企業(yè)科技檔案利用的現(xiàn)狀及啟示

摘要：科技檔案在企業(yè)科研攻關(guān)、技術(shù)革新、生產(chǎn)經(jīng)營等方面發(fā)揮著不可替代的作用。加強科技檔案管理是科技創(chuàng)新的需要，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。當前，科技檔案管理方面存在著收集不齊全、開發(fā)利用深度不夠、信息化水平建設(shè)滯后等問題，需要建立頂層設(shè)計、強化過程管理、搭建管理平臺、創(chuàng)新服務(wù)方式上加以改進

關(guān)鍵詞：企業(yè)；科技檔案； 開發(fā)利用

引言

企業(yè)科技檔案主要是指企業(yè)擁有的科學(xué)技術(shù)研究、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等檔案資料，這些檔案中含有技術(shù)設(shè)計文件材料、產(chǎn)品專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)等，是具有保存和參考價值的科學(xué)技術(shù)資料，這些資料對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。目前，科技創(chuàng)新是企業(yè)搶占制高點的關(guān)鍵，而科技檔案為創(chuàng)新提供了原始憑證和數(shù)據(jù)，加強企業(yè)科技檔案管理顯得越來越重要[1]。

一、加強企業(yè)科技檔案利用的必要性

（一）企業(yè)科技創(chuàng)新的需要

當前，企業(yè)的競爭是核心科技的競爭，技術(shù)創(chuàng)新已日益成為企業(yè)賴以生存的支柱和持久發(fā)展的不竭動力。它是企業(yè)在本行業(yè)能夠長期地、穩(wěn)定地保持科技優(yōu)勢的能力。對于中小企業(yè)來說，科技競爭力的提升是塑造和提高企業(yè)核心競爭力的重要途徑之一，也是企業(yè)制定長期戰(zhàn)略目標的依據(jù)，有利于企業(yè)在行業(yè)中長期保持競爭優(yōu)勢[2]。從科技檔案的價值來看，它記錄著該科技從產(chǎn)生、研發(fā)到應(yīng)用推廣的全過程，是最原始最獨創(chuàng)性的記錄，為企業(yè)后續(xù)創(chuàng)新提供了智力參考和路徑選擇。通過對科技檔案的有效利用，能夠幫助企業(yè)以較少的投入獲得較大利潤；透過科技經(jīng)驗的記載，避免企業(yè)非必要的損失，在市場競爭中贏得主動。

（二）企業(yè)獨有的資本

獨有性和排他性是企業(yè)立于不敗之地的關(guān)鍵，能夠使企業(yè)在市場競爭中始終處于領(lǐng)先地位，在國家嚴格保護知識產(chǎn)權(quán)的政策下，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的載體就是科技檔案，里面包含技術(shù)生成的資料，是企業(yè)的核心機密和獨有產(chǎn)權(quán)，一旦泄露，就有可能使企業(yè)失去技術(shù)領(lǐng)先地位，喪失市場主導(dǎo)地位，危及企業(yè)生存空間。因此，科技檔案的內(nèi)容和保護對企業(yè)至關(guān)重要，加強科技檔案保護也是為了保護企業(yè)的根本利益。一般來說，科技檔案只有與科技研發(fā)有關(guān)的人員才能接觸到，其他人都無法碰觸，這樣才能減少泄密風險。

（三）滿足企業(yè)查詢利用的需要

科技檔案是直接記述和反映科技、生產(chǎn)、基建等活動，記載了人們認識自然、改造自然的主觀活動，這在客觀上決定了科技檔案產(chǎn)生的多時空、廣地域、長周期、全方位，是成套性和專業(yè)性的技術(shù)資源[3]。目前，信息技術(shù)已經(jīng)徹底改變了檔案管理模式，這給科技檔案的整理、保護、復(fù)制和利用提出了更高的要求。通過整理挖掘有意義的檔案科技資料、助力企業(yè)科技進步成為企業(yè)檔案管理機構(gòu)的主要任務(wù)。同時，管理人員還需要根據(jù)不同的需求，尋找最優(yōu)途徑，準確、快速、系統(tǒng)地提供檔案科技信息服務(wù)，更好地服務(wù)企業(yè)重大決策和科技創(chuàng)新。

二、企業(yè)科技檔案管理利用存在的問題

（一）科技檔案收集不齊全

沒有明確、規(guī)范的收集范圍和標準就沒有科技檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也就無從談起各項管理工作，更不能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。目前，企業(yè)科技檔案在前端控制的收集不齊全問題比較突出，主要表現(xiàn)在：重結(jié)果輕過程，對成果的關(guān)注、收集重視大，對在科技成果形成過程的數(shù)據(jù)、圖表、元計算、編輯程序等關(guān)注少、收集面狹窄，而這些檔案資料恰恰是科技成果產(chǎn)生過程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，是研發(fā)過程最原始的數(shù)據(jù)資料，如果這些數(shù)據(jù)缺失，將無法還原科技成果產(chǎn)生的全貌，損害其完整性，降低了對數(shù)據(jù)的再利用。比如，筆者曾任職的企業(yè)，個別竣工驗收鑒定材料中缺少必要的留痕和數(shù)據(jù)記錄，在后期查考中需要重新復(fù)盤驗收過程，浪費了人力物力。

（二）檔案開發(fā)利用深度不夠

長期以來，在企業(yè)固有思維中，科技檔案主要是用來查考的，造成了科技檔案管理模式低下，主要表現(xiàn)在整理標準不高、管理混亂、系統(tǒng)化不強，無法高效準確地為企業(yè)提供智力支持，未能從被動查閱走向主動服務(wù)。比如，科技檔案應(yīng)用管理中，使用頻率比較的是核心技術(shù)數(shù)據(jù)和應(yīng)用，這些需要進行系統(tǒng)的整理和歸納重要核心數(shù)據(jù)未能形成專題數(shù)據(jù)庫和歸檔文件目錄，不利于提升檔案服務(wù)能力。同時，科技檔案開發(fā)處于初級階段，處于“死檔案”階段，沒有真正地“活起來”“火起來”。比如企業(yè)的科技檔案既是生產(chǎn)力，也是展示企業(yè)實力和形象的名片，如果能加以合理利用，也能產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

（三）信息化水平建設(shè)滯后

信息化技術(shù)于20世紀80年代開始在檔案系統(tǒng)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，從最初的只能實現(xiàn)初級的檔案目錄級管理到今天的電子檔案單套制管理，檔案信息化的內(nèi)涵越來越豐富和完善，給檔案管理帶來了革命性變革。但是，很多企業(yè)購入一套檔案管理系統(tǒng)，將現(xiàn)有的科技檔案紙質(zhì)文件掃描整理后，錄入到信息系統(tǒng)，就實現(xiàn)了檔案信息化管理，但是沒有建立起系統(tǒng)的信息化管理體系。科技檔案的信息化管理，需要建立一套完善的組織架構(gòu)，明確的規(guī)范標準、歸檔時間、利用流程、利用權(quán)限、安全防護等。目前，特別科技檔案信息的安全問題，是目前各企業(yè)科技檔案管理存在的明顯漏洞。比如，信息化系統(tǒng)大多數(shù)外包公司提供，使用上本身就存在不可控性，加之防火墻、防水墻等安全系統(tǒng)缺失，為科技檔案的信息存儲增添了不穩(wěn)定性。

三、企業(yè)科技檔案利用的優(yōu)化路徑

（一）建立頂層設(shè)計，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

企業(yè)科技檔案工作是現(xiàn)代化管理模式的有機組成單元，企業(yè)科技檔案資源的開發(fā)利用只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能穩(wěn)步規(guī)范化推進，保證企業(yè)科技興旺、產(chǎn)業(yè)長久不衰。一是成立科技檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，把科技檔案管理列入議事議程，與科技創(chuàng)新工作同部署、同落實；壓實工作責任，建立科技檔案工作管理體系，將各部門都納入管理單元，建立激勵機制，實行動態(tài)管理考核。二是樹立長遠思維、大局觀念，把科技檔案納入企業(yè)長遠規(guī)劃，樹立抓科技檔案管理就是抓生產(chǎn)力的思維，在檔案保管設(shè)施建設(shè)、檔案成果運用、信息化建設(shè)等方面拿出定向的資金進行扶持，為科技檔案產(chǎn)生更大的效益提供堅實基礎(chǔ)。三是加強人才隊伍建設(shè)。加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密知識教育，建設(shè)一支既熟悉科技檔案工作標準和法律的專家能手，又能勇于創(chuàng)新善于總結(jié)的創(chuàng)新型人才，更好地保障科技檔案利用的效益。

（二）強化過程管理，提升管理水平

齊全、完整、準確的檔案資源體系是科技檔案利用的基石，為更好地發(fā)揮科技檔案在企業(yè)創(chuàng)新、提升企業(yè)經(jīng)濟效益方面的作用，需要在管理前端就加強質(zhì)量管控，以便更好地滿足創(chuàng)新利用的需要。一是在歸檔環(huán)節(jié)上狠下功夫。在管理前段加強歸檔服務(wù)指導(dǎo)，檔案管理的收集需要從科技項目的立項、設(shè)備的引進、會議決策等各環(huán)節(jié)上同步進行，避免檔案遺失。二是加強整理規(guī)范的指導(dǎo)。要對科技檔案整理標準進行系統(tǒng)培訓(xùn)，召開整理標準分析會，對已經(jīng)歸檔的文件資料、實物檔案、檔案目錄標識等進行質(zhì)量檢查和分析研判。三是加強歸檔管理。制定科技檔案管理年限、保密級別，查詢流程等做好系統(tǒng)管理，方便后期利用。通過以上環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，能夠確保科技檔案材料的應(yīng)歸盡歸，以質(zhì)量促科技檔案效益，提升了檔案規(guī)范化水平，為科技創(chuàng)新提供了堅實保障。

（三）搭建管理平臺，系統(tǒng)整合資源

一是建立科技檔案專題信息數(shù)據(jù)庫，對紙質(zhì)檔案材料進行價值鑒定，有選擇性地進行數(shù)據(jù)化，選擇包括科技數(shù)據(jù)、決策過程、增值意義大的檔案材料。二是加大科技檔案網(wǎng)絡(luò)收集力度。科技進步日新月異，行業(yè)動態(tài)對企業(yè)決策至關(guān)重要，要加強新聞、動態(tài)、政策和影像資料的收集，制定嚴格的歸檔標準，建立網(wǎng)絡(luò)科技專題庫，更好地服務(wù)于科技決策。三是加強科技檔案價值的挖掘。運用現(xiàn)代化的分析技術(shù)，形成科技檔案編研材料，服務(wù)于企業(yè)的科技創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效力

一是建立用戶自助服務(wù)平臺。依托科技檔案專題數(shù)據(jù)庫和信息化管理系統(tǒng)，向用戶提供文獻的檢索、查閱和科技圖文、數(shù)據(jù)等服務(wù)。加強平臺設(shè)計，搭建多個渠道，包括手機客戶端、PC等，使得用戶能夠隨時隨地查閱利用，提升工作效率。二是強化專題數(shù)據(jù)庫服務(wù)。圍繞部門的具體項目和課題研究，根據(jù)科技檔案數(shù)據(jù)，有針對性整合資源，實現(xiàn)服務(wù)升級。三是開展科技檔案交流服務(wù)。定期舉行座談，讓使用人參與到檔案管理中來，了解科技人員的檔案新需求，檔案管理人員要對館藏數(shù)據(jù)科學(xué)掌握，在短時間對數(shù)據(jù)進行有效整合，既幫助企業(yè)節(jié)省人力物力，又提升經(jīng)濟效益，充分彰顯科技檔案的作用。

四、企業(yè)科技檔案開發(fā)利用的保障措施

（一）人才保障：培養(yǎng)專業(yè)化科技檔案管理人才

在數(shù)字化時代，企業(yè)科技檔案的開發(fā)與利用離不開專業(yè)化的管理人才。首先，企業(yè)應(yīng)該積極開展內(nèi)部培訓(xùn)。通過組織培訓(xùn)課程和研討會，讓管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)科技檔案管理理論，了解科技檔案管理的前沿技術(shù)和未來企業(yè)科技檔案開發(fā)利用技術(shù)發(fā)展趨勢。要鼓勵科技檔案管理人員參與相關(guān)行業(yè)協(xié)會和學(xué)術(shù)交流活動，擴大其專業(yè)學(xué)習(xí)渠道，增加學(xué)習(xí)機會。其次，企業(yè)可以與高等院校、科研機構(gòu)合作，引進檔案專業(yè)管理人才。通過合作交流和校企人才培養(yǎng)項目，吸引有潛力的畢業(yè)生或?qū)I(yè)人才加入企業(yè)的科技檔案管理團隊。這些新加入人才能夠帶來新的思維，進而更好的推動企業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。同時，為了吸引和留住優(yōu)秀的科技檔案管理人才，企業(yè)應(yīng)該提供有競爭力的薪酬和福利待遇。人才是企業(yè)發(fā)展的重要資源，合理的薪酬體系和良好的職業(yè)發(fā)展空間，能夠增強檔案管理人員的工作動力和歸屬感，進而全身心的投入到企業(yè)科技檔案管理工作之中。此外，企業(yè)還可以建立科技檔案管理人才的培養(yǎng)計劃，為他們提供廣闊的職業(yè)發(fā)展空間。

（二）資金保障：增加科技檔案管理投入

新時期，科技檔案管理開發(fā)和利用需要充足的資金支持。為了保障科技檔案管理工作的順利進行，企業(yè)應(yīng)當增加科技檔案管理投入。首先，必須確保科技檔案管理部門配備先進的設(shè)備和技術(shù)支持。引進先進的數(shù)字化設(shè)備和信息管理系統(tǒng)，能夠提高科技檔案管理的效率，為科技檔案的開發(fā)和利用提供設(shè)備和技術(shù)保障。其次，企業(yè)要積極尋求與相關(guān)部門和機構(gòu)的合作，爭取政府資金支持，為企業(yè)科技檔案創(chuàng)新提供一定的補貼和資金支持。同時，與科研機構(gòu)、高校等合作，共享檔案信息資源，更好地挖掘科技檔案的價值。

（三）制度保障：建立健全科技檔案管理制度

為確保科技檔案管理工作的高效運行，企業(yè)應(yīng)當建立健全科技檔案管理制度，明確科技檔案的收集、整理、存儲和利用程序。首先，需要制定相關(guān)的管理規(guī)范和操作流程，提升科技檔案管理工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性。科技檔案的數(shù)字化開發(fā)和利用需要遵循一定的標準和流程，通過完善相應(yīng)制度機制可以明確管理人員的行為和責任，降低管理風險，提高科技檔案管理的效率和質(zhì)量。其次，企業(yè)應(yīng)當加強對科技檔案管理制度的執(zhí)行與監(jiān)督。制度只有在實際運行中得到有效落實，才能發(fā)揮其保障作用。因此，需要建立科技檔案管理的監(jiān)督機制，對制度執(zhí)行情況進行定期檢查和評估。對于出現(xiàn)的問題，及時進行整改，進一步提升科技檔案管理質(zhì)量。另外，企業(yè)還可以借鑒先進企業(yè)的科技檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合自身實際情況，不斷優(yōu)化和完善科技檔案管理制度。科技檔案管理是一個不斷發(fā)展的過程，相應(yīng)制度機制建設(shè)也應(yīng)該不斷地與時俱進，適應(yīng)新時期科技檔案管理需求。

（四）技術(shù)保障：引入先進科技檔案管理技術(shù)

企業(yè)應(yīng)當積極引入先進科技檔案管理技術(shù)，以提升科技檔案管理的水平。這些先進技術(shù)包括數(shù)字化處理技術(shù)、云計算技術(shù)、人工智能等。首先，通過數(shù)字化處理技術(shù)，企業(yè)可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。數(shù)字化處理可以大大提高檔案的存儲和檢索效率，使檔案信息更易于訪問和共享。同時，數(shù)字化處理還可以保護檔案信息的完整性和安全性，避免因紙質(zhì)檔案的損壞或遺失而造成信息丟失。其次，借助云計算技術(shù)，企業(yè)可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化存儲和共享。云計算技術(shù)可以將檔案信息存儲在云端服務(wù)器中，不受地域和設(shè)備限制，便于不同部門之間的合作與交流。同時，云計算技術(shù)還能夠提供數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案信息的安全性。另外，人工智能技術(shù)也為科技檔案管理服務(wù)。通過人工智能技術(shù)，可以對檔案信息進行智能化處理和分析，快速提取和篩選出有用的信息。人工智能技術(shù)還可以為檔案信息的分類和歸檔提供智能化建議，提升檔案管理效率。

結(jié)語

新時期，檔案信息資源對于企業(yè)戰(zhàn)略制定和未來發(fā)展起到的作用越來越大。因此企業(yè)有必要給予自身檔案管理工作足夠重視。既要從宏觀層面為企業(yè)科技檔案利用開發(fā)提供指導(dǎo)，完善相關(guān)制度規(guī)章，明確企業(yè)科技檔案管理的各項技術(shù)標準。同時也要在微觀層面給予企業(yè)科技檔案利用開發(fā)更多的支持，加大人才培養(yǎng)力度，細化科技檔案管理流程，提升企業(yè)科技檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)科技檔案利用開發(fā)與企業(yè)戰(zhàn)略的深度融合，更好的發(fā)揮企業(yè)科技檔案的輔助性功能。

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（作者單位：北京圣商創(chuàng)業(yè)科技有限公司）

（責任編輯：豆瑞超）