探索檔案信息化對醫院檔案管理優化的作用及意義

摘 要：在大數據時代的影響下，人們對信息資源獲取的需求不斷提升。醫院檔案管理部門無論從門診電子病歷的推廣普及，到云影像自助系統的上線使用，其信息化程度及管理能力都有了顯著提升，帶動了醫院檔案信息化管理建設發展。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；路徑與選擇

一、檔案信息化的主客觀選擇

1.檔案管理環境的開放性

一般來講，傳統檔案作為原始的歷史記錄，其唯一性與特殊性的屬性限制了傳統檔案的流通與共享。同時，檔案一般屬性所包含的信息性、知識性、文化性和社會性決定了檔案不是脫離群眾、脫離社會的抽象內容，而是以社會實踐為基礎，伴隨著人類社會實踐活動發展而發展的一種記錄形式。互聯網的誕生，潛移默化地影響了各行各業的發展，傳統檔案在新舊媒體技術的更迭中出現新的情況，檔案信息需求趨于復雜化與多樣化，網絡環境促進了檔案實體與載體的分離，檔案信息借助媒體中介打破了檔案管理行政層級的限制，褪去傳統檔案神秘色彩的外衣，為檔案管理轉向大眾化、普及化提供新的契機。

2.檔案使用主體地位中心化

新技術與新應用推動了社交媒體平臺的蓬勃發展，博客、論壇、微博、微信、抖音等平臺催生了以用戶為中心的社交媒體，自下而上倒逼檔案信息化發展的速度與進程。隨著檔案利用、服務范圍的不斷擴大，檔案利用主體的來源也隨之增長，打破了檔案行政性、專一性等特征，甚至出現了檔案信息服務方式的個性化需求。我國檔案部門開始借鑒國外檔案管理部門信息傳播的有利經驗，嘗試網絡媒體平臺開展檔案文化傳播活動，央視等官方媒體推出大型紀錄片展播系列，以視覺化的方式充分挖掘檔案信息資源的價值。例如，北京市檔案部門早在2012年首次嘗試推出“北京的胡同四合院”展覽，就是從視覺和文字的角度讓參觀者更深刻地感受關于北京胡同文化的一次檔案服務。

3.檔案管理方式現代化

在信息化時代背景下，檔案管理的方式由收集、整理與保管等開始向檔案信息的高效利用轉變。檔案信息資源及單位檔案管理水平均在檔案信息化管理的模式下得到大幅提升。一方面，檔案部門開始重視網絡平臺的建設，加強網絡信息安全保障，配備專用的服務器和安全保護軟件，提高構筑檔案信息化安全屏障。另一方面，檔案管理機構開始優化管理方式，通過推出24小時自助查詢服務、成立檔案借閱服務點、完善數據共享平臺等方式，多點布局、簡化借閱程序，讓使用群體突破局限于年輕人、知識分子的范圍，更多地向學生群體、老年人提供便利的服務，從而真正實現服務為人民，服務向人民的管理理念。

二、當前國內檔案信息化發展趨勢

1.檔案信息化的法律權威性

新《檔案法》為檔案管理信息化及大眾化提供了強有力的法律保障。第一，新《檔案法》以人民為中心，進一步擴展人民群眾的主體地位，更加明晰人民群眾對檔案事業權利與義務相結合的重要地位。

第二，新《檔案法》強調了檔案資源的共享共用，尤其點明了信息化建設是檔案管理當前和未來工作的重點，為檔案資源的進一步開放奠定法律基礎。隨著人民對檔案使用及管理權利的運用，在新《檔案法》的指導下，必然帶動檔案由傳統管理向信息化管理轉變。

2.檔案信息化的歷史必然性

醫院檔案是記錄醫院發展的重要歷史憑證，其載體豐富多樣，不僅有文字記錄，還存在聲音、視頻等內容，占用空間大，保存要求高，同時流轉性也有一定的局限性。信息化檔案的大數據特征，恰好彌補了紙質檔案存在的部分不足，檔案信息化管理極大地簡化了借閱檔案繁雜的手續，從而極大地節約檔案管理者和檔案利用者的時間，大大提高了工作效率。鑒于傳統檔案的管理仍具有一定的優越性及檔案信息化存在的弊端，也就決定當前環境下檔案信息化與傳統檔案管理兩種模式共存的局面。

3.檔案信息化的時代順應性

電子化歸檔已經成為醫院內部完善檔案管理體系及數字化辦公的發展趨勢。在三級醫院進一步減少辦公用品消耗以及向社會公開、向患者公開、向職工公開 “三公開”原則的趨勢下，檔案資料的開放性及便捷性也隨之提高。我院（濱州醫學院附屬醫院）近些年致力于大數據信息化管理體系建設，建有獨立的物資管理系統、病案管理系統及門診電子病歷管理系統等。職能部門的信息化管理也由保密性更強的OA系統向更為開放、更為便捷的系統轉變，如采用釘釘軟件等，極大地推動醫院管理者思路及經驗的改進與豐富，對于醫院檔案信息化趨勢提供了由內而外的順應化與邏輯化。

4.檔案信息化的基礎成熟性

從《“十四五”國家信息化規劃》落地，到“二十大”報告精神，加快數字化發展、建設數字中國，已經成為我國高質量發展、構建現代化強國的戰略舉措。在數字中國的部署下，檔案信息化建設的物質條件、標準化、規范化的制度體系及網絡資源的開發共享都獲得了強有力的物質支撐與政策導向。我院也開展了信息化系統的更新與升級，申報了效益分析、物資管理等一系列網絡模塊的預算資金，為我院全面推動檔案信息化的落地進行了頂層設計與基礎建設。

三、檔案信息化管理現狀及風險

1.未建立檔案信息化管理統一機制

我院作為省屬三級醫院，檔案管理由人事檔案、醫療檔案、財務檔案三部分構成，而管理這三部分檔案的科室無論是在部門職責還是工作協作上，多無明顯的交叉。在醫用設備檔案或醫保檔案管理部門，其工作人員的管理水平參差不齊，與受過專業培訓的人事檔案管理者、醫療檔案管理者具有一定的差距，加上不同部門對檔案管理的重視程度不同，直接造成了醫院內部管理檔案的分散化，無法實現檔案管理的高效及統一標準，制約了檔案管理信息化協作統一發展的進程。

2.檔案信息化管理制度不健全

新修訂的《檔案法》是指導檔案管理工作最新的法律條文，各級檔案管理部門在《檔案法》的指導下開展工作。我院作為三級醫院在職能部門設置上，并沒有成立檔案處或者是檔案科這類一級科室，多半是掛靠在人力資源、宣傳部、醫務處下設的二級科室。在這種層級設置管理模式下制定的檔案管理制度，既離不開一級部門的管理制約，又難以全面而具體地將醫院檔案管理的各類情形統籌考量，只能以不同部門的工作職責來約束和管理檔案管理者，難以形成系統嚴謹的規章制度，更無法指導本單位全部檔案管理工作。在這種管理層級下，無制度標準化的檔案管理難以實現資源共享、設施共用，進而影響醫院檔案管理整體效能的提升。

3.檔案信息化管理經費及人力投入不充足

檔案管理實現信息化離不開大數據及相應電子設備的支持，更需要專業的人員來操作和管理電子化檔案。大數據時代信息的開放程度極高，管理稍有不慎就會造成檔案資料泄密，甚至是永久性損壞。因此，檔案管理信息化的投入程度直接影響了檔案信息化發展的速度與質量。在公立醫院，信息類的支出由該院的信息管理部門負責，信息類支出總比例本就低于醫療相關的支出，劃分給檔案技術的投入就更為有限。檔案專業技術人才的引進同樣存在此類問題，由于晉升檔案系列的人員數量具有一定的優勢，從而在專業技術人才引進力度低于緊俏專業的引進力度，加上檔案信息化短期內無法完全取代傳統的檔案管理模式，傳統檔案管理所需的專業庫房維護及檔案整理也會占用一定的資源，這就為檔案管理的優化及信息化道路建設提出新的挑戰。

4.對檔案信息化的思想意識轉變具有滯后性

醫院檔案信息化的利用程度遠沒有社會上其他檔案的需求率高，多數還是處于管理及保存的狀態中。在醫療檔案、人力檔案、財務檔案三類檔案中，除病案檔案涉及患者本身需求，間接導致的開放程度較高，其余檔案信息化的需求程度均處于較低水平，從而印證了無論是外界還是醫院內部工作人員，對檔案信息化管理權利與義務存在很大的認知盲區。正如新《檔案法》中修訂的內容，只有不斷加強檔案宣傳教育，增強全社會的檔案意識，開展更加親民、更加“接地氣”的檔案推廣活動，才能拉近檔案與人民群眾的距離。很顯然，在當前的社會環境影響下，人民的利用需求及檔案的開發程度還需要進一步的探究。

檔案管理保密性與開放性的雙重特性，使業務水平還不熟練的檔案管理者在過于謹慎的心理作用影響下，檔案管理更側重保密與保守，信息資源共享的利用率必然受制，進而影響檔案開放程度，制約檔案發展的持續性與全面性。

5.檔案信息服務質量與安全保障的不一致性

檔案信息化建設，質量安全至關重要。檔案資源通過網絡平臺和線上渠道為各類服務對象提供“協同服務”“一站式服務”，必將面臨數據信息化共性存在的動態泛在性、綜合交叉性、風險集群性等問題與挑戰的沖擊。因此，檔案信息化的服務甚至比紙質檔案等傳統檔案服務方式更為復雜與多樣。人員素質、監管體系、操作流程、質控管理模式等組成的服務質量體系與服務器、網絡設備、存儲設備、備份設備、終端設備等構成了檔案信息資源的內外部環境。面對復雜、多樣的信息化服務環境，不同管理單位、不同管理模式都會產生不同的服務效果，尤其會產生服務質量與安全保障不一致的現象，這些問題都為檔案信息化建設提出了新的挑戰。

四、檔案信息化趨勢下最優適應性路徑

第一，提高檔案協會會員占比率，營造濃厚的信息化管理氛圍。檔案專業技術人員的增加一方面可以充實檔案管理隊伍，另一方面，可以通過檔案協會會員與專業檔案管理人員的交流，提高醫院檔案管理人員的素質與專業技能，從而為檔案信息化管理提供人才儲備。同時，在便捷化、實時性、網絡性等時代特征環境下，充分運用微信公眾號，如濱州蘭臺、事業單位主辦的報紙、期刊、官方抖音號等，在具有檔案管理職能的科室增設介紹《檔案法》和檔案知識的文化專欄，增強檔案管理者乃至全體職工對《檔案法》的認識與理解，更好地推動檔案信息資源多途徑、多方式的開發利用，讓檔案管理者參與到檔案信息資源共享共建中。

第二，明晰檔案管理“為民服務”的目的與思路，激發檔案利用主體行使權利的熱情與需求。新《檔案法》秉持“以人為本”的立法理念，與醫院全心全意為患者服務的宗旨本質相同，通過新增“享有依法利用檔案的權利”來保障人民不斷增長的信息需求。在新《檔案法》的指導下，檔案的封閉期限縮短、檔案開放門類范圍得到進一步擴充、檔案的信息化建設有了更堅實的法律保障，通過對檔案信息軟硬件設備的必要投入及云計算技術、數字化技術、大數據技術建立數據關聯，為檔案信息利用者提取有價值的數據提供更為舒適、人性化的服務，將《檔案法》賦予的時代含義充分表達與實現，在逐步提高檔案開放程度中激發檔案利用者對行使檔案權利的熱情與需求。

第三，轉變工作思路，加強部門協作，實現設備共享，經驗共通，信息共用。部門間的協作不但可以節約資源，更能降低檔案管理機構的運營成本。加強部門間協作最好的方式就是對檔案管理人員進行必要的培訓，將非專職檔案管理者培養成“非專職”卻 “專業”的檔案人員，提升檔案管理人員信息化能力與水平，使得檔案信息管理人員在不同的崗位上，通過信息之間的交叉互動，形成無層級化密切聯系的團隊，實現醫院檔案資源信息庫統一化、平臺化管理。同時，完善的檔案管理制度及管理體系能夠為部門協作提供有力保障，這就需要進一步細化檔案管理的工作職責，形成具有制度性體系的子集管理體系。對于不同部門管理無論是檔案的調用，還是檔案的整理都能做到集中優勢力量，高標準完成工作，進而推動檔案管理工作的規范化和標準化。

第四，處理好檔案信息資源開放與保密之間的關系。隨著檔案利用者對檔案需求的提高及大數據時代的共享開放性特征，檔案數據信息化的趨勢日益加深。檔案不同于其他信息資源，它具有獨特的密級性，這就需要檔案管理者一定要把好檔案資源的開放與封閉關。從技術上，定期對數據備份、安裝防火墻或安裝殺毒軟件，及時查殺病毒，給檔案信息資源提供安全可靠的保護工作；從管理上，采用檔案傳統管理與信息化管理相結合的模式。對于涉密級別高，查閱次數少，整理難度大的檔案，或不符合信息化管理的檔案仍采用傳統的管理方式。而對于方便大眾調閱，可以提高檔案本身價值的檔案資料，則選擇信息化管理。這樣既有效避免了信息化管理帶來的弊端，又最大程度上降低了對檔案信息化進程產生的消極影響。

第五，提高檔案管理人員的安全防范意識水平與門檻。加強對檔案管理者的保密性培訓，提高其責任感和使命感，開展檔案管理人員對安全隱患的預測及防范能力的培訓，進一步提高電子信息檔案的管理質量及管理效率，從而大大降低涉密資料出現泄漏情況的風險概率，切實做好檔案管理工作。

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（作者單位：濱州醫學院附屬醫院）

基金項目：2021-35，項目名稱：基于全生命周期和JCI標準的醫療設備檔案信息化管理平臺構建研究。

作者簡介：鄭晨（1989—），男，漢族，山東武城人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。