推動事業單位人事管理信息化建設的建議與思考

段小鳳

摘要：人事管理部門是我國事業單位的重要組成部分，人事檔案管理是其主要工作內容，包括收集、整理、歸檔單位內所有工作人員的信息，有利于提高人事管理人員的工作效率和推進后續管理工作的開展。在科學技術日益發展的今天，如何創新人事管理工作、實現信息化管理、提高工作效率已成為事業單位相關工作人員關注的重點。對此，本文就人事管理工作的信息化建設展開討論，以供參考。

關鍵詞：事業單位；人事管理；信息化建設

DOI：10.12433/zgkjtz.20233425

當前，我國科學技術水平發展迅速，計算機已普遍應用于事業單位的日常工作中。順應時代發展潮流、做好人事管理工作的信息化建設能有效提高人事管理工作的效率與質量，高效管理人力資源。對此，需要內部人事管理人員以發展的眼光看待問題，不斷調整管理策略、完善管理方法、提高管理效果，依托信息技術手段和設備設施實現人事管理工作的信息化建設，提高人事管理工作的效率與質量水平。

一、做好人事管理信息化建設的實際意義

（一）貫徹落實國家發展要求

近年來，我國重視信息技術的研發與實際應用，對事業單位人事管理工作信息化建設也設置了相關規定與要求，且人事管理工作改革是當前事業單位深化改革工作的重要內容之一。合理利用信息技術推動人事管理信息化建設，實現事業單位人事管理工作的信息化與現代化，能提高事業單位人事管理相關工作的效率與質量，是事業單位貫徹落實國家發展要求的必要舉措。

（二）提高科學性

相較于傳統的管理模式，人事管理工作的信息化建設更能支持相關管理人員做出科學的分析與決策，更快地處理信息，再結合事業單位內的實際情況和發展需求給出未來發展預測和建議，還能通過大數據分析判斷某一具體操作和指令是否恰當，進而提高管理人員工作的科學性與合理性，完善工作內容，提高工作質量。

（三）強化便利性

傳統事業單位人事管理工作較復雜，具有流程復雜、內容繁多的特點，人事管理人員不僅需要做好日常的人事檔案管理工作，還要負責人事管理相關業務聯動工作。而做好事業單位內部人事管理工作的信息化建設可以依托信息技術實現各項相關工作、各個環節之間的有效銜接，通過計算機能與內部其他工作人員實現實時溝通交流、做好信息的傳遞工作，以此提高相關工作的便利性和效率。

（四）重視安全性

事業單位本質上是由國家機關或其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織，因此，內部部分檔案資料是涉密資料，需要單位內部的人事管理人員在開展工作時重視安全性。傳統的人事管理工作依托紙質檔案資料開展，而紙質檔案資料的保存難度較大，易受多種因素的影響出現紙張發黃、筆跡褪色等現象，進而導致內部檔案文件內容模糊難以辨認，阻礙后續相關工作的開展。

（五）提高效率

當前，我國仍在開展針對事業單位的人事制度改革，提高事業單位內部人事管理工作的效率是改革的目標之一。我國事業單位內部人事管理工作包括的內容較多，涉及對外招聘、內部考核、調動審批、職稱評定、人員備案、社保繳納等，因此需要一定數量的人事管理人員完成相關工作，但人員數量增長也帶來了能力參差不齊、管理難度大、協調難度大等問題。不過，可以利用現代信息技術，借助人事管理系統完成一些人工操作，幫助相關工作人員實現信息化辦公，在一定程度上解決傳統管理模式中存在的問題，提高工作效率。

（六）控制成本

傳統人事管理工作是依托紙質檔案資料開展的，需要較高的成本支撐，需要長期、大量地購入紙張、文件袋、整理盒等物資開展人事管理工作，利用專門的、空間較大的辦公室作為檔案管理室保管紙質檔案資料，再加上人事管理工作內容較多、流程復雜、難度較大，需要招聘更專業的工作人員確保人事管理相關工作順利開展。而人事管理工作的信息化建設是將檔案資料儲存在電腦硬盤或云存儲在互聯網云端，可以簡化人事相關工作的工作流程，實現控制成本的目的。

二、人事管理信息化建設的實現路徑

人事管理信息化建設工作包含的內容較多，需要完善相關建設制度，也要加強對人才的教育培訓、教育引進，并深入推進信息化建設，完善信息化管理手段、管理方法。而要想提高事業單位人事管理信息化水平，應進一步優化完善現有信息化管理標準，引進信息化管理人才，打造專業化的信息化管理團隊，將事業單位內部的各項工作、各項程序，以數字化信息化的形式進行補充、優化和革新。

（一）完善相關制度體系

科學完善的制度體系是事業單位開展日常信息化人事管理工作的有力依據。因此，第一，事業單位內部領導和相關工作人員要理清思路，發現并緊抓人事管理信息化建設的重點、難點，完善單位內部相關的制度體系，并明確不同工作崗位工作人員的具體工作流程與工作內容，明晰具體職責，有序推進人事管理信息化建設。

第二，做好頂層設計工作，制定科學合理、符合當前人事管理工作具體情況和發展需求的規章制度，確保制度內容覆蓋信息化人事管理工作的全部工作流程，并細化到每位工作人員的具體操作，以此發揮單位內部制度體系的規范性職能，為相關工作人員提供清晰明確的指導。需要注意的是，規章制度也要明晰工作人員的具體職責和負責范圍，建立科學的獎勵機制和懲罰機制，監督和引導工作人員的具體工作，提升工作水平。

第三，在內部通過推廣模范化、標準化的工作流程和清晰明確的具體工作要求引導相關工作人員重視信息化建設的落實與推進。例如，規章制度中需要體現對電子檔案資料安全性的重視，完善安全管理機制。

（二）重視專業人才的培養與引進

任何行業、領域的發展都要依托優秀人才，事業單位內部人事管理工作具有任務量大、難度較高的特點，且涉及很多關聯性較強的工作，因此，對人事管理工作人員的要求較高，可以從內外兩個角度著手解決：

第一，對外。擴充人事管理部門工作人員的招聘數量，改善傳統招聘模式中更加重視求職人員學歷和工作履歷的情況，將更多的招聘條件放在信息技術專業知識儲備與實踐操作水平、思想道德修養和工作態度上，對于優秀人才可適當放寬對學歷和工作履歷的要求。

第二，對內。重視內部人事管理部門工作人員的培養與考核工作，定期針對人事管理相關工作人員開展現代信息技術方面的培訓與考核，提高專業知識素養與實際工作水平，針對考核中成績不佳的工作人員予以適當懲戒，充分調動人事管理工作相關工作人員的自我完善意識和主觀能動性，提高工作水平，推進人事管理工作信息化建設。

（三）深入推進信息化建設

當前，我國科學技術水平發展勢頭正盛，信息化技術逐漸被推廣至全國各地事業單位的諸多工作中，因此來說，人事管理工作的信息化是大勢所趨。

第一，事業單位要重視人事管理工作的信息化建設，加大資金和人力投入，加快信息化建設進程。重視相關設備設施的數量和質量問題，結合自身人事管理工作的實際情況和未來發展需求采購相應數量的高性能計算機和其他專業硬件設施，以此滿足人事管理工作的信息化建設。在工作進程中不斷優化資源配置，為人事管理工作的信息化建設創造便利環境、提供必要支持。

第二，重視人事管理平臺與信息庫的建設，相關工作人員主要依托人事檔案獲取相關信息開展相關工作，人事檔案是具有法律效力的證明材料，也是事業單位內部完成選人和用人工作的重要參考資料。因此要充分利用信息技術建立完善的人事資料信息庫，借助共享技術做好信息庫與單位內部的人事管理平臺的數據對接工作，同時做好日常維護，保證電子人事檔案的時效性與安全性。

（四）完善電子信息管理手段

第一，重視電子檔案的時效性與準確性，借助信息技術實現電子檔案系統和人事管理系統的信息互通，實現不同部門間電子檔案資料的互聯互通，幫助各部門管理人員及時發現電子資料檔案的變動，并有能力對資料開展補充、修改等工作，促使電子檔案資料與現實情況實時統一。

第二，重視監督管理工作，做好針對相關工作人員具體工作行為的監督工作，同時設置應急預案，避免出現因工作人員操作失誤而引發的電子信息安全事故。

第三，規范人事管理相關工作人員的工作行為，加強對相關工作人員的安全教育，在實踐中不斷優化管理手段，提高工作人員的工作效率和質量水平。

第四，通過優化員工獎懲機制的方法提高內部工作人員的積極性與工作水平，精細化工作流程和工作方法，督促工作人員主動提高自身工作水平。也可以通過日常安全培訓教育幫助相關工作人員認識到安全管理的重要性，學習具體的安全操作，促使相關工作人員在頭腦中形成安全管理意識，進而規范自身的工作行為，提高自己的實際工作能力與水平。

（五）完善信息化管理標準

人事管理信息化建設工作的穩步持續開展須依托一套成熟完善的管理標準。由于人事信息化建設工作的結構較為復雜，只有依托一套規范化、程序化的管理體系，才能充分提高人事資源管理控制水平。

第一，相關單位須對現有的信息化管理程序進行補充、完善和優化，例如，明確人事管理部門的信息化辦公方式，讓其主動將各項資料歸納整理在信息系統中。

第二，在人事管理標準化控制活動中結合大數據技術、資料庫技術，建立標準化的數據資源平臺、體系架構，將單位內部各項人力資源信息進行規范化整理和整合，以便實現對相關資源的集約化控制。例如，歸納整合員工的工作信息、身份信息、職業發展、工作背景、家庭住址和家庭聯系人等資料，在標準化的數據庫框架下完成對各項資料的填充、管控，再借助大數據資源庫實現對相關資料的集約化控制以及規范化管理，通過相關檢索軟件，檢索數據庫，在標準化的資源體系中挖掘核心數據、核心資料，從而提高人事資源信息的綜合利用效率。

（六）引進信息化管理人才

第一，人力資源管理部門需要引進信息化管理人才，支持信息化建設工作穩步高效地開展。在推動信息化建設發展的過程中，要整合各項資源，重點對人才進行教育培訓，提高人才的專業素養以及專業知識技能，進而在人事管理過程中提高管理控制水平。

第二，信息化建設工作涉及的內容相對復雜，包括信息安全管理以及信息大數據系統、資源庫的建設和打造。因此，相關事業單位要具備高素質的信息化管理人才，秉承“引進來、走出去”的人才管理思想，打造信息部門，與第三方市場軟件單位、機構進行交流合作，完成對信息資源的開發。例如，打造相應的移動智能終端平臺，完成對信息數據庫以及人事信息的綜合管控，將人事信息進行統一顯示、整理，構建前端信息控制平臺，以便在人事信息化管理過程中高效獲取信息資料。而要想實現相關功能，事業單位要完成對信息人才的教育培訓，引進高素質、高端人才，推動事業單位內部信息化建設工作持續進行。

第三，事業單位內部的人事管理信息化建設也應與信息化建設活動一起穩步高效地進行。例如，將人事管理信息系統與單位的就業系統、生產系統、財會系統進行銜接，在人事考核管理、績效評定過程中聯系多個系統，實現信息數據互享，從而降低人事管理成本。因此，相關專項人才也應具備資源整合能力，建立各個子系統之間的銜接溝通橋梁，實現對整個體系的綜合建設和管控。

總之，完成對高素質人才的教育培養，以及對新型信息化人才的引進，對于提高事業單位的人事管理水平以及信息化建設效率具備顯著的效果。

三、結語

綜上所述，在信息時代背景下，事業單位充分運用信息技術實現人事管理工作的信息化發展能有效提高人事管理工作的科學性、高效性與安全性，這也是順應時代發展潮流和實現事業單位可持續發展的必由之路。同時，也為事業單位內部相關領導和具體工作人員指明了方向，賦予其新的使命。因此，相關工作人員要充分認識信息化建設的重要性，利用現代技術手段提高自身工作水平和工作效率，促進事業單位在新時代背景下實現可持續發展。

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