數字化背景下衛生技術人員檔案管理發展趨勢與優化建議

吳博藝

摘 要：數字化在檔案事業中的應用，加速了檔案管理向高質量方向轉變的步伐。衛生技術人員檔案關系著醫療事業的發展，能夠為醫療衛生人才隊伍建設提供科學依據。當前衛生技術人員檔案管理的數字化、數據化、共享化趨勢漸強，但實踐中也面臨檔案管理欠規范、檔案信息利用不充分、檔案數字化的人才和技術支持不足的問題。為此，應建立專門的衛生技術人員檔案信息化管理系統，同時注重數字化管理平臺的維護和更新，將檔案管理數字化推上新臺階。

關鍵詞：數字化；衛生技術人員；檔案管理；發展趨勢；技術支持

衛生技術人員檔案是面向衛生技術人員，在長期醫療實踐和科研活動中形成的包含但不限于工作經歷、學術水平、科研創新、業務能力、專業學習、培訓考核、醫德醫風等方面的信息。衛生技術人員檔案能夠真實客觀地反映衛生技術人員的業務能力水平，是衛生技術人員職稱評定、職級晉升、工作調動、提拔重用的重要參考依據。數字化背景下，衛生技術人員檔案管理應主動地適應時代發展趨勢，圍繞衛生技術檔案管理的現實訴求，對衛生技術人員檔案信息進行深度開發，提煉出有價值的檔案信息，更好地服務相關業務工作開展。

1 數字化背景下衛生技術人員檔案管理發展趨勢、內容與特征

1.1 衛生技術人員檔案管理數字化趨勢顯著增強

數字化時代背景下，衛生技術人員檔案類型越來越多樣，大量數字化的衛生技術人員檔案成為檔案管理部門的主要管理對象。一方面，數字化衛生技術人員檔案管理能夠有效地節省檔案資源占用空間，相較于傳統的紙質衛生技術人員檔案管理而言，數字化的衛生技術人員檔案以數字形式存在于電腦系統之中，不必為其提供單獨的紙質存儲空間，實現對技術人員檔案的快速處理，在節省空間的同時，也有助于提升衛生技術人員檔案管理效率和質量。另一方面，數字化檔案管理有助于實現檔案信息高效共享[1]，依托衛生技術人員檔案信息化管理系統，可以對數字化衛生技術人員檔案進行集中管理，也可以與其他業務部門和主管部門的業務系統建立起緊密聯系，實現衛生技術人員檔案信息的高效共享，同時也可以圍繞某項課題或具體業務工作需要，對衛生技術人員檔案信息進行開發和利用，更好地發揮衛生技術人員檔案信息的特殊價值。

1.2 衛生技術人員檔案管理的內容及特點

衛生技術人員檔案主要包含技術工作成果、個人基礎材料以及任職資格相關材料。從技術工作成果材料看，包含衛生技術人員所獲得的各類證書、發表的論文、專著、匯編、學歷證書、學位證書、繼續教育證書、其他有備案價值的各種技術成果證書。從個人的基礎材料看，包含個人工作簡歷、工作經歷、從事專業技術年限證明材料、參加各類培訓證明材料、證書、成績、參加對口醫療支援工作情況，等等。從任職資格材料看，包含專業技術職務任職資格申請表、登記表、考核表、上崗證書、聘任合同、職業證書、資格證書，等等[2]。可見，衛生技術人員檔案門類多樣，這就要求在衛生技術人員檔案管理過程中要圍繞衛生技術人員檔案管理的具體特征，實現檔案管理工作創新。

衛生技術人員檔案管理質量在一定程度上也體現出了醫院管理水平。充分利用衛生技術人員檔案信息為人力資源優化、干部提拔重用提供扎實的檔案信息依據。同時要加大對衛生技術人員檔案管理相關工作宣傳。具體要落實好以下兩方面工作。

一方面，要結合日常工作做好衛生技術人員檔案信息收集。衛生技術人員檔案信息產生具有一定的隨機性。要定期向衛生技術人員發送通知，要求衛生技術人員將近期所獲得的技術成果、學術論文、學位、學歷、職業資格等相關技術材料上報給檔案管理部門并做好嚴格登記。同時要堅持動態化管理。檔案管理部門與其他部門取得聯系，對衛生技術人員崗位考核、醫德醫風考核等相關材料也要登記入檔。另一方面，衛生技術人員檔案管理要具有一定的前瞻性。數字化發展對衛生技術人員檔案管理產生了深刻影響，同時也為衛生技術人員檔案信息收集提供了諸多便利條件。檔案管理部門及時地了解衛生技術人員的工作動態和情況，及時與衛生技術人員進行溝通，將最新最有價值的檔案信息收集上來，充分發揮好衛生技術人員檔案信息在醫院人才梯隊建設技術力量配置、組織選拔、職稱晉升、人才使用等方面的作用。

2 衛生技術人員檔案管理的現實困境與難點

2.1 衛生技術人員檔案管理欠規范

當前部分醫院在衛生技術人員檔案管理過程中對檔案管理的具體流程方式沒有完整概念，對衛生技術人員檔案管理的內容作用體系沒有系統認知[3]。在具體工作落實過程中難免會出現隨意性問題。一方面，部分檔案管理部門在衛生技術人員檔案管理過程中沒有圍繞存在的具體問題完善下制度機制，導致制度機制建設落后于衛生技術人員檔案管理，這也就客觀上造成了衛生技術人員檔案管理缺乏制度規范，容易出現檔案缺失、檔案混亂等問題。另一方面，部分檔案管理部門很多好的制度并沒有真正地落到實處，多數制度沒有發揮指導性作用，這也就導致了衛生技術人員檔案管理制度機制與實際工作并不相符，難以發揮出制度機制的規范性作用。

2.2 衛生技術人員檔案信息應用不足

當前部分檔案管理部門在衛生技術人員檔案歸檔之后工作缺乏積極性和主動性，并沒有對重要的檔案信息進行深入挖掘，難以為醫院人力資源合理利用、人事安排和干部提拔提供有針對性地借鑒和參考。一方面，部分的案管理部門在衛生技術人員檔案管理過程中主動服務意識較差，很多衛生技術人員檔案收集上來之后就會束之高閣，不管不問，只有相關人員查詢、借檔，才會利用到這些檔案信息，平時這些檔案幾乎很難發揮作用，這在很大程度上會弱化衛生技術人員檔案信息的作用發揮。另一方面，衛生技術人員檔案信息與人事工作結合的不夠緊密。在工作銜接上還是缺少橋梁，相應檔案管理部門很多意見建議難以傳遞到人事部門，在衛生技術人員使用方面，由于信息整合方面不到位，所提供的衛生技術人員檔案信息難免存在著滯后性，相應衛生技術人員檔案信息能夠發揮的參考性作用十分有限。

2.3 檔案數字化管理的人員技術支持不足

目前從事衛生技術人員檔案管理的相關工作人員素質水平一般，加之受到硬件設施和軟件系統等因素的限制，也限制了檔案管理人員能力發揮。一方面，從事衛生技術人員檔案管理人員素質有限。部分從事衛生技術人員檔案管理人員并沒有接受系統專業的檔案培訓，對于醫院行政工作較為熟悉，對于檔案管理工作并不熟悉，在工作開展過程中難免會出現各種問題。不僅會影響衛生技術人員檔案管理工作質量，甚至會影響后期衛生技術人員檔案信息資源開發和利用。另一方面，對衛生技術人員檔案信息化管理技術支持不到位。數字化時代背景下，要想進一步提升衛生技術人員檔案管理質量，就必須主動地引進大數據、云計算、人工智能等技術，并將這些技術主動地與衛生技術人員檔案管理各個環節深度融合[4]。但從目前看，部分醫院對于衛生技術人員檔案管理重視程度不足，相應地也就沒有為其提供必要的硬件設施和軟件系統，衛生技術人員檔案信息化、數字化進展緩慢，影響衛生技術人員檔案管理質量和信息安全。

3 借助數字化優化衛生技術人員檔案管理的建議

3.1 建立衛生技術人員檔案信息化管理系統

首先，做好前期調研。了解數字時代背景下衛生技術人員檔案管理的現實訴求，既要圍繞業務工作需要，也要契合衛生技術人員檔案管理的諸多特點，確保所設計出來的衛生技術人員檔案信息化管理系統既符合工作需要，又能夠節省成本。根據軟件功能需求解決數據庫技術難題、系統設計難題、網絡技術難題和安全技術難題，進一步提升衛生技術人員檔案信息化管理系統的專業化水平。其次，給予衛生技術人員檔案信息化管理系統足夠支持。醫院主要領導要圍繞衛生技術人員檔案管理工作實際需要召開會議，專門研究建立衛生技術人員檔案信息化管理系統的必要性和現實意義，上下級之間形成共識，全力支持衛生技術人員檔案信息化管理系統建設。為其提供必要的硬件設施，軟件系統和后續的資金投入，切實保障衛生技術人員檔案信息化管理系統能夠滿足后續改進需要。最后，重視后期維護和更新。后期大數據、云計算、人工智能等技術的不斷更新和發展，對衛生技術人員檔案信息化管理系統也會提出更高要求，相應地還需要對衛生技術人員檔案信息化管理系統進行升級和改造。

3.2 推進檔案協同管理提升檔案管理質量

為保證衛生技術人員檔案管理質量，有必要推進檔案協同管理，讓更多部主動地參與到衛生技術人員檔案管理之中，既能夠實現衛生技術人員檔案信息的快速收集和整合，也能夠讓部門了解到衛生技術人員檔案管理相關工作推進現狀，加強與檔案管理部門聯系和溝通，圍繞衛生技術人員檔案信息進行開發和利用[5]。一方面，要從當前數字化、信息化時代背景出發，將現代信息技術與衛生技術人員檔案信息收集工作進行有機結合，對衛生技術人員檔案信息進行快速收集，防止衛生技術人員主觀原因或其他客觀因素造成衛生技術人員檔案收集不全等問題。另一方面，要重視檔案管理部門與其他科室的溝通和互動，爭取其他科室支持。衛生技術人員檔案涉及衛生技術人員切身利益，更需要衛生技術人員所在科室的大力支持。只有檔案管理部門與業務部門密切配合，才能夠實現衛生技術人員檔案信息的快速傳遞和高效共享。

3.3 完善檔案數字化物質載體和人員技術支持

檔案管理部門要充分認識到數字信息技術發展對衛生技術人員檔案管理產生的深刻影響，為此，一方面，要為衛生技術人員檔案信息化管理提供扎實的硬件支持，配備先進的計算機、打印機、復印機等物質載體，為衛生技術人員檔案管理數字化、信息化提供扎實的基礎設施。另一方面，加大對檔案管理人員的教育培訓。當前部分從事衛生技術人員檔案管理工作人員能力和水平參差不齊。因此，有必要將檔案管理人員教育培訓放在重要位置，在具體培訓工作開展過程中，要制定詳細的衛生技術人員檔案管理人員培訓計劃。對培訓時間、培訓地點、培訓內容選擇、師資隊伍選擇以及培訓工作如何開展形成相對應的方案，切實保證培訓效果，進一步提升管理人員的能力和素質。能夠主動地參與到衛生技術人員檔案管理工作創新之中，圍繞衛生技術人員檔案管理的現實訴求不斷地優化管理方式、創新管理方法，進一步提升衛生技術人員檔案管理整體質量。

總之，數字化背景下，衛生技術人員檔案管理面臨著新情況，也出現了很多新問題，為進一步提升衛生技術人員檔案管理水平，有必要適應時代發展趨勢，瞄準衛生技術人員檔案信息化和數字化這一未來發展趨勢，主動將數字化技術與衛生技術人員檔案管理進行有機融合，并圍繞當前衛生技術人員在檔案管理過程中出現的制度機制落實不徹底，衛生技術人員檔案信息開發不系統，衛生技術人員檔案管理信息化程度低，衛生技術人員檔案管理人才隊伍建設滯后的現實困境。制定更有針對性的優化措施，進一步提升衛生技術人員檔案管理質量，圍繞未來發展趨勢完善相應制度機制，優化管理手段，提升衛生技術人員檔案管理整體水平。

參考文獻

[1]高慧敏.基于創建數字化檔案室推進檔案信息治理理念創新和綜合利用[J].辦公自動化，2022（24）：47-49+40.

[2]趙麗穎.數字檔案信息安全的有效防護策略分析[J].網絡安全技術與應用，2022（12）：88-90.

[3]崔瑜，曹冬梅，馬佳，崔彤彤.醫院衛生專業技術人員“兩歷”檔案管理[J].北京檔案，2022（05）：34-36.

[4]劉欣，謝夢耐，宋茜，高立波.醫院衛生技術人員培訓檔案管理思考[J].辦公室業務，2019（02）：141.

[5]董雅群.衛生專業技術人員職稱檔案管理探討[J].山東檔案，2018（06）：58-59.

作者簡介：吳博藝，大學學歷，廣西玉林市婦幼保健院副研究館員，研究方向：人事檔案管理。