論高校防疫檔案數字化工作

文/王艷

防疫檔案數字化工作是新形勢下檔案工作發展的必然要求，但高校的防疫檔案數字化工作距國家要求還有一定差距，不能完全滿足疫情發展需要。本文分析了當前“防疫檔案”數字化建設的重要意義，并提出了建議，以促進高校疫情檔案管理數字化建設的有序推進，提高高校檔案數字化質量

一、防疫檔案定義和歸檔的重要意義

防疫檔案是指學校、各單位及個人在疫情防控過程中直接形成的有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體和形態的原始記錄。

高校防疫檔案資料是高校開展疾病監測、預防及控制的重要依據，能夠為學校及時做出疫情防控預案提供有力保障。在新形勢下，疫情暴發以來，高校的防疫檔案管理工作應該與時俱進，加快防疫檔案數字化建設，這也是特殊時期高校檔案管理發展趨勢及各項工作開展的現實要求。

防疫檔案真實記錄了學校抗擊疫情的全過程、規律和特點，見證了全校師生眾志成城、共克時艱，和國家整個防疫過程和防疫政策高度保持一致，是反映學校綜合治理能力的一種真實體現和記錄，對當前的疫情防控和以后可能發生的類似疫情防治工作具有重要參考經驗和借鑒價值，也是未來進行歷史研究、科學研究、宣傳教育的基礎素材。記錄好、收集好、保存好疫情防控檔案，是各單位認真貫徹落實習近平總書記對檔案工作重要批示的重要舉措。

二、高校防疫檔案數字化管理的主要特征

防疫檔案數字化管理工作，主要是借助現代信息技術，把在開展新冠肺炎疫情防控工作過程中形成的檔案資料轉化為數字檔案信息，并將其以電子信息形式進行存儲，通過現代信息技術實現檔案數字存儲與信息共享的一種檔案管理方式。此次新冠肺炎疫情是一次突發公共衛生事件，其特點是無法預測和不確定性，這給檔案管理工作帶來了較大困難。但對疫情檔案進行數字化，能夠實現對于檔案館數字檔案信息資源的高效管理，具有快速響應、精準提供檔案利用的特點，從而能幫助決策機構快速判斷疫情形勢，做出正確決策，讓抗疫工作不走彎路，起到事倍功半的作用。

三、高校疫情檔案歸檔范圍和歸檔原則

1.歸檔范圍。在防疫過程中直接形成的有利用和保存價值的各門類和載體的記錄（包括紙質文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實物等），都應當納入收集歸檔范圍。

2.歸檔原則。疫情防控檔案要做到應收盡收、應歸盡歸；移交入館的疫情防控檔案要做相應的專題整理立卷，檔案目錄清晰準確，移交手續齊全完備。

3.歸檔要求及流程。學校疫情防控領導小組及各二級單位要切實加強領導，明確責任，指定專人認真做好新冠疫情防控檔案的收集整理和移交歸檔工作。

3.1 分類與排列：所形成材料按照文本、照片（含藝術創作類）、錄音、視頻、實物、其他（包括業務數據、公務電子郵件、網頁、社交媒體）等進行分類。同一類別反映同一主題活動的文件應排列在一起，按文件時間（或重要程度）先后排列。

3.2 存儲與命名：電子文件命名格式采用建立層級文件夾的形式進行存儲。文件夾命名格式：“文件形成單位+年度+主題詞”命名，比如：xx 處2020 年疫情防控文件（或照片）匯總。每一個文件題名按時間+單位+問題(事由)+文種等命名，比如：20220505xxx 處關于疫情期間教職工出入校園的通知。照片和視頻檔案以時間+單位（人物）+地點+事由為題名（關鍵信息要完整體現）。

3.3 檔案館收集指導室工作人員全程指導部門歸檔人員做好防疫紙質文件的鑒定、分類、組卷、編號、編目、裝訂等立卷整理.

綜上所述，疫情檔案管理是一項非常繁重、復雜的工作，尤其是疫情檔案數字化工作。由于疫情的不確定性導致整理過程中沒有固定的模式，隨時會增減項目，數字化成本增加。但為了能及時給決策提供幫助，因此，在疫情背景下，面對數目較多、內容繁雜的疫情檔案數據，急切需要將疫情檔案數字化工作做細做實，這就要求一方面高校檔案館要增強現有檔案數字化管理水平，加強檔案工作人員的業務培訓，提高檔案工作人員的應急處理能力；另一方面，高校要高度重視檔案工作，加大對檔案館建設的經費投資，從人力、物力等多方面支持檔案工作，從而讓檔案工作全面發展，為學校高質量發展服務。