“互聯網+”背景下不動產檔案信息化管理路徑探析

張清珍

摘要：不動產檔案管理工作不斷增強信息化建設，充分融入“互聯網+”時代的高新技術，凸顯不動產檔案管理信息化建設的重要性。基于此，本文首先分析不動產檔案行政管理部門信息化平臺建設模式的內在必要性，然后對當前不動產檔案電子化管理方式存在的普遍問題深入分析，提出具有針對性的對策和措施，以期在“互聯網+”信息技術時代下優化不動產檔案行政管理發展路徑，推動行業發展。

關鍵詞：“互聯網+”；不動產；檔案信息化

DOI：10.12433/zgkjtz.20233322

在科技水平不斷進步的背景下，不動產的檔案管理應積極創新，從實踐角度出發，加大信息技術的應用力度，可以在改變傳統不動產檔案和會計管理方法模式的缺陷的同時進一步發展創造條件，使科技作用得到充分的發揮。

一、開展信息化管理的意義

（一）有助于管理效能的提升

過去不動產檔案中心的各項管理職能工作非常繁瑣，需要花費大量的人工處理各種檔案查詢利用和相關日常事務處理。如果管理中心遇到工作人手能力不足等情況，不動產檔案業務的具體管理和工作效率無疑將下降。在信息技術時代背景下，不動產登記和檔案信息將朝著更高效的信息化一體化方向發展，利用“互聯網+”傳遞消息和分時性特點，以及對信息化平臺和半自動化網絡辦公協同能力的全面支持，迅速且有效地提升登記檔案及管理業務部門的信息化辦公和工作效率，登記檔案數據的上傳歸檔、提醒、審核、借調等操作變得更加簡單便捷，實現了原地一鍵操作。員工工作效率得到提升，輕松應對不動產登記檔案管理的各項工作。

（二）有助于單位檔案資源的共享，以適應網絡時代的發展需求

不動產檔案是至關重要的信息資源，不僅涵蓋了內部資料，還為單位外部活動提供資料參考，是不可或缺的資源。采用信息技術、數字技術和自動化技術進行不動產檔案管理的創新是適應網絡時代發展需求的體現，對實現不動產檔案管理的價值起到積極推動作用。此外，借助信息技術創新，可以實現不動產檔案管理中不動產檔案信息和原始載體的有效分離，從而確保工作人員及時獲取共享資源，提高資源信息的利用率。在新時代背景下，大數據等信息技術的廣泛應用，對不動產檔案管理的需求也日益提高。工作人員必須積極應對，更新管理理念，以積極的態度促進不動產檔案管理的可持續發展。

二、“互聯網+”時代下不動產檔案管理工作的現狀

（一）不動產檔案資料不全

由于部分不動產檔案歷史久遠，前期數據管理與現行不動產管理存在差異，造成不動產檔案中項目要素及附加條件與現階段的需求存在誤差。例如，由于房屋地址變更與現在的信息不匹配，資料的完善程度較差。這些問題增加了不動產檔案利用的難度，降低了不動產檔案的完整性及關聯性，影響管理和信息查詢等工作的開展。此外，不完善的資料和信息統計嚴重影響了不動產檔案管理的規范性。

（二）不完整的不動產檔案數據

在信息時代下，大量數據已實現云端化和智能化。然而，仍有一些地區缺乏對不動產檔案管理的技術支持和數據整改措施，導致數據庫整合能力不足。數據調動和管理仍依賴于傳統的人工和紙質管理方式，在核對信息時出現了各種不完善、不對等的問題，造成房地產狀態記錄仍處于混亂狀態。房地產記錄和不動產檔案管理的云端化和大數據化在各地尚未得到廣泛的應用。

（三）不動產檔案存放雜亂

相比其他檔案管理，房地產權的時間跨度更大、周期更長，難以管理和統計的數據更多，歷史信息記錄較少，導致信息統計錯誤的存在，嚴重影響了不動產檔案的完整性和真實性。

（四）不動產檔案資源共享力度不高

為了實現不動產檔案資源的共享以及不動產登記機關職責的履行，需要加強不動產登記相關制度的完善和檔案管理的公開透明化。這將使不動產登記機關充分發揮職責作用，并加強不動產檔案管理的追蹤性和完善性。通過在互聯網和數據云端保存大量的數據和信息，管理工作有助于建立健康有序的不動產市場秩序，同時維護了不動產檔案管理工作的秩序。

三、信息化背景下不動產檔案管理路徑

（一）掃描不動產檔案資料

1.數字化掃描是對紙質數據全面的電子化處理。不動產信息管理系統必須確保對所有紙質檔案全面的掃描，以便及時、有效地分類和統一管理。在對不動產檔案數字化掃描以及錄入時，工作人員及時發現原始文檔中存在的錯誤內容并糾錯。在掃描過程中，應保證信息資源以及文本內容的完整性和可靠性，確保檔案有關的內容全部錄入。在檔案資料全部齊全后，仔細檢查上述文件的原始數據資料，以確保所有文件的數據內容真實和可靠。

2.錯誤數據和錯誤畫面的檢查和修正。完成紙質文件數據電子掃描的全面檢查后，應及時準確地查找顯示錯誤圖片，并認真核對和修正。在圖像掃描時，必須嚴格保證原始圖像的清晰度和掃描文件中的所有內容。此外，還需注意識別每個原始圖像文件的詳細信息。如果采集的影像數據與圖像的原始信息不一致，則需要進一步分析和處理影像清晰度。

（二）提高檔案數字化處理系統的應用水平

認真研究各種類型不動產檔案編號工作，制定一套系統、詳細、具體、實用的檔案載體歸類編目處理編號計劃，以確保各類檔案載體在相對安全和妥善保管的客觀前提下，真正有效實施編號工作，準確有序地科學定位各種檔案文件的安全保存位置。為進一步實現檔案文件存儲環境的標準化，要充分認識到陳舊零散的不動產檔案信息的價值和特殊性，減少重新收集、拆分和處理的工作次數。進一步推廣和應用數字化檔案管理和自動化技術，有助于保證數字化檔案信息系統的動態管理和規范化，減輕工作負擔，確保系統中的序號數據與流水號信息的正確連貫，為有效提升不動產檔案信息數字化管理和信息化工作的效能，有關人員應積極創造一套更完善、有利、高效、可靠的安全管理技術環境，防止電子檔案的盜失和丟失。

（三）完善相關的基礎設施

在社會經濟快速發展背景下，各項基礎制度內容也在不斷完善，相應的基礎設施也應加大投入力度。為做好有關不動產檔案的實時化管理提供了保障。有關部門在開展不動產檔案管理時，應對電子化管理設備全面的檢查，包括軟件系統與硬件系統，實現各項文本資源信息的完整錄入以及實時化的調取。由于不動產檔案是大量文字資源，在錄入以及管理時，應對錄入的內容、軟件設備情況以及整體的硬件系統等進行綜合的分析。及時引進先進的管理設備，從實際的角度出發，定期檢測信息設備，保證沒有病毒威脅以及系統漏洞，實現不動產檔案的全面電子化管理。

（四）完善不動產登記一體化信息平臺

沒有網絡信息平臺建設的數據支撐，初始登記信息檔案的應用價值和查詢效率方面的整體提升難以實現。在實行不動產全國統一發證登記審批制度之前，不同部門負責處理土地、房屋、林地、草原、海域等項目的具體管理核發和備案登記工作。這些部門包括同級國土、房產、林業資源管理等，各自負責處理不同種類的不動產事務，項目受理、審核、登記、確權、測繪、發證備案等業務的處理，以及檔案化管理方面的基本標準，在不同專業的行政機構應明確規定領域。

各地級行政單位、地方政府的不動產登記機構應積極響應國家法律法規的要求，借鑒“國土資源云”規劃，加快推進城鎮房屋和土地數據的整合，推進城鎮不動產管理登記數據整合的信息平臺項目建設，進一步完善數據庫，實現高效、便捷安全的統一網上受理查詢、自主生成查詢、共享信息查詢，使市公安、稅務、民政、審計、統計、財政、教育文化等各部門之間辦理不動產權屬登記和管理信息查詢遵循法定公開和規定共享，并加強電子檔案信息查詢的安全保密措施，真正實現信息數據安全、服務群眾辦事無需跑腿。

（五）提高資源開發利用率

當前信息化應用技術和發展技術勢態不斷完善。在具體執行日常資料歸檔管理業務時，管理人員可以充分利用信息化新技術，提高信息系統資源利用率。要實現這一目標，可以整合當前先進的信息化技術手段并加以優化。只有提高各類信息資源的開發和利用技術水平，才能有效保證房地產檔案數字化管理順應數字化時代潮流。同時，提高工作人員的檔案管理質量水平和效率，促進數字檔案標準化管理隊伍的建設和工作進程。在不動產檔案信息資源綜合開發研究時，工作人員通常需要先綜合對比分析各種檔案信息源，然后根據不同檔案類型進行數據分配，以實現數據的系統化、集成化，從而達到數據統一和管理科學化的目標。為了避免數據信息采集過于簡單分散，需增強工作協同，改進數字檔案信息系統的管理和工作方式，以提高準確性和便捷性，進一步提升數字化不動產檔案信息的流通率，從而全面提升數字檔案管理的質量水平。

（六）更新數字化記錄方式

為了改進傳統的紙質檔案管理模式，采用新型的數字化檔案管理技術，有效彌補傳統檔案管理方法的不足。目前，房產登記發證制度滯后，人工操作中易出現疏漏，導致工作效率低下，因此，不動產檔案登記常出現技術規定錯誤、遺漏登記、檔案文件丟失破損等現象。為了進一步降低此類問題的發生，可以利用現代化的計算機網絡信息技術對不動產檔案系統更新，確保工作人員及時、準確地根據自己所管轄的登記需求將資料保存在網絡平臺上，使當事人能夠輕松地在管轄范圍內的房產資料系統中快速找到所有信息，便于查詢。

（七）開展融合工作

電子檔案綜合管理工作的部門管理人員應積極根據工作場所的特殊實際利用情況，不斷創新優化工作思維，合理利用網絡平臺的技術優勢，并充分發揮自然資源局和工作環境網絡的優勢，共同構建電子檔案區。

按照政府部門的數據建設發展計劃，合理配置和優化各類自然資源系統以及綜合規劃系統資源等基礎信息資源，積極有序地推進公共資源數據庫的數字化建設，進一步建立完善高效的部門數據整合共享社會化服務協作機制，確保各管理部門的資源有效協同創新，共同推進政府自然資源數據共享的社會化應用服務。

此外，為了確保內部信息資源的交換共享與制度的科學統一合理，根據各部門之間的業務職能，建立更高效、完善、統一的部門信息交流共享協調機制。同時，根據內部檔案規范管理各項工作，并根據實際發展情況適時建立完整的服務保障支持體系。這將為推進檔案數字化管理與工作流程的同步現代化提供更好的基礎。

為了充分發揮不動產權登記系統檔案信息資源豐富的區域優勢，全面整合和提升市檔案系統的資源經濟效益，提升社會對各類檔案載體的需求。

（八）研發具備完整功能的不動產電子檔案管理系統

積極與信息管理部門聯系，構建檔案管理平臺。該系統應具備分類檔案管理、檔號規則管理、保管期限表管理、元數據檔案管理、門類定義等多種功能。與此同時，檔案管理系統應與業務系統整合，實現檔案和業務之間的緊密結合。電子檔案系統應能夠接受業務系統中對檔案的各種分類信息以及整合情況，將資源包解析并整合，將其放在適合的系統中。在歸檔的信息資源包整合及解析過程中，要對數據信息系統整合，保證信息資源沒有錯誤，保證不動產檔案資料的完整性以及準確性。

四、結語

在信息技術時代背景下，“互聯網+”的應用改變了傳統的運營方式以及管理模式。在相關部門的工作中，不動產檔案電子化管理方式成為主流方式。對于不動產檔案的歸類、分析等，直接體現了職能部門的工作水平。為了實現不動產檔案的電子化管理，還需要有關部門加強信息平臺建設，通過多個角度開展不動產檔案的相關處理以及分類工作，加大人才培養力度，積極完善管理制度，為不動產檔案的信息化管理奠定基礎。

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