數智時代企業檔案工作創新路徑探析

文/張偉

數智賦能可在一定程度上提高企業檔案工作的效率、深度挖掘企業檔案的資產資源價值等。為此，本文在梳理企業檔案工作現狀與問題的基礎上，探討數智時代企業檔案工作面臨的機遇與挑戰，進而從創新工作機制、優化業務流程、面向知識開發、提高工作效率等方面提出具體的路徑與對策

企業檔案是企業歷史、企業文化和企業精神的重要依托，企業檔案工作是留存企業記憶、創建企業文化、提升企業行業競爭力的重要基礎。隨著企業數字化轉型進程的加快，企業檔案的資產價值日益凸顯，企業檔案工作的效率和效能亟待整體提升。2018年4月28日，國家檔案局與科大訊飛簽署全面戰略合作協議，并建立人工智能聯合實驗室，積極探索“人工智能+檔案”的更多可能[1]。在此背景下，手寫識別、語音轉換、文本挖掘等新興技術在檔案智慧化管理中的優勢顯現，數智賦能正逐步成為提升企業檔案工作效率和效能的重要契機和途徑。

一、新時期企業檔案工作面臨的主要問題

1.企業檔案工作認知普遍較低

缺乏綜合、全面、長遠的檔案管理認知觀是阻礙企業檔案工作開展的重要因素。一方面，部分企業忽視檔案的信息資產價值，對企業檔案工作的重視程度不夠，如不設置專門的檔案部門或崗位，長期由兼職檔案員完成檔案工作；另一方面，部分業務部門認為檔案工作與自身利益不相關，不配合歸檔或需求意愿不足，整體制約文檔一體化管理。主客觀原因長期交織疊加，會加劇“檔案無用”認知，并抑制檔案需求。

2.企業檔案工作機制亟待轉變

企業檔案工作的有效運轉依賴外部管理機制和內部工作機制的共同驅動，一套完整的企業檔案工作保障機制包含制度、技術、人才、安全等多方面要素的協同與支持[2]。一方面，縱深化的企業管理體制下，企業檔案工作通常自下而上地開展檔案的收集、歸檔、整理、利用等，制約檔案業務效率和檔案服務質量；另一方面，傳統企業檔案工作流程與模式難以完全適應數字轉型背景下企業電子文件管理的需求，如非結構化文檔有待歸檔、檔案資源開發方式有待多元等，以實現多模態、多渠道、跨部門檔案數據的整合與共享。

3.企業檔案工作效率稍顯落后

影響企業檔案工作效率的主要因素包括兩方面：一是檔案人員的數據素養，檔案數字化、智能化轉型對檔案人員的信息素養和知識服務能力提出了更高要求，檔案專業知識欠缺、工作程序不規范、被動式消極服務等都有可能影響企業檔案工作效率；二是檔案技術水平，大數據環境下檔案收集由實體檔案移交轉變為電子數據實時歸檔，檔案利用從復印、借閱、展覽等轉化為知識挖掘與應用，檔案管理系統平臺的功能擴展到數字檔案加工、檔案信息發現、檔案知識服務等多重功能。為此，亟待綜合應用海量存儲技術、信息深加工技術、檔案信息長期保存等推動檔案一體化管理系統升級[3]。

二、數智時代企業檔案工作面臨的主要機遇

數智時代是“將大數據、人工智能、云計算、物聯網、移動互聯網、區塊鏈等的新一代技術及其衍生環境與頂層設計、思維意識等相融合，并將數智思維和技術貫穿各種社會實踐活動，以推動社會生產力快速、高質量發展的一種時代環境”[4]。隨著信息技術、網絡技術的發展，部分企業已初步完成檔案數字化、檔案管理系統建設、電子文件單軌制歸檔等轉型。下一階段的重要任務是借助數智技術與方法深層次分析和挖掘企業檔案的資產價值，提高企業檔案工作的實際效益。

1.海量企業檔案數據收集與處理

大數據是海量的非結構化數據，具有數量大（volume）、實時性（velocity）、多樣化（variety）等基本特征[5]。企業檔案資源是企業大數據的重要組成部分，但是在企業各類生產經營活動中生成的文字、圖片、音頻、視頻等檔案具有多載體、多模態、分散性、異構化等問題。數智時代的到來，可以為企業檔案的前端控制、文檔一體化管理等提供更多技術與方法支撐，如智能生成、規范化設計、自動采集、智能標引、批量歸檔等，極大地節省檔案工作者的工作量，更是提升企業檔案工作的規范化與標準化程度。

2.企業檔案資源智能加工與整理

數智時代，可以借助文字識別、圖像提取、自然語言處理等技術對檔案數據進行智能化加工、分類、排序并加強內容管理[6]，整合不同來源、形態、載體的多模態資源并建立多元關聯。在此基礎之上，可以改進檔案資源體系的分類框架，將資源描述粒度從實體轉化為數據，聚焦檔案資源的數據價值，優化檔案資源的組織加工方式，以探索面向知識利用與服務的多維企業檔案價值。

3.企業檔案資源深度關聯與聚合

隨著企業數字化轉型的深入，企業檔案工作重要任務轉向從信息層面對企業檔案資源進行深度挖掘和開發。為此，可以以智慧檔案服務為導向，通過運用分類、聚類、關聯的數據挖掘手段深入挖掘企業檔案的知識價值，探索檔案關聯服務、精準服務等新模式。具體而言，企業檔案部門應深入發現檔案數據資源中的多維聯系，將檔案管理系統與企業內部其他系統的相關數據進行關聯，并進一步利用知識圖譜、本體建模、數據可視化等技術手段加以呈現，促進數字技術與檔案工作的深度融合，最終為企業決策提供數據支持和知識服務。

三、數智時代企業檔案工作創新的可行路徑

1.數智驅動企業檔案工作機制轉變

數智時代到來也對企業檔案工作的長效機制提出了新的要求。在檔案管理體制上，小型企業可將層級制、垂直化的管理模式逐步向扁平化的管理結構過渡，而大型企業可充分借助組織規模的優勢，探索建立企業數據檔案管理中心等創新型檔案知識服務部門，打造協同共享的企業檔案工作體系。在檔案人員素質上，以數智時代檔案工作的轉向為依據，提高企業檔案從業人員的準入門檻，如將檔案專業知識、信息素養水平作為人員考核的重要標準，對檔案人員進行系統培訓和考核，為企業檔案工作機制改革提供支撐。

2.數智驅動企業檔案業務流程優化

數智時代的先進理念與技術方法有助于打破企業檔案管理工作各環節之間以及與其他業務活動之間的壁壘，為來源復雜、分布離散、形態多樣的檔案數據提供更為流暢的傳輸、加工、處理渠道和平臺，從而一定程度上改進企業檔案工作的業務流程與工作方式。一方面，在企業總體數智化轉型的過程中，以企業業務需求為主線構建企業信息資源開發利用系統時，會相應建立企業檔案數據資源開發利用管理體系，從而為企業檔案業務流程調整提供保障；另一方面，為更好地實現企業檔案智能服務，需要實現企業檔案工作各業務流程的聯動管理，并基于文檔一體化管理原則實現企業檔案管理系統與其他業務系統的對接。

3.數智賦能企業檔案知識系統開發

數據資產是數智時代企業發展的核心競爭力之一，企業檔案工作要充分組織、整合、挖掘企業檔案的數據價值，并通過知識化輸出實現價值增值。一是面向知識服務拓展企業檔案數據收集范圍，除企業內部文件資料外，也多渠道實時收集市場調研資料、行業數據統計等相關外部數據；二是面向智能服務加強企業檔案的精細化存儲和深度化加工，如從不同角度挖掘檔案知識，形成細粒度、多維度的檔案知識單元，充分發揮企業大數據的規模效益和資源優勢，建立起面向企業內部的共享型、開放型檔案知識系統，成為支持企業決策和發展的戰略知識庫。

4.數智賦能企業檔案工作效度提升

數智時代檔案數據的收集、加工、存儲以及傳輸工作需要與之相匹配的硬件設施與軟件技術，影響著企業檔案工作的效率和管理水平。在硬件設施方面，企業可根據自身情況配置相應的計算機、路由器、大型高速交換機等信息處理設備。在軟件技術方面，企業可在經濟條件允許范圍內積極開發或購置服務于企業檔案工作的大數據系統，從而在共享型信息網絡的基礎上對檔案數據進行加工處理，切實提高企業檔案工作的效率。同時，為有效規避企業檔案工作數字化進程中的風險挑戰，也應加強對檔案數據安全的監督監管，提高企業信息安全意識，做好檔案數據泄露、權限控制、備份丟失等安全隱患的應急預案，例如可引入PKI 技術等數據加密方式，在對海量檔案資源進行云存儲的過程中提高應對數據風險的能力、提高數據安全水平。

由此可見，數字浪潮之下，以企業檔案工作提質增效為基點，充分探索企業檔案管理過程中面臨的發展機遇、現存問題和創新路徑，從數據的視角開展企業檔案服務，從而促進企業檔案的數據價值實現，推動企業檔案工作高質量、可持續、創新型發展。