新時代基層檔案工作的現狀及對策

楊運文

[摘 要]基層檔案工作是檔案工作的有機組成部分，是基層工作歷程的重要記錄，現實作用十分重大。但是，在實際工作中，基層檔案工作仍然存在一些不容忽視的問題，嚴重阻礙了檔案服務水平的提高。文章在分析新時代檔案工作特征的基礎上，剖析基層檔案工作存在的突出問題，提出切實可行的改進措施，以期推動新時代基層檔案工作的健康發展。

[關鍵詞]新時代；基層檔案工作；問題；對策

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）09-0019-03

檔案工作是新時代機遇與挑戰并存的基礎工作，意義非凡。隨著社會經濟的不斷發展，進一步加強檔案工作，尤其是基層檔案工作，勢在必行。因此，需要采取切實可行的措施，努力提高檔案管理效率和服務水平，才能為社會主義的經濟發展、社會進步做出更大的貢獻。

第一，先進性。不忘初心、牢記使命，是新時期推動改革開放的不竭力量，是新時代中國共產黨人的奮斗目標。檔案工作者應將服務好大眾作為檔案工作的統領和纜繩，將檔案工作融入建設社會主義現代化強國、實現中華民族偉大復興中國夢的主旋律，以滿足中國共產黨先進性的根本要求。

第二，服務性。檔案工作體現的社會服務性，是檔案作品一成不變的特征。當下，檔案工作的首要目標、工作范圍都有一定的改變。檔案工作的服務性也隨之發生了很大的變化，從之前傳統的被動服務轉變為主動服務。檔案工作和其他類型的服務工作的最大區別在于，檔案工作是一種以檔案類型為對象、針對社區服務而開展工作的特有的形式。隨著大數據的高速發展，數字化信息技術與人們的日常生活越來越密不可分。在開展檔案工作時，需要深入研究檔案管理、檔案信息化等，從而為大眾提供更好的服務[1]。

檔案工作既是任何重要工作的最后一項工作，也是下一次類似工作的第一項工作。只有讓檔案工作為其他工作開路，當排頭兵，把握好發揮檔案作用和價值的良好契機，才能促進檔案工作的發展[2]。

第三，文化性。檔案具備的獨特性客觀地決定了檔案工作具備了文化的特征。檔案是對歷史文化的詳細記載，記錄著歷史與時代的不斷變化。隨著時代的不斷變遷與生產力的不斷提高，檔案中記錄內容的連續性對社會、歷史和文化的不斷發展都具有深遠的影響。

第四，管理性。檔案工作是對歷史文化數據的有效存儲，需要整合、利用一系列數據資源。檔案工作的基礎工作是檔案管理。檔案工作的核心是收集、分類、使用和整合采集到的檔案信息，為社會的發展提供數據支撐。

（一）對檔案工作不夠重視

許多檔案工作者對檔案工作存在思想誤區，認為檔案管理不需要什么技術要求，無非是分類、整理、歸檔等工作，毫無價值，從而忽視了檔案管理工作的地位，嚴重低估了檔案工作的價值。此外，在檔案管理工作中，由于領導對檔案工作不夠重視，下屬工作者甚至出現敷衍了事、出了事情推卸責任等情況，從而導致檔案管理工作難以有效開展，各項工作難以有序進行[3]。

（二）檔案管理系統不完善

在檔案收集、整理、存儲和使用等方面，基層單位檔案管理機制不完善，導致檔案管理工作者工作分散，缺乏規范。由于沒有制度約束，一旦出現問題，就無法及時地發現問題，追責到人。當下，一些基層單位的檔案工作仍由各部門自行管理，因此，檔案資料無法進行有效的整合，這嚴重影響了檔案的儲存和利用。由于缺乏完善的檔案管理系統，工作人員的工作缺乏規范，容易造成許多疏漏，從而影響檔案管理工作的效率。大部分檔案管理工作人員缺乏對檔案管理的正確認識，在檔案工作宣傳方面也缺乏熱情，從而影響了檔案管理工作的有效開展。

（三）檔案管理意識淡薄

長期以來，基層檔案管理人員多是兼職，沒有接受過專業、系統的檔案管理工作培訓，缺乏檔案管理意識。

此外，檔案管理工作人員身居多職，不僅從事檔案管理工作，而且從事著其他不同種類的工作，面對復雜的檔案工作，往往容易操作錯誤，給檔案管理帶來隱患。多數檔案管理人員不重視檔案管理工作，工作積極性不高，不夠認真負責，這大大降低了檔案管理工作的效率和質量。

（四）檔案管理人員綜合素質偏低

基層檔案管理人員的綜合素質一般體現在工作績效及專業性兩個方面。在工作績效方面，一些基層檔案管理人員的工作能力較低，對檔案管理業務缺乏學習和了解，只是從事一些簡單的檔案管理，當一些數據和信息需要存檔或檢索時，工作人員往往只是進行一些簡單的保存或查找操作，檔案管理的實力較弱。此外，一些部門甚至使用一些臨時工作人員管理檔案，臨時工作人員的變動比較頻繁，無法及時對文件信息進行排序和匯總，導致檔案管理工作效率低下。在專業性方面，檔案管理人員缺乏專業化的培訓與學習，導致基層檔案管理混亂不堪。

（五）檔案信息化建設相對滯后

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理的相關技術卻十分滯后。一些基層單位缺乏完善的檔案信息管理系統，沒有建立檔案信息管理數據庫及檔案資源共享的互聯渠道，沒有實現檔案信息隨時隨地在特定領域的保存與檢索，極大地阻礙了檔案信息資源的有效共享。多臺設備構建的檔案信息管理系統不符合目前網絡存儲容量大、傳輸速率高的要求，基層的檔案管理系統普遍存在型號陳舊、功能單一、后置設施不完善等問題，不能有效地適應當前檔案信息量的增長和工作需要。

檔案工作缺乏高素質、高質量的人才，工作人員的更替頻率較高，年輕人不屑從事檔案工作，年紀大的人又不愿干事。很多檔案機構缺乏從業工作人員，信息化專業人才少之又少[4]。

（一）轉變思想觀念，強化檔案意識

針對基層單位的檔案管理，一旦領導高度重視此項工作，檔案管理工作便會有序進行。基層單位領導要起到帶頭作用，轉變思想觀念，高度重視檔案工作的開展。基層單位也要為檔案工作人員提供便捷舒心的工作環境。同時，拓寬多種管理渠道，讓檔案管理工作切切實實地走進人民群眾的生活中，讓人民群眾熟知檔案，更好地了解基層單位的檔案工作，拉近人民群眾與基層單位的距離，讓群眾可以更好地檢查檔案，處理檔案相關問題，并讓更多的人意識到檔案管理與個人生活密不可分，從而優化人民群眾的檔案意識，轉變檔案觀念，使得人民群眾可以全面、系統地認識檔案工作。以點帶面，實現檔案資源的高度整合。在內部檔案工作中，重點抓好下屬機構的檔案工作，鼓勵深入開展檔案管理工作。

（二）加強標準化管理，推進檔案工作有序開展

標準化是檔案工作的首要前提，是檔案工作逐步走向現代化的重要方式。

一是對檔案要強化集中管理。領導部門要制定建立規范備案管理等政策，協調各級機關嚴格按照標準要求落實做好檔案管理工作的各個環節。

二是完善檔案工作制度。部門領導要高度重視此項工作的開展。部門領導要強化指導，結合基層的實際情況制定相關指導性文件，不斷完善規章制度，明確責任分工，確保檔案管理工作有序開展。

三是定期開展系統知識評估，重點完善工作規則，明確備案管理崗位責任制，制訂檔案工作突發事件應急預案，建立完備和嚴格的安全制度，增強執行力和工作活力，不斷引進檔案管理的新技術、新概念。

在大數據信息化高速發展的當下，標準化檔案管理必須跟上時代的步伐，基層單位要購置最新的設備，完善檔案管理規范化的建設。

（三）重點解決基層檔案高素質人才嚴重不足的問題

一是各部門要根據實際情況每年報告檔案工作中人才短缺的情況，及時選拔和招聘具有相關專業背景的高素質人才，盡快解決檔案崗位高素質人才短缺的問題。同時，要加強與各類專業院校的聯系，為高職院校相關專業學生提供實習崗位，根據大學生的相關專業，擇優錄用，為檔案人才隊伍補充年輕的生力軍。

二是定期組織基層檔案人員參加檔案管理相關知識的培訓。基層單位要舉辦檔案人員年度培訓班，使其學習相關檔案的政策制度，深入學習檔案工作專業知識，對檔案管理的新知識、新技術、新要求要詳細掌握，優化專業知識結構，提升綜合業務能力。針對剛剛從事檔案管理工作的人員，要開展專門的課程培訓，使他們能夠快速地勝任此項工作。定期邀請熟悉業務的專家到當地或單位講課，舉辦關于檔案管理工作的講座和活動，為檔案工作人員答疑解惑，從而提高檔案管理人員的專業知識水平。

三是加大基層檔案的激勵力度。做到管理與愛護相結合，建立獎懲機制，關心工作人員的工作、學習和生活，使工作人員可以安心地投身到這項工作中，激發他們對此項工作的熱情，從而促進檔案工作的有序開展[5]。

（四）重點控制檔案形成，保證檔案安全存儲

首先，要嚴格控制檔案的存儲工作。信息數據收集在檔案管理工作中至關重要，如果信息數據收集工作出現差錯，將不利于后續檔案管理工作的有效開展。基層單位在開展檔案收集工作時，應切實地執行檔案管理的相關政策和制度；針對在收集工作過程中出現的不合規問題，需要按照有關規定，嚴格把控和處理。還需要不斷完善相關法律法規和政策制度，從事檔案工作人員的具體職責由各文件確定。

其次，需要對檔案進行有效整理。檔案的有效整理是指對同類檔案進行同類存放，針對比較瑣碎的檔案進行排序、合并、組織和編號等，最終生成文件。此項工作有助于有效管理檔案。

再次，要明確檔案管理工作中每個環節之間的關系和差異，針對有差異的檔案實施分類保管，方便后續的管理工作。要合理制定檔案分類的標準，檔案工作人員要對檔案進行認定和分類，并明確檔案的真偽性和完整性，從而保證檔案的儲存價值。

最后，嚴格規范檔案的存儲。此項工作以在初期正確收集、整理檔案為前提，大多數基層單位的檔案儲存在檔案庫內。為了實現檔案存儲規范化、合理化的目標，必須按照相關政策，使用專門的檔案存儲柜，并制作標簽和目錄。針對較為珍貴的文件數據，還要做好特定的標記，以便于查找和區分。

（五）嚴格落實檔案信息化管理，提高檔案管理的科學化水平

在信息化高速發展的今天，人們的生活已與信息化大數據密不可分，把信息化與檔案管理工作相結合，可以有效地創新檔案管理的工作方式與管理方法。因此，檔案的數字化管理成為許多單位的目標，在許多規模較大的檔案館、圖書館等區域已對檔案的信息化管理做出了一些嘗試，實現了檔案管理與數字信息化的有效統一。但對于一些基層單位，數字化管理可能難以完全實現，因為基層單位的數量眾多，再加上科學技術相對落后，缺少一定的核心技術，硬件設施也相對匱乏，因此很難實現檔案信息化管理的目標，需要基層單位對這一問題引起重視。

大部分檔案是需要長時間儲存的，對這些檔案進行信息化管理，可以有效地實現紙張和信息的統一管理。由于紙張的儲存是有一定的時間限制的，如果保管不好，會出現紙張變黃、紙質破裂等問題，甚至導致檔案信息缺失的現象。檔案的信息化儲存有效避免了這一問題的發生，基層單位實現檔案信息的數字化管理迫在眉睫。

基層檔案工作是一個單位或部門日常工作不可或缺的重要環節，應該引起有關領導和檔案人員的足夠重視。樹立檔案管理意識，充分認識到檔案和檔案工作的重要價值與意義。要制定完善的檔案規章制度，加大檔案管理的資金投入，提高檔案工作人員的業務水平，完善檔案服務機制，推動檔案事業更好地服務于社會主義現代化建設。

[1]夏敏榮.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].卷宗，2018（31）：50.

[2]郭湘仁.新時代檔案工作現狀及任務研究[J].管理觀察，2018（28）：120-121.

[3]韋再燾.推動新時代基層檔案工作高質量發展的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2021（04）：356-357.

[4]王娜.如何做好基層檔案管理工作[J].國際公關，2020（03）：171-172.

[5]王海鷗.提高基層檔案管理工作實效性的方法探討[J].黑龍江檔案，2021（04）：238-239.