事業單位檔案電子化思路探究

文/陳鑫蕾

隨著信息技術不斷更新換代，對我國事業單位電子化信息化辦公提出了新要求，相對于早期文字記錄和人工辦理的模式，事業單位在內部管理方面，不斷推出和應用更加高效、功能齊全、管理貫通的各類系統軟件，事業單位在業務辦理模式上得到了質的變化。與此同時，信息技術支撐下的軟件系統不可避免會產生更為復雜多樣、種類繁多、保密要求更高的數據信息，對于新時期檔案管理工作提出了新的要求。本文通過展現國內事業單位檔案電子化現狀，簡要分析事業單位檔案實時電子化優勢，初步探析了事業單位推進檔案電子化過程中存在的問題，并從加強制度建設、加強人才培養、推進檔案應用等三個層面提出優化事業單位檔案電子化研究路徑，為事業單位發展、管理和使用電子檔案提供可行性參考

為提高檔案管理規范化水平，各事業單位不斷鼓勵和提倡檔案實施電子化，通過信息技術手段將各類紙質檔案進行存檔、備案和管理，也逐漸成為事業單位檔案管理體系中重要的檔案類型。檔案電子化在一定程度上提高了事業單位檔案管理水平，但仍存在重視程度不高、信息技術應用水平低、人員隊伍建設力度不強等問題，亟待對檔案電子化在原有的基礎上不斷創新管理模式。

一、國內事業單位檔案電子化現狀

近年來，面對新時期國內高速發展現狀和國家推進數字經濟、數字政府和數字社會的大背景下，檔案資源急劇增多，原有紙質檔案已無法滿足事業單位發展需要。為此，國家鼓勵政企事業單位對檔案電子化工作作部署和安排，事業單位檔案也呈現出由傳統紙質檔案向電子檔案轉化的趨勢，對于事業單位發展起到了較好的促進作用。檔案數字化轉型是檔案工作應對新形勢、新任務、新要求的必然選擇。2021 年編制《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，進一步明確了檔案信息化建設目標任務，即：進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型。隨著事業單位檔案電子化建設力度的持續加強，新時期對該項工作的標準和要求也在不斷提高，給檔案電子化和規范化管理帶來了新的挑戰。

二、事業單位檔案電子化優勢

（一）檔案管理更加規范

以計算機、掃描機、移動硬盤為代表的信息化設備，可以為檔案管理人員提供更加高效的檔案掃描、檔案備份、檔案檢索功能。其中計算機可以通過分類和篩選等功能，進一步提高借閱人員借閱效率，節約檔案室（館）空間。傳統的掃描機可以將紙質檔案形成電子檔，有利于長期電子化保管，避免突發事件對檔案產生不可挽回的損壞。移動硬盤可以做到備份和專人保密保管。由此可見，檔案電子化可以避免傳統檔案效率低、人工成本高、易分類錯誤、查閱不便等問題，可以較好地提高檔案管理規范化水平。

（二）檔案管理更加降本

傳統檔案管理多以文件、合同、憑證、照片及其他影像資料為主，整理和制作需要耗費大量的資金成本、人力成本和時間成本，借閱和查閱檔案需要專門配備較大空間的借閱處。同時，紙質檔案易因管理失誤或不可抗拒因素而導致不可挽回的損壞、破壞等，有可能給事業單位造成巨大的損失。

（三）檔案管理更加高效

檔案電子化可以以搭建自有數據庫為前提，確保安全的情況下，將電子化檔案上傳數據庫或云端。在管理方式上采用授權和審批的管理模式，做好借閱人權限設定、審批流程和借閱痕跡化存檔，便于事業單位各部門、各單位高效查閱檔案，確保領導層高質量開展事業單位管理工作，有利于做好保密工作，避免重要檔案泄露。

三、事業單位檔案電子化存在問題

（一）對檔案電子化重視程度不高

少數事業單位對檔案電子化的重要性和作用認識不高，片面認為傳統檔案和檔案電子化功能作用一樣，沒有建設的必要性和不可或缺性，沒有很好地意識到檔案電子化在推動事業單位各項工作高質量發展中發揮的重要作用，進而存在檔案管理制度不健全，檔案電子化缺乏規劃部署，預算資金不足，管理模式老舊等問題。

（二）檔案電子化人才隊伍缺乏

當前，事業單位檔案電子化對檔案管理人員在計算機、數據編碼、辦公軟件等方面要求較高，少數單位缺乏計算機技術過硬的人才，影響和制約了檔案電子化工作進一步開展，需要事業單位在下一步檔案管理工作中更加注重人才的培養和引進，不斷提升人員綜合技能。

（三）檔案電子化推廣應用不足

在這里我們需要明確的是，檔案電子化存在兩個層面的意義，一是技術層面對于檔案電子化計算機、數據庫、掃描機、移動硬盤等電子設備的配備和使用。二是管理層面對于電子檔案的使用和推廣，支撐事業單位業務開展，進而優化內部管理，支撐單位決策。但一些事業單位存在設施設配配備充足，管理應用程度不高的問題。

四、事業單位檔案電子化優化思路

（一）加強制度建設

事業單位首先要在思想上認識到檔案電子化的重要性和意義，加強管理制度建設，明確文書檔案管理規范。同時要結合工作實際，對檔案電子化的錄入、編排和校準、管理、借閱和銷毀等環節制定完善的制度機制，要加強保密工作，對計算機等電子設備以及互聯網等加強管理，保障檔案資料安全。另一方面，檔案電子化是依靠電子設施設備不斷發展的，當以計算機為代表的電子設備得到升級和功能優化后，檔案電子制度就需要動態調整和跟進，也意味著檔案電子化需要事業單位在后續跟進資金、人力和設施設備的投入，確保電子檔案有著較好的資金支持和人才支撐。

（二）加強人才培養

要注重加強檔案人才隊伍建設，規范化建設檔案室（館），檔案管理人員要做到專人專職，嚴格遵守事業單位檔案管理制度及國家有關規定，具有較高的職業道德和職業操守，熟知檔案管理、編排、存檔、借閱、銷毀等程序手續，熟練掌握計算機等電子設施設備。同時要建立健全激勵機制，鼓勵檔案管理人員職稱評定，結合單位實際開展績效考核，提高檔案人員干事創業的激情和活力。

（三）推進檔案應用

事業單位要制定一套完整、高效、符合實際的電子檔案管理機制，全面梳理檔案建檔、檔案查閱、檔案銷毀等流程，在電子檔案管理實施全流程痕跡化管理。檔案查閱部門嚴格進行審批，對檔案范圍進行明確鑒定，對單位不同層級或不同分工的人進行權限制定，對電子檔案風險把控要做好充足的準備工作。

綜上，事業單位開展檔案電子化工作既是時代產業也是工作要求，事業單位需要在檔案電子化工作中做到充分認識工作意義、全面加強人才建設、高效推進檔案應用，要做到技術層面和管理層面的有機結合，逐步從制度機制、人才隊伍、管理流程等方面不斷優化，使得事業單位檔案電子化工作符合發展要求，促進各項工作全面展開。