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監理到竣工驗收及試運行全過程，涉及的單位和部門眾多，包括建設管理單位、設計、監理、施工、調試、采購（含招標）、物資供應及運行單位等等。電網建設項目各階段、各單位都會產生電子文件，電子文件形成的來源和途徑多種多樣。

2.項目電子文件內容格式繁雜。電網建設項目因涉及單位多，建設過程周期長，產生的電子文件內容和格式也更加繁雜。從內容上看，有依據性文件、基礎性文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工文件等；從類型上看，有文檔性質的文件，有設計施工圖紙、竣工圖紙，還有照片、視頻等音像文件；從文件的格式上看有文本格式文件、圖像格式文件、音視頻格式文件，甚至二維、三維矢量格式文件等。

3.項目電子文件收集意識薄弱。一直以來，電網建設項目文件在收集歸檔中側重于紙質文件，管理人員電子文件的收集歸檔意識淡薄。不論是建設項目的工程管理人員，還是項目檔案管理人員，對項目電子文件的重要性都缺乏足夠認識，在學習有關知識和執行落實上缺少主動性。項目檔案管理人員在日常工作中也是認為白紙黑字、簽字蓋章的紙質文件更有憑證價值，而電子文件只是過程性的材料，最終只作為資料或副本保管。

二、電網建設項目電子文件歸檔難點

1.項目電子文件的法律效力難以保證。項目電子文件作為檔案保管，前提是能夠具有和紙質文件同等的法律效力，在現階段，只有加蓋電子印章或電子簽名的文件才能夠得到廣泛認同。電網建設項目文件產生的單位眾多，很多文件須由設計、施工、監理、建設管理單位等幾家責任單位聯合簽字蓋章才有效。紙質文件簽字蓋章相對簡單，電子文件使用電子簽名和電子印章就比較復雜了，電子印章、電子簽名的制作程序嚴格、費用較高，在一定程度上制約了其普及推廣。而缺少電子印章、電子簽名的加持，電子文件的法律效力又難以保證，這是阻礙項目電子文件歸檔的最大障礙。

2.項目電子文件和檔案管理系統建設難度大。項目電子文件管理需要建設專門的電子檔案管理系統，項目管理信息系統也要具備電子文件管理及歸檔功能。項目管理信息系統要對電子文件形成與流轉實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設計、設備、材料、施工等變更相關的項目電子文件及其元數據。項目電子檔案管理系統則要具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權限控制、檢索利用、安全備份、統計打印、移交輸出、系統管理等基本功能。事實上，因為電網項目管理系統和檔案管理系統一般都是分屬不同的部門建設管理，系統之間相互封閉且存在系統異構、數據不兼容等問題，想要實現上述功能并且相互溝通，還需要技術、資金和人才的支持，難度可想而知。

3.缺乏檔案管理人員和專業管理知識。項目電子文件歸檔需要專業的檔案管理人員，也需要更為專業的知識技能。電網建設項目因為人員流動性大，檔案管理人員的穩定性也較差，往往從建設初期到竣工投產，人員會多次變更，導致管理連貫性中斷，這也造成了電子文件的收集、整理、歸檔不及時、不規范。電網建設項目檔案的專業性較強，工程管理和檔案管理的知識要相互結合，才能做好電子文件的歸檔，但實際工作中項目一線的檔案人員都是具體的施工人員，他們往往缺少檔案專業知識，對工程管理也未完全掌握，這在客觀上也制約了項目電子文件歸檔的開展。

三、改進措施

1.以點帶面逐步推廣全部項目電子文件歸檔。雖然保證某個電網建設項目全部電子文件都具備法律效力的難度較大，但是對于項目中的部分電子文件，電子簽名和電子印章的實施還是較為容易的。比如電網建設項目管理單位產生的前期文件，一般是通過辦公自動化系統產生的，本身就符合國家關于電子印章的有關要求。再如電力設計單位產生的圖紙，現在推行計算機設計出圖的條件下，電子簽名也不是難事。對于這些法律效力已經得到廣泛認可的電子文件，可以作為試點歸檔，逐步帶動其他類型電子文件的歸檔探索，最終實現全部項目電子文件歸檔的目標。

2.頂層設計建設項目電子文件和檔案管理系統。針對項目電子檔案管理系統和項目管理系統互不聯通，項目管理系統電子文件管理功能缺失的問題，建議由電網建設項目管理單位進行頂層設計，統一電子檔案管理系統和項目管理系統的電子文件歸檔管理功能需求，打通兩者之間的數據溝通壁壘，實現電子文件從形成到歸檔管理的全過程控制。項目電子檔案管理系統可利用原有的檔案管理系統進行改造，使之適用于電子文件的管理，減少重復建設的投入。而項目管理系統則可以進行功能拓展，實現對電子文件形成與流轉的控制。

3.以人為本提升電子文件歸檔意識和技能。做好電網建設項目電子文件歸檔工作，最終還是需要依靠項目檔案管理人員，所以必須全面提高項目檔案人員特別是一線人員對電子文件歸檔的知識和技能培訓。同時，在建設項目各階段交底培訓和合同條款中加強對電子文件收集歸檔工作的要求。在對各參建單位有關人員的培訓中，強調電子文件的重要性，樹立全員電子文件歸檔意識，明確電子文件的收集范圍、內容和要求，在責任明確、有章可循的基礎上，不斷提高各參建單位有關人員對電子文件重要性的認識。

上述分析研究表明，建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理已成為不可逆轉的趨勢，因循守舊堅持紙質文件管理的保守做法已經無法適應新形勢。對此，電網建設項目檔案管理應積極應對，主動作為，在電子文件歸檔和電子檔案管理方面探索創新，解決好電子文件的法律效力問題，建設好項目電子文件與電子檔案管理系統，培養好項目電子文件管理人才和檔案管理人員專業技能，實現電網建設項目檔案管理的轉型升級。