大數據背景下企業檔案管理信息化建設路徑探究

迂娜

摘 要：企業想要實現有效的檔案管理，需要構建完善的管理體系，利用數字化、網絡化技術等現代信息化技術手段，推動企業現代化發展，滿足新時代檔案管理目標，達成檔案管理遠程傳輸、信息資源共享與服務。目前，企業在檔案管理信息化發展中，依然暴露出很多短板，需要檔案工作人員針對問題找出解決之策。對此，本文圍繞企業檔案管理信息化建設的目的，闡述大數據在企業檔案管理信息化建設中的應用，以問題為導向，提出相應的解決策略。

關鍵詞：大數據；檔案管理；信息化建設；實施路徑

大數據技術與檔案管理實務的結合，已經成為信息化時代企業管理、工作模式轉型升級的重要方式，通過大數據的應用，促使企業建立先進的檔案管理理念，提高辦公自動化水平，依托檔案管理數據平臺，培養其信息化檔案管理思維和業務能力。尤其隨著各企業檔案資料數量和規模日趨龐大，檔案存貯安全、高效管理成為業務發展的關鍵，企業應加快檔案管理方法革新，采用信息化手段完善檔案管理工作。

一、企業檔案管理信息化建設的目的

互聯網、大數據、云計算等先進技術的出現，在全國掀起數字化浪潮，這場數字革命關系著人們工作、生活各個方面，極大程度改變了人們的生產和生活方式。由此，基于數字革命衍生出海量的信息資源，這些信息資源成為企業現代化發展的重要助力，也是提高企業自身市場競爭優勢的關鍵。因此，在這場數字革命中，企業檔案管理部門擔負著更重大的任務和責任，檔案管理部門所管理的信息資源成為企業科學決策與高效管理的依據。與此同時，隨著信息化發展，企業傳統檔案管理模式暴露出弊端，尤其在歸檔、分類、記錄和保存等方面效率偏低，并且，在管理過程中人工成本投入較高，人力資源的限制難以做到檔案信息及時更新和精準記錄，因檔案信息管理方式的滯后，導致企業檔案管理僅僅具備簡單查閱的功能。企業想要進一步提高現代化水平，加強檔案管理信息化建設勢在必行。為此，企業可以建立與檔案管理需求、企業發展情況相符的企業網絡系統，為企業業務拓展、經營管理提供良好的信息化環境，更新傳統管理方式，借助企業網絡系統實現電子商務交易、項目研討等功能。此外，在大數據時代下，信息資源更加豐富，紙質文件的傳遞轉為線上傳輸方式，檔案存儲介質也發生轉變，也正因為檔案管理工作環境的轉變，使檔案信息管理呈現動態化管理趨勢。因此，借助信息設備、大數據技術可以為企業檔案管理信息化建設奠定基礎條件，讓檔案管理變得更加便捷，實時更新檔案信息，并以視頻、音頻、圖片等多種格式管理檔案。

二、企業檔案管理特征

1.專業性

在企業科技檔案管理工作開展的過程中，往往具備著一定的專業性，需要工作人員全面結合企業專業特征，從專業角度出發，針對科學活動進行詳細記錄，這樣就可以形成專業性較強的科學技術檔案。對于這些檔案信息，只有發揮出相關工作人員的個人能力，才可以挖掘其內在價值，同時對各種復雜信息進行集中的整理以及分析，發揮出科學技術檔案的內在價值，也相應推動企業的發展與創新。

2.個性化

在企業科技檔案的管理過程中，具體管理工作并不是一種單一領域的工作內容，而是具備著跨專業的工作形式。在企業科學技術檔案的管理過程中，涉及農業科技檔案、工業科技檔案以及建筑科技檔案等各種類型的檔案信息。無論是哪種類型的檔案信息，都需要全面的提升科學技術的信息分析能力，同時保持較強的專業處理效果，這樣才可以做到對多元化信息的處理效果。

3.系統性

科技檔案當中包含著科學技術創新、技術研究等過程，以此在將各種數據信息歸檔之后，就可以形成較為完整的信息檔案內容。例如，進行工程施工、項目研發以及課題方面的研究中，都可以很好地形成較強的系統管理效果，并提升信息內在價值。

三、大數據在企業檔案管理信息化建設中的應用

1.大數據在檔案資源挖掘中的應用

大數據發展有助于提高檔案信息的收集、識別、統計、分類、編目和檢索的工作效率，基于數據分析與整合，從而預測今后發展趨勢，并圍繞數據關聯性信息，挖掘其中的隱含信息和有價值的信息，為企業決策層和管理層提供參考依據，不僅確保數據分析的準確性，還能控制時間、人力、資金、檔案管理的成本。在企業檔案管理中包含以下應用：第一，利用數據挖掘功能，定位企業檔案管理需求，如利用技術建模，根據訪客的訪問記錄、訪客日志和社交媒體瀏覽記錄等數據，研究用戶的興趣偏好和需求趨勢，從而優化檔案信息管理；第二，通過數據挖掘技術為企業檔案館建設提供依據，如利用企業網、信息軟件統計和計算檔案信息資源的開發與利用情況，并集中高頻使用、需求量大的檔案信息，優先進行數字化加工與整合，充實和完善企業檔案館信息資源；第三，從海量檔案信息中篩選出相關主題的資料，并挖掘和重組，建設系統化管理的信息庫，讓用戶在查閱檔案館信息資料時，檢索出多篇相同主題的關聯信息。

2.大數據在檔案深加工中的應用

企業在以往檔案管理中，因檔案信息數量龐大，依靠現有人力資源難以透徹理解數據信息，這也導致檔案管理人員不能明確數據信息之間的關聯性，不能深化檔案，無法為企業其他人員提供理解性強的檔案資料。基于這一情況，利用大數據分析技術對檔案數據信息自動挖掘，獲得數據信息內容，并基于內涵信息對接相關信息，使檔案深化，便于理解。實現檔案數據信息深加工主要包含檔案資源挖掘、用戶數據挖掘、關系洞察及趨勢分析。檔案數據深度挖掘可以凸顯數據價值，并挖掘新的價值信息，做到精準服務和趨勢預測。比如，通過對用戶信息和瀏覽記錄的檢索和數據挖掘，精準洞察和提供個性化服務，提高用戶的體驗感和認同感，提升檔案信息化管理與服務價值。還可以基于用戶數據提煉關聯性信息，找出信息共性特點，決定哪些檔案數據能夠用于深加工。同時，基于大數據管理平臺，可以實現檔案管理數據信息的可視化，為決策層和各科室管理人員提供集中化的數據決策支持，并根據檔案數據瀏覽場景、應用習慣等科學布局，依據儀表板、圖表、數據地圖等形象展示各項檔案業務、數據指標，便于直觀監測檔案館運行情況，便于對異常關鍵指標做好監測與預警。

四、企業檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理信息化建設規劃有待完善

目前，我國企業檔案管理信息化建設工作在推進效率上比較滯后，其中受到諸多因素的影響。比如，一些企業欠缺檔案信息化建設與規劃的思維，因觀念滯后導致檔案管理信息化建設與企業實際情況不匹配，不僅沒有為檔案管理工作提供便利，簡化人工管理的復雜過程，反而讓檔案信息管理更加混亂，浪費資源，增加工作負擔。與此同時，企業在落實檔案管理信息化建設工作中，缺乏統一的檔案管理信息化建設標準，標準不統一造成信息化建設進度受到制約。此外，檔案管理人員自身業務能力水平普遍偏低，這也是影響檔案管理工作信息化開展的重要因素。

2.檔案資源信息化開發不合理

通過部分基層檔案管理部門或檔案館的資源信息化管理來看，主要問題是大數據技術未能全面普及，利用效率不高，尤其是經濟欠發達地區的企業基層管理部門檔案管理信息化建設滯后，檔案資源信息化開發合理性不足，開發力度小。雖然部分企業將大數據技術應用于檔案管理中，但是，檔案管理信息化建設覆蓋范圍窄，發展不夠全面，使檔案資源開發與利用之間的聯系不緊密，甚至出現脫節問題。例如，檔案信息記錄不全面，更新不及時。檔案是隨著企業發展呈現動態變化的，也是對企業不同經營發展的真實記錄。但是，從目前情況來看，企業管理層工作重心傾向于經濟效益的提升，對檔案管理信息化建設的重視度不高，導致企業經營發展中涉及的各項信息沒有如實記錄，并且，檔案信息資料收集不全面、不及時，影響了檔案的使用價值。

3.檔案管理信息化安全防護亟待提高

部分企業的檔案資料保密級別較高，這些檔案資料或者重要機密文件都需要加強安全管理，避免檔案資料泄露或者被篡改，因此，運用大數據技術管理檔案資料是一種高效的管理模式。但是，安全問題也是時有發生，主要原因在于部分檔案管理人員對于檔案資料的安全性缺乏足夠的重視，缺乏嚴格、責任分明的管理制度，查閱或借閱檔案資料的管理流程較為松散，檔案資料提取、數據記錄、登錄賬戶管理混亂，很多人都可以隨意登錄檔案資料系統查詢、復制資料，導致一些重要的檔案數據信息被泄露。此外，也有部分企業還未能從傳統紙質檔案管理模式轉化為電子檔案管理模式，部分電子檔案嚴重缺失，使檔案資料的安全性受損。

五、大數據背景下企業檔案管理信息化建設的實施路徑

1.做好檔案管理信息化建設全面規劃

健全檔案管理信息化建設規劃可以從管理觀念、管理制度及標準、提升業務能力三個方面開展。首先，轉變管理觀念。企業管理人員應發揮引領作用，認識到檔案管理信息化建設對于企業長足發展的重要性以及經濟價值，以高效率管理視角加強檔案管理信息化建設的頂層設計。比如，將檔案管理工作納入企業日常管理體系中，并設置專項資金，為企業檔案管理信息化建設提供資金支持。企業檔案管理人員還應做好宣傳，轉變“重藏輕用”的觀念，通過專題宣傳，深挖電子檔案的價值。此外，企業可以通過對檔案管理人員進行繼續教育培訓，培養檔案管理人員的信息化管理意識、責任意識、愛崗敬業精神。其次，完善科技檔案管理制度及標準。通過制度化、標準化管理，為檔案信息化建設奠定基石，并規范檔案資料執行情況，完善監督措施。根據檔案信息化管理實況，明確崗位職責，采用責任制度將檔案管理實務與責任掛鉤，落實到個人，加強制度對人為操作過程的約束力度。同時，利用數據庫、大數據、計算機等，構建檔案資源信息發布云平臺，在平臺技術支撐下建立檔案信息共享制度，讓工作人員在使用檔案資源時不受時空的約束和限制，提高檔案信息資源的共享性和利用效率。最后，提高檔案管理人員業務水平。一是通過教育培訓機制，加強檔案管理人員的服務意識，秉持以人為本、服務為先的宗旨，樹立檔案管理人員的形象，讓更多員工認可檔案管理人員的業務能力；二是企業建立檔案管理人員聘用制度和標準，聘用方式可以根據檔案管理工作經驗是否豐富或工作能力是否突出幾方面進行考慮。

2.完善檔案資源開發與利用方式

檔案資源利用是檔案工作的核心目標，只有完善檔案開發和利用方式，才能增強檔案工作的活力。第一，采用宣傳欄、舉辦檔案陳列展覽、檔案管理宣講、座談會、報告會等形式，讓檔案管理人員充分認識檔案的定義以及檔案信息化管理的價值，明確檔案資源對企業現階段發展和未來發展的作用。第二，利用現代信息技術，完善信息化系統建設和科技檔案管理信息系統，實現檔案資源數字化、辦公自動化，并與業務相銜接。還可以建立專門的檔案電子閱覽室，最大化發揮現代網絡信息技術作用，發揮檔案部門信息資源優勢，為企業經營提供資源支持和高效服務。以某大型國有建筑企業為例，該企業涉及較多施工檔案資料，這些資料對企業發展、安全生產質量具有重要作用。比如，不同施工階段需要根據檔案資料信息，了解各施工環節所采用的施工材料、施工技術等要素，以便做好銜接，安全開展下一道工序。因此，為了提高檔案管理質量，該企業有預見性地建設了一套檔案管理信息系統，完善檔案信息化軟硬件設施，規范網絡技術使用標準和要求，以一體化管理思維讓檔案管理工作更加規范化、專業化、系統化，使檔案資源得到充分開發和利用。第三，采用大數據分析法，深挖檔案研編和查閱，采用主動服務理念，改變企業過去在檔案利用中停留在低層次原件查閱層面，而是選擇研編方向，加強檔案信息開發利用。比如，《企業大事記》《制度匯編》等，基于企業現有檔案資料，編撰內部工作人員參考資料和工作手冊，供各級人員查閱和使用。

3.建立檔案安全防護體系

檔案管理信息化建設注重的是信息的共享與高效利用，具有網絡化特點，所以，檔案資料更豐富、管理模式更開放。但是，在大數據時代，電子檔案存儲容易被病毒、黑客和競爭對手利用技術手段，盜取、破壞、干擾企業檔案信息。基于此，企業有必要建立反病毒、反泄露、反網絡攻擊的安全防護措施，抵御檔案信息在網絡傳輸中的風險。此外，還應針對企業機密性、重要的檔案文件，加強檔案資源信息審核和數據監管。一方面，當員工想要使用機密數據信息時，需要根據員工崗位層級、檔案機密屬性，設立相應的等級查閱權限，盡可能減少低層員工接觸機密信息的可能性。同時，對于可以接觸到機密數據信息的員工，企業應與員工簽訂保密協議，約束其避免泄露機密檔案信息；另一方面，建立檔案信息審核制度，并在內部設立信息審核和數據監管小組，專門負責檔案數據信息的使用情況，并定期對檔案信息系統的安全做好評估和檢查，及時發現問題，規避信息泄露的風險。

六、結語

綜上所述，大數據時代加速企業檔案管理觀念、管理方式的變革步伐，隨著科技發展和企業自身發展需求，以往方式的缺陷也更加突出，故需要通過大數據技術得到改善。基于此，檔案管理信息化建設勢在必行，結合大數據在檔案資源挖掘和深加工中的應用，以及企業目前在檔案管理信息化建設中存在的問題，明確企業應以問題為導向，借助大數據應用優勢，從管理觀念、管理制度及標準、提升業務能力方面做好全面規劃，完善檔案資源開發利用方式，建立安全防護體系，為檔案管理信息化建設保駕護航。

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（作者單位：中國船舶集團有限公司第七〇三研究所）