入職管理：“小事”不可小視

雷毅

在不少人力資源從業人員的心目中，員工入職手續是一件不值得一提的“小事”，不存在什么風險，因此很多企業傾向于安排從業經驗較少的年輕HR負責新員工入職相關工作。心理學領域有一個“不值得定律”，說的就是人們潛意識里認為不值得做的事情就會敷衍了事，甚至根本不去做。實際上，人力資源工作本就由許多具體、煩瑣的“小事”聚合而成，一旦其中的某個細節產生疏漏，往往會給企業帶來難以彌補的用工風險。

案例一：連筆字惹爭議

張某于2019年3月起在A公司工作，簽訂了為期兩年的勞動合同。兩年期滿后，A公司對張某的工作效率不是特別滿意，不愿續簽勞動合同，于是按法律規定支付經濟補償金后解除了與張某的勞動合同。隨后，張某訴至法院，稱自己在A公司已實際工作兩年，但A公司一直未與自己簽訂勞動合同，張某還出具了兩年的工資單，證明已經和A公司形成事實勞動關系。根據《勞動合同法》和《勞動合同法實施條例》，張某主張A公司支付未簽勞動合同的雙倍工資，同時主張A公司與其補簽無固定期限合同。

庭審中，A公司表示已與張某簽訂了勞動合同，并提供了勞動合同文本，然而張某堅稱該合同上的簽名并非本人所簽。經查看勞動合同簽名欄，發現簽名過于潦草，“張”字寫得像“純”字，另外一個字無法辨認。公司的法務代表看到這天書一般的簽名后啞口無言。

A公司其實是一家以“把員工當家人，員工以公司為家”為理念的公司，公司氛圍和諧融洽，管理上也較為寬松，很多必要的流程在該公司也都被簡化了，比如公司在開展培訓、發放補助、團建拓展后，都不要求員工簽字確認，甚至連工資單上也沒有員工簽字。慶幸的是，多年來，員工們也確實沒有找過公司的麻煩，而且員工和員工之間、員工和領導之間相處得比較融洽，這也進一步讓HR覺得，“以前沒有出過事，說明這么操作沒什么問題”，并逐漸對此類情形習以為常。也正是這種僥幸心理使得A公司在面臨訴訟時處于被動挨打的境地——一旦敗訴，不但要支付張某經濟補償金，與其補簽無固定期限勞動合同，還會在其他員工當中造成負面影響，為管理帶來不必要的麻煩。

實際上，良好的工作氛圍與規范化管理并不沖突。A公司人力資源部門應在一些關鍵性工作中加強管理，嚴格按照流程執行。特別是在簽訂勞動合同、重要協議時，HR一定要提醒員工書寫清晰、工整，不得為了彰顯個性而使用潦草難辨的連筆簽名；合同簽訂后，要認真查看員工的簽名是否出現難以辨認、偏旁位置不規范等情況。

案例二：遺漏的確認簽名

2020年4月，徐某入職B公司；同年5月14日，徐某因與經理發生口角而憤然離開單位；5月14日—6月10日，徐某的考勤記錄記為曠工。B公司遂以徐某“無故曠工，嚴重違反公司的規章制度”為由，與徐某解除勞動合同且不予支付經濟補償金。此后，徐某將公司訴至法院，表示自己從來沒有見過公司的規章制度，公司也無任何證據證明規章制度已經公示且為員工知曉。

事實上，B公司在員工入職的時候通常會給新員工發放員工手冊，向員工告知工作內容、工作條件、工作地址、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬以及與工作相關的其他情況；有些工作場所的墻上還張貼著《崗位職責說明》。但徐某入職時，適逢公司急需用人，于是HR采用宣讀制度條款的方式對部分新員工進行告知，告知后卻沒有要求員工簽字確認。此案后經法院調解，B公司支付了一定的經濟補償，雙方達成和解。

一些缺乏經驗的年輕HR往往不太注重簽字確認這樣的“小事”，覺得不簽也出不了大事。但正是這些看上去不起眼的“蟻穴”，最終發展成毀壞堤壩的漏洞。這種在工作中“偷工減料”的行為無異于定時炸彈，一旦觸發，會給企業經營發展和個人職業生涯帶來極大的損失。因此，在工作中除了培訓、規章制度的告知需要員工簽字確認外，還應擴展到入職管理的其他環節，比如員工手冊、培訓協議、保密協議、競業限制協議、誠信承諾等等，都要求員工簽字確認，以免企業在出現勞動糾紛時舉證不能。

案例三：“注水”的資格背景

薄某于2018年9月應邀到C公司面試，薄某的簡歷中顯示，他于2014年7月畢業于某名牌大學財務管理專業；2014年8月—2018年6月在某房地產公司任職，薄某還提交了上家公司于2018年6月12日出具的解除合同證明。

C公司招聘團隊對薄某的學歷、專業、工作經歷非常滿意，而且薄某在面試過程中表現優秀，表達能力極強，正是C公司急需的人才，于是公司優先錄用了他。但在試用期間，人力資源部門在審查員工資料時意外發現，薄某的社保繳費年限只有2個月，與其簡歷中的工作年限相差過大。經進一步核查，確認薄某在某房地產公司只工作了2個月便離職，且由上家公司出具的解除合同證明也有造假的嫌疑。為此，C公司以試用期不符合錄用條件為由解除勞動合同。

從人性的角度來說，每個人都想將自己美好的一面展現出來。因此，個人簡歷多多少少會有一點夸大或虛構的成分，比如常有求職者在簡歷中描述自己“熟練使用Office辦公軟件”，但實際上很可能他只是在寫畢業論文的時候用過Word的基本功能，幾乎不會使用Excel、PPT等。因此，企業在決定錄用關鍵崗位人員時，不能只聽求職者的一面之詞，而是要認真核實其提交的學歷證明、職業資格證書、離職證明、競業限制協議等資料，確認真實可信后方可錄用。

入職風險可防可控

入職管理工作風險重重，有招聘條件不合法帶來的風險，有錄用條件不清晰帶來的風險，有不簽或晚簽勞動合同的風險，有試用期時長不合法的風險，有員工信息造假的風險……對于廣大HR來說，就是要通過自己的細致工作，努力把各種勞動風險降到最低限度。

●明確入職流程，防止發生疏漏

在日常工作中，HR應結合公司特點，明確入職流程，列出每一步需要做什么，以及對應的風險防控點；確認需要特別注意的細節，在辦理員工入職手續時，要逐項進行對照檢查。在實際工作過程中，關注所在企業及其他企業在該環節出現問題的案例，不斷對入職流程、相關表單進行優化，從源頭上遏制風險。

●形成內控機制，及時發現風險

人力資源部門應建立內控制度，針對關鍵工作節點，采取交叉檢查、逐級審核、“回頭看”等方式進行檢查；相關人員從自身崗位職責出發，確認工作是否存在疏漏。當然，企業也可以通過合理化建議等方式，征求各級管理人員、員工對于風險防控、人力資源業務流程方面的意見、建議，群策群力，不斷完善入職管理制度、流程。

●熟悉法律法規，提前預判風險點

除了常規的《勞動合同法》《就業促進法》《殘疾人保障法》等，從事招聘、入職管理工作的HR還應該了解《就業管理規定》《關于維護乙肝表面抗原攜帶者就業權利的意見》《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋》等法律法規，深入學習關鍵條款的官方解讀；同時，還要了解是否有其他相關聯的法律法規、本地區的實施細則等。當人力資源管理者對相關法律法規做到心中有數并能融會貫通的時候，入職管理的風險防控工作就已經成功了一半。在發現風險因素后，第一時間將潛在風險消滅在萌芽狀態。

●吸取案例教訓，認真防范風險

人力資源管理者應認真研究其他企業關于勞動爭議的相關案例，思考自己所在企業是否存在同樣的問題，做到舉一反三，避免重蹈覆轍。

如案例一中，如果HR在簽訂勞動合同的現場發現員工簽名潦草，完全可以要求員工在簽名旁邊摁上指印，畢竟指紋是唯一的。進一步思考，寫字潦草的情況不僅僅會出現在簽名環節，還有可能出現在履歷表中，比如家庭地址、聯系電話等，必須一一確認，否則很有可能影響文書送達，造成勞動關系管理中的一些被動局面。如果填表的地方有涂改，同樣需要員工重新填寫，或者在旁邊以正楷填寫后摁指印。

對于案例三中的情形，HR可以先思考，如果自己去做員工背景調查、資格審查，應該涉及哪些內容，如何操作?？梢岳盟季S導圖的方式強化記憶：第一，審查內容有哪些，即確認對哪些資料進行審查，然后羅列出來，包括學歷、職業資格、工作經歷、離職證明、競業限制協議等等。第二，審查方式，比如學歷可以通過學信網進行核驗，職業資格可以通過國家職業資格網站查詢，工作經歷可以通過電話或者實地拜訪上一家單位來了解。第三，資料保存，即審查、調查中的資料應妥善保管，以備不時之需。當然，若資格審查、背景審查涉及員工隱私，務必事先取得員工的授權。

《關尹子·九藥》有言：“勿輕小事，小隙沉舟；勿輕小物，小蟲毒身。”作為HR，我們要從小處著眼，認真對待工作中的細節，始終秉持謹慎、踏實、認真、負責的態度。唯有如此，才能盡好“人力資源管家”的職責。

作者單位 中國鐵路成都局集團有限公司