關于M公司差旅費管理流程分析及內控風險應對

摘要：本文以某地方國有企業集團公司下屬的M公司差旅費管理流程為例，重點梳理和分析了差旅費管理流程的幾個關鍵控制環節，辨析其中存在的主要風險，評價控制設計的有效性及缺漏，針對控制實施過程中存在的問題提出了改進建議。通過此次審計和整改，集團差旅費控制取得了比較顯著的成效。。

關鍵詞：國企；差旅費審計；流程梳理；內控風險應對

中圖分類號：F276.3

引言：M公司是某市市屬國有企業下屬的全資子公司。M公司的主要業務是提供工程建設項目管理服務，收入主要來源于建管費收入。由于建設工地所處位置多為跨區域，M公司的管理成本中，差旅費所占的比重較大。M公司雖然有差旅費管理制度，但是控制設計不合理、不完善。從出差申請到報賬付款，整個流程的主要實質控制均集中在財務部門，且有的控制措施并未在控制設計中體現，控制的有效性在很大程度上依賴于財務部實施審核的崗位人員的責任心。審計部會同M公司財務部和綜合部，對差旅費管理制度和實施過程進行了詳細梳理，認真辨析其中存在的主要風險，評價控制設計的有效性及缺漏，針對控制實施過程中存在的問題提出了改進建議。通過此次審計和整改，集團差旅費控制取得了比較顯著的成效。

一、M公司差旅費管理及報銷流程現狀

集團審計部果斷以M公司差旅費流程為切入點，調整了年度工作計劃，組織開展差旅費專項審計。鑒于其他部分子公司也存在類似的共性問題，審計項目完成后，還單獨撰寫了一份報告，將該典型案例總結分析的過程和結果向全集團發布，以使各單位自查自糾，舉一反三，提升管理水平。調查發現，M公司現行差旅費管理及報銷基本流程為：出差人填制出差審批單（事前審批）——綜合部審核并派車——出差人填制差旅費報銷單（事后審批）——綜合部集中報賬——財務審核付款。其中，普通員工的報銷單審批（審核）流程為：部門負責人簽字——財務簽字——分管領導簽字——綜合部統一呈交執行董事（總經理）審批——綜合部統一交財務付款。

二、辨析關鍵控制點

一般地，企業差旅費管理及報銷流程的關鍵控制點在于：

（一）部門負責人或分管領導審簽環節

對出差真實性、必要性及效果的審核控制。業務線事前審批的主要控制點包括：出差的必要性審核（出差事由是否真實并合理？）；出差人數及天數（要完成本次出差目標，是否必須這些人參加？預計出差時間是否明顯偏長？）。事后審批的主要控制點包括：報銷單填列的及時性及準確性（是否按制度規定，在出差返回后的時限內提交報銷申請；金額、出差天數等報銷單要素填列是否正確）；出差效率及效果（本次出差是否解決了事前計劃要解決的問題或擬完成的任務，是否存在故意拖延出差進度的情況等）。

（二）綜合部審核環節

綜合部在派車環節的主要控制點是審核出差申請單是否按制度完成了全部事前審批程序，無誤則填制派車單并編號，登記派車臺賬。差旅費報銷環節的主要控制點是審核報銷單填列內容與派車單是否一致（本次出差確實是派車而不是自駕車；報銷單上的出差人員姓名及目的地是否與出差審批單、派車單填列的信息一致；派車單號是否唯一以排除重復報賬等）。審核無誤則應將對應的派車單進行銷號登記（臺賬）。

（三）綜合部臺賬報銷登記環節：

主要控制點是對已完成審批的差旅費報銷單進行逐筆、逐人、逐日登記，以排除出差人重復報銷同一日期出差費的風險。

（四）財務部對報銷單據進行審核環節

主要控制點包括：必要的附件是否齊全（有無出差審批單？如果是派車，有無派車單？綜合部有無銷號記錄等）；附件及報銷單是否按規定完成審核或審批（事前審批和報銷審批程序是否符合制度規定）；報銷單填列是否及時、準確（報賬時限是否超過制度規定；報銷標準、金額及其它填報信息是否有誤）等。

（五）時間節點控制

包括出差人報賬的及時性控制；審核人或審批人對報銷單簽字的及時性控制；財務入賬的及時性控制。

（六）事后監督環節

主要控制措施是財務部或審計部抽查公司人事部門存檔的月度考勤表，排除非工作日報銷出差費的風險。

（七）考核及懲戒環節

主要控制點是對錯誤或違規行為的處理或考核控制。控制措施重點在控制設計環節，在差旅費管理制度中明確當出差人被發現有虛報出差費、重復報銷費用、超過報銷時限、跨年報銷、應開具增值稅專用發票的住宿費開成普通發票等情形時公司損失的稅額由出差人承擔的比例等。

（八）單據流轉交接登記環節

關鍵控制點是差旅費報銷單及其附件在綜合部、財務部等不同部門和崗位流轉時，應有交接登記，促使相關崗位采取措施妥善保管單據，減少單據遺失的風險。

（九）差旅費預算及執行環節

關鍵控制點在于公司預算控制設計環節。對于差旅費占成本費用比例較大的M公司，為完成集團下達的年度利潤目標，公司應參考近三年歷史數據，在年初合理制定差旅費年度預算控制總目標，然后分解至各部門。預算完成情況與績效考核掛鉤。由財務部或審計部定期檢查預算執行情況，發現偏差較大時及時預警。

三、風險識別及風險分析

經初步了解及分析，該公司差旅費管理由于部門職責劃分不明晰等問題，在某些審核環節出現流程阻滯。經對上述關鍵控制點進行分析，M公司差旅費管理及報銷流程中的主要風險有：

（一）控制設計層面的風險

1.各部門崗位職責分工不明確。

差旅費管理流程中，各審批環節不清楚自己的審核控制點，造成簽字流于形式，對業務的真實、合理性不能形成有效控制。比如，財務部與綜合部角色混淆，財務部可能承擔了綜合部的部分控制職能。權責不清的另一個風險是，出現問題時各部門和崗位互相推諉扯皮，責任無法界定。

2.未制定控制規范或控制措施有漏洞。

對錯誤及違規行為的處罰或考核機制不健全的表現是：（1）公司未建立處罰或考核機制;（2）制度設計的處罰或考核措施不具有操作性。以上情況會導致其它環節的控制效力減弱甚至失效。原因在于制度執行人（出差人及各審核節點控制人）守規矩與不守規矩沒有區別，既定規則對執行人沒有威懾力，對其不能形成有效約束。

預算制度缺失可能導致費用失控的風險，各部門暗中攀比，差旅費發生額年年增長，不利于M公司完成集團下達的年度目標任務。

差旅費制度的漏洞以及薪酬分配制度設計的不合理，也可能造成部分員工由于薪酬所得與崗位創造的價值不匹配而產生心理失衡，從而千方百計鉆差旅費制度的空子以提高自己的收入。

制度中對于出差完成后的報賬時限未作出規定，可能導致出差人或審核節點拖延報賬或審核時間，產生跨月或跨年報賬的情況，影響當期財務報表數據的完整性和準確性。

（二）控制實施層面的風險

1.出差前未經審批，或未按差旅費管理辦法進行適當審批，事前控制失效。比如，部門負責人或分管領導未按控制點嚴格把關，審核流于形式，造成差旅費失控，公司無法實現年度利潤目標；

2.虛報出差天數、同一天重復報賬、填報的出差地點與實際出差地點不一致等，導致公司差旅費虛高，利益受損；

3.出差人完成出差后，未按制度規定的期限及時報賬；報銷單未能及時流轉至財務部，導致費用入賬延遲，當期報表數據（費用和利潤等）不準確。如果幾個月合并入賬，還將導致月度利潤表收入與成本費用不匹配，利潤波動較大。跨年集中報銷甚至會影響年報信息的準確性，對經營業績指標評價產生影響。

4.公司未按制度規定實施處罰或考核扣分等，導致執行人漠視規則，控制措施無效。

5.單據交接無簽收手續，在流轉過程中發票等重要附件遺失的風險。

6.差旅費超預算導致公司無法完成全年利潤指標，公司可分配的績效工資減少。

四、M公司差旅費內部控制現狀、控制缺陷及改進建議

（一）M公司差旅費管理控制實施層面的主要有效控制：

1.授權審批環節：事前及事后（簽字）審批手續完善；

2.派車環節：每一份派車出差審批單均有對應的派車單號；

3.綜合部審核環節：由綜合部接收單據進行初步把關，并統一交執行董事簽字，提高了報賬審簽效率。

4.財務審核環節：（1）財務部對差旅費報銷單進行逐筆、逐人、逐日登記，有效糾正避免了同一出差人重復報銷同一日期出差費的風險；（2）財務部將報銷單出差日期與公司人事部門存檔的月度考勤表進行比對，有效避免了非工作日報銷出差費的風險。

（二）本次檢查發現的M公司內控缺陷及改進建議

1.內控設計層面：

（1）公司《差旅費管理辦法》及《資金支付管理辦法》兩個制度，對員工出差過程中形成的各種單據流轉及交接等均未作出具體規定。建議梳理出差及報銷流程，完善相關制度，進一步明確綜合部和財務部在單據流轉各環節的審核次序及責任。比如：①綜合部應對派車單進行登記及已報銷標記，對提交報賬的派車單唯一性負責；財務部對出差天數的唯一性負責。②在差旅費相關制度中對單據處理時限作出規定。綜合部應對接收的派車差旅費報銷的及時性負責；財務部應對接收的差旅費入賬的及時性負責。出差人應對出差后在規定時限內報賬負責。③出差人與綜合部交接單據、綜合部與財務部交接單據，均應當有交接登記，避免遺失單據無法認定責任方。④綜合部每次集中統一交單給財務部之前，應將報銷單編號，并匯總形成清單一并交與財務部簽收。清單應至少包括：報銷單號、派車單號、出差日期、出差人、報銷金額等。⑤財務審核把關節點應放在最后環節，避免二次交接或增加復核工作量。⑥財務應當對綜合部交來的報銷單清單（匯總表）應進行清點復核。

（2）審計未見公司有對錯誤及違規行為的處罰或考核機制，影響各環節控制人對報賬或簽字把關的重視程度和責任心。建議在差旅費相關制度中增加處罰或考核條款。

（3）公司沒有正式的部門職責分工及各崗位說明書，出差審批和差旅費報銷流程中各環節控制人的職責不明。突顯了公司以人管人而不是制度管人的內控風險。財務審核壓力大，發現問題進行溝通糾錯時，難以取得業務部門的理解。

2.內控實施層面

審計部本次抽查的差旅費報銷憑證顯示：一是差旅費入賬時間滯后，有的距出差日后兩三個月方入賬；二是報銷單集中入賬，記賬憑證復核或審計時無法對應抽查；三是綜合部審核環節在報銷單及附件上未留痕；四是抽查發現有重復的報銷單（同一次出差事項有兩份報銷單，附件審批單上填寫的派車單號相同）。經與入賬金額核對，財務審核時已將重復報賬金額剔除，但單據未抽出。審計認為：

（1）重復填制報銷單問題體現了較大的控制缺陷和風險。重復報賬如果既成事實，問題的性質會比較嚴重，應當追責，同時完善制度流程以堵塞漏洞，從根本上解決問題，而不能發現問題僅退單或留檔不付即可。

（2）針對延遲報銷、集中入賬的問題，建議重新梳理流程，各環節控制人及時處理單據，最終審批節點完成簽字的報銷單及時交給財務部（盡量不跨月，禁止大批量跨年報賬）。財務部及時處理接收的單據，將入賬前登記臺賬的程序加入財務內控制度。

（3）從實際控制流程看，綜合部是派車出差審批單及報銷單的重要審核環節，但綜合部的審核把關在審批單和報銷單上均未有體現。建議修改相應制度及單據格式，增加綜合部簽字欄。

五、本項目實施效果后續跟蹤檢查

審計部對M公司實施本次專項檢查之后，向該公司出具了內控分析報告，并組織公司相關部門及分管領導召開了專題研討會，對問題產生的原因進行了深入的剖析，更重要的是大家集思廣益，通過充分討論，完善了整改措施及思路。審計部針對M公司存在的不同層面問題提出了相應的整改要求。并將整改工作納入集團對子公司月度績效考評指標。

隨后兩個月，審計部對整改情況實施了后續跟蹤檢查。子公司層面，M公司對集團審計部的報告及建議高度重視，其后兩個月完成了內控設計層面整改，修訂了《差旅費管理辦法》，完善了出差業務事前及事后審批、審核等關鍵控制環節，進一步明確了業務部門、分管領導以及財務部門在差旅費管理控制流程中的職責，并對相關人員進行了培訓，要求各個環節涉及的人員嚴格按修訂后的制度執行。

集團審計部層面，充分利用這次審計成果，將案例分析分享上傳至審計部建立的財審交流微信群中，要求各個子公司參考及自查，達到了舉一反三、事半功倍的效果。

參考文獻

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[2]張磊磊，葉茜紅.基于商旅平臺應用的企業差旅費管理思考[J].時代經貿，2020（22）：67-68.

作者簡介：尹江月，1972年3月生，女，漢族，大學本科，會計師，國際注冊內部審計師，咨詢工程師（投資），研究方向：企業內部控制與風險管理審計。