試論國有企業(yè)檔案信息化管理的構建路徑

劉璐

摘要：信息化時代的到來，給各行各業(yè)帶來了全新的發(fā)展機遇。很多行業(yè)、企業(yè)紛紛開始利用現代信息化技術進行自我改革與創(chuàng)新，以期提升市場競爭力。在這一環(huán)境下，國有企業(yè)朝著現代化、智能化、信息化方向發(fā)展也成為既定趨勢。而檔案管理工作是國有企業(yè)管理工作中的重要組成部分，其管理水平及工作質量在一定程度上影響著國有企業(yè)的決策與戰(zhàn)略規(guī)劃的合理性與科學性。故此，如何創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理效率，成為當前國有企業(yè)亟待解決的問題。本文針對國有企業(yè)檔案工作的信息化建設與管理展開分析，旨在提高檔案管理水平，助力國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：國有企業(yè)；檔案信息化；構建

DOI：10.12433/zgkjtz.20232315

檔案是國有企業(yè)各部門、各項業(yè)務信息的集成體，在日常管理工作中發(fā)揮著至關重要的作用。檔案不僅記錄了各項工作痕跡，同時也能如實反映運營情況，便于管理層進行科學的決策。對此，國有企業(yè)應該充分認識并重視檔案管理的重要性，跟緊信息時代的發(fā)展步伐，促使檔案最大限度地發(fā)揮價值。

一、國有企業(yè)開展檔案信息化管理的必要性

（一）有利于提高檔案管理工作的質量和效率

國有企業(yè)相較中小型企業(yè)而言，其產業(yè)規(guī)模與業(yè)務范疇較為寬泛。因此，檔案管理內容較為復雜多樣，而傳統的檔案管理模式已經無法發(fā)揮最大效用，甚至還在一定程度上加劇了檔案管理的混亂性，進而降低決策的科學性，不利于其持續(xù)發(fā)展。國有企業(yè)開展檔案信息化管理，可充分利用互聯網平臺和信息化技術，提高檔案管理水平，減少人力資源投入，這對企業(yè)的信息化發(fā)展具有重要意義。具體而言，以計算機及移動終端設備為載體，以互聯網技術為支撐，能夠打破傳統檔案管理工作的時空局限性。檔案管理人員僅需要有移動設備與互聯網即可隨時隨地辦公，有效提高了檔案管理效率與質量。

（二）有利于保障國有企業(yè)的信息安全

當前，信息化技術的發(fā)展，一方面提高了國有企業(yè)的管理水平和工作效率，但同時也增加了企業(yè)間的惡性競爭。在這種背景下，雖然很多國有企業(yè)積極借助信息化時代的“東風”對檔案管理工作進行了信息化建設，但僅對檔案管理形式進行了現代化技術轉變，并未認識到檔案管理系統的信息安全及網絡安全的重要性。這就在一定程度上加劇了網絡黑客、網絡病毒對檔案管理系統的破壞，進而導致檔案信息泄露、篡改、丟失等問題，給國有企業(yè)帶來了巨大的經濟損失。而加強檔案信息化管理，則可將工作重點由檔案工作信息化建設逐步漸變?yōu)闄n案管理系統安全防護建設，完善網絡安全防護網，進而最大限度地保障檔案信息安全。

（三）有利于提高國有企業(yè)的市場競爭力

隨著市場經濟體制的深化改革，國有企業(yè)面臨的市場競爭環(huán)境趨于“白熱化”。要想在激烈的市場競爭中始終處于優(yōu)勢地位，就必須做好檔案管理工作。這主要是由于國有企業(yè)的檔案管理工作中涉及各項業(yè)務活動進度、資產情況、近期的盈利能力、負債情況、人事信息等，便于管理層充分了解當前的運行情況，及時對發(fā)展方向進行調整。

（四）有利于推動國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

就各大國有企業(yè)的發(fā)展情況來看，其沿用的傳統方案管理模式已經無法滿足當下的檔案管理需求。加強檔案工作的信息化建設與管理，可對傳統檔案管理模式進行革新，構建適應國有企業(yè)發(fā)展需求的新型檔案管理模式。此外，還能提高檔案管理水平與效率，最大限度地發(fā)揮檔案的應有價值，為管理層決策與制定發(fā)展規(guī)劃提供數據參考。

二、構建國有企業(yè)檔案信息化管理的路徑

（一）加強硬件建設

檔案信息化管理，不僅需要完備的信息化系統，還需要先進的硬件設備。現階段，很多國有企業(yè)盲目地認為，檔案信息化管理就是對計算機網絡上各種數據信息、表格等進行有效的信息采集，而忽視了對計算機設備、網絡、路由器等硬件設備的完善與更新。一些檔案管理部門甚至仍在使用多年前的電腦開展管理工作，這就在一定程度上降低了檔案管理工作的效率，不利于為檔案信息化管理提供堅實的運行平臺。具體而言，國有企業(yè)應跟緊信息化時代的發(fā)展步伐，及時更新檔案管理部門老舊的計算機設備。管理部門還需要對網絡線路進行更新，其中不僅需要更換已經老化的網絡線路，還需要根據辦公用網需求，更新運行效率更高的網絡線路，進而提高檔案管理信息化水平，保障檔案安全。

（二）做好紙質檔案的管理與更新

國有企業(yè)的交流與合作朝著縱深化方向發(fā)展，業(yè)務往來更為復雜。為了切實提高檔案管理工作的質量與效率，強化檔案信息化管理效果，要做好紙質檔案的管理與更新。這主要是由于檔案信息化管理過程中，需要對傳統紙質檔案進行數字化轉化，將其轉變成電子文件后進行檔案管理。沒有傳統的紙質檔案，就沒有電子檔案，國有企業(yè)也無法進行檔案信息化管理。

基于此，內部的檔案管理部門應在日常工作中加強紙質版檔案的管理力度。第一，檔案管理人員應剔除紙質檔案中沒有參考價值、存在錯誤信息的紙質檔案，便于紙質檔案管理，減少不必要的檔案占據檔案管理系統內存；第二，由于國有企業(yè)產業(yè)規(guī)模較大，各崗位的人員流動性較大。對此，檔案管理部門工作人員應及時進行數據更新。檔案管理人員還需要對紙質檔案按照價值進行等級劃分。例如：國家級別機密型文件、技術型文件、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃類文件等，都需要保障安全性。對此類重要文件調取查閱時，需要通過上級部門審核方可借調；第三，檔案管理人員還應做好檔案室的安全管理工作。避免紙質檔案出現丟失、損壞、受潮發(fā)黃、燒毀等問題。

（三）研發(fā)檔案信息化管理體系

目前，國有企業(yè)按照業(yè)務類型劃分為技術型和管理型。但是，無論哪一種類型的國有企業(yè)，要想在激烈的市場競爭中謀求長遠發(fā)展，就必須緊跟時代步伐，積極利用現代化信息技術構建完善的檔案管理信息化系統，以提高檔案信息化管理水平與質量。現階段，多數國有企業(yè)都開展了檔案信息化管理，但在管理系統的開發(fā)上，更多依據各部門的業(yè)務性質構建檔案信息管理模塊，進而給檔案管理部門信息的歸納、整合增加了難度。例如：針對人事檔案構建人力資源管理系統，針對財務部門構建財務信息檔案管理系統，針對各項業(yè)務活動構建業(yè)務信息檔案管理系統等，每一個檔案管理系統都有自己的運行與管理模式，這不僅增加了檔案管理人員的工作量和工作難度，也不利于各部門之間進行信息交流與共享。對此，國有企業(yè)應借助信息化技術，對各項檔案管理系統進行資源及管理模塊整合，設置各部門的檔案信息管理模塊，以便檔案信息查詢。此外，檔案管理部門還應定期對管理系統升級更新，以保障檔案管理工作的順利開展。

（四）提升檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)

任何工作的順利開展都離不開人才的助力。檔案管理人才在推進國有企業(yè)檔案信息化管理中發(fā)揮著至關重要的作用。其中，檔案管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)直接決定著檔案信息化管理水平。因此，國有企業(yè)要注重加強檔案管理人才的培養(yǎng)與引進，構建一支高素質、專業(yè)化的檔案管理隊伍。

首先，國有企業(yè)應對檔案管理工作人員進行綜合能力評估，找尋其能力薄弱點，并積極組織開展專業(yè)化培訓活動。專業(yè)培訓活動的內容應包含檔案管理流程、各部門檔案管理細則、現代信息化技術學習、實踐技能學習等。還可以通過邀請相關領域的專家學者、信息技術人員等，對檔案管理人員進行實踐工作指導，以強化檔案管理人員的專業(yè)能力與信息素養(yǎng)。在專業(yè)培訓活動開展一定時間后，還應對檔案管理人員的實際工作進行抽查，以進一步檢驗其學習成效，強化其對于檔案信息化管理的認識度，以進一步提高檔案信息化管理水平。

其次，國有企業(yè)應加強對檔案管理人員的思想道德教育。在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要進行檔案信息的收集、分析、歸檔、更新等日常工作任務，還要根據不同部門的實際工作需求，為其提供有針對性的檔案資料。檔案管理人員對檔案資料有著較高的支配權利，在一定程度上決定著檔案信息安全。只有不斷加強其思想教育，促使其形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，才能避免工作失誤、檔案信息丟失、泄露等風險。

最后，國有企業(yè)還應注重專業(yè)人才的引進，通過檔案管理外包、拓寬社會招聘渠道等方式，積極吸納更多專業(yè)人才參與檔案信息化管理工作，以提高其檔案信息化管理水平與整體質量。這樣既能為管理層決策提供依據，還能提高整體國有企業(yè)的信息化建設水平。

（五）推進數字化檔案館的建設與發(fā)展

數字化檔案館是信息化時代的重要產物，也是當前檔案管理行業(yè)的主要發(fā)展方向。國有企業(yè)要想切實實現檔案信息化管理，必須跟緊時代發(fā)展步伐，積極構建數字化檔案館。但是，國有企業(yè)需要充分認識到建設數字化檔案館不是一蹴而就的，需要一個長期發(fā)展的過程。數字化檔案館相較于檔案管理信息化體系，在檔案保存容量上更大、檔案管理的針對性更強，便于各部門進行檔案信息的調取、查詢、共享。但是，數字化檔案館的建設并非單純是檔案管理部門及技術部門的工作內容，還需要各部門、各崗位參與，相互合作、相互配合，結合國有企業(yè)的實際發(fā)展需求、各崗位的檔案信息需求等，進行數字化檔案館的統籌設計與布局。只有這樣，數字化檔案館才能在檔案管理工作中發(fā)揮最大效用，助力國有企業(yè)真正實現檔案信息化管理。

（六）通過電子文件加強相關部門的溝通與合作

國有企業(yè)在實際開展檔案管理工作中，其檔案管理的主要對象為檔案管理部門、檔案信息采集部門、信息技術管理部門。檔案信息采集部門對檔案內容更為熟悉，對于信息的真實性、精準度、可靠性等具有一定責任；檔案管理部門在接收相關部門提交的電子文件后，需要依據規(guī)章制度，按照電子文件的類型等進行分析、分類、儲存；而信息技術管理部門則需要利用信息技術對文件進行處理。國有企業(yè)應加強這三個部門之間的交流與合作，促使其在電子文件的傳輸過程中進行信息的溝通，以發(fā)揮檔案的最大價值。

（七）加強檔案信息化管理的安全防護

在檔案管理工作中，相較于傳統紙質檔案，電子檔案更具優(yōu)勢，可提高檔案管理效率，便于調取與共享，能最大限度地發(fā)揮檔案的價值與效用。但是，伴隨著信息技術的創(chuàng)新發(fā)展，網絡環(huán)境越來越復雜，其中不乏網絡黑客和網絡病毒，影響檔案的安全性，甚至導致檔案信息被泄露、篡改、丟失等問題。對此，國有企業(yè)應在開展檔案信息化管理工作的過程中，將檔案安全性置于關鍵位置。

首先，國有企業(yè)應對檔案管理系統或數字化檔案館定期更新與系統維護，并利用信息技術構建安全防護網，以實時檢測外網環(huán)境，一旦發(fā)現病毒入侵或黑客攻擊行為，及時報警，提高檔案信息化管理安全性；其次，技術人員在構建檔案管理體系的過程中，還應根據各部門的檔案信息需求設置訪問權限與身份認證，并保留好各部門的檔案信息使用痕跡，從而對檔案信息全面保護，以避免檔案信息泄露、丟失，給國有企業(yè)帶來不利影響。

三、結束語

綜上所述，進入信息化時代，國有企業(yè)的生產規(guī)模及項目范疇持續(xù)擴大，檔案數量持續(xù)增長。檔案是進行決策與制定戰(zhàn)略發(fā)展目標的重要依據，可為國有企業(yè)發(fā)展指明方向。基于此，國有企業(yè)應不斷強化內部工作人員，尤其是檔案管理人員對檔案信息化管理價值的認知度，并借助各類現代化信息技術革新檔案管理工作，將檔案管理工作與信息化技術有機結合，創(chuàng)新檔案管理模式、管理流程，以推進檔案管理工作的高效開展與高質量完成。

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