事業單位檔案數字化管理的分析研究

文/張蔚

傳統的檔案管理模式，基于人力堆砌及手工作業，已無法滿足當前社會需求，因而以不斷發展的信息技術為基礎，一種新的檔案管理形式——檔案數字化順應時代而生。面對新型模式的出現，愈加廣泛地應用以及隨之而來的各項挑戰，事業單位檔案管理工作應如何應對是本文思考研究的重點

一、檔案數字化——技術革新的產物

人類科學技術的發展經歷了以蒸汽技術為代表的第一次工業革命、以電力技術為代表的第二次工業革命和以信息技術為代表的第三次工業革命三個階段。技術的革新從來不會停下腳步，面對信息時代智能化的更高要求，傳統模式的數字化與數字化轉型尤為關鍵。

（一）數字化與數字化轉型

數字化是信息從模擬到數字的轉變。通俗來講，就是將紙質記錄轉換為計算機文件。數字化是數字化轉型的基礎，它重新設想了如何利用技術、人員和流程，以新的方式推動業務發展。

（二）檔案數字化的內涵

檔案數字化，即一種全新的檔案信息模式，指把基于實物載體例如各種紙質檔案轉換為可通過信息技術手段查詢的無實物檔案信息，通過網絡化形式在這些只具備虛擬形態的檔案之間建立某種聯系，并運用計算機技術加以集中管理，以此構建一個龐大的檔案數據庫，由于數據庫基于序列結構搭建，可以有效地進行數據共享從而達到資源開發利用的目的。其具體的實現流程為運用電子計算機信息、掃描工藝技術、OCR 工藝技術、數碼照相技術、數據庫工藝技術、多媒體教學工藝、存儲技術等把原始的信息形式轉換為保存在磁帶、光盤等載體上，并可被電腦辨認的數字圖像以及數碼文件的新信息技術形式。

（三）檔案數字化的必然性

“十四五”規劃提出了“加快發展現代工業體系，促進經濟體系優化”的目標。其中明確將“加快數字化發展”列為了重要指導方針。與傳統檔案的管理模式相比，檔案數字化基于時代背景下有著不可替代的先進性：

1.節約成本，減少管理費用。在檔案管理中，由于面臨資料數量的增加，通常以增加辦公費用和辦公開支為主要處理方式，而通過檔案數字化將大量紙質資料變成機讀資料，不但降低了管理費用，而且節約了存放空間，查閱歸檔簡單快捷，可以減少因重復打印而導致紙張和資源的損失。

2.提高檔案利用率與辦公效率。檔案數字化使信息能夠準確歸檔，呈現完整、及時的檔案，減少查詢成本，效率得到極大的提升。一個資料能夠同時呈現給多個用戶，做到數據共享；利用互聯網數據傳輸，可以異地調閱利用；對已開發的檔案可以提交指定平臺，方便人們隨時隨地利用。數據傳遞無限制的特點讓數字化后的檔案變成“無界檔案”，檔案庫也由實物保管庫變為虛擬的數據控制中心。

3.增強檔案原件保護與可持續發展。通過副本或光盤等形式進行備份，可以更好地應對突發狀況；通過技術手段還可以對破損檔案進行修補修復；另外，通過數字化處理，能夠有效減少篡改檔案的行為發生。

二、當前檔案數字化整體進程

（一）多類型項目試點分批推進

近年來，我國在檔案數字化轉型過程中取得了積極進展和成效，多類型項目試點推進順利。2017年至今，國家檔案局聯合發改委已逐步開展三批試點。與此同時，各省、各行業也開展了相應的工作，四川省檔案館、海南省檔案館等開展了檔案電子化管理的試點和推廣。

（二）加強部門業務系統電子文件的歸檔和管理

2022 年3 月，國家檔案局發布《關于進一步加強機關業務系統電子文件歸檔與管理工作的通知》，提出了相關要求。同時，國家檔案局按照“試點-應用-推廣”模式推進實施工作，截至“十四五”末，政府機構電子文件歸檔和檔案管理能力明顯提升。

在此基礎上，圍繞檔案數字化建設的管理工作如何開展應對，將是事業單位檔案管理的重點難點。

三、事業單位檔案管理工作開展

（一）事業單位檔案管理現狀

目前，事業單位檔案管理水平參差不齊，大多數還處于紙質檔案向信息化的轉變階段。由于事業單位相關數字化建設啟動相對較晚，并且存在檔案數字化管理制度及流程不明晰、人員專業水平、技術要求不明確等情況，造成了檔案數字化的開展在一定程度上的遲滯。

（二）事業單位檔案數字化難點分析

1.傳統模式思維轉變的難點。受長期辦公習慣的影響，仍會產生大量紙質文件并保存，導致檔案的重復保存和資源浪費。

2.相關崗位人員管理的難點。與傳統檔案管理人員相對簡單的情況相比，數字檔案管理程序更加嚴謹，人員配置更加“復雜”。由于數據錄入工作和原文掃描機械加工的任務都相當重，而數據錄入工作人員和原文掃描處理人員之間一旦出現責任感欠缺、操作上稍有疏漏甚至出現疲勞作業，以及內容核對員的把關不嚴甚至技能不精，均有可能降低目錄錄入的準確性，從而影響檔案數字化品質效果。另外，查詢歸檔管理人員和專業電腦維護工作人員也都有機會接觸到檔案管理系統，如果工作人員的保密意識薄弱、責任意識不高，或是檔案保管系統維護不善、處理不好，很有可能會導致原本的資料流失、污損、毀壞，乃至出現刪減、修改檔案資料的現象，從而嚴重威脅原有檔案安全，這極大地增加了相關崗位人員工作難度，需要不斷加強其技能培訓與專業素質培養。

3.信息安全隱患防范的難點。檔案管理工作固然能夠利用計算機技術手段提升檔案管理質量與效率，但是同時也面臨著計算機網絡信息系統的安全性經營風險，如計算機病毒入侵與黑客攻擊等，這都會導致大量數字化檔案的流失和被盜，并最終對檔案管理工作造成不良影響；另一方面，信息技術應用的局限性容易導致數據存在安全、不可讀的風險。

4.數字化檔案應用的難點。對于一些基本實現檔案工作信息化的單位，由于數據化技術應用水平有待提高以及缺乏系統的檔案數字化建設，可能導致檔案內容數字化識別水平低，難以形成精度高、存儲空間小的數字化資源，制約了檔案內容的識別、挖掘、開發和利用，從而導致基于網絡等信息共享平臺的檔案資源綜合利用水平低。

四、事業單位應對檔案數字化舉措研究

當前事業單位應對檔案管理模式變革應做好以下兩方面工作：一是現有檔案的數字化建設；二是完善電子檔案管理。在此基礎上建立統一的數字化檔案管理系統，完成傳統檔案管理模式的數字化轉型。

（一）檔案數字化建設

檔案數字化的前期準備工作應包括五個方面：①基礎設施建設：建立檔案信息網絡平臺。擁有先進的檔案信息網絡系統是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基本條件。②檔案信息資源建設：包括現有檔案的數字化和電子文獻的收集。通過多種數據庫形式。③應用系統建設：包括檔案信息的采集、管理、利用，以及檔案安全等方面，是數字化建設的中間環節，體現了檔案數字化與傳統管理模式的差異。④制度建設：制定數字化檔案和電子檔案信息資源的識別、描述、存儲、查詢、交換、在線傳輸和管理的標準和規范，并指導實施過程。⑤人力資源建設：在檔案數字化進程中，需要既懂檔案業務又熟悉電子信息技術的復合型人才。

紙質檔案數字化的步驟可簡要概括為紙質檔案的投遞、紙質檔案數字化預處理、目錄數據庫的建立、紙質檔案數字化處理、圖像處理、數據連接、接收、入庫。

（二）完善電子檔案管理

電子檔案是指文件在初始階段以電子形式存在，沒有紙質實體，后續的使用和歸檔都是電子形式，可以直接數字化。電子檔案由于自身的數據類型屬性具有一定開放性，需要管理人員具備較好的計算機水平與網絡信息安全觀念。

針對電子檔案的技術特點與管理需求，事業單位可從以下幾個方面依次進行優化。①明確電子檔案管理流程：應對電子檔案的信息錄入、存檔、編排、校審、輸入、取用、調取、查閱等環節制定明確標準、統一流程，使檔案管理人員處理電子檔案的過程有據可依，有規可查。②電子檔案管理適應性原則：應根據檔案管理平臺的更新情況，及時改進檔案管理方式，使工作人員能夠及時調整，確保電子檔案的數據變動情況可以及時、明確反饋，避免發生電子檔案失真。③優化電子檔案管理機制：引入專業人員針對管理系統完善和創新，并強化對電子檔案工作系統、網絡的安全監管，建立相關技術和安全監管部門，提高電子檔案保管工作的安全和效率。

（三）數字化檔案管理系統的建立

事業單位應建立一套能夠聯合多個部門的數字化檔案管理系統，以確保檔案管理工作在信息源的處理上具有統一性，能夠應對各個部門的使用需求。這個過程一般可通過專業的檔案數字化軟件完成。

五、事業單位檔案數字化的未來展望

隨著對事業單位的檔案工作需求愈來愈大，檔案管理工作不但要表現出高效率，還要提升服務水平，信息技術的雙面性的存在也需強調安全管理的重要性。因此，需要加強該領域的資金注入、科技支撐和人才培養建設，完善檔案數字化操作標準、技術標準、安全保密制度等配套規章制度；加強掃描、OCR、數字攝影、數據庫、多媒體等技術的綜合應用，在確保信息安全的前提下，實現從“數字化”到“數據化”、從內容載體到內容開發的拓展，進一步推進事業單位檔案數字化轉型。