向信息化邁進的管理變革

王雅雯

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)憑借自身的強大功能和完美的覆蓋性，已經(jīng)逐漸滲透到社會經(jīng)濟生活的各個方面。在新的經(jīng)濟時代，誰能夠在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)方面取得先機，誰就能夠引領(lǐng)整個行業(yè)乃至?xí)r代的發(fā)展進程。因此，企業(yè)要根據(jù)信息化的發(fā)展背景，調(diào)整傳統(tǒng)管理模式，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對原有的傳統(tǒng)模式進行優(yōu)化調(diào)整，使其能夠適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。

信息化的現(xiàn)實意義

人力資源管理向信息化邁進，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)對人力資源數(shù)據(jù)的分析，主要是根據(jù)企業(yè)的組織架構(gòu)來進行逐個層次的分析，從而對各個組織部門的人力成本、人員配置、考勤、績效、資金投入等進行了解，而人力資源工作者就能夠根據(jù)各個組織部門的人力成本、投入和產(chǎn)出做分析，進行調(diào)整。通過直觀的數(shù)據(jù)和圖表來掌握整個企業(yè)的人員情況，再通過分析、對比來實現(xiàn)企業(yè)人力資源成本的優(yōu)化，現(xiàn)實意義巨大。

●實現(xiàn)高效管理

企業(yè)人力資源管理部門的工作主要包括員工考勤、員工信息管理、人事調(diào)動等，工作的復(fù)雜性常常都會使人力資源管理部門工作人員面臨著巨大的工作壓力，影響人力資源管理效率。通過信息系統(tǒng)的實施應(yīng)用，人力資源管理的工作任務(wù)變得簡單，只需要借助各種管理平臺和系統(tǒng)進行相關(guān)信息的整理即可，降低了處理基礎(chǔ)性事務(wù)耗費的時間，提高了人力資源管理效率。舉例說明，月初人力資源部給員工做工資條考勤的時候，突然發(fā)現(xiàn)某位員工因為突發(fā)疾病休了病假，正好他的直系領(lǐng)導(dǎo)正在外地出差，傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批必須要等到領(lǐng)導(dǎo)回來親自簽名才行，如果審批不能及時通過，該員工就只能按照曠工進行處理。如果實現(xiàn)了人力資源信息化，那么員工就可以直接將病假單上傳到平臺抄送給領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過之后系統(tǒng)也會直接將該員工的病假信息同步到人力資源管理后臺，無須冗長煩瑣的傳統(tǒng)審批流程。一個小小的工作環(huán)節(jié)，卻能幫助組織節(jié)省很多時間，提升整體的營運效率。

●實現(xiàn)集約化管理

信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)運營的透明化，有效地解決企業(yè)生產(chǎn)、運營過程中的不透明、難以監(jiān)督等問題，避免資產(chǎn)流失、生產(chǎn)能力低下、機構(gòu)冗余等問題。同時，還能引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的交流與協(xié)調(diào)，收集內(nèi)部、外部信息，通過調(diào)查、分析，作出合理的決策，使企業(yè)得到全方位的發(fā)展，減輕了人力資源管理工作者的壓力，更便于企業(yè)內(nèi)部職位的調(diào)動，使員工能學(xué)到更多崗位知識與技能，進一步優(yōu)化工作效率，對管理部門工作流程加以完善與監(jiān)督，亦利于分散信息的規(guī)范化與集中化。

●實現(xiàn)低成本管理

傳統(tǒng)的管理思維認(rèn)為控制成本就是減少員工收入，減少員工福利，減少員工培訓(xùn)次數(shù)，取消一些團隊活動。事實上，這是對勞動力成本控制的誤解，現(xiàn)代企業(yè)借助信息化系統(tǒng)降低人力資源成本是一個更好的選擇。以培訓(xùn)為例，基于信息化管理，員工能夠?qū)崿F(xiàn)在線培訓(xùn)，縮減了培訓(xùn)經(jīng)費。另外，在評估作業(yè)期間，領(lǐng)導(dǎo)層可借助電腦端對員工的培訓(xùn)情況進行查看，對相關(guān)報告進行指導(dǎo)監(jiān)督與評估，使得人力成本大大減少。

如何實現(xiàn)信息化

人力資源行業(yè)的信息化進程在不斷地推進，最開始的時候大眾所了解的人力資源信息化就是人力資源線上系統(tǒng)，也就是電子人力資源管理，簡單來說就是建立在先進的信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)上的一種全新的人力資源管理模式。這種模式可以減少企業(yè)在人事行政上的支出、優(yōu)化人力資源管理流程等等，從而節(jié)約企業(yè)的成本，而信息化發(fā)展至今，它最大的作用還是可以幫助企業(yè)實現(xiàn)向戰(zhàn)略性人力資源管理的轉(zhuǎn)變。

●合理選用硬件設(shè)施

當(dāng)前，企業(yè)信息化應(yīng)用技術(shù)已實現(xiàn)功能上的躍遷，初始功能是單模塊類，只具有單項功能，如招聘、考勤、培訓(xùn)、薪酬、績效等等，主要適合人數(shù)規(guī)模都不大的初創(chuàng)型企業(yè)。升級功能分為多模塊類，此類系統(tǒng)覆蓋人力資源眾多模塊，自動化、流程化、信息化、數(shù)字化處理事務(wù)性工作，如招聘、考勤、排班、績效、薪酬、培訓(xùn)、員工自助、移動應(yīng)用等等?，F(xiàn)在企業(yè)普遍使用戰(zhàn)略定制類，此類系統(tǒng)擁有企業(yè)所有員工的數(shù)據(jù)，從而可以進行數(shù)據(jù)分析、人才測評，制定適合員工發(fā)展的職業(yè)生涯規(guī)劃，這類系統(tǒng)的功能，如數(shù)據(jù)分析、人才測評、人才發(fā)展等等，多數(shù)都需要按照企業(yè)自身情況定制開發(fā)。不同行業(yè)企業(yè)人力資源的管理需求與特征存在明顯差異，因而需結(jié)合實際情況與行業(yè)環(huán)境對人力資源數(shù)據(jù)庫或管理軟件進行選擇。且企業(yè)不同發(fā)展階段管理需求有所不同，只有與自身情況和管理優(yōu)勢相結(jié)合選擇軟件或數(shù)據(jù)庫，才可保證人力資源管理工作的有效開展。

●人機共生發(fā)展

信息化時代也叫人機共生時代，人從單調(diào)、繁雜的勞動中脫離出來，機器和人各司其職，使人從事更多回歸本性之事。然而包括人力資源從業(yè)者在內(nèi)的許多行業(yè)從業(yè)者都在擔(dān)心，哪一天自己的工作會被機器取代，這也是業(yè)內(nèi)在一直關(guān)注的話題。管理者在認(rèn)識人機矛盾的時候，也要清楚矛盾是相互對立但是又相互關(guān)聯(lián)、同時存在、協(xié)同促進的關(guān)系，除了矛盾的兩個對立方面之外，還有第三個方面，也就是兩個對立方面在更高維度上的統(tǒng)一整合和協(xié)同，即共生的方面。任正非提出“灰度管理”，并以此引領(lǐng)華為管理者包容矛盾，整合沖突，持續(xù)創(chuàng)新。人機共生的組織形態(tài)，無疑對組織管理提出不同的要求。組織需要考慮如何以實現(xiàn)人機共生模式下的人機價值共創(chuàng)，獲得信息技術(shù)引導(dǎo)下的正向價值收益。如騰訊的AI輔診，幫助醫(yī)生提高診斷的準(zhǔn)確率。

現(xiàn)代企業(yè)要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，必須與時代發(fā)展需求相適應(yīng)，科學(xué)創(chuàng)新人力資源管理模式，以促進工作效果的提升。與管理要求相結(jié)合，適當(dāng)加大運用信息技術(shù)力度，并落實信息化建設(shè)準(zhǔn)備工作，以實際情況為依據(jù)增加投入力度，積極構(gòu)建智能化與數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)靈活運用先進技術(shù)（云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)與云存儲技術(shù)等），嚴(yán)格管理數(shù)據(jù)信息，將有關(guān)企業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)有效集中，使管理效率得以提高。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)員工應(yīng)對人力資源管理工作形成正確認(rèn)知，并與工作需求結(jié)合加以調(diào)整，增強管理有效性。

●升級員工知識結(jié)構(gòu)

為突出信息化技術(shù)優(yōu)勢，最關(guān)鍵的就是要提高從業(yè)者的技術(shù)能力。機器代人絕非易事，德國在2011年提出工業(yè)4.0的概念，引領(lǐng)了全球智能制造的新一輪發(fā)展，但同時也帶來了一些新的問題，如多數(shù)工作是否完全被機器替代，人到底是機器的主人還是機器的工具，部分被機器取代的從業(yè)者未來的就業(yè)出路在哪里。在當(dāng)下及肉眼可見的未來，機器能替代的工作多是沒有創(chuàng)造性的、沒有價值的。如工廠少人化現(xiàn)象，并不意味著工人要全部失業(yè)，而是要全面提升新型工人的知識技能，將他們放在更高層次的崗位上。針對現(xiàn)實情況，要對員工的知識結(jié)構(gòu)和工作技能進行變遷和升級，定期組織員工開展技術(shù)培訓(xùn)，打造學(xué)習(xí)型組織，讓員工能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)與技術(shù)予以靈活運用與操作，且要定期進行考核與測評，以進一步提高人力資源管理的效果。

此外，企業(yè)還要探索信息技術(shù)對員工產(chǎn)生的影響，關(guān)注員工更高層次的需求，如被尊重需求、自我價值實現(xiàn)等需求。管理者也要轉(zhuǎn)變用人思想，從人才為我所有到人才為我所用。從靈活用工這方面我們便能意識到打破組織邊界的重要性，它能更有力地激發(fā)員工的工作熱情和潛能，使員工形成價值創(chuàng)造—價值評價—價值激勵的良性循環(huán)，在滿足員工物質(zhì)基礎(chǔ)的前提下，給予員工更大的自由和空間，給予員工更多的試錯機會，允許員工接受更大的挑戰(zhàn)，讓其更好地平衡職業(yè)與愛好、生活與工作。

總之，信息技術(shù)的應(yīng)用打破了組織的時空邊界，信息化時代比拼的不是人頭和制度，而是效率和思維。企業(yè)要以開放的姿態(tài)迎接信息技術(shù)時代的到來，加強開發(fā)和合作，堅持人才第一，增強服務(wù)創(chuàng)新意識。在跨界合作中，強調(diào)專業(yè)和分工，在培養(yǎng)員工中，強調(diào)創(chuàng)新和價值，確保企業(yè)從組織形態(tài)到管理變革都能跟上外部環(huán)境的變化。

作者單位 邯鄲學(xué)院