多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用

摘 要：隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，多校區(qū)學(xué)校檔案管理中信息化建設(shè)和利用的重要性日益凸顯。當(dāng)前，多校區(qū)學(xué)校檔案管理面臨著信息管理效率低下、信息更新不及時(shí)等問題，而信息化建設(shè)和利用可以有效地解決這些問題。因此，有必要探討多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用相關(guān)問題，為多校區(qū)學(xué)校檔案管理提供指導(dǎo)和借鑒。

關(guān)鍵詞：多校區(qū)學(xué)校；檔案管理；信息化利用；效率提升

多校區(qū)學(xué)校的檔案管理一般需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門，需要大量資源投入。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案共享，避免重復(fù)投入，減少資源浪費(fèi)，優(yōu)化資源配置。通過信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可視化和分析，幫助學(xué)校管理者更加準(zhǔn)確地掌握學(xué)校各方面的情況，做出更好的決策，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，促進(jìn)信息流通，有利于教育資源的共享和利用，幫助學(xué)校檔案管理工作，為學(xué)校教育教學(xué)和管理創(chuàng)造更好的條件。這一背景下，亟須對多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)問題進(jìn)行探討研究。

1 新時(shí)期多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用存在的主要問題

新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，為多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化提供了技術(shù)支撐。在檔案管理信息化過程中，在數(shù)據(jù)整合、人才培訓(xùn)、信息共享、安全性和經(jīng)費(fèi)保障等方面存在諸多問題，在一定程度上影響了多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)[1]。

1.1 多校區(qū)學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)整合不到位

數(shù)據(jù)整合是多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中需要解決的重要問題。一是數(shù)據(jù)命名不規(guī)范。在多校區(qū)的檔案管理中，由于學(xué)校各自采用的命名方式不同，導(dǎo)致相同的數(shù)據(jù)在不同的學(xué)校可能使用不同的名稱來標(biāo)識(shí)，致使數(shù)據(jù)難以識(shí)別和整合。二是數(shù)據(jù)冗余和重復(fù)。在多校區(qū)的檔案管理中，由于各個(gè)學(xué)校管理的檔案信息存在重疊，比如學(xué)生的基本信息、成績信息等，這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)冗余和重復(fù)，增加了數(shù)據(jù)整合的難度。

1.2 多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息安全問題仍然存在

一是數(shù)據(jù)泄露問題。多校區(qū)檔案管理信息化建設(shè)涉及大量的學(xué)生和教職工個(gè)人信息，包括身份證號(hào)碼、學(xué)號(hào)、成績、評(píng)價(jià)等。如果這些信息被非法獲取或泄露，將會(huì)對學(xué)生和教職工的個(gè)人隱私造成極大的侵害。二是數(shù)據(jù)篡改問題。由于多校區(qū)的檔案管理數(shù)據(jù)來源和傳遞渠道都比較復(fù)雜，如果出現(xiàn)惡意攻擊者或者內(nèi)部人員濫用權(quán)限，就可能導(dǎo)致檔案信息被篡改，造成學(xué)生和教職工個(gè)人權(quán)益和利益受損。三是系統(tǒng)漏洞問題。如果系統(tǒng)本身存在漏洞或不安全的設(shè)置，就會(huì)容易受到黑客攻擊，導(dǎo)致檔案信息被非法獲取或篡改。四是人為疏忽問題。由于人員眾多、管理復(fù)雜，可能存在人為疏忽的情況，比如密碼過于簡單、權(quán)限過大、設(shè)備管理不善等，這些都會(huì)增加信息安全問題的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 多校區(qū)學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)還相對滯后

目前，人才隊(duì)伍建設(shè)還相對滯后，影響多校區(qū)檔案管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)。一方面，多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)高技術(shù)含量的工作，需要相關(guān)專業(yè)人才的支持。當(dāng)前很多學(xué)校在招聘檔案管理人員時(shí)，往往僅考慮到招聘管理人員的數(shù)量，忽視他們的專業(yè)技能和信息化水平。這種情況下，招聘的人員可能缺乏信息化管理的知識(shí)和技能，導(dǎo)致他們在處理信息化管理問題時(shí)缺乏技術(shù)支持，無法滿足信息化建設(shè)和利用的需求。另一方面，由于多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)需要的技術(shù)比較專業(yè)和復(fù)雜，學(xué)校中現(xiàn)有的人才隊(duì)伍也難以滿足需求。涉及數(shù)據(jù)管理、信息安全、程序開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維等領(lǐng)域的專業(yè)人才都需要同時(shí)工作，才能保障信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。在很多學(xué)校中，由于部分專業(yè)人才缺乏，導(dǎo)致多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)和利用推進(jìn)緩慢。多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)還需要不斷提升專業(yè)人才技能，目前部分學(xué)校沒有建立完善的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)制，不僅限制了工作人員的專業(yè)能力提高，也影響到了整體信息化建設(shè)的水平[2]。

1.4 多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享不夠順暢

信息共享需要多個(gè)部門在數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)清洗等環(huán)節(jié)協(xié)同工作。如果這些部門之間溝通不暢，信息共享也會(huì)受到影響。一方面，不同學(xué)校間的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容、信息分類等存在差異，導(dǎo)致了信息共享的難度。在信息共享過程中，不同學(xué)校之間的數(shù)據(jù)格式不一致、系統(tǒng)不兼容，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自由流動(dòng)和共享，影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。不同學(xué)校在信息共享的過程中，在網(wǎng)上共享、郵件共享、存儲(chǔ)設(shè)備共享等方面采用不同的方式，影響信息共享的效率和安全性，也使得信息的傳遞和管理變得更加復(fù)雜。另一方面，信息共享的管理和控制不夠規(guī)范。信息共享需要遵循相關(guān)法律法規(guī)，涉及個(gè)人隱私，需要對信息共享進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制。由于信息共享的管控標(biāo)準(zhǔn)和制度尚不完善，管理和控制不夠規(guī)范，這也導(dǎo)致了信息共享的不順暢。

2 新時(shí)期多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用現(xiàn)實(shí)路徑

在多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中，一方面，要充分認(rèn)識(shí)到管理過程中還存在著部門協(xié)調(diào)不暢，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)實(shí)狀況。另一方面，要結(jié)合實(shí)際情況找到切實(shí)可行的具體路徑，實(shí)現(xiàn)對多校區(qū)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息的有效整合，重視學(xué)校檔案信息安全，加強(qiáng)多校區(qū)學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提升多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化水平。

2.1 實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息整合

在多校區(qū)學(xué)校的檔案管理中，通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)來解決數(shù)據(jù)整合問題，提升各個(gè)校區(qū)的數(shù)據(jù)互相兼容性。在實(shí)際操作中，可以采用通用軟件，比如Excel、Access等來處理檔案信息。借助這些軟件較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理和分析能力，可以有效地處理和整合各個(gè)校區(qū)的數(shù)據(jù)。為了實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校的檔案信息共享，建立專門數(shù)據(jù)庫，將各個(gè)校區(qū)的數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在該庫中，數(shù)據(jù)庫具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理和管理能力，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析[3]。

2.2 重視多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息安全

學(xué)校需要制定完善的信息安全管理制度和流程，采取有效的技術(shù)措施，全面提升學(xué)校信息安全保障水平。一是建立安全管理機(jī)制。明確信息管理的責(zé)任和權(quán)限，確保信息安全從制度層面得到保障。同時(shí)建立完善的信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，對系統(tǒng)、應(yīng)用程序、網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞，保障系統(tǒng)的安全性。二是保護(hù)數(shù)據(jù)安全。學(xué)校需要采取有效的技術(shù)措施，包括密碼學(xué)、加密算法、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等手段，保障數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)、處理等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。學(xué)校還需要建立災(zāi)備機(jī)制，定期備份數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)在災(zāi)難發(fā)生時(shí)能夠快速恢復(fù)。三是加強(qiáng)安全合作。多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息安全需要跨學(xué)校、跨部門、跨地區(qū)的合作，學(xué)校需要建立信息安全共建共享機(jī)制，建立聯(lián)合防護(hù)和協(xié)同應(yīng)對體系，實(shí)現(xiàn)信息安全的統(tǒng)一管理和防護(hù)。

2.3 加強(qiáng)多校區(qū)學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用，需要有一支強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍來支持。一方面，要加強(qiáng)對檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。要重視對外部人才的招聘，采取有針對性的引才政策，吸引有經(jīng)驗(yàn)、技能過硬的人才到多校區(qū)學(xué)校檔案管理領(lǐng)域發(fā)展。同時(shí)，也要加大對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，提升他們的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，使其能夠勝任更高層次、更復(fù)雜的檔案管理工作。培訓(xùn)可以采取內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等多種形式，對檔案管理相關(guān)的政策、法規(guī)、技能和應(yīng)用進(jìn)行深入的系統(tǒng)培訓(xùn)。另一方面，要提高多校區(qū)學(xué)校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)知和職業(yè)道德。檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性和行業(yè)性，要求從業(yè)人員必須具備高度的職業(yè)認(rèn)知和職業(yè)道德。只有這樣才能保證檔案管理工作的規(guī)范性、合法性和可靠性。同時(shí)要加強(qiáng)對從業(yè)人員的職業(yè)培訓(xùn)，提高其職業(yè)認(rèn)知水平，注重其職業(yè)道德教育，讓從業(yè)人員具備正確的職業(yè)觀念和職業(yè)行為規(guī)范。此外，要加強(qiáng)對多校區(qū)學(xué)校檔案管理人員的保障和激勵(lì)。要制定完善的薪酬和福利制度，提高從業(yè)人員的工資待遇和福利待遇。還要為從業(yè)人員提供良好的職業(yè)發(fā)展環(huán)境和發(fā)展機(jī)會(huì)，讓他們有更多的成長空間和發(fā)展機(jī)會(huì)。

2.4 實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享

實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享是提高多校區(qū)學(xué)校檔案管理效率的重要手段。一是建立信息共享平臺(tái)。建立一個(gè)信息共享平臺(tái)，包括基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)支持、管理機(jī)制等，可以實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息共享。平臺(tái)應(yīng)該能夠支持多校區(qū)學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)共享和交換，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。二是規(guī)范信息共享標(biāo)準(zhǔn)。建立信息共享標(biāo)準(zhǔn)是確保多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享的關(guān)鍵。通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換協(xié)議和格式，可以提高數(shù)據(jù)的一致性和可讀性，減少數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和處理的時(shí)間和成本。三是強(qiáng)化管理和監(jiān)督。多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享需要進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督，包括數(shù)據(jù)的審查、監(jiān)測和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決信息共享的問題[4]。

3 新時(shí)期多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用的保障措施

多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用，對信息化建設(shè)提出了具體要求：需要完善頂層設(shè)計(jì)，形成有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，才能夠全面推進(jìn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化工作。在開發(fā)利用方面也要形成相應(yīng)制度機(jī)制，為多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與相關(guān)工作開展提供扎實(shí)的制度保障。

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

在多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)是非常關(guān)鍵的一步。只有有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，才能夠確保信息化建設(shè)順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同管理。一是建立信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由校領(lǐng)導(dǎo)或管理部門領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各校區(qū)主要負(fù)責(zé)人、信息化建設(shè)相關(guān)人員等擔(dān)任成員。領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)包括，制定學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各校區(qū)之間的工作，解決信息化建設(shè)中的問題和難點(diǎn)。二是加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，建立信息共享和交流機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)小組可以通過召開定期會(huì)議、制定工作計(jì)劃、安排培訓(xùn)等方式，促進(jìn)各校區(qū)之間的交流合作，協(xié)調(diào)各方面資源，推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。三是強(qiáng)化組織管理和監(jiān)督，確保信息化建設(shè)有序進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)小組可以建立工作臺(tái)賬，對信息化建設(shè)的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。同時(shí)，對于信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)小組也需要及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，確保信息化建設(shè)順利推進(jìn)[5]。

3.2 完善制度機(jī)制

多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用需要建立相應(yīng)的制度機(jī)制，以規(guī)范工作流程、保障信息安全、提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)信息共享。一是建立檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用，需要建立適應(yīng)性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)、保障信息安全的檔案管理制度。制度內(nèi)容包括檔案收集、整理、編制、存儲(chǔ)、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各崗位職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范操作流程，防止信息泄露、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題的發(fā)生。二是實(shí)施檔案數(shù)字化。在數(shù)字化檔案管理的過程中，可以利用OCR技術(shù)、影像技術(shù)、自動(dòng)化識(shí)別技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，提高檔案檢索效率，減輕檔案管理工作量，提高檔案質(zhì)量和利用價(jià)值。

三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，以保證數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。在數(shù)據(jù)采集、整理、編制、存儲(chǔ)、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，需要建立相應(yīng)的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和檢查機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。此外，加強(qiáng)信息共享機(jī)制建設(shè)。多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用需要建立信息共享機(jī)制，以便各個(gè)校區(qū)之間共享檔案信息，整合各校區(qū)檔案管理系統(tǒng)，建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)共享和交換機(jī)制，保證檔案信息的安全和完整性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通和共享[6]。

3.3 提供資金支持

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用已成為學(xué)校檔案管理的重要發(fā)展方向。然而，要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和利用，必須具備充足的資金保障。一是學(xué)校自身應(yīng)該加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入。學(xué)校是檔案管理信息化建設(shè)的主要實(shí)施方，學(xué)校應(yīng)為檔案管理信息化建設(shè)提供必要的資金支持。二是利用社會(huì)資源進(jìn)行資金籌措。學(xué)校可以積極開展與社會(huì)資源的合作，如與企業(yè)合作、與政府部門合作等，以獲得資金支持。在這個(gè)過程中，學(xué)校應(yīng)該注重合作的互惠互利，通過合作，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)與社會(huì)資源的共贏。

總之，新形勢下，多校區(qū)學(xué)校檔案信息化建設(shè)具有其現(xiàn)實(shí)的必要性和應(yīng)然性。一方面，主要領(lǐng)導(dǎo)要給予相關(guān)工作足夠重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)提供扎實(shí)的組織保障。另一方面，也要主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，打破學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的具體技術(shù)瓶頸，進(jìn)一步提升學(xué)校檔案信息化建設(shè)成效，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合、合理開發(fā)和系統(tǒng)利用，更好地服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作開展。

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作者簡介：楊潔（1968—），大學(xué)學(xué)歷， 廣西南寧市天桃實(shí)驗(yàn)學(xué)校副研究館員，研究方向：檔案管理。