企業智慧報銷系統設計

王言倫

摘要：面對“互聯網+”以及數字化浪潮的劇烈沖擊，為滿足疫情防控無接觸辦公的需要，文章擬構建了一款基于OCR識別、智能比對及打包封裝等多種技術于一體的全流程、全場景智慧報銷系統，來解決傳統財務報銷耗時低效的問題，打造無接觸自助報銷新模式。智慧報銷系統的構建，既是助力財務數字化轉型的重要手段，也是企業集團實現提質增效長遠目標的有力依托。

關鍵詞：“互聯網+”；智慧報銷；企業管理

中圖分類號：TP311.1文獻標志碼：A

0 引言

隨著各行各業數字化轉型的迅速開展，低效率、純人工的傳統作業模式已逐漸被高效率、自動化的現代作業模式所取代，會計行業也在不斷地探索如何更好地走出一條數字化轉型發展之路。2020年以來，智能化審核受到了人們的重視和青睞。

本文基于財務數字化轉型的背景，為適應疫情防控免接觸工作需求，探索構建了一款集合遠程報銷、智能審核、線上簽批、自動化稅務管理、電子存檔等多重功能的智慧報銷系統。該系統擬具備“慧看、慧審、慧支付、慧建檔、慧共享、慧分析、慧打包”七大創新功能，將信息識別、審核比對、發票查驗、結轉憑證、建檔存檔等功能融為一體，貫穿了報銷業務從提報、簽批、入賬、付款、電子檔案到數據分析共享全部業務流程，是一款全流程、全場景、全智能化的報銷系統。

該系統不僅能提高財務報銷效率、減輕財務人員工作量，還會使財務審核過程更加流程化、規范化，避免人為操縱會計信息，提升財務管理效益。在集團化企業中，該系統還可以通過預留接口與業務系統實現數據安全互通，打通業財壁壘。

1 傳統報銷模式的現狀分析

企業的發展使財務日核算量5年內增長了一倍以上，僅靠人工審核的傳統報銷方式已嚴重制約了財務工作效率，阻礙了管理思維和戰略眼光的發展。傳統報銷模式主要存在以下七大問題［1］：（1）報銷流程長，報銷環節多。業務人員為了完成財務報銷，需要歷經多個部門、多位領導流轉簽批。（2）財務審核材料繁雜。人工審核量大，財務規則多且復雜，信息審批精確性低。（3）紙質單據保管安全性低。紙質報銷單據在報銷人手中停留時間較長，存在保管不善遺失風險。（4）發票查驗難度大。發票查驗需要登錄稅務局網站逐張對發票真偽進行查驗，電子發票的推廣應用后，對電子發票重復報銷方面更加大了監管難度。（5）紙質線下簽批監管難。存在代簽及篡改風險，難以辨別真偽，且若監管領導出差需要多次跑簽名。（6）財務審核環節滯后。傳統報銷模式中，財務人員審核為最后環節，此時發現問題，報銷材料不合格，需要業務人員反復修改。（7）孤島式的報銷數據資源零散化。數據資源過于零散，無法為公司經營發展提供智慧輸出和數字支撐。

2 基于智慧報銷系統的新模式構建

財務是所有經濟業務的最終反映，報銷是財務的數據源頭。基于傳統報銷模式存在的種種問題，本文擬構建一款智慧報銷系統，依托現有的科技手段，破解工作中的難題，推動財務報銷向智慧化、數字化轉型，該系統需具備以下七大功能。

2.1 慧看：一次采集，全景調用

報銷人員將報銷材料掃描輸入至系統自助終端，系統利用OCR技術對內容進行智慧識別并提取關鍵信息，形成報銷業務數據庫，實現一次采集，全業務場景調用。

2.2 慧審：智能審核，線上審批

將財務、稅務審核規則嵌入系統，標準合同、表單、發票等相關票樣，系統可通過結構化數據積累，智能匹配財務規則，對原始憑證的合規性、完整性和邏輯性進行智能化審核，自動對關鍵信息進行比對，用智能審核替代人工審核，同步觸發線上審批流程，完成審批。同時，可直連稅務系統，同步完成發票真偽鑒別、重復報銷發票號碼比對以及專票認證等工作。

2.3 慧支付：憑證匹配，“一鍵”支付

報銷單據審批通過后，系統可將形成的電子化原始憑證傳遞至ERP，與ERP訂單自動匹配，生成財務記賬憑證，同步傳遞付款申請，“一鍵式”完成資金支付，實時反饋付款信息，實現報銷流程閉環管理。

2.4 慧建檔：序時存儲，同步建檔

報銷結束，系統將全部資料完成序時存儲，并與ERP系統傳回的會計憑證進行匹配，按月形成帶有電子目錄的會計憑證數字化檔案，方便隨時調檔及查詢。

2.5 慧共享：數據匯總，按需分享

系統可將捕獲的業財基礎數據進行分類、匯總、存儲，按照不同層面的需求形成多維度、立體化信息，共享給企業內外部使用者。

2.6 慧分析：整合分析，輔助決策

系統可迎合決策者需求，把孤島式的報銷數據從零散化向集成化轉變，形成全場景數據庫，輔助開展成本結構、稅負情況分析，為公司經營發展提供智慧輸出和數字支撐。

2.7 慧打包：一鍵打包，無接觸投遞

系統擬設計打包快遞功能，將完成審核的報銷材料通過自助封裝機裝置“一鍵打包”，通過自助快遞柜無接觸地直接送達財務部報銷專屬快遞柜并提醒財務取件。

該系統的構建，覆蓋了報銷業務的全流程，將實現與資料審核、線上簽批、入賬付款、發票管理、電子檔案建設、數據分析共享等功能相整合。在集團企業的應用中，還可以與業務、財務系統互聯互通，實現企業集團省市縣多層級核算、審批、支付主體的無接觸自助報銷需求，構建了一個無接觸自助報銷網，是一套覆蓋面廣、業務全面的智慧報銷系統。智慧報銷系統流程，如圖1所示。

根據智慧財務審核系統擬設定的相關功能模塊，系統設備終端的功能區，如圖2所示。

報銷人員將報銷材料通過材料入口進行投遞，終端設有專門的發票聯入口，與紙質材料分開放入，系統將自動完成資料掃描及稽核比對，資料存在問題即時退回并提供資料修改及補充說明，在材料出口處即可取回資料。若資料無問題系統自動進行打包，報銷人員可在取件口處取出打包好的資料，放入自助快遞柜。終端實時將電子檔案及校驗結果傳遞至財務部門。同時，終端還設有二代身份證掃描區、指紋儀、條碼掃描儀以及攝像頭，全方位提升報銷的安全性與便捷性。

3 智慧報銷系統建設的可行性分析

基于公司目前經營管理現狀，智慧財務報銷系統的建設條件已經具備，主要基于以下4個方面的認識。

3.1 經營環境迅速變化，數字化時代已經到來

展望“十四五”，我國具有先天優勢的大數據產業必將會迎來高速的增長期。在數字化迅猛發展的今天，推進財務智慧報銷系統的建設正合時宜。

3.2 專業系統已經建成，系統的建設基礎筑牢

近年來，ERP、財務管控、經法、集中部署、多維等一些專業系統已基本建成，且運行穩定，財務中臺的建設將進一步建立起系統間的互聯互通，智慧財務報銷系統平臺建設已經擁有寶貴的基礎資源。

3.3 業財融合不斷深入，數據壁壘亟須打破

目前，財務系統與各專業系統日漸融合，但還僅停留在業財鏈路被打通的原始階段，系統數據并不能及時地得到獲取與共享，大數據的分析處理能力及服務公司決策的能力還沒有實現［2］。因此，需要打破數據壁壘，實現數據共享融通、提升管理質效的橋梁。

3.4 市場競爭日益激烈，提質增效大勢所趨

隨著能源改革的持續推進，電網企業經營不斷面臨新的挑戰。智慧報銷系統的應用，將會給企業資源配置提供可靠的數據參考，助力企業提質增效。

4 智慧報銷系統的預計實施成效

4.1 實現4個提升

4.1.1 提升報銷業務效率

報銷審核時間預計縮短至傳統人工審核方式的1/20，有效提高報銷審核的效率。

4.1.2 提升會計信息質量

智慧報銷系統能夠自動執行事先植入的會計審核規則。流程的規范化、智能化能在很大程度上避免人為操縱會計信息的現象，彌補因財務舞弊導致的會計信息失真，有利于增強會計信息的可靠性［3］。

4.1.3 提升輔助決策質效

經過系統處理過的標準化數據，借助數據挖掘和管理工具進行快速分析處理，使冰冷的業務數據和財務數據生成更貼近實際的財務輔助決策分析報告。

4.1.4 提升風險管控能力

人工審核報銷材料可能會受到情緒波動、疲勞狀態等影響，易發生疏漏，給企業帶來不必要的隱患，基于財務智能的智慧報銷系統則可以有效地降低財務風險。

4.2 助力兩個轉型

4.2.1 財務人員轉型

將重復率高、可標準化的工作交給機器去完成，將財務人員解放出來去完成管理分析工作，助力財務人員從核算會計向管理會計轉型。

4.2.2 財務數字化轉型

智慧報銷系統可覆蓋報銷業務的全流程，貫穿于報銷材料掃描至最終歸檔的各環節，并且與ERP、財務管控、多維精益管理等系統對接，實現了數據的貫通共享，為公司帶來顯著的財務價值并提供持續動力。

5 結語

《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》明確提出了“要加快數字化發展，協同推進數字產業化和產業數字化”?！笆奈濉逼陂g，我國將不斷推進數字化轉型帶動生產、經營、管理方式的轉變，進一步提升效率、加強控制、增加效益，助力企業釋放更多的生產力。

本文緊跟中國企業的數字化轉型與財務變革的步伐，符合未來財務發展的趨勢，無論是在應用實踐上，還是進一步的研究領域，都具有廣闊的發展前景。同時，本系統的探索與應用，將助力現代企業突破人工成本高、財務人員不足這一發展瓶頸，為企業提質增效目標的實現打下了基礎。

下一步，筆者還將不斷探索財務理念和管理實踐的創新，通過研究財務的自動化、智能化、數字化，將新的技術、新的思維、新的方法融入日常工作的方方面面，助力更多企業完成財務轉型，守護企業創造更大的價值。

參考文獻

［1］張長江，許敏.“大智移云”時代的會計創新與企業可持續發展——中國會計學會高等工科院校分會第26屆學術年會綜述［J］.會計研究，2020（7）：190-192.

［2］章倩，周敏，馮珍慧.疫情常態防控下公立醫院智慧財務工作的探索［J］.江蘇衛生事業管理，2021（1）：76-78.

［3］楊濤，辛清泉.高校智能財務系統建設的實踐與思考［J］.財會月刊，2021（8）：42-47.

（編輯 姚 鑫）