淺析新時代對人事檔案管理的要求

謝益聰

摘要：企業的發展離不開人才。作為人力資源管理的重要數據和資料——人事檔案，是人才發現、選拔扣培養的重要依據，是人才隊伍建設的保障。本文就多年人事檔案管理經驗，淺析檔案管理工作對人才隊伍建設的重要意義及如何提升檔案管理工作水平，對新時代對人事檔案管理的要求進行探析。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理

1、人事檔案管理對人力資源管理的重要意義

人事檔案是人才信息的重要載體，它不僅能歷史、真實、全面準確記載了一個人的經歷、思想品德、工作作風、業務能力和取得實績的信息，更是考察和了解個人的依據。因此，完整有效的人事檔案，對于發現人才、識別人才、培養人才和使用人才具有重要的意義。

1.1、人事檔案工作為企業選拔和培養人才提供依據

企業可持續發展，匯聚了不同背景的專業技術、管理和技能等方面的人才，隨著時間的推移，大量反映各類人才學習、工作經歷和業績資料積蓄下來。人事檔案管理，采取有針對性的對所記載的信息進行分類匯總、統計和分析，形成記載清晰、內容完整真實的資料，作為企業管理層制定人才教育培訓計劃、人才梯隊建設規劃以及職稱晉升、干部選拔和配備等方面提供客觀公正的鑒定和數據支撐。在各類專家評選、榮譽申報以及人才培養項目推薦工作中，人事檔案可以在人選和項目確定、材料組織等環節發揮積極和權威性作用。在崗位設置和人才調配，人才團隊組建和改善人才工作環境，以及最大限度的發揮人才聰明才智和主觀能動性等方面，人事檔案管理部門也可以根據人事檔案所反映的材料，向有關部門提出合理性的建議和意見，促進人才為企業的發展做出貢獻。

1.2、人事檔案工作為企業引進優秀人才提供依據

通過開展人才檔案整理和科學分析，結合企業發展方向，正視企業人才隊伍建設中存在的薄弱環節，制訂人才引進計劃，有針對性地引進急需優秀人才，合理引進后備人才。良好的人事檔案反映著有關人才成長，如學歷和進修教育、職稱評定和取得、個人特長等第一手最真實、最全面的材料。人事檔案管理部門可以對前來應聘人才的檔案進行專業分析，辨別真偽、檢查錯漏、預測人才的價值，協助有關部門對所引進的人才進行把關，確保所引進的人才符合企業實際需要，促進人才合理梯隊的構建。

1.3、人事檔案工作為企業合理使用人才提供依據

人事檔案是人才個人經歷和社會實踐活動的原始記錄，是人才德、能、勤、績等情況的綜合反映。企業使用人才，除了直接考察外，還要通過查閱和分析其人事檔案以全面、準確地了解人才各方面情況。人事檔案管理部門依據不同人才的能力和各類人才的特點博采眾長，對人才進行合理配置和優化組合，完善人才隊伍結構，為組建一支整體素質高、技術實力強、結構合理、團結協作、能打硬仗高素質、高水平的人才隊伍發揮積極作用。

2、現行人事檔案管理的問題

2.1、人事檔案科學管理重要性認識不夠。

長期以來，企業管理層科學化檔案管理意識淡薄，沒有充分認識到人事檔案的真正價值，對人事檔案必須配備的硬件設施投入較少，檔案人員的專業培訓和后續教育不夠。人事檔案管理部門也只注重收集保管檔案，沒有把檔案的利用、提供服務放在重要位置，主動為企業發展所需的人才隊伍建設工作提供依據和參謀作用不到位。

2.2、人事檔案內容客觀鑒證性不強。

以往人事檔案側重于政治思想表現和工作表現材料的收集，較少反映人才的品德作風、人才類型、心理素質、個性特點等方面情況收集;材料中模式化的空話、套話多，缺乏具體事例定性和定量相結合的綜合分析，沒有突現人事檔案的個性特征，不能全面反映人的綜合素質，尚未做到為企業人才隊伍建設提供有價值的信息。

2.3、人事檔案管理方法和方式落后

信息化管理系統已財務、人力資源等管理中廣泛應用，但人事檔案尚未實行信息化管理，查閱檔案信息目前仍采用人工方式，無紙化閱檔尚未納入議事日程，不能發揮方便快捷的優勢來提高檔案管理效率和工作質量。

2.4、人事檔案管理人員綜合素質不高

多數人事檔案管理人員由于是“半路出家”或是兼職狀態，普遍存在檔案專業知識貧乏，加之后續教育培訓為及時跟進，面對人才梯隊所要求的人事檔案管理現代化、科學化和規范化的要求無所適從。更不能做到利用新思維、新方法、新技術和新設備來科學管理人事檔案。

3、新時代對人事檔案管理的要求

3.1、強化人事檔案管理意識，為人才決策提供依據

針對檔案管理意識淡薄，要加大重視人事檔案管理宣傳力度，大力宣傳人事檔案的特點、價值作用。通過大力宣傳，使領導和廣大員工認識到人事檔案在企業發展、人才隊伍建設以及個人發展方面所能發揮的重要作用，從而提高人們的人事檔案管理意識，并理解、協助人事檔案管理工作，最終實現主管領導重視、工作人員認真負責、員工理解支持的檔案管理工作良好氛圍。人事檔案管理人員要積極主動深入開發檔案信息資源，變“死材料”為“活信息”，變靜態服務為動態服務。利用人事檔案開展對人才隊伍的狀況、年齡結構、學歷結構、職稱結構、學緣結構等分析，對人才未來發展和變化趨勢做出預測，為企業管理層實施科學人才決策提供依據。

3.2、借助信息化等先進技術，推進人事檔案管理現代化

人事檔案工作的現代化既包括管理手段的現代化，又包括管理理念的現代化。在人事檔案管理工作中，要充分借助信息化等技術，將檔案整理后進行掃描，及時將個人技術報告、述職報告、科研成果文件材料、獲獎論文等基本信息、檔案目錄輸入計算機，做成信息數據庫并做好備份，確保檔案管理的完整性及檢索的效率。同時加快健全人事檔案查詢、檢索、分類、匯總及分析等功能的常規運行，利用計算機貯存、加工、傳遞及多媒體技術、網絡技術等開發人事檔案資訊，為企業人才隊伍建設提供科學、全面、及時的服務，滿足企業管理在數據庫中可快速查找到符合某種特定需要的人才。開展人事檔案開發分析利用工作，針對人才的不同個性有效制定培訓、激勵計劃，為企業人才隊伍建設決策提供參考和借鑒。

3.3、健全人事檔案管理制度，豐富人事檔案四內涵

建立和健全人事檔案歸檔、管理、利用等方面制度，根據企業發展及適應人才信息的需求，不斷延伸人事檔案范疇補充新鮮血液，豐富人事檔案歸檔范圍和科學價值內涵：一是豐富專業人才公開發表或在各類學術會議上交流的學術論文、論著、科研課題、立項結題、鑒定情況等材料;二是增加個人在社會、政治、經濟等活動中形成的誠信記錄;三是收集反映個人管理水平、個性特征、心理素質包括人才特長、德育表現、管理性格偏好、職業興趣、心理素質等方面材料;四是個人任職期間收入經濟狀況、財產狀況、離任審計材料。通過豐富檔案內容，提高人事檔案含金量，使之全面、立體地反映個人情況。

3.4、加強檔案專業隊伍建設，提高人事檔案管理水平

根據企業發展和檔案冊數的增長科學配備專兼職檔案管理人員，確保有合理的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。同時定期加強檔案業務培訓，支持和鼓勵檔案管理員參加各種專業技術培訓和各種有關人事檔案方面的學術交流活動，強化檔案人員專業素質：一是政治素質。不僅要具有政治的敏銳性和識別能力，還要具有良好的敬業精神、保密意識和法制意識，做到堅持原則，依法管檔制檔。同時要善于學習黨和國家的方針政策，嚴格按照有關規定進行檔案資源的開發與利用，防止違反檔案利用工作紀律的情況發生。二是業務素質。檔案工作者必須努力學習檔案新理論、新知識和新技術，努力提高業務水平和工作能力。檔案管理部門要加大對檔案工作人員的業務培訓，使其不斷更新知識結構，以適應管理現代化的發展趨勢。三是科學文化素質。人事檔案工作人員必須進一步強化科學文化素質，以適應檔案管理科學化、信息化和現代化的要求。