大數據背景下事業單位檔案信息化創新路徑研究

摘 要：大數據時代，事業單位檔案信息化面臨著新的機遇，從模式上來看，數字檔案室建設成為創新的發展方向；從技術創新上來看，需要加快人工智能技術在檔案管理工作中的應用；從服務對象上來看，需要不斷滿足人民群眾日益增長的對檔案信息的需求；從信息安全上來講，需要建立人防技防相結合的信息安全保障體系，以期更好地推動事業單位檔案信息化高質量發展。

關鍵詞：大數據；檔案信息化；創新路徑

隨著檔案信息化建設的推進，檔案管理模式已經進入數據時代。目前，學術界對機關事業單位信息化建設的發展方向探討已久，但大多數從資源、技術、人才等方面進行分析，少有從宏觀角度進行系統梳理，歸納總結檔案信息化建設的發展方向和著力點。本文試從模式轉型、技術革新、服務方向和安全保障環節給予研究，以期提供可參考的樣本。

1 模式層轉型：數字檔案室建設成為創新的發展方向

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱“《規劃》”）提出，要“加速數字檔案館（室）建設”，并對綜合檔案館、機關、企業事業單位等的數字檔案館、數字檔案室建設進行部署。數字檔案室建設也成為了事業單位檔案信息化的主發展方向。

1.1 加速數字檔案館（室）建設是實現檔案信息化目標的重點任務

電子文件歸檔和電子檔案管理是檔案工作中需要解決的突出問題。通過電子文件的試點地區的經驗來看，檔案信息化向數字化轉型已成為大勢所趨。但是許多單位都是因為數字檔案館（室）和電子檔案管理系統的不完善不達標，導致電子文件收集利用工作無法達到應有的效果。數字檔案館（室）具有提高檔案管理效率、提升檔案利用水平等功能。新冠疫情期間，數字檔案館（室）在各機關、企業事業單位遠程辦公、快速調閱檔案中發揮了重要作用。因此，數字檔案館（室）建設既能有效解決檔案工作發展不充分、不平衡的問題，又能使檔案工作與地區發展水平相適應，與各單位檔案信息需求相適應，最終使各地檔案信息化水平與國家檔案信息化整體水平相適應，從而推進檔案工作高質量發展，形成與新時代中國特色社會主義事業相適應的檔案事業發展新局面。

1.2 加速數字檔案館（室）建設也是新時代的要求

隨著我國經濟的發展，經濟轉型升級成為必然要求。“互聯網+”、大數據、人工智能技術迅速發展，網絡強國、數字中國、智慧社會建設如日方升。電子政務與電子商務方興未艾，工業互聯網、智能制造業蓬勃發展[1]。電子發票在我國不斷推廣，信息技術正在深入人類生產生活各個方面。信息技術的發展給檔案工作數字化轉型帶來巨大挑戰。《規劃》指出，“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。”通過信息化轉型，確保電子文件的真實、可靠、完整和電子檔案的安全管理，是檔案事業發展的必然要求。

2 技術層創新：加快人工智能技術在檔案管理工作中的應用

近年來，人工智能技術呈井噴式發展，在諸多領域引發變革，也成為事業單位檔案信息化建設的技術支撐。

2.1 提升檔案數據化水平

“數據化”是近年來在檔案行業被反復提及的熱門詞。檔案數據化旨在將圖像、聲像等檔案中的內容識別成計算機可編輯、處理、分析、檢索的信息。檔案數據化工作又可具體分為紙質檔案數字化副本OCR（光學字符識別）、照片檔案數據化、錄音檔案數據化、錄像檔案數據化4種場景。在國家檔案局大力實施“存量數字化、增量電子化”戰略的背景下，部分部門在完成紙質檔案數字化工作的基礎上，紛紛啟動了檔案OCR全文識別工作。國家檔案局因勢利導，于2019年12月出臺《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》，標志著該項工作在檔案行業已全面啟動。基于人工智能技術的OCR在簡體印刷文字方面的識別率已達98%，為持續開展OCR工作提供了技術保障。同時，語音識別技術發展迅速，基于標準普通話的語音識別率已達97%。人臉識別技術也不斷成熟，已廣泛應用于安防、金融認證等方面。隨著影像技術的不斷發展，存儲成本降低，數字錄音、數字錄像檔案存量不斷增長。

2.2 有序推進分類與劃控工作

歸檔分類和劃控鑒定是兩種工作場景，但從技術角度來看，有相同之處。分類與賦予保管期限工作一直是檔案管理領域的基礎性工作，但由于重視程度不夠、專業人員匱乏等原因，該工作一直是部分基層檔案部門面臨的比較棘手的問題。通過人工智能技術輔助缺乏經驗的檔案管理工作人員開展歸檔分類工作，可解決基層檔案部門的難點問題，提高歸檔效率與準確性，具有一定的實用價值。劃控鑒定工作難度大、風險高、責任大，且相關專家人數少，標準不統一，在一定程度上阻礙了檔案的開放工作。當前，已有檔案部門率先開展基于人工智能技術的研究與應用工作，如中國移動通信集團江蘇有限公司基于TextCNN（利用卷積神經網絡對文本進行分類的算法）人工智能算法開展檔案保管期限鑒定工作。

2.3 推進檔案影像修復著色工作

在中華人民共和國成立70周年之際，中央檔案館公布了迄今關于開國大典時間最長、內容最完整的彩色錄像檔案，在網絡上引起了巨大轟動。該彩色錄像檔案被各大媒體轉載報道，僅24小時瀏覽量就達到3.2億次。同期上映的電影《決戰時刻》斥巨資將開國大典黑白影像修復為4K彩色影像，也同樣引起了較大的社會反響。雖然修復著色后的檔案影像在一定程度上改變了其原貌，甚至無法再將其作為檔案，但是在信息時代下，清晰彩色的歷史影像不僅能增強人們對歷史的好奇心和興趣，激發人們的民族自豪感，還能充分發揮檔案在愛國主義宣傳、教育等方面的作用。因此，檔案影像修復著色工作具有一定的社會效益。機關事業單位可以將檔案影像修復技術應用于工作實踐，對單位重大活動的影響資料進行修護著色，有利于提升檔案工作的魅力。

2.4 智能安防工作

當前，智能安防技術已發展得十分成熟，從2005年開始啟動的平安城市建設，到2011年啟動的智慧城市建設，以及天網工程、“雪亮工程”等安防重點項目處處可見人工智能技術的影子。作為數字檔案館的一部分，許多檔案部門已將智能安防系統納入規劃、建設內容之中。當前，先進的智能安防系統多采用集人臉識別、步態識別、人體特征識別、語音識別等于一體的多模態識別技術，進一步提高了智能安防系統的安全等級，為檔案安防工作提供了更好的技術保障。

3 服務層建構：滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求

進入新時代，我國社會主要矛盾轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾，不斷滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求也逐步成為檔案工作的根本出發點 [2] 。

3.1 堅持需求導向，基礎建設不放松

以滿足群眾利用需求為目標，將接收、征集和接受寄存相結合，主動、全面收集各種門類和載體檔案尤其是民生類檔案，進一步豐富館藏內容、優化館藏結構，為群眾提供更加豐富、充實的檔案信息資源。以數字檔案館發展為契機，以信息技術為依托，提升檔案信息管理軟硬件配置，深入優化檔案全文數據庫和目錄數據庫，不斷提高檔案信息化管理水平，為群眾提供更加多樣、便捷、全面、精準、高效的利用服務。修訂完善檔案利用制度和流程，不斷提升工作人員業務水平和服務意識，配備必要的便民設施設備，優化調整服務大廳功能分區，為群眾提供更加溫馨、滿意的利用環境和體驗。

3.2 推行預約服務，查檔群眾不“跑空”

在政務服務網和門戶網站公布預約查檔注意事項，推行預約查檔服務。凡需查檔人員，可通過電話、郵件、網絡平臺等形式向單位提出預約查檔申請，說明查閱目的和內容。工作人員接到申請后即開展信息檢索，確認有無相關檔案、是否可以利用，并將檢索結果主動告知申請人。如所需檔案符合利用規定，則詳細說明查檔流程，并提前做好調卷、復制、簽章等工作，申請人可根據預約時間前來領取。實行預約查檔服務，切實幫助申請人避免了空跑路、多跑路、等待久的問題，降低了申請人的時間和出行成本。

3.3 進行“換位”思考，查閱內容不遺漏

強化窗口工作人員服務意識，引導其換位思考，設身處地理解查檔群眾所需所盼和利益訴求，真正做到熱情接待、認真查找、耐心解釋、周到服務。在群眾所提供的檔案信息不全、有誤或模糊時，幫助分析檔案的形成時間、責任主體、關鍵詞等要素，排除錯誤信息、捋清邏輯關系，面向所有全宗和檔案類型查找，在相關檔案中逐卷、逐件排查，確保如在庫必查到，避免錯查、漏查；如確認群眾所查檔案不在館內，則幫助分析檔案可能保管之處，必要時幫助群眾詢問有關部門或其他檔案館，盡可能讓群眾少跑路、有結果。

3.4 共享檔案資源，異地查檔不受阻

借助數字檔案資源共享平臺、政務服務網，逐步完善門戶網站數字檔案利用功能，簽訂數字檔案資源共享協議，著力構建檔案遠程查閱利用服務體系。通過政務服務網，及時辦理各地群眾在線提交的查檔申請，通過數字檔案資源共享平臺，向群眾提供查閱利用服務。檔案利用突破空間限制，更加人性、便捷、高效。

4 安全層保障：建立人防技防相結合的信息安全保障體系

4.1 著眼于事業發展，持續把好人員關

檔案工作具有政治性、保密性、專業性，檔案工作人員必須政治上可靠、能力上過硬、業務上熟練，要本著對黨和國家、對檔案事業負責的態度選好用好人員。一是在選拔上堅持標準。要把政治能力強、工作標準高、業務能力強作為選拔標準，堅持德才兼備，打造一支經得起時代檢驗的檔案干部隊伍。二是真心幫助關心檔案人員。檔案工作是默默無聞的事業，機關領導要時刻把握檔案人員的思想動態、工作情況、生活狀況，及時了解他們的愿望和呼聲，做到工作上支持、生活上關心，幫助他們解決實際困難，激發其工作熱情和責任感，更好地投入到檔案工作中去。三是科學管理好檔案人員。要持續加強經常性教育，尤其是政治教育、保密教育，正確處理集體利益和個人利益的關系，自覺弘揚正能量。要加強紀律建設，自覺守好底線，打造一支經得起檢驗的檔案保密隊伍。

4.2 加強教育引導，筑牢檔案保密的思想長城

近年來，一些機關事業單位發生了檔案的失竊密事件，有的直接損害了人民群眾的切身利益和黨委政府的形象，教訓十分慘重。因此，機關事業單位要著力把思想防線建設擺在突出位置。一是持續加強保密知識教育。要把檔案法、保密法列入繼續教育必修課程，常學常新，教育引導檔案人員底線在哪里、紅線是什么，解決不敢泄密的問題。二是加強保密能力建設，目前，隨著大數據等技術的強力推進，對檔案安全保密工作的技術要求越來越高，作為新時代的檔案工作者，必須具備一定的信息化防御技術。事業單位要把信息技術課程列入機關講堂的重要內容，培養全單位人員的信息化防御技能，解決技術上的“卡脖子”問題。三是加強保密意識的教育。以近年來的反面典型為教材，定期開展保密警示教育活動，或者深入廉政教育基地，使檔案人員時刻保持思想上的清醒。

4.3 優化安全保密舉措，徹底消除安全漏洞

伴隨著信息化系統的使用，檔案管理牽扯的部門和流程增多，加強保密管控的環節也相應增加。要常態化地開展防范工作，把隱患消滅在萌芽狀態。一是完善檔案安全設施配備。要加強對信息化軟硬件安全設備的升級改造，著力加強對存儲系統、防火墻、殺毒系統、防水墻、身份識別系統的提升強化，建立從上到下、從點到面的安全防護備份系統。要加強對網絡隔離的技術改造，實行三網隔離，主要是局域網、政務網、外網之間實行系統隔離，避免產生漏洞，政務網與因特網之間實行邏輯隔離。在局域網加強安全系統防護，比如身份識別、防水墻等，確保檔案保密信息和外網完全隔離，在技術層面全面夯實信息安全的基礎。二是優化安全管理制度。主要是加強設備管理、操作人員、數據分析、管理權限、應急保障等方面，在檔案的產生、收集、存儲、利用等各環節，都嚴格落實安全保密管理規定。其中，檔案信息系統落實“三員”管理，檔案管理員、系統維護員、安全監督員各司其職；數字檔案館核心網絡實行實名準入制度[3]，所有的人員、終端、設備進入系統必須得到授權；紙質檔案數字化外包項目嚴格落實安全管理制度，并接受第三方的監督檢查。三是加強日常監管，確保各項措施落實到位。安排專人定期巡檢機房和設備，發現故障和問題及時解決。對所有館藏檔案數據采用在線和離線的方式進行多套備份，定期開展一次應急演練，模擬各種網絡和信息安全突發情況。在重要節日、重大活動前后，安排人員進行24小時網絡安全值班，防止和及時處置網絡安全事故。

參考文獻

[1]蔣術.企業檔案工作數字化轉型現狀·問題·對策[J].檔案天地，2021（05）：10.

[2]王善柏.建設滿足人民群眾利用需求的數字檔案館[N].中國檔案報，2020（07）：23.

[3]顧岱鷗.浙江舟山市檔案館 加強網絡與信息安全筑牢檔案安全防線[N].中國檔案報，2021（08）：02.

作者簡介：劉海旭（1985— ），山東省衛生健康委員會醫療管理服務中心館員，研究方向：事業單位檔案管理。