“互聯網+檔案”時代醫院文書檔案管理新模式探析

摘 要：文書檔案是醫院檔案體系中最核心的一部分內容，是醫院發展過程中產生的圖表、文件、會議記錄等不同類型的文書，詳細、真實、客觀地記錄醫院的發展歷程。如果能夠合理利用，就能提升醫療服務質量，為醫院的精準發展提供參考，所以，做好文書檔案管理工作是非常有必要的。在“互聯網+檔案”時代，醫院要緊隨時代發展潮流引入新技術、打造新平臺，探索最適合本院的文書檔案管理方式，將互聯網技術與醫院的文書檔案管理工作深度融合，提高醫院文書檔案管理效率。基于此，本文將探討“互聯網+檔案”時代醫院文書檔案管理和利用的趨勢及其特征，詳細分析文書檔案管理新模式，希望能夠推動醫院文書檔案管理工作向前發展。

關鍵詞：“互聯網+檔案”；醫院；文書檔案管理

在“互聯網+檔案”時代，很多醫院都積極將文書檔案管理工作和互聯網技術聯系在一起，文書檔案管理工作也朝著信息化、規范化的方向發展。這不僅減少醫院在文書檔案管理過程中產生的“人財物”的資源消耗，還提高醫院的文書檔案管理效率，保護文書檔案信息的安全。這表明醫院探究“互聯網+檔案”時代的文書檔案管理新模式是非常有必要的。

一、“互聯網+檔案”時代醫院文書檔案管理和利用趨勢

1.管理效率更高

傳統的文書檔案管理模式下，檔案管理人員需要花費大量的時間收集、整理實體文書檔案，每個周期都只能集中收集一段時間的檔案材料。而“互聯網+檔案”則能夠延伸文書檔案的收集和管理觸角，如檔案工作人員會定期收集整理行政類檔案，按照文件名和檔案的時間分類。但在“互聯網+”背景下，檔案管理人員可以利用可視化軟件、智能內容檢索等功能，分類整理、編研這些文書檔案，利用者也能夠根據自己的需求調取檔案，推動了檔案管理工作朝著縱深的方向發展。

2.管理趨于扁平化

傳統的文書檔案管理工作帶有中心化的特征，收集、整理以及利用工作都是由檔案管理部門統一負責，這種管理模式只適用于實體檔案的管理環境，能夠節省資源，高效保管紙質檔案。但是，在新時期醫院的文書檔案種類和內容越來越豐富，中心化的管理模式已經落后，有限的檔案管理人員已經無法管理好海量的文書檔案資源，管理效率低下。“互聯網+檔案”就能夠解決這個問題，醫院可以建立數字化文書檔案數據庫、檔案共享平臺等智能化管理系統，管理模式能夠從自上而下轉變為自下而上。無論是管理者還是利用者，都在“互聯網+”環境下有更強的平等性和自主性。醫院內部的個體既可以是檔案資源的提供者、管理者，也可以是檔案資源的利用者。同時，醫院還可以發揮“互聯網+”傳播便利性的優勢，創造更多文書檔案的利用場景。檔案管理人員可以通過微博、微信等一些新媒體平臺進行雙向信息交互，加強檔案管理人員和利用者之間的聯系，幫助檔案利用者及時獲取文書檔案資源。

3.檔案利用形式更豐富

醫院的文書檔案在人事晉升、財務審計等多個方面發揮著重要的利用價值。傳統的管理模式下，檔案管理人員會將電子版的文書檔案傳輸給各科室，或是以通知的形式發布在相關的網站，這是一種單向的文書檔案傳達利用方式。但近些年文書檔案種類越發豐富，利用者的需求也各不相同，呈現出個性化、資源集約化等特征，這就要求醫院要在“互聯網+檔案”背景下，更新相關的軟硬件、建立共享平臺等，滿足利用者復雜的檔案利用需求，包括將文書檔案轉化為可視化圖表、定制個性化文書檔案等。

二、“互聯網+檔案”時代醫院文書檔案管理的特征

1.載體多樣化

在“互聯網+”背景下，醫院的文書檔案載體形式更多樣化，在紙質資料、照片的基礎上又出現數據文件、視頻、音頻等不同形式，能夠更加直觀、準確地展示文書檔案中的信息，能夠滿足利用者的不同需求。現階段，部分醫院也開始嘗試著使用硬盤、云盤等數據儲存載體。

2.信息檢索便利

傳統的管理模式下，醫院需要采取人工檢索的方式找到某個文書檔案，這種方式的工作量大、檢索效率低，難以滿足利用者的檔案查詢需求。在“互聯網+檔案”時代，醫院能夠利用大數據、云計算等技術整合零散的文書檔案信息，提取這些檔案的關鍵信息、標記關鍵詞，建立與之對應的搜索引擎。這樣在信息檢索時會更加便利精準，也能夠提高文書檔案的利用效率。

3.檔案歸檔更及時

傳統管理模式下文書檔案的上架、移交和歸檔等環節的工作耗時耗力，這些文書檔案需要占用較大的空間，日常的維護管理工作也需要花費大量的資金，隨著文書檔案資料的不斷增加，管理工作變得越發困難。但在“互聯網+檔案”時代，出現了先進的信息技術和計算機技術，能夠高效收集處理醫院的文書檔案，并自動歸檔。檔案管理工作由被動變得更加主動。例如，一些醫院引入OA系統，能夠及時總結歸檔文書檔案，避免因無法及時歸檔導致資料丟失的情況。

4.管理服務多元化

在以往的管理模式下，檔案管理人員需要花費大量的精力在收集、整理、歸檔等環節的工作上，難以為利用者提供多元化的服務。但在“互聯網+檔案”時代，醫院將大數據、智能化、云計算等多項技術引入檔案管理工作中后，就能優化掉部分煩瑣的檔案服務環節，提高檔案信息的時空共享效率，這有利于提升醫院的決策效率、行政管理能力等，也充分發揮文書檔案管理的作用。

三、“互聯網+檔案”時代醫院文書管理新模式

在“互聯網+檔案”時代，一些醫院在積極進行文書檔案管理轉型，這個過程探索出以“互聯網+”為基礎的管理模式。

1.提高管理的先進性，完善管理制度

完善先進的檔案管理制度是醫院文書檔案管理工作高效開展的前提。“互聯網+檔案”時代，雖然醫院文書檔案管理新模式的重點是數字化建設，但如果缺少完善管理制度的支持，管理工作依然無法高效開展。醫院要遵循已有的法律法規以及本院的實際發展需求調整檔案管理制度，確保管理制度切合實際，能夠落實到位。例如，制定檔案管理平臺信息錄入和管理相關的制度、權限制度、績效考核機制等，總結當前檔案管理機制存在的不足，彌補已有的漏洞。權限制度是指將檔案管理工作從簡到難劃分為不同的級別，為每一名檔案工作人員劃分明確的職責范圍、確定工作內容，也可以按照技術、行政、人事等分類方式劃定文書檔案管理范圍，將具體的管理責任劃分給相對應的檔案管理人員。根據檔案管理人員所負責工作內容的難度級別、管理范圍劃分權限，檔案管理人員只能在自己的權限范圍內操作管理平臺。

同時，要細化檔案管理平臺的使用流程，要求檔案管理人員按照標準開展相關的操作，就不會出現人為失誤。對工作過程中頻繁出錯的管理人員應采取懲罰措施，對工作過程中認真負責的工作人員給予精神和物質方面的獎勵，使檔案管理工作能夠有序開展。

2.整合文書資源，建立數字檔案庫

在“互聯網+檔案”時代，醫院要轉變檔案管理理念，以長遠發展為目標進行長期規劃。一方面，要將老舊檔案數字化；另一方面，在收集整理新文書檔案的過程中，要逐步朝著雙軌制的方向發展，建立數字檔案庫。這個過程要重視識別技術的應用，將原有的圖像、文字等文書檔案轉化為數字檔案。在此基礎上統籌規劃，按照統一的標準完成轉檔、存檔等多項工作，包括統一不同類型圖片、影像的格式等。

為了發揮數字檔案庫的最大化價值，醫院要組織專業的檔案管理人員建立專題數字庫，如以醫院歷代領導為主題的數據庫、與人才建設相關的數據庫等，為利用者提供個性化的文書檔案服務。此外，醫院還可以利用釘釘、微信公眾號等，開發掌上數字檔案庫，增設移動借閱審批、手機查詢檔案編號等功能，使檔案管理人員能夠遠程管理文書檔案，利用者也可以實時查詢自己所需的文書檔案。必要的時候醫院可以開發專屬的App，并通過各新媒體平臺開展有效宣傳工作，擴大醫院文書檔案的服務范圍，推動醫院文書檔案管理快速轉型。

3.加大資金投入，建設管理平臺

在“互聯網+”時代，無論醫院是想引進先進的技術還是培養人才，都需要資金的支持。醫院應當結合實際需求，投入充足的資金，引進先進的光盤刻錄機、高速掃描機等設備，必要時也可以購買殺毒軟件、加密軟件等，確保文書檔案的安全性。

醫院要靈活應用云計算、數據庫、物聯網等技術，采集醫院內部的文書檔案信息，建立數字化檔案管理平臺。該平臺與醫院的各科室相互連接，能夠高效共享文書檔案并及時收集各科室的文書檔案。在此基礎上，醫院需要將不同形態、不同類型的文書檔案信息上傳到管理平臺。管理平臺會自動分類整理這些文書檔案，為利用者提供檔案信息檢索、處理等相關的服務。利用者只需要通過管理平臺發起請求，后臺就會自動檢索，將不同形式的文書檔案信息傳送給利用者，滿足利用者的個性化需求。

此外，基于互聯網大數據技術，利用者只要登錄管理平臺就能夠享受到個性化推送服務。管理平臺會根據利用者已有的檢索信息、個人需求，為其匹配可能需要的文書檔案信息，在推送環節就可以解決一部分利用者的問題，提高文書檔案資源的利用效率。

4.優化管理隊伍，做好培訓工作

檔案管理人員應當堅守醫療服務紅線，在法律允許范圍之內合理開發利用文書檔案資源。這要求檔案管理人員在操作相關管理平臺開展管理工作的過程中，主動學習相關的法律知識，在檔案信息化建設過程中堅守法律底線。醫院也要主動組織檔案管理人員參與培訓，學習法律知識。首先，醫院可以邀請外部專家、優秀的檔案管理人員分享工作經驗，不斷提升檔案管理人員的互聯網檔案管理意識，讓其了解“互聯網+檔案”管理的價值和作用，在管理過程中主動利用互聯網技術，積極挖掘文書檔案中的有效信息；其次，通過開展各種形式的培訓活動，提高檔案管理人員的互聯網思維，讓他們掌握大數據分析、新媒體等技術的具體應用方法，這樣才能夠在工作開展過程中產出優質編研產品；再次，醫院還應當做好職業道德培訓，讓檔案工作人員形成嚴謹、求真以及務實的工作態度，能夠積極迎接“互聯網+檔案”時代帶來的挑戰，確保檔案管理人員能夠按照既定的工作程序做好檔案調取、歸檔等多項工作，避免出現文書檔案信息泄露、丟失的情況；最后，醫院要招收更多年輕的檔案管理人員，可以適當提高聘用門檻，提高管理人員的福利待遇，吸引更多高學歷、高素質的檔案管理人員進入醫院的檔案管理隊伍。新入職人員必須接受崗前培訓，學習檔案管理涉及的檔案保護、檔案文獻編輯、檔案管理學等各種理論知識。因為檔案學科的專業性比較強，無論是資料的收集、整理，還是檢索、鑒定等多個方面都有特定的方法和理論，所以，只有提高檔案管理工作者的專業知識水平，才能夠提高他們的整體素質。此外，還可以組織他們與老員工一起接受“互聯網+”相關的技術培訓。

5.評估檔案安全風險，做好檔案安全管理

在“互聯網+檔案”時代，醫院既要提高文書檔案資源的利用效率，也應當保護文書檔案資源的安全性。醫院需要統一文書檔案安全標準，包括文書檔案管理、文書檔案備份、文書檔案數字化加工等內容。在決定文書檔案資源是否開放利用、公布、解密之前要進行安全風險評估，維持保密和利用之間的平衡。

在此基礎上，醫院還需要應用多種技術做好文書檔案安全管理工作。第一，追蹤技術。要將追蹤技術應用到文書檔案管理平臺或系統中，管理人員和利用人員的任何操作都會被實時記錄，生成操作日志。只有被授予權限的檔案管理人員才能夠查看操作日志，任何人都無法更改文書檔案信息，直到文書檔案超出保存年限沒有保存價值時，系統才會自動銷毀處理這些文書檔案。如果文書檔案管理平臺或系統遭受非法攻擊或出現一些可疑人員，追蹤技術也會快速追蹤定位訪問者的IP地址，這樣，檔案管理人員就能夠知道其具體信息；第二，動態備份技術。醫院的很多文書檔案資源具有較高的可利用價值，一旦丟失、損毀就會給醫院造成極大的損失，面對這種情況，檔案管理人員可以將動態備份技術應用到檔案管理工作中，對本地文書檔案和異地文書檔案進行備份處理，保護其安全性和真實性。當然，檔案管理人員也要合理選擇文書檔案的備份載體，現階段，百度網盤、360安全云盤等云備份軟件受到檔案管理人員的歡迎，云備份可以節省儲存空間、節約儲存成本、承擔海量文書檔案的儲存壓力，有極高的利用價值。

四、結語

“互聯網+檔案”時代，云計算、儲存技術越發成熟，開始被人們廣泛應用在檔案管理工作中，創新了檔案管理模式，提高了檔案管理效率。在此背景下，醫院也要革新觀念，重視文書檔案管理工作的開展，主動探索文書檔案管理新模式的發展路徑，要投入更多資金引進先進的設備，建設先進的文書檔案管理平臺、做好檔案安全風險評估工作，采取有效的檔案安全管理措施，加強人才培養工作的開展等，高效率開展文書檔案管理工作，發揮文書檔案的最大化價值，從而為醫院的發展提供助力。

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作者簡介：王桂香（1972—），女，漢族，山東廣饒人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。