事業單位文書檔案管理質量提升的路徑

文/胡家芳

檔案管理在各項事業發展中占有重要地位，事業單位的發展進程中檔案的重要位置亦是如此。而文書檔案是檔案管理的基礎，是在行政管理事務活動中產生的，具有一定的考查、保存價值。本文圍繞事業單位文書檔案管理的意義展開論述，對當前事業單位文書檔案管理存在的問題進行了詳細分析，并在此基礎上探討了事業單位文書檔案管理質量的提升路徑

一、事業單位文書檔案管理的意義

（一）為國家事務管理提供依據

通過對事業單位的調查了解發現，他們在進行每項有意義的活動時，都會安排專門的工作人員進行記錄，這就是文書檔案資料的由來，通常涉及到命令、指示、決定、布告等諸多內容。這些檔案資料不僅是為了服務單位內部人員，當上級管理部門或監督部門進行單位檢查時，也需要依靠這些文書檔案，以便他們更全面地了解單位運營發展情況，如果檔案資料不完整或者存在錯誤，就會影響到上級部門對事業單位的檢查。所以，從這個方面來說，事業單位進行文書檔案管理，具有重要意義。

（二）為社會大眾提供相關服務

事業單位具有公益性質，其主要職能是為生產服務、為改善人民文化生活服務的，服務對象是全社會的各個領域和方面，這充分說明了事業單位在社會發展中的重要性。與此同時，文書檔案又記錄著事業單位的所有運轉軌跡，比如會議文件、統計報表、銀行賬戶管理、下屬單位工作成果等等，這些資料具有非常重要的保存價值，在日常工作中會被經常翻閱使用，為管理者做出正確的決策提供參考依據，為社會經濟、政治等方面的發展提供有效支持。所以，從某種程度上來說，事業單位進行文書檔案管理，也是為了給社會大眾提供相關服務，促使社會運行更加穩定。

二、當前事業單位文書檔案管理存在的問題

（一）對文書檔案管理缺乏足夠的重視

意識是行為的先導，只有具備良好的文書檔案管理意識，才能保證這項工作得到有效落實。但是，從目前的實際情況來看，仍有很多事業單位未意識到文書檔案管理的重要性，認為沒有必要進行專項管理，因而沒有建立專門的機構負責這項工作，導致該單位的文書檔案資料不全，不僅無法為單位內部管理提供幫助，也無法給上級管理監督部門提供完整的資料，這對事業單位的長遠發展十分不利。即使有的單位加強了文書檔案管理力度，但由于相關的人員安排不到位、工作職責劃分不清晰，導致文書檔案管理工作很不規范。

（二）文書檔案管理流程和機制不完善

通過相關了解發現，很多人對文書檔案管理的認識不夠全面，認為這只是非常簡單的一項資料管理工作，但實際上并非如此。由于文書檔案涉及的資料內容非常豐富，為保證后期查閱方便，必須要制定一套完善的工作流程，包括分類、組卷、編目、歸庫等一系列操作，同時還要注意不同資料的保存年限。然而，從目前的實際情況來看，在一些事業單位中，文書檔案管理的流程及機制都存在一定缺陷，導致很多資料都難以滿足要求，嚴重影響后期的查閱。

（三）文書檔案管理隊伍能力有待提升

文書檔案管理看似簡單，無需動腦，實際上工作內容很繁瑣和復雜，需要考慮的因素有很多，比如在進行檔案分類時，不僅要關注文書內容的重要性、影響力，同時還要關注文書的不同保存年限以及查閱權限等等，所以對管理人員的要求也很高。但是，就實際現狀來看，部分事業單位在招聘文書檔案管理人員時，并沒有做出特別明確的專業要求，在人員培訓時，也大多是以崗位職責方面的培訓內容為主，缺少對技能、素養方面的培訓，導致管理人員的綜合能力相對不足，不會跟隨社會發展變化及時更新和完善自身的技能，進而影響了最終的管理效果。

（四）文書檔案管理設施建設不夠完備

文書檔案管理中，為保證檔案資料的完整性與有效性，還必須要重視管理設施的建設，包括檔案室、電腦設備、軟件系統等等，只有確保檔案室的安全防護做到位、電腦設備的配置齊全、軟件系統的更新，才能更好地提升文書檔案管理質量。然而，就實際情況來看，部分事業單位對管理設施建設的力度并不大，雖然會配置檔案室及相關的管理設備，但并沒有定期對這些設施進行檢查、維護與更新，導致有的文書檔案放在檔案室內出現發霉、蟲咬等情況，難以保證資料的完整性，有的電子檔案因安全防護不到位而出現被泄露、盜取或篡改等情況，給事業單位造成極大的損失。

三、事業單位文書檔案管理質量提升的路徑

（一）積極轉變人員的文書檔案管理理念

為了提高事業單位文書檔案管理質量，首先需要做的就是轉變單位全體人員對文書檔案管理的錯誤認知，只有讓單位內部各人員都能充分認識到文書檔案管理的意義與價值，才能為這項工作的開展構建一個良好的環境，從而實現工作質量的提升。基于此，在具體實施過程中，首先需要事業單位主要領導重視起來，積極參與到文書檔案管理的建設中來，并主動出謀劃策，為文書檔案管理創造有利條件，通過上級領導帶動下屬部門及其他人員的思維轉變，以此提升文書檔案管理質量。其次需要加大宣傳力度，利用單位內部公告欄、宣傳欄以及網上的各種平臺，來宣傳文書檔案管理的重要性，確保各人員可以逐步提高思想認識，從而更好地配合檔案管理人員的工作，保證文書資料的完整性。最后還需要不斷創新管理理念，學習和借鑒優秀的管理經驗與方法，提高管理人員的積極性與創新性。

（二）提高檔案管理機制和流程的完整性

隨著事業單位的不斷發展壯大，相應的文書檔案規模及數量也會大大提升，傳統的管理機制和管理流程顯然無法滿足實際需求，想要保證文書檔案管理質量，還必須要注重管理機制的創新以及管理流程的優化。基于此，在具體實施過程中，事業單位需要制定標準化的管理機制，對現有文書檔案進行全面梳理，并根據內容、格式、保存期限等的不同進行分類歸檔，對已過期的文書檔案應當進行統一登記，然后集中處理銷毀，以節省文書檔案存儲空間。此外，還可以根據文書檔案具體內容進行重新組合，將相似的內容放在一起記錄，這樣不僅可以節省查閱的時間，而且還能進一步明晰文書檔案的內在脈絡。除此之外，考慮到文書檔案管理是一項系統工程，為避免管理過程中出現失誤和遺漏，還必須要對文書檔案的各個流程進行優化，并加強檔案部門與其他部門的配合，以此來提高管理工作效率與質量。

（三）加強文書檔案管理隊伍的建設力度

想要進一步提高事業單位文書檔案管理質量，必然少不了管理隊伍的建設與完善，因為管理人員的專業能力及素養水平，一定程度上就決定了這項工作的整體質量，因此加大文書檔案管理隊伍的建設力度非常有必要。具體來說，需要做好如下幾項工作：其一，加大專業技術人才的引進。隨著時代的發展，文書檔案管理工作也將變得越來越規范化和專業化，相應的管理人才也必須要具備更強的管理能力，才能更好地勝任這份工作，因此事業單位必須要積極引進技術人才，并為他們提供學習發展的機會；其二，重視內部人員的管理。對于事業單位現有的管理人員，也需要加大培訓力度和考核力度，并制定完善的工作規范，如果出現工作失誤或者不作為的情況，應當予以通報批評或者給予一定的處罰，以此來提高他們的業務能力，從而更好地保障文書檔案管理工作高效開展。

（四）加快文書檔案管理信息化建設速度

在信息技術飛速發展的背景下，文書檔案管理的信息化建設也很有必要，不僅可以大大提升管理工作質量，而且還能有效解決紙質文書檔案資料受潮、蟲咬、丟失等問題，保證檔案的完整。具體來說，可以從以下幾個方面出發：其一，購進先進的計算機設備。單位領導應根據文書檔案的規模來配置相應的設備，并聘請專業人士構建檔案管理信息系統，及時將紙質資料進行數字化，方便工作人員進行統一管理，提高工作效率；其二，加強人員的教育和培訓。為確保管理人員可以熟練運用這些新設備，還必須要定期安排相應的培訓，不斷強化他們的綜合應用能力，以便更好地適應現代化管理需求，另外還要注重安全意識的培養，因為電子文書檔案會面臨被病毒攻擊或黑客入侵等情況，所以必須要具備一定的安全意識，定期檢查軟件系統，并更新和升級安全防護體系，以保證文書檔案的安全。

總而言之，在新時期社會背景下，加強對事業單位文書檔案管理質量提升路徑的深入探究與分析，具有十分深遠的現實意義，尤其是對我國事業單位的穩定發展起到了促進作用。因此，相關管理人員務必要提高重視，充分認識到文書檔案管理的重要性，并加強對當前管理工作中現存問題的研究，積極采取有效措施加以解決，不斷提升文書檔案管理質量，這樣才能更好地發揮其在事業單位中的作用，并為事業單位的穩定發展提供服務與支撐。